摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和普遍使用和醫(yī)療技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案在醫(yī)院檔案工作中所占的比例越來越大，發(fā)揮著日益重要的作用。但在新能滿技足電子檔案建設(shè)的要求和需要。本文結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)的術(shù)和條件下，原有的檔案管理和利用方法已經(jīng)不，從電子檔案的收集、整理、歸檔和利用方面作了一些探討，對搞好醫(yī)院電子檔案管理工作有一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院； 電子檔案； 管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和普遍使用和醫(yī)療技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案在醫(yī)院檔案工作中所占的比例越來越大，發(fā)揮著日益重要的作用。加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案的管理和利用，對于提高醫(yī)院檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

1 醫(yī)院實(shí)行檔案管理計(jì)算機(jī)化的必要性

1.1 隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，醫(yī)院各方面對檔案信息的需求有增無減，迫切要求快速、及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供翔實(shí)、豐富的檔案信息，這為醫(yī)院實(shí)行檔案管理計(jì)算機(jī)化創(chuàng)建了良好的外部環(huán)境和機(jī)遇。

1.2 近年來，醫(yī)院辦公自動化迅速普及，醫(yī)院大多數(shù)文件資料和醫(yī)療信息都通過微機(jī)打印，產(chǎn)生了越來越多的電子文件。如果不對電子文件施行有效的管理，而只是固封于對紙質(zhì)文件的管理上，那么對海量的信息進(jìn)行紙質(zhì)存儲以及從海量的紙質(zhì)文件中找出所需要的信息將不可能的事。而電子檔案因其可共享性和信息的可操作性，可以提供方便、快捷的查詢、復(fù)制及數(shù)據(jù)交換等功能。

1.3 傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院管理的需要。傳統(tǒng)的檔案管理由于檔案管理人員配備隨意性大、業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊、部門之間文件材料的收集人員沒有建立起良好的協(xié)作關(guān)系、檔案管理制度不夠健全、標(biāo)準(zhǔn)不一、缺少詳細(xì)規(guī)劃等原因，缺乏完整性、統(tǒng)一性和涵蓋性，從而造成檔案管理效率低下，利用率很低，檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展，影響了醫(yī)院管理水平的提高和業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。

2 電子檔案的基本特點(diǎn)

相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)或多媒體而言，電子檔案具有鮮明的特征。只有抓住這些主要特征，才能更好的對其進(jìn)行有效的管理和利用。

2.1 虛擬性。我們現(xiàn)有的檔案都是固定在某一載體上的，有的是紙張，有的是光盤或磁帶，而電子檔案是存儲在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)之中，其信息形態(tài)是數(shù)字化的，在沒有與數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)及硬件、軟件相結(jié)合時，它是無法顯示出來的，是非實(shí)際的事物，因而具有虛擬性。

2.2 可分離性和易變性

電子文件可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體，其內(nèi)容信息卻不發(fā)生任何變化；還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個或多個接收者；還可把電子文件分解后分別通過不同的途徑傳遞，存放在不同地點(diǎn)的不同設(shè)備上，在需要時再裝配起來。同時，由于電子文件信息與載體的可分離性，使電子文件的增、刪、改十分簡便且不留痕跡，由此也造成電子文件操作不當(dāng)而易丟失，或不留痕跡被篡改。

2.3 集成性

文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成電子文件的內(nèi)容，甚至通過超文本鏈接、跨庫關(guān)聯(lián)等方式擴(kuò)展內(nèi)容，這就造成了電子文件的多媒體集成性，使電子文件的信息形態(tài)及其組成要比紙質(zhì)文件等復(fù)雜得多。

2.4 時效性強(qiáng)，周期短。檔案整理是一個浩大的工程，需要耗費(fèi)大量的人力物力。而數(shù)字檔案則通過網(wǎng)絡(luò)采集、數(shù)字化管理、電子郵件聯(lián)系等新的技術(shù)手段和方式，大大減輕了勞動強(qiáng)度，縮短了檔案整理的周期。另外，電子化的檔案，使得修正錯誤或更新資料都十分方便，可以反映最新的情況。

2.5 加工的標(biāo)準(zhǔn)化、信息的海量化和檢索的智能化。電子檔案在資源加工、整理上有特定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如統(tǒng)一的壓縮化、編碼技術(shù)、視頻格式、瀏覽平臺等，它依托互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，不同部門的檔案是可以共享的，并可以實(shí)現(xiàn)跨庫關(guān)聯(lián)和檢索。數(shù)字化的編輯出版方式，可以收集到大量的資料，有效避免了過去因?yàn)榫幾珪r間太長遺漏過多的現(xiàn)象。與標(biāo)準(zhǔn)化加工和海量信息相適應(yīng)，在檢索技術(shù)上，電子檔案是智能化的，在非常短的時間內(nèi)為用戶提供最為滿意的信息。

