行政主要負(fù)責(zé)企業(yè)行政事務(wù)管理、保障企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)、企業(yè)制度建設(shè)等等。具體包括行政總監(jiān)或行政經(jīng)理、行政助理，專員、經(jīng)理助理/秘書、前臺(tái)、后勤、保管員、電腦操作員等等。大學(xué)應(yīng)屆畢業(yè)生最有可能從事其中的行政助理/專員、經(jīng)理助理，秘書和大型外企的前臺(tái)工作。

行政助理的工作十分瑣碎，負(fù)責(zé)管理公司員工信息、辦公用品使用、準(zhǔn)備統(tǒng)計(jì)報(bào)表和書面報(bào)告、保存文件等等。雖然對(duì)技能要求并不高，但需要行政助理能根據(jù)企業(yè)情況判斷工作的輕重緩急、合理分配時(shí)間。如果企業(yè)的規(guī)模較小，行政助理還有可能幫助處理財(cái)務(wù)、人事、采購方面的業(yè)務(wù)，這需要他們具備很好的組織能力和分析能力。

佳能(中國)人力資源部高級(jí)經(jīng)理李鈞解釋說：“行政職位是很瑣碎又很重要的工作，需要有服務(wù)他人的意識(shí)。”面試中，除了考察行政助理的專業(yè)知識(shí)外，對(duì)細(xì)節(jié)的考察也非常重要。比如，佳能會(huì)安排幾個(gè)人一起面試?！笆紫任帐志秃苤匾?，我們希望學(xué)生與面試官的手可以誠懇地、牢牢地握在一起。有些女生可能由于矜持，或者有些學(xué)生太過冷漠。都會(huì)給面試官留下不好的印象。”

佳能還會(huì)通過一些小環(huán)節(jié)觀察應(yīng)聘者的言行。比如應(yīng)聘者將外套放在旁邊的椅子上，有些同學(xué)隨手一丟，有些同學(xué)則會(huì)整齊地將外套疊好，還可能會(huì)順手幫助別人整理一下。面試官還可能會(huì)給面試者一堆紙筆，有些人會(huì)主動(dòng)為他人分發(fā)，有些人卻會(huì)坐著不動(dòng)。李鈞解釋面試官看重這些細(xì)節(jié)的原因：“行政工作有時(shí)就是要主動(dòng)承擔(dān)職責(zé)，有時(shí)可能并不是你分內(nèi)的職責(zé)。我們希望找到那些愿意主動(dòng)為他人、為集體分擔(dān)工作的人?！?/p>

面試中還可能會(huì)插入一些情景分析的問題。比如，2008年12月31日是醫(yī)療費(fèi)報(bào)銷的截止日期，你會(huì)怎樣提醒那些可能沒有留意通知的人?“我會(huì)從12月1日開始，每天發(fā)一遍通知。如果有人再不報(bào)，就是他自己的問題了?！边@樣的做法國然有效，但未免太簡(jiǎn)單粗暴?！拔視?huì)觀察誰經(jīng)常出差，可能無法留意通知，我就會(huì)主動(dòng)去提醒這樣的人?！币粋€(gè)行政助理正需要這樣的細(xì)心、主動(dòng)、周到。

秘書需要的基本職業(yè)素質(zhì)大致相同。面試時(shí)還會(huì)考察你與直屬上司的個(gè)性是否相合。小型企業(yè)的初級(jí)秘書，只需要了解簡(jiǎn)單的文秘知識(shí)。而外企的高級(jí)秘書或大型企業(yè)經(jīng)理的專職秘書，不僅需要高度的專業(yè)性，語言掌握熟練，還會(huì)為經(jīng)理分擔(dān)一些輔助管理的工作，并掌握大量的人脈信息，有很高的判斷能力。這樣的職位需要一定的工作經(jīng)驗(yàn)，通常應(yīng)屆畢業(yè)生無法勝任。

雖然前臺(tái)從事的工作通常較為簡(jiǎn)單，但如果可能，大型外企的前臺(tái)也是應(yīng)屆畢業(yè)生的一個(gè)不錯(cuò)選擇，而且還有一份相對(duì)不錯(cuò)的薪資待遇。大型外企的前臺(tái)除了對(duì)身高、外形、聲音的要求外，同樣要求熟練使用辦公軟件，重要的是外語口語要流利。如果你希望得到這份工作。最好去專門學(xué)習(xí)一下商務(wù)禮儀。雖然在實(shí)際生活中，前臺(tái)可能并不是容易產(chǎn)生成就感的工作，也有很多從事外企前臺(tái)工作的女生抱怨工作內(nèi)容單調(diào)，但如果你仍想從事行政工作，從外企前臺(tái)向大型企業(yè)的行政人員轉(zhuǎn)行并不困難。

初涉行政必讀書

《杜拉拉升職記》

小說中拉拉在外企的經(jīng)歷跨度八年。從一個(gè)樸實(shí)的銷售助理，成長(zhǎng)為一個(gè)專業(yè)干練的HR經(jīng)理，見識(shí)了各種職場(chǎng)變遷，也歷經(jīng)了各種職場(chǎng)磨煉。你可以消遣地來看看這本純屬虛構(gòu)的小說，也可以把它當(dāng)經(jīng)驗(yàn)分享之類的職場(chǎng)實(shí)用手冊(cè)來使用。