中國(guó)民用航空飛行校驗(yàn)中心（以下簡(jiǎn)稱中心）成立于1989年，隸屬中國(guó)民用航空局空中交通管理局，是中國(guó)唯一的民用飛行校驗(yàn)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著中國(guó)大陸、香港、澳門范圍內(nèi)所有民用機(jī)場(chǎng)和航路的導(dǎo)航、雷達(dá)、通信、助航設(shè)施以及飛行程序的飛行校驗(yàn)任務(wù)。隨著我國(guó)民航事業(yè)的蓬勃發(fā)展，民用機(jī)場(chǎng)建設(shè)日益加強(qiáng)，機(jī)場(chǎng)及航路助航設(shè)備不斷增加，飛行校驗(yàn)任務(wù)日益加重。中心在執(zhí)行校驗(yàn)任務(wù)和日常維護(hù)中產(chǎn)生了大量業(yè)務(wù)技術(shù)文件，包括飛行校驗(yàn)報(bào)告、飛行校驗(yàn)技術(shù)通告、飛行任務(wù)書、飛行任務(wù)通知單、飛行校驗(yàn)計(jì)劃單、簽派飛行計(jì)劃單、簽派放行單、飛機(jī)合同、校驗(yàn)臺(tái)合同、航材訂貨合同、飛機(jī)及設(shè)備送修合同等。如何提高飛行校驗(yàn)文檔管理，使之能夠更好的為中心核心業(yè)務(wù)服務(wù)成為民航檔案管理人員關(guān)注的焦點(diǎn)。

一、以核心業(yè)務(wù)為中心，構(gòu)建文檔管理制度

中心的業(yè)務(wù)工作有其鮮明的專業(yè)特征，因此文檔內(nèi)容與文檔管理也有著顯著的自身特點(diǎn)。基于此，我們?cè)诠ぷ髦幸試?guó)家檔案工作法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合中心飛行校驗(yàn)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，在系統(tǒng)調(diào)研和詳細(xì)分析業(yè)務(wù)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，制定了《中國(guó)民用航空飛行校驗(yàn)中心檔案管理工作實(shí)施細(xì)則》及《中國(guó)民用航空飛行校驗(yàn)中心歸檔文件整理暫行辦法》，形成了中心檔案管理規(guī)范體系。

其中，除完善了文檔管理崗位職責(zé)、文件歸檔制度、歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)及流程等基礎(chǔ)性制度外，還特別增加了針對(duì)飛行校驗(yàn)文件的質(zhì)量控制、歸檔控制、過程管理、保密管理等方面的規(guī)定，確定了飛行校驗(yàn)文件是中心文檔管理“重中之中”的原則。同時(shí)，針對(duì)校驗(yàn)業(yè)務(wù)和日常管理中電子文件、聲像材料逐漸增多的情況，專門設(shè)定條款明確了非紙質(zhì)載體檔案的歸檔和整理要求。在不斷摸索與實(shí)踐中，中心構(gòu)建了一套以飛行校驗(yàn)業(yè)務(wù)文件為核心的文檔管理制度體系，為中心校驗(yàn)業(yè)務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)決策提供了強(qiáng)有力的信息支持。

二、以業(yè)務(wù)流程為依據(jù)，強(qiáng)化文件過程管理和歸檔控制

中心圍繞飛行校驗(yàn)業(yè)務(wù)流程，不斷加強(qiáng)文件過程管理和歸檔控制，從源頭保證業(yè)務(wù)文檔的質(zhì)量和操作標(biāo)準(zhǔn)。

首先，中心在各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程中強(qiáng)化文件管理過程中的規(guī)范化操作。業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化是文檔管理的前提條件，文檔管理水平的高低直接影響著業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量，兩者相輔相成。中心從規(guī)范業(yè)務(wù)流程入手，編制了《工作流程手冊(cè)》，將各部門的業(yè)務(wù)規(guī)范與文件管理規(guī)范相結(jié)合，實(shí)施科學(xué)的文檔管理標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，一方面可以更好的為校驗(yàn)業(yè)務(wù)服務(wù)，另一方面可以從源頭上保證和提高文檔質(zhì)量，進(jìn)而以高質(zhì)量的文檔管理為中心業(yè)務(wù)工作提供優(yōu)質(zhì)的信息保障服務(wù)。

