姜弘乾

原則是指人們的言論和行為所依據(jù)的法則或標(biāo)志,是行為主體用來規(guī)范、約束自己言行的;而要求是希望得到滿足和實(shí)現(xiàn)的愿望或條件,是外界(對(duì)于秘書來說就是服務(wù)對(duì)象領(lǐng)導(dǎo)、部門、人民群眾等)希望行為主體做到的。秘書工作作為一項(xiàng)專業(yè)化的社會(huì)職業(yè),它具有秘書工作特有的原則與基本要求。

一、秘書工作的原則

1.守法遵紀(jì)原則。這不是指秘書在個(gè)人行為上要遵紀(jì)守法,而是指秘書在工作上必須合乎法律規(guī)范、紀(jì)律規(guī)范、政策規(guī)范。秘書起草文件或?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)的決策提出意見、建議乃至決策方案,必須注意其內(nèi)容的合法性,符號(hào)黨和國家的政策規(guī)定。秘書應(yīng)牢固樹立法則觀念、紀(jì)律觀念和政策觀念,避免工作中出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象。說法遵紀(jì)原則還體現(xiàn)在:遵守工作紀(jì)律絕不越權(quán)行事,遵守包密紀(jì)律絕不泄露機(jī)密,在信訪、接待、處理突發(fā)事件等工作中嚴(yán)格按照有關(guān)政策規(guī)定辦事等等。

2.求真務(wù)實(shí)原則。所謂求真,就是秘書工作必須貫徹黨的實(shí)事求是的思想路線,堅(jiān)決反對(duì)弄虛作假行為。在秘書的具體工作中,調(diào)查研究、信息工作、文稿撰擬、信訪案件的處理等等,凡是涉及具體材料的事項(xiàng)特別要注意尊重事實(shí)、既不可故意隱瞞事實(shí)、弄虛作假,也不能不經(jīng)調(diào)查核實(shí)就想當(dāng)然地虛構(gòu)事實(shí)和數(shù)據(jù)。所謂務(wù)實(shí),就是秘書工作要講究實(shí)效,反對(duì)形式主義的工作作風(fēng)。秘書部門向領(lǐng)導(dǎo)提出的建議或決策方案,要注意方案的切實(shí)可行,不能只追求轟動(dòng)效應(yīng),專做表面文章,毫無實(shí)事求是之意,只有嘩眾取寵之心。秘書不但要說實(shí)話,更要為領(lǐng)導(dǎo)、為機(jī)關(guān)、為群眾多做實(shí)事。

3.超前服務(wù)原則。秘書工作的超前性主要表現(xiàn)在輔助決策諸項(xiàng)工作中,如信息工作、調(diào)查研究、協(xié)調(diào)工作等。在信息工作中,秘書部門不能等領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)才去收集有關(guān)信息。要根據(jù)形式發(fā)展的規(guī)律,平時(shí)就注意收集那些對(duì)本單位發(fā)展有重要價(jià)值的信息,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提高高價(jià)值的信息,并提出信息分析的結(jié)論,必要時(shí)提出富有創(chuàng)意而又切實(shí)可行的建議。至于社會(huì)調(diào)查,更不能在領(lǐng)導(dǎo)要制度某項(xiàng)政策時(shí)再去搞調(diào)研,政策的制定或調(diào)整是在秘書部門調(diào)查研究基礎(chǔ)上才作出的,即先由秘書部門的調(diào)查研究和參謀建議,后有領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)政策的出臺(tái)或調(diào)制。協(xié)調(diào)工作的超前性是指要把重點(diǎn)放在防止出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的想象上,或把不協(xié)調(diào)現(xiàn)象消滅在萌芽狀態(tài),不要等到矛盾尖銳化表面化才開始協(xié)調(diào),這就要求秘書要有高度的預(yù)見性。

4.服從大局原則。秘書部門是機(jī)關(guān)的綜合部門,對(duì)組織的發(fā)展和機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有特別的作用,秘書人員應(yīng)站在系統(tǒng)整體利益的角度來處理局部與全局的關(guān)系。秘書部門也有自身利益,當(dāng)它與系統(tǒng)的全局利益發(fā)生沖突的時(shí)候,應(yīng)當(dāng)毫不猶豫地犧牲局部利益,而維護(hù)組織的整體利益。秘書人員應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好各個(gè)局部的利益,使利益關(guān)系得到平衡。在協(xié)調(diào)局部利益的過程中,任何部門都有服從全局利益,作為領(lǐng)導(dǎo)助手和參謀的辦公室如果不能自覺地做到以大局為重,領(lǐng)導(dǎo)怎么能要求其他智能部門作出局部利益的犧牲呢?從這個(gè)角度看,秘書部門為機(jī)關(guān)各部門做出服從大局的表率,就是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的最好輔助。

