摘要：房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)中，由紙質(zhì)等檔案形成電子檔案的建檔工作量大、資金緊張、人才隊(duì)伍不穩(wěn)定、檔案管理缺乏激勵機(jī)制、信息化建設(shè)不規(guī)范和信息化建設(shè)存在的風(fēng)險等問題，需要抽調(diào)專門的技術(shù)人員進(jìn)行專項(xiàng)建設(shè)，增加資金投入，建立激勵機(jī)制對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和穩(wěn)定房地產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍，規(guī)范房地產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)，提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險能力。房地產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)必須用創(chuàng)新的思維研究信息化建設(shè)中存在的問題和解決這些問題的對策，充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的社會服務(wù)功能。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，壘球已經(jīng)進(jìn)入到信息社會，我國信息化建設(shè)發(fā)展勢頭迅猛，房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)面臨著挑戰(zhàn)與機(jī)遇。所謂房地產(chǎn)檔案信息化，是在國家房地產(chǎn)行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對房地產(chǎn)檔案信息資源進(jìn)行配置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說，房地產(chǎn)檔案信息化就是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以房地產(chǎn)檔案信息為管理和服務(wù)重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。

1 存在的問題

1.1 建檔工作量大

房地產(chǎn)檔案是城市房屋管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中形成的具有保存價值的文字，圖表、聲像等不同形式的歷史記載。是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄。房地產(chǎn)檔案具有真實(shí)性、憑證性，動態(tài)性和共享性等特征，房地產(chǎn)檔案形成于產(chǎn)權(quán)管理過程中，跨越歷史時間長，其數(shù)量大，內(nèi)容涉及面廣。不同的歷史時期，人們對房地產(chǎn)檔案的認(rèn)識有很大的轉(zhuǎn)變。不同時期的檔案經(jīng)歷不同時代的管理人員之手，產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時代特征。不同的歷史時期，房地產(chǎn)檔案存在很大的差別。

在影像技術(shù)和計算機(jī)信息技術(shù)普及之前的存量檔案，主要是紙質(zhì)檔案，且紙質(zhì)檔案中對于產(chǎn)權(quán)的描述過于簡單，基本只有產(chǎn)權(quán)的平面布置圖，產(chǎn)權(quán)周圍的情況描述較少。但是，存量房地產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)工作量大，信息化建檔麻煩，給現(xiàn)有的檔案管理人員增加了難度。同時，對于新建檔案，要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，無疑增加了許多新的內(nèi)容，對房地產(chǎn)檔案管理工作提出了更多更高的要求。

1.2 資金問題

房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)是投資較大的項(xiàng)目，要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，需要在硬環(huán)境和軟環(huán)境方面加大投入。房地產(chǎn)檔案要實(shí)現(xiàn)信息化，需要添加許多硬件設(shè)施，包括影像設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和檔案管理人員的培訓(xùn)等等，都需要大量的資金。對于存置房地產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)，需要抽出專人進(jìn)行專項(xiàng)整理和建設(shè)，需要投入很大的資金。目前，在資金的來源、資金的額度和資金的管理上都存在很多問題，資金的缺口很大，在資金管理上還不夠科學(xué)合理，在資金的使用上分散和浪費(fèi)現(xiàn)象仍然存在。

1.3 人才問題

房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)。技術(shù)含量高，需要一大批復(fù)合型人九但是，長期以來，由于檔案管理工作崗位吸引力不夠，高素質(zhì)的復(fù)合型人才不愿進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。同時現(xiàn)有的檔案管理人員從學(xué)歷層次、綜合能力和專業(yè)素質(zhì)等方面相對來說都存在差距，房地產(chǎn)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育動力不足，對于新的管理方法和管理手段認(rèn)識不清，需要加強(qiáng)培訓(xùn)。當(dāng)前有些房地產(chǎn)檔案管理部門存在隊(duì)伍不穩(wěn)，人才流失的現(xiàn)象，房地產(chǎn)檔案人員在專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)，性別結(jié)構(gòu)、人員數(shù)量等方面也急需進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

1.4 缺乏激勵措施

檔案信息化建設(shè)頭緒多，要求高，工作繁瑣，待遇低，從事檔案管理的人員工作缺乏主動性。究其原因，在于檔案管理缺乏績效考核和激勵措施。由于缺乏有效的激勵措施，現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，人員流失嚴(yán)重。檔案管理的人員培訓(xùn)和檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，需要激勵措施來促進(jìn)。在檔案管理上激勵措施不夠，也與激勵措施的有效執(zhí)行力度有關(guān)。