以校驗(yàn)飛行任務(wù)的組織與實(shí)施為例。中心運(yùn)行管理部飛行簽派室負(fù)責(zé)對(duì)所有飛行活動(dòng)進(jìn)行組織安排，負(fù)責(zé)制定飛行計(jì)劃，協(xié)調(diào)飛行中遇到的各種航務(wù)問題，并根據(jù)飛機(jī)性能計(jì)算飛行油量，限制復(fù)雜機(jī)場(chǎng)飛機(jī)的最大起飛重量，保證安全起飛爬升梯度不受飛行區(qū)障礙物的影響。簽派室在嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)流程運(yùn)作的同時(shí)，將各環(huán)節(jié)生成的飛行計(jì)劃單、放行單等業(yè)務(wù)文件按照規(guī)定的分類方法及時(shí)整理，同一任務(wù)文件集中存放，保證文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并隨時(shí)編制歸檔目錄，既便于日常工作的查詢，也減輕了年底歸檔的壓力。

其次，中心在業(yè)務(wù)流程中強(qiáng)化對(duì)文件歸檔的控制。根據(jù)特定的要求和性質(zhì)，中心不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)生成的業(yè)務(wù)文件具有不同的歷史價(jià)值和保管期限；由于工作安排的限制，移交時(shí)間也各不相同。為了避免歸檔混亂、資源流失等問題的發(fā)生，中心根據(jù)各業(yè)務(wù)特性明確了業(yè)務(wù)文件的歸檔要求、歸檔時(shí)間、歸檔范圍和保管期限。

以飛行校驗(yàn)報(bào)告的歸檔整理為例。飛行校驗(yàn)報(bào)告是中心核心業(yè)務(wù)文件，是反映中心業(yè)務(wù)的原始資料之一。由于不同設(shè)備校驗(yàn)周期等特性各不相同，因此歸檔方法也不盡相同。比如儀表著陸系統(tǒng)（ILS）一類校驗(yàn)周期為270天，二、三類校驗(yàn)周期為120天；助航燈光（PAPI）校驗(yàn)周期為540天；全相信標(biāo)/測(cè)距儀（V/D）進(jìn)近臺(tái)校驗(yàn)周期為540天，航路臺(tái)校驗(yàn)周期為1080天；無方向性歸航臺(tái)（NDB）進(jìn)近臺(tái)校驗(yàn)周期為540天等。中心在詳細(xì)分析業(yè)務(wù)現(xiàn)狀的同時(shí)，參照美國(guó)聯(lián)邦航空局（FAA）的管理方法制定了飛行校驗(yàn)報(bào)告歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)。為便于日后查找利用，中心采用“時(shí)間—區(qū)域”的分類方法進(jìn)行歸檔，設(shè)定了不同設(shè)備飛行校驗(yàn)報(bào)告的保管期限，如電子版校驗(yàn)報(bào)告及投產(chǎn)設(shè)備、特殊校驗(yàn)的紙質(zhì)校驗(yàn)報(bào)告永久保存，儀表著陸系統(tǒng)（ILS）、助航燈光（PAPI）定期校驗(yàn)的紙質(zhì)校驗(yàn)報(bào)告保存3年，全相信標(biāo)/測(cè)距儀（V/D）、無方向性歸航臺(tái)（NDB）定期校驗(yàn)的紙質(zhì)校驗(yàn)報(bào)告保存6年，并在不影響工作需要的情況下，于翌年6月移交中心檔案室。

三、以業(yè)務(wù)人員為基礎(chǔ)，落實(shí)文檔管理職責(zé)

