上期，我們介紹了word多人協(xié)作的使用方法。在企業(yè)中，一個(gè)項(xiàng)目方案書、一個(gè)報(bào)價(jià)表、一個(gè)合同書往往經(jīng)過(guò)數(shù)個(gè)人的修改才能成形，而在這么多人協(xié)作的文件改動(dòng)中，如何快速鑒別每個(gè)人修改的痕跡并對(duì)其取舍已成為提高工作效率的關(guān)鍵因素。如果只是簡(jiǎn)單把個(gè)人修改的部分用不同顏色標(biāo)記，對(duì)于稍微復(fù)雜的文案，只有事倍功半。

本期，我們介紹另一個(gè)高效辦公常用的神奇工具——“超級(jí)替換”。

如果你是公司的銷售助理，經(jīng)常被要求準(zhǔn)備一些Word合同、價(jià)目表、數(shù)據(jù)報(bào)表。對(duì)于這些經(jīng)常用到的Wora內(nèi)容，我們可以通過(guò)word中的“超級(jí)替換功能”，使用時(shí)，只需輸入事先設(shè)定好的縮寫，回車之后，你會(huì)驚奇地發(fā)現(xiàn)，縮寫被一個(gè)個(gè)自動(dòng)替換成你預(yù)先設(shè)定好的各類合同、價(jià)目表等信息，大大節(jié)約了你的時(shí)間。

那么我們一起來(lái)看看如何實(shí)現(xiàn)word的超級(jí)替換吧。

我們打開(kāi)“工具－自動(dòng)更正選項(xiàng)－自動(dòng)更正”，就會(huì)發(fā)現(xiàn)，原來(lái)秘密都在“替換”和“替換為”中，只要輸入預(yù)先定義好的字母組合，就能自動(dòng)替換為我們需要的內(nèi)容。

如何才能讓我們自己定義的特定標(biāo)記出現(xiàn)在此處呢?

我們只需要在word正文中選中需要自動(dòng)標(biāo)記的內(nèi)容，再進(jìn)入“工具－自動(dòng)更正”選項(xiàng)，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，之前選中的內(nèi)容已經(jīng)出現(xiàn)在“替換為”的選項(xiàng)中。在“替換”的選項(xiàng)中輸入自定義的快速替換內(nèi)容，如“我的表格”，那么，當(dāng)你下次在Word中輸入“我的表格”這幾個(gè)字的時(shí)候，就會(huì)自動(dòng)替換為剛才定義的圖表了。

另外—種“超級(jí)替換”的方法

Word還提供了一種神奇的“超級(jí)替換”標(biāo)記的方法，稱為自動(dòng)圖文集。

選中需要標(biāo)記的內(nèi)容，按“ALT+F3”，輸入需要替換的標(biāo)記名稱即可，比如“我的簽名”，使用時(shí)，當(dāng)我們輸入“我的”兩個(gè)字的時(shí)候，Word已經(jīng)可以感應(yīng)到這是個(gè)自動(dòng)標(biāo)記并提示我們，此時(shí)我們只需要按回車，自動(dòng)標(biāo)記就生效了。