5.團(tuán)結(jié)協(xié)作原則。團(tuán)結(jié)就是力量,協(xié)作才有效率。對(duì)于一個(gè)組織來說,任何工作都需要發(fā)揮整體的作用,才能達(dá)到預(yù)定的目標(biāo),這就離不開部門之間、人員之間的團(tuán)結(jié)協(xié)作。貫徹團(tuán)結(jié)協(xié)作的原則,是秘書人員首先要有堅(jiān)定而正確的信念。從黨政機(jī)關(guān)來講,這個(gè)信念就是富國富民,就是建設(shè)和諧社會(huì),就是各項(xiàng)事業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展;從一個(gè)具體企業(yè)單位來講,就是努力使本單位取得卓著的業(yè)績(jī),實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。秘書工作的團(tuán)結(jié)協(xié)作原則是體現(xiàn)三個(gè)層面上:一是秘書部門與本機(jī)關(guān)各個(gè)部門要建立良好的協(xié)作關(guān)系,在工作上互相配合,互相支持,形成系統(tǒng)的合力。二是秘書部門還需要同其他單位的秘書部門建立良好的協(xié)作關(guān)系,在信息互通、資源共享、文書往來、隨從領(lǐng)導(dǎo)下基層調(diào)查研究或到上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作等方面,都需要良好的協(xié)作關(guān)系。三是秘書部門內(nèi)部工作人員之間要團(tuán)結(jié)協(xié)作,秘書工作的綜合性決定了秘書部門內(nèi)部的分工不可能太細(xì),而且秘書陪同領(lǐng)導(dǎo)出差的機(jī)會(huì)很多,出差人平時(shí)的工作就必然要由其他秘書來臨時(shí)代管,因此辦公室秘書之間的團(tuán)結(jié)協(xié)作就比其他部門人員的協(xié)作更重要。

6.聯(lián)系群眾原則。秘書部門不但從根本上說是為人民服務(wù),而且秘書部門的許多具體工作中也直接為群眾提供具體的服務(wù)。樹立為民服務(wù)的意識(shí)是做好秘書工作的條件之一。除此之外,聯(lián)系群眾的原則還表現(xiàn)在兩個(gè)方面:一是秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系群眾的橋梁。群眾的生活、思想、要求、意見等等,一般通過秘書部門反映給領(lǐng)導(dǎo),而領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的政策目標(biāo)、決策意圖、指揮決心等等,一般也是通過秘書部門一系列工作傳達(dá)到基層和群眾,秘書人員要自覺意識(shí)到秘書部門這一特殊地位,承擔(dān)起密切領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與群眾關(guān)系的重大責(zé)任。秘書工作者必須相信群眾,把人民群眾作為依靠對(duì)象,而不能作為防范對(duì)象,因?yàn)槲覀凕h是代表廣大人民群眾根本利益的,我們的政府是人民的政府,黨政機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)沒有任何害怕群眾的理由。二是秘書部門的許多工作必須依靠群眾的支持和配合,才能取得良好的效果。

二、秘書工作的基本要求

秘書工作的基本要求是:主動(dòng)、高效、準(zhǔn)確、保密。

秘書工作的內(nèi)容非常豐富,每一項(xiàng)具體工作各有一些不同的具體要求,信息工作有信息工作的要求,文書工作有文書工作的要求,接待工作有接待工作的要求,等等。這里所說的“主動(dòng)、高效、準(zhǔn)確、保密”四條基本要求,是根據(jù)秘書部門的基本智能和秘書工作的主要性質(zhì),對(duì)秘書工作提出的總的要求,也是秘書工作的服務(wù)對(duì)象期望秘書工作者達(dá)到的水平,它普遍適用于秘書部門的各項(xiàng)具體工作。

1.主動(dòng)。秘書工作是為了領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)服務(wù)的,這種服務(wù)本身不能是被動(dòng)的,而應(yīng)是主動(dòng)的。秘書在自己的職權(quán)范圍內(nèi)應(yīng)該敢于負(fù)責(zé),充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和聰明才智,進(jìn)行富有成效的創(chuàng)造性工作。主動(dòng)不僅表現(xiàn)在輔助決策諸項(xiàng)工作的超前服務(wù)上,而且也表現(xiàn)在常規(guī)工作中。對(duì)于大量的龐雜而瑣碎的事務(wù),秘書不能被動(dòng)應(yīng)付,而應(yīng)該把工作安排的科學(xué)化、程序化,做到忙而不亂。無論是政務(wù)工作還是業(yè)務(wù)工作、事務(wù)工作,無論是常規(guī)性工作還是臨時(shí)性任務(wù)都有以積極主動(dòng)的態(tài)度和強(qiáng)烈的責(zé)任感去完成。如果缺乏主動(dòng)進(jìn)取精神,工作消極被動(dòng),什么事都不敢負(fù)責(zé)任,事無巨細(xì)都要讓領(lǐng)導(dǎo)拿主意給辦法,就會(huì)加重領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)擔(dān),這樣的秘書不可能受到領(lǐng)導(dǎo)的歡迎。秘書要做到工作主動(dòng),就必須多從領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮問題,要能夠預(yù)見到領(lǐng)導(dǎo)將要進(jìn)行哪些活動(dòng),將要需要哪些方面的信息資料,哪些工作需要提前作準(zhǔn)備,這樣在領(lǐng)導(dǎo)一旦需要時(shí),秘書就不會(huì)措手不及,被動(dòng)應(yīng)付。