3 醫(yī)院電子檔案的管理和利用

3.1 電子檔案的收集。只要是醫(yī)院在工作中形成或采用的具有查考利用價值的各類電子文件，均應(yīng)收集保存。主要包括以下幾種文件類型：文本文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其它文件（圖形文件、數(shù)據(jù)庫文件、超媒體銜接文件等）。醫(yī)院電子文件的收集既要保證其系統(tǒng)完整，又要保證其原始性和有效性。由于電子文件具有分散性，每個部門、科室和工作人員都有可能是電子文件的形成者，因此，醫(yī)院需建立完善的管理制度，明確各自職責(zé)，實(shí)行目標(biāo)管理，通過分工合作，完成電子文件的收集工作。鑒于電子文件的特殊性，在收集電子文件的過程中要注意以下兩點(diǎn)：一是電子文件一旦定稿，應(yīng)設(shè)置為只讀形式，不允許再修改；二是電子文件形成后，應(yīng)及時收集；對需要長期才能完成的項(xiàng)目，要分階段積累歸檔。

3.2 電子文件的整理與歸檔

在做電子文件的整理與歸檔工作時，必須要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院應(yīng)責(zé)成檔案管理部門，嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位具體情況制定檔案的基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，包括案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)、全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、分類要求標(biāo)準(zhǔn)等，使檔案從立卷到歸檔等工作有序可循。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員要將各部門傳輸過來的具有保存價值的電子文件，按照一定的原則和方法，進(jìn)行分類、排序、編目等整理工作。電子文檔進(jìn)行集中處理、確定檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存儲器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質(zhì)上，以便長期保存。在整理歸檔過程中要注意以下三點(diǎn)：一是在無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文檔形成科室按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案管理科室，不能由檔案科室自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文檔形成部門對其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。二是電子文件在移交時，應(yīng)做可靠性鑒定、可讀性鑒定和密級鑒定。三是歸檔的電子文件應(yīng)是最終版本，不能有任何增減刪改。

3.3 電子檔案的利用

電子文件歸檔后，即成為電子檔案。電子檔案在做好保管的前提下，其管理效能主要體現(xiàn)在利用上，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。電子檔案的利用一般有三種方法：（1）提供拷貝。電子檔案具有良好的復(fù)用性，檔案管理部門可以通過移動硬盤、軟磁盤、U盤等載體向利用者提供記錄在特定載體上的電子檔案。（2）網(wǎng)絡(luò)傳輸。通信與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合，為我們提供了廣闊的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，不僅更為方便、快捷、可靠，而且為醫(yī)院遠(yuǎn)程會診提供了技術(shù)支撐。（3）直接利用。直接利用是利用者通過檔案館或另一個檢索機(jī)構(gòu)的電子計(jì)算機(jī)，在檔案館或網(wǎng)絡(luò)上直接查詢的一種方法。其特點(diǎn)是可以減少大量的管理工作，為利用者提供技術(shù)支援，使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。在電子檔案的利用過程中，要注意以下三點(diǎn)：一是確定電子檔案使用權(quán)限，查閱人員只能查閱本人權(quán)限之內(nèi)的電子檔案，如需查閱超越權(quán)限的電子檔案，需經(jīng)有關(guān)部門同意。二是強(qiáng)化電子檔案密級管理。一般情況下，對于內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行。三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對所使用的密匙進(jìn)行定期或不定期的更換。

4 醫(yī)院電子檔案管理應(yīng)注意的幾個問題

4.1 建立檔案兩套制管理，確保電子檔案的使用安全。目前，在現(xiàn)有技術(shù)條件下，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，紙質(zhì)檔案與電子檔案將會并存很長時間，所以要建立檔案兩套制管理，以確保數(shù)據(jù)安全。在檔案整理歸檔過程中，應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文檔的編碼及存址；在電子文檔歸檔目錄“備注”薦中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號和存址，以便利用時參照互補(bǔ)。

4.2加強(qiáng)電子檔案的安全保管工作。電子文件是由磁性載體和光盤承載的，對電子文件載體的保護(hù)重點(diǎn)在于對影響載體物化因素的控制。日常保管中，在保持適宜溫濕度的同時，電子文件還要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動。另外，還要防止灰塵、光線和有害氣體的影響，以免造成載體損壞，信息丟失。要對電子檔案的載體定期進(jìn)行檢測維護(hù)，對電子檔案所依靠的技術(shù)、支持軟件進(jìn)行保管，從而保持電子檔案的完整性。

4.3建立健全相關(guān)規(guī)章制度。電子檔案的管理是一個全過程的管理，即從文件的形成到流轉(zhuǎn)、歸檔、保管、利用、直至銷毀，每一個環(huán)節(jié)都要進(jìn)行有效的管理才能妥善保護(hù)好電子文件的完整、準(zhǔn)確，因此建立、健全電子檔案的管理顯得尤其重要。應(yīng)從檔案管理的基本規(guī)律出發(fā)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，制定一個包括電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、保護(hù)等內(nèi)容的管理辦法，明確各有關(guān)部門工作職責(zé)，使得醫(yī)院電子檔案管理工作有章可循。

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（作者通訊地址：濟(jì)源市婦幼保健院河南 濟(jì)源454650）