1.5 建設(shè)不規(guī)范

房地產(chǎn)檔案信息的建設(shè)與管理，需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，但是。檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和格式不統(tǒng)一，信息化建設(shè)不規(guī)范。在數(shù)字檔案信息的形成與管理中使用標(biāo)準(zhǔn)，有助于數(shù)字檔案信息在存取與保存時的完整性。標(biāo)準(zhǔn)的使用不但有利于數(shù)字檔案信息的科學(xué)管理。同時，遵守與使用標(biāo)準(zhǔn)還便于數(shù)字檔案信息隨技術(shù)的發(fā)展在新，舊數(shù)字平臺間轉(zhuǎn)換，這將直接降低保存數(shù)字檔案信息的費(fèi)用。隨著技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案信息在新、舊數(shù)字平臺間的轉(zhuǎn)換是通過不同的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范進(jìn)行的，如果數(shù)字檔案信息按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，就會降低數(shù)據(jù)格式變換的頻率。格式變換、數(shù)據(jù)遷移的頻率降低，所需的費(fèi)用自然就降低了。同時，數(shù)字檔案信息還存在數(shù)據(jù)的巨大性、存儲格式的多樣性等特點(diǎn)。房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)急需進(jìn)行規(guī)范管理。

1.6 信息化風(fēng)險大

近年科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，給房地產(chǎn)檔案的管理帶來了新的技術(shù)手段。給房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)和管理提供了可靠的保證。網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)和信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，同時也是信息安全風(fēng)險存在的地方。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術(shù)落后、制度不健全、管理不規(guī)范、措施不到位、治理不及時是產(chǎn)生不安全因素的根源。網(wǎng)絡(luò)的暢通、系統(tǒng)的穩(wěn)定、數(shù)據(jù)的安全，面臨著客觀侵害行為的風(fēng)險和主觀漏洞的風(fēng)險。

在信息化的管理過程中，大量數(shù)字信息都儲存在硬件設(shè)備中，設(shè)備的安全性會給信息安全和完整性帶來威脅。如電腦、硬盤、光盤設(shè)備如果保管不當(dāng)，就有可能發(fā)生損壞及老化等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)的損壞，造成損失。存儲設(shè)備都有一定的保存年限，需要不斷的拷貝和更新。更新不及時，也可能造成損失。

信息化的操作要求技術(shù)性比較強(qiáng)，一旦操作失誤就有可能帶來損失，比如設(shè)備的損壞、錯誤的格式化、刪除操作，錯誤運(yùn)行程序等都有可能破壞電子數(shù)據(jù)。當(dāng)電子化的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)或內(nèi)聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸?shù)臅r候，就會遇到傳輸風(fēng)險，如網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵和攻擊、計算機(jī)感染病毒和木馬、遭遇非法竊取檔案信息等，如果沒能很好地防范，就有可能造成嚴(yán)重?fù)p失。在我國政府全面實(shí)施信息化強(qiáng)國發(fā)展戰(zhàn)略的背景下，檔案信息化建設(shè)如火如荼。然而在這場信息化建設(shè)的大潮中，信息化建設(shè)的風(fēng)險問題也逐漸顯露。數(shù)字檔案信息是指以數(shù)字符號的形式出現(xiàn)的可管理和可利用的檔案信息，它既可以是數(shù)字形式的檔案信息。如電子文件、CAD工程圖紙、集文字聲音圖像等為一體的多媒體信息，也可以是對館藏的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后形成的音頻、視頻、圖像等數(shù)字信息，同時又可能是檔案管理部門在工作過程中形成的方便檢索、方便查詢、方便統(tǒng)計的檔案目錄信息。因此，信息化項(xiàng)目是一項(xiàng)高風(fēng)險的系統(tǒng)工程。數(shù)字檔案信息對計算機(jī)設(shè)備的高度的依賴性，使處在系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)字檔案信息表現(xiàn)出的不安全性也十分明顯。

檔案信息化在給人們帶來方便快捷的同時，也給人們帶來了不少擔(dān)憂：(1)信息安全問題，(2)知識產(chǎn)權(quán)問題。這些問題的產(chǎn)生，在一定程度上阻礙了檔案信息化工作的順利進(jìn)展。目前，用于解決上述問胚的對策除了技術(shù)以外，也有很多學(xué)者呼吁應(yīng)盡快出臺關(guān)于檔案信息化的法規(guī)，政策和標(biāo)準(zhǔn)。

