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摘要社會對信息的要求,使檔案圖書情報資料管理一體化成為未來發(fā)展的趨勢,本文闡述了實現(xiàn)一體化管理的必然性和可能性以及基本保障。

關鍵詞圖書 檔案 資料 信息 一體化

中圖分類號:G647文獻標識碼:A

當今社會,信息已成為社會賴以生存和發(fā)展的三大要素之一,對信息開發(fā)利用的規(guī)模和水平,更是反映一個國家和地區(qū)科技、經濟和社會發(fā)展水平的重要標志,整合各種信息資源,實現(xiàn)信息橫向聯(lián)合,實現(xiàn)資源共建共享已成為未來發(fā)展的方向。在這重大的背景下,作為信息源的檔案圖書情報資料是信息的基礎,同時檔案圖書與情報資料又是信息科學息息相關的學科,如何科學的實現(xiàn)檔案圖書情報資料統(tǒng)一管理是擺在我們面前亟待解決的問題。

1 檔案圖書情報資料管理一體化是未來發(fā)展的必然趨勢

長期以來,絕大多數單位和企業(yè)都設有檔案、圖書、情報資料室,都是企事業(yè)單位的基礎工作,服務對象又都是同一用戶,都是為生產、科研、經營服務,為了達到繼承人類知識成就和文化遺產這個共同目的,但始終都未得到壯大和發(fā)展。恰恰相反,很多單位還在精簡機構。導致這種狀況主要是由于我國知識管理自成體系,他們之間基本上互不往來,處于分散管理體制,學術交流僅限于內部和自我調節(jié)。如檔案隸屬檔案局、圖書隸屬文化行業(yè),情報資料隸屬其他行業(yè),都是以行政機構為基礎,這種結構表現(xiàn)的特點是隸屬等級制,只能在本系統(tǒng)內相互聯(lián)系,各自為政,相互分割,多頭領導,由此帶來的是單干傾向嚴重,造成人力、物力、財力的浪費,工作落不到實處,也得不到發(fā)展,始終處于被動局面。把一個完整的信息整體搞的四分五裂。將檔案、圖書、情報資料甚至更多的相關學科聯(lián)合起來,建立一個完整的社會信息系統(tǒng),充分發(fā)揮整體資源的優(yōu)勢,通過新科技、新技術、新方法整合信息資源,實現(xiàn)檔案、圖書、情報資料信息資源共享。

隨著社會信息化的不斷深入和網絡時代的到來,人們對信息的需求也不斷向深度和廣度上發(fā)展。不再滿足于單一的信息服務方式,而是需要無時間、空間、地域、借閱限制的多元化的個性信息服務,需要內容新穎全面、類型完整、形式多樣、來源廣泛的信息,需要在盡可能廣的范圍、盡可能短的時間內獲取有價值的信息。顯然光憑一個檔案館(室)、圖書館(室)已不能滿足這種全方位的需要,所以實現(xiàn)檔案圖書情報資料管理一體化,實現(xiàn)信息資源共建共享已成為信息服務急需解決的問題。

2 實現(xiàn)檔案、圖書、情報資料管理一體化的必然性和可行性

首先,檔案圖書情報資料在內容上雖各具特點,檔案更具有原始憑證的作用,但他們又有共同的本質,都記載或傳遞人類活動的信息,屬于信息系統(tǒng)信息科學。現(xiàn)代社會是一個信息化社會,信息管理的基本要求就是信息的準確性、及時性、系統(tǒng)性、完整性和反饋性,掌握信息管理的這些特點,對我們實現(xiàn)檔案圖書信息化十分重要。其次,從系統(tǒng)工程技術角度看,三者都是一種信息,系統(tǒng)工程的目的就是信息的存儲、提取、傳輸和利用,所以整個技術可稱為信息系統(tǒng)工程,實現(xiàn)信息資源共建共享,實質上就是體現(xiàn)信息的科學化、系統(tǒng)化,規(guī)范化,使信息資源得到充分開發(fā)。第三,隨著新技術新產品時代的到來,生產力得到充分的提高,如果信息工作還限制在一個狹小的天地中,勢必影響信息的完整、系統(tǒng)。只有實現(xiàn)檔案圖書情報資料一體化管理,才能實現(xiàn)信息的共建共享,才能為檔案部門開展編研工作,系統(tǒng)編寫專題檔案提供條件,才能主動為企事業(yè)單位開展經營進行決策和對外橫向聯(lián)系提供依據,才能使信息工作在深度和廣度上得到提高和發(fā)展。

