謝　暉

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的高速發(fā)展和推廣應(yīng)用使信息產(chǎn)業(yè)成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)中最具有增長(zhǎng)活力的部門和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一，與此同時(shí)信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)，信息技術(shù)的日新月異也給檔案工作帶來(lái)了新的研究課題——這就是檔案數(shù)字化建設(shè)。

一、要充分認(rèn)識(shí)教師進(jìn)修數(shù)字化檔案建設(shè)的緊迫性

1.檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。教師數(shù)字化檔案的建設(shè)不僅是對(duì)檔案工作人員綜合能力的全面考核，而且是促使學(xué)校檔案管理工作由初級(jí)階段步入中、高級(jí)發(fā)展階段的最有效手段。

2.形勢(shì)發(fā)展的需求。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案工作提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案的數(shù)字化。

二、數(shù)字化檔案定義及其特點(diǎn)綜述

所謂數(shù)字化檔案是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的檔案材料。與傳統(tǒng)檔案比較，數(shù)字化檔案有以下幾個(gè)特點(diǎn)：１.數(shù)字化檔案不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；２.數(shù)字化檔案可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；３.數(shù)字化檔案的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；４.數(shù)字化檔案的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的具體要求

1.通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2.解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。

四、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1.推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。2.數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平。檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。

3.有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。

五、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。把校藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

2.建立了教育檔案（校）網(wǎng)站。與市教育網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，營(yíng)造有利于當(dāng)?shù)亟逃齼?yōu)先發(fā)展的良好環(huán)境。

3.加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)校藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并存檔。這樣既推進(jìn)了學(xué)校檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。

4.加大檔案管理軟件推廣力度。我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長(zhǎng)度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。截止2005年5月，衛(wèi)輝市所有的教育行政單位80%使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)新達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位要求全部安裝，對(duì)已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市教育局網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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