2 應(yīng)對措施

2.1 存量檔案集中建檔

房地產(chǎn)存量檔案多，信息他建設(shè)需要進(jìn)行大量的工作，工作任務(wù)繁瑣，技術(shù)含量高。房地產(chǎn)檔案管理部門需要抽調(diào)專門的技術(shù)力量和人員進(jìn)行專項(xiàng)建設(shè)。由于集中對存量檔案進(jìn)行整理，需要的人員多，同時由于技術(shù)要求高，房地產(chǎn)檔案管理部門需要從內(nèi)部和外部抽調(diào)精干的技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)支持。由于工作任務(wù)大，需要集中一段時間進(jìn)行專項(xiàng)建設(shè)。

房地產(chǎn)檔案工作人員應(yīng)主動出擊，直接參與業(yè)務(wù)工作，及時了解業(yè)務(wù)部門工作動向和工作程序，在保持現(xiàn)有收集渠道穩(wěn)定的同時，開辟新渠道，做到經(jīng)常性收集與集中性收集相結(jié)合，主動收集與上門收集相結(jié)合。充分利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，多方面收集相關(guān)房地產(chǎn)檔案信息，提高房地產(chǎn)檔案的服務(wù)功能，完善房地產(chǎn)檔案信息，使檔案的使用者對檔案信息基本情況更容易理解和接受。

2.2 增加資金投入

房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)是投資較大的項(xiàng)目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項(xiàng)目管理，進(jìn)行項(xiàng)目論證并跟蹤考核。目前檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃已被列為國家“十一五”專項(xiàng)規(guī)劃項(xiàng)目，但對于檔案信息化還有許多工作要做。在資金管理上不夠科學(xué)合理，分散和浪費(fèi)現(xiàn)象仍然存在。有的項(xiàng)目因各種原因不能充分發(fā)揮應(yīng)有作用，這都有待于改進(jìn)。

2.3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

房地產(chǎn)檔案信息化的建設(shè)和實(shí)施，需要既懂計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又精通房地產(chǎn)的復(fù)合型人才，因?yàn)闊o論是系統(tǒng)軟件的選購、研發(fā)，還是信息化的具體實(shí)施、維護(hù)，都需要這些人才的支撐。信息化人才匾乏，尤其是專業(yè)性復(fù)合型人才的缺乏，致使房地產(chǎn)檔案部門很難真正開展檔案信息化建設(shè)。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型房地產(chǎn)檔案信息化管理人才是目前的當(dāng)務(wù)之急。房地產(chǎn)檔案網(wǎng)站建設(shè)成功與否，數(shù)字化是前提，人才是關(guān)鍵。經(jīng)過近幾年的發(fā)展，我們已經(jīng)初步培養(yǎng)了一批既懂檔案專業(yè)。又懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專門人才。但還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，房地產(chǎn)檔案部門要創(chuàng)造條件，吸引技術(shù)專門人才留下來工作，提高信息化技術(shù)水平。

2.4 建立激勵機(jī)制

房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)，需要建立有效的績效管理與激勵機(jī)制?？冃Э己说慕Y(jié)果僅是績效管理過程的一部分，在完成績效過程中考核者更多的要著重發(fā)揮指導(dǎo)、培訓(xùn)功能，讓被考核者積極主動地向績效提升努力。借此，房地產(chǎn)檔案績效管理要最大限度挖掘員工潛力，提高員工績效，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理水平的提高。

在管理上，還需要研究如何增強(qiáng)房地產(chǎn)檔案人員的活力。例如，引入競爭機(jī)制，對某些項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目管理。在保證完成檔案基本業(yè)務(wù)建設(shè)的前提下，開展對社會的有償服務(wù)等等。

2.5 規(guī)范電子建檔標(biāo)準(zhǔn)

近年來，隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用，各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位在日常事務(wù)中產(chǎn)生了大量有保存價值的電子文件，然而，根據(jù)調(diào)查，目前我省各級檔案局、館尚未正式啟動歸檔電子文件的接收與管理工作。在房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)加強(qiáng)電子文件的歸檔與管理工作，在承辦房地產(chǎn)業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)及時登記、整理、編目、歸檔，建立和完善電子文件的接收、采集、保管、保護(hù)和利用等管理措施，確保房地產(chǎn)電子檔案的順利移交接收、安全保管和有效利用。