檔案圖書情報資料都是人類社會發(fā)展到一定階段的產物,都是一種重要的信息源和信息載體形式,相互之間有著千絲萬縷的聯(lián)系。自從有了人類就有了情報資料,隨著人類的進步,文字和國家的相繼產生,檔案和圖書也隨著產生。由于檔案和圖書的出現(xiàn),于是為情報資料傳遞提供了載體,加速了人類知識和經驗的積累。檔案、圖書隸屬文獻,情報資料隸屬知識,又是信息的一部分,文獻又是和知識聯(lián)系在一起的。因此,文獻是知識和知識載體的綜合表現(xiàn)形式。

同時他們在工作內容和方式上具有相似的工作程序,即收集、整理、報道、檢索和提供利用等。所以圖書情報資料檔案的專業(yè)知識是統(tǒng)一的,工作內容是統(tǒng)一的,順其共性統(tǒng)一起來,實現(xiàn)優(yōu)勢互補是理所當然。檔案機構借助圖書的技術和其他信息服務機構的經驗、成果,將檔案信息溶入其中,實現(xiàn)多贏的結果。

在美國、英國等發(fā)達國家將國家檔案館與圖書館、政府新聞網、文件中心、學術團體等眾多的信息資源機構有機結合起來,形成一個龐大的信息資源體系,是一個能提供全方位多功能服務的網絡系統(tǒng)。

美國國會圖書館就與檔案機構聯(lián)網使用計算機對信息進行收集、存儲、管理和利用,已有六十多個檔案機構參與其中。在歐洲等國,檔案機構在將信息化成果面向社會推廣時,往往都與圖書館等其他信息機構進行聯(lián)合。

本單位是個不足千人的省級研究院,在過去很長一段時期內,不重視信息的收集、管理和利用,許多檔案資料多分散在各部門和個人手中。從短時間看,使用方便,但經過長時間的工作發(fā)現(xiàn),這樣做割斷了信息之間的聯(lián)系和往來,嚴重影響了信息在更大范圍內利用,許多珍貴的檔案資料遺失,在工作中吃盡了苦頭。痛定思痛,領導們認識到信息工作的重要性,成立了綜合圖檔室,實現(xiàn)了圖書、情報資料、檔案一體化管理。建立健全了各項制度,加強了技術力量,配備了軟硬件設施,實現(xiàn)了信息的整合和共享。特別是在去年特大地震災害面前,圖檔室發(fā)揮了重要作用,及時準確地為廣大設計人員提供大量第一手材料,包括本單位形成的檔案資料、國家頒發(fā)的各種標準手冊以及相關部門提供的最新的地震資料如地震烈度表、汶川、北川等地最新的影像圖等等,為打通都江堰——汶川生命線爭取了時間,完成了抗震救災任務,受到上級機關的表揚。所以我們親身感受到只有實現(xiàn)一體化管理,才能使企事業(yè)單位的各種活動永遠走在時代的前列,保持可持續(xù)發(fā)展的勢頭。

3 實現(xiàn)檔案、圖書、情報資料管理一體化的保障

建立完善的管理體系是實現(xiàn)檔案、圖書、情報資料管理一體化的基本,雖然圖書情報資料檔案在工作內容和管理模式上存在諸多共性,但畢竟分屬各個行業(yè),這就需要建立統(tǒng)一的信息管理機構,從整體構想宏觀調控上,以科學發(fā)展觀為指導制訂出一整套合理、全面、長期的發(fā)展規(guī)劃。有效地管理和協(xié)調圖書情報資料檔案之間的信息。如建立聯(lián)合目錄,用統(tǒng)一的著錄格式和編排,使文獻部門充分挖掘資源潛力,實現(xiàn)資源互補,提高利用用率,有利于圖書館(室)檔案館(室)向著有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展。

基礎設施的建立是實現(xiàn)圖書、情報資料、檔案管理一體化的手段。以計算機系統(tǒng)為中心,以通信系統(tǒng)為支柱,配置各種以計算機為基礎的自動化管理施設,包括各種輸入輸出設備、海量存儲設備、網絡通信設備、各種接口設備以及各種計算機軟件等,基礎設施是信息開發(fā)和應用的物質基礎。

專業(yè)人才隊伍的建立是實現(xiàn)圖書、情報資料、檔案管理一體化的條件。管理水平與管理人員的素質有著密切聯(lián)系,只有具備了檔案、圖書等相關專業(yè)知識和熟練駕馭現(xiàn)代信息技術,并能協(xié)調資源的整合和管理的復合型人才,才能適應信息建設的需要。

總之,經濟建設依賴于科學技術,科學技術又依賴于檔案、情報資料和圖書。所以三位一體管理是信息工作來源的保證,是信息充分利用的基礎,是把利用工作引向深入的具體方法。

參考文獻

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