2.高效。高效是指花盡量少的時(shí)間、精力和物力取得最好的效果。任何工作都有講究效率,秘書工作的高效要求尤為重要,因?yàn)槊貢ぷ鞯男手苯佑绊懙筋I(lǐng)導(dǎo)工作的效率和質(zhì)量,也影響整個(gè)機(jī)關(guān)的辦事效率。秘書部門辦事效率高,對(duì)克服機(jī)關(guān)的官僚主義作風(fēng)具有重要意義。秘書部門的工作效率,主要體現(xiàn)在辦公、辦會(huì)、辦事的速度上,即要求秘書無論做什么工作,都要講究一個(gè)“快”字。講究快的同時(shí),不是說就可以忽視工作質(zhì)量,因?yàn)樾时仨毐ＷC質(zhì)量為前提。秘書工作的效率,是由多方面因素決定的,比如辦公室內(nèi)部管理水平如何,辦公設(shè)備是否先進(jìn),整個(gè)機(jī)關(guān)的工作作風(fēng),秘書人員的能力和效率觀念等等。因此,要提高秘書工作的效率,必須從多方面努力。但是,秘書人員不斷提高自身的能力、樹立高度的效率觀念這個(gè)主觀因素,無疑是其中最重要的一個(gè)方面。

3.準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是對(duì)秘書工作質(zhì)量的要求,也是提高效率的基礎(chǔ)。秘書的很多工作跟領(lǐng)導(dǎo)的決策指揮直接相關(guān),任何差錯(cuò)都可能造成非常嚴(yán)重的后果。秘書起草或校對(duì)文件時(shí),如果有一個(gè)提法不準(zhǔn)確,或者有一個(gè)字、一個(gè)數(shù)據(jù)甚至一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有錯(cuò)誤,都會(huì)影響對(duì)文件精神的理解,文件一旦發(fā)出就可能造成重大政策性事故。秘書做會(huì)議記錄,如果聽錯(cuò)、記錯(cuò)一句話,就會(huì)留下錯(cuò)誤的原始記錄。秘書在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示時(shí),必須準(zhǔn)確無誤,不得走樣,不得加進(jìn)有違領(lǐng)導(dǎo)本意的個(gè)人主觀意見,否則也可能造成嚴(yán)重后果。秘書在整理調(diào)查材料或加工處理信息時(shí),必須仔細(xì)校對(duì)核查每一個(gè)重要數(shù)據(jù),不得有任何馬虎。要保證秘書工作準(zhǔn)確無誤,不出差錯(cuò),秘書人員必須做到:要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則,堅(jiān)決反對(duì)瞞報(bào)浮夸,弄虛作假的惡劣作風(fēng),因?yàn)槿魏翁摷俨粚?shí)的東西不可能是準(zhǔn)確的;要有高度的政治責(zé)任感,嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度,踏實(shí)細(xì)致、一絲不茍的工作作風(fēng),秘書工作中出現(xiàn)的差錯(cuò),許多是由于秘書工作的不夠認(rèn)真造成的;要嚴(yán)格執(zhí)行各種規(guī)章制度,例如崗位責(zé)任制、公文的審核簽發(fā)制度、印章使用登記制度等等;要提高自己的思想理論水平和政治水平,這是準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)決策意圖和具體指示的主觀條件,是避免內(nèi)容差錯(cuò)所必須的,因?yàn)橹挥袦?zhǔn)確地理解,才能準(zhǔn)確地形成文字、準(zhǔn)確地上下傳達(dá)、準(zhǔn)確地貫徹執(zhí)行。

4.保密。秘書工作是機(jī)要性強(qiáng)的工作,對(duì)秘書人員的保密要求比對(duì)機(jī)關(guān)一般人員的要求要高,因?yàn)槊貢私獾臋C(jī)密范圍廣,級(jí)別高,一旦泄密對(duì)國家和單位造成的損失也特別嚴(yán)重。秘書工作要做到保密,就必須建立嚴(yán)格的保密制度,辦公室要配備必要的保密設(shè)備,如專用的文件保密室或機(jī)密文件保險(xiǎn)柜等等。秘書人員的保密觀念則是做好保密工作的主觀條件。要做到不該說的機(jī)密絕對(duì)不說;不該問的絕對(duì)不問;不該看的機(jī)密絕對(duì)不看;不該記錄的機(jī)密絕對(duì)不記錄;不在非機(jī)密本上記錄機(jī)密;不在私人通信中涉及機(jī)密;不在公共場(chǎng)所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密;不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件、資料;不在普通電話、普通信息網(wǎng)上傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng);不攜帶機(jī)密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。

(編輯/永安)