2.6 進(jìn)行風(fēng)險評估和管理

房地產(chǎn)檔案部門在引進(jìn)技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)兩個方面都存在風(fēng)險。一方面，引進(jìn)的技術(shù)不一定能對房地產(chǎn)檔案管理產(chǎn)生積極效果，或者很難完壘轉(zhuǎn)化為實(shí)際應(yīng)用的技術(shù)。另一方面。由于信息拄術(shù)比較復(fù)雜，在應(yīng)用技術(shù)的過程中會產(chǎn)生風(fēng)險，許多房地產(chǎn)檔案工作人員會因?yàn)樽陨砑夹g(shù)水平的限制而操作不當(dāng)，進(jìn)而影響房地產(chǎn)檔案信息的安全性、完整性和真實(shí)性。同時，由于我國關(guān)于網(wǎng)絡(luò)信息方面的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度并不完善，也使得檔案數(shù)字信息在充分發(fā)揮其憑證作用和參考作用的過程中存在很大風(fēng)險。

房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)需要進(jìn)行風(fēng)險評估和風(fēng)險管理，應(yīng)遵循法治，倫理、效用和創(chuàng)新等整體指導(dǎo)原則。房地產(chǎn)檔案信息安全保障體系的建設(shè)應(yīng)該在相關(guān)的法律法規(guī)指導(dǎo)下進(jìn)行。這就要求建立健全檔案法制化體系，要從立法、執(zhí)法等各個環(huán)節(jié)組成完整的法律防治體系。信息倫理就是信息活動中根據(jù)善惡標(biāo)準(zhǔn)，依靠人們的內(nèi)心信念和特殊社會手段維系的，調(diào)整人與人之間以及個人與社會之間信息關(guān)系的原則規(guī)范、心理意識和行為活動。健全的檔案安全環(huán)境，需要法治和倫理兩方面的相互配合。信息化背景下的安全是相對的，面對數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，沒有必要追求成本高昂的安全，只要注重實(shí)效，將風(fēng)險降至可接受的范圍之內(nèi)即可。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案的電子化給房地產(chǎn)檔案的備份和異地存儲提供了可能。一方面要對庫存檔案電子化，另一方面新人庫檔案資料需要進(jìn)行電子化工作，辦理完畢的房地產(chǎn)檔案在進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔的同時，要進(jìn)行電子文件歸檔，將該電子文件拷貝至耐久性好的載體上，一式三套。一套封存保管，一套供查閱使用，一套進(jìn)行異地保管。

根據(jù)電子公文涉密程度，對相關(guān)房地產(chǎn)電子文件要實(shí)行加密處理，同時加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息安全保障方面的技術(shù)研發(fā)，提高自主創(chuàng)新能力，努力做到揚(yáng)長避短，為我所用。

房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)風(fēng)險管理和控制需要可靠的法治保障。目前，我國與數(shù)字檔案信息安全保障體系相關(guān)的國家法律包括《中華人民共和國檔案法》，《中華人民共和國著作權(quán)法》、《中華人民共和國電子簽名法》、《全國人大常委會關(guān)于維護(hù)互聯(lián)網(wǎng)安全的決定》等，其他各種規(guī)章制度，如《中華人民共和國計算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《計算機(jī)軟件保護(hù)條例》等。但從整體來看，現(xiàn)有的法律法規(guī)尚不能為解決數(shù)字檔案信息安全保障體系建設(shè)面臨的復(fù)雜問題提供有效的法律依據(jù)，因此要進(jìn)一步完善我國數(shù)字檔案信息安全保障體系，減少房地產(chǎn)檔案信息化風(fēng)險。

3 結(jié)語

房地產(chǎn)檔案信息他建設(shè)是新的歷史條件下出現(xiàn)的新任務(wù)，安壘保障體系建設(shè)是檔案信息化推進(jìn)過程中出現(xiàn)的一個新問題，涉及檔案信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，包括法律、標(biāo)準(zhǔn)，資金、技術(shù)，管理，人才等各個方面，是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程。檔案信息安全問題不但是技術(shù)問題，更是管理問題，需要多管齊下才能全方位地應(yīng)對各種風(fēng)險。房地產(chǎn)檔案信，建設(shè)需要增加資金投入，抽調(diào)專門的技術(shù)人員進(jìn)行專項(xiàng)建設(shè)，建立有效的激勵機(jī)制對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和穩(wěn)定房地產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍，規(guī)范房地產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)，提高房地產(chǎn)檔案信息化的抗風(fēng)險能力。房地產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)必須用創(chuàng)新的思維研究信息化建設(shè)中存在的問題和解決這些問題的對策，充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的社會服務(wù)功能。