將每項(xiàng)工作落實(shí)到人幾乎成為管理的精髓。中心從業(yè)務(wù)過程的文件控制抓起，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，將文檔管理職責(zé)分別落實(shí)到中心檔案員、兼職檔案員、業(yè)務(wù)人員身上，形成中心文檔管理職責(zé)體系。中心在制定的《簽派運(yùn)行手冊(cè)》、《維修管理手冊(cè)》等規(guī)定中明確了飛行校驗(yàn)文件的日常整理工作是業(yè)務(wù)人員的責(zé)任，并對(duì)他們?nèi)绾翁幹梦募?、管理文件進(jìn)行了明確的責(zé)任劃分和規(guī)范工作。最終飛行校驗(yàn)文檔管理工作不再僅僅是檔案人員的職責(zé)，而成為全體員工的共同責(zé)任，這從根本上扭轉(zhuǎn)了文檔管理的弱勢(shì)地位，同時(shí)也為飛行校驗(yàn)檔案資源的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

在上述職責(zé)體系中，業(yè)務(wù)人員是基礎(chǔ)性角色。這是由業(yè)務(wù)技術(shù)人員獨(dú)特的優(yōu)越性所決定的。首先，業(yè)務(wù)人員是文件的編制者、使用者，最了解業(yè)務(wù)文件的形成過程、內(nèi)容成份及相互間的有機(jī)聯(lián)系，這是合理整理文件的基礎(chǔ)，而檔案人員不具備這些基礎(chǔ)；其次，通過系統(tǒng)整理，業(yè)務(wù)技術(shù)人員還可以進(jìn)一步檢查知識(shí)性成果的質(zhì)量，為業(yè)務(wù)鑒定和成果申報(bào)做好準(zhǔn)備。因此，中心飛行校驗(yàn)文檔的系統(tǒng)整理是業(yè)務(wù)人員不可推卸的責(zé)任和不可多得的機(jī)會(huì)。

中心專職檔案人員在文檔管理職責(zé)體系中擔(dān)任組織協(xié)調(diào)、檢查指導(dǎo)的角色，督促中心各部門開展文件材料的積累、整理和歸檔工作，從總體上把握中心檔案工作的進(jìn)展，完成檔案的日常管理和編研工作，實(shí)現(xiàn)中心檔案資源集中管理和提供利用的目標(biāo)，確保室藏檔案的質(zhì)量和安全。兼職檔案員在職責(zé)體系中發(fā)揮承上啟下的作用，積極配合中心檔案員的業(yè)務(wù)工作，傳達(dá)文檔管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，負(fù)責(zé)完成本部門文檔管理的具體工作。

四、以滿足業(yè)務(wù)需求為目標(biāo)，

實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

實(shí)現(xiàn)信息資源共享是新時(shí)期檔案工作的一個(gè)重要目標(biāo)，也是文檔工作信息化的發(fā)展方向。中心從實(shí)際業(yè)務(wù)需求出發(fā)，在規(guī)范紙質(zhì)文檔管理的同時(shí)，引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，推進(jìn)文檔工作的信息化，探索信息資源共享之路。

中心及時(shí)對(duì)飛行校驗(yàn)報(bào)告等核心業(yè)務(wù)文件進(jìn)行掃描，將信息內(nèi)容存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)，形成了飛行校驗(yàn)報(bào)告數(shù)據(jù)庫，并將其傳輸至中心內(nèi)網(wǎng)予以發(fā)布，通過建立包括地區(qū)、機(jī)場(chǎng)、路道、校驗(yàn)種類、機(jī)組、校驗(yàn)員等查詢途徑的多路徑查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子文件的模糊查詢和精確查詢，提高了查全率和查準(zhǔn)率，滿足了業(yè)務(wù)部門隨時(shí)查詢數(shù)據(jù)、及時(shí)掌握校驗(yàn)動(dòng)態(tài)的業(yè)務(wù)需求。同時(shí)，將電子文件與歸檔目錄相鏈接，年終刻制成光盤存檔，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的全文查詢。中心計(jì)劃將其他公開檔案資源逐漸在內(nèi)網(wǎng)公布，實(shí)現(xiàn)共享，進(jìn)而提高檔案利用效率。目前，飛行技術(shù)數(shù)據(jù)庫和飛行技術(shù)通告數(shù)據(jù)庫正在緊張的建設(shè)當(dāng)中。

作者單位：中國(guó)民用航空飛行校驗(yàn)中心