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2008-12-31 00:00:00陳雪芬
經(jīng)濟師 2008年11期
摘 要：目前會計電算化工作已基本普及，但因其管理體制不很健全，會計電算化存在著一定的安全隱患。文章就如何加強會計電算化的管理作出闡述。
關(guān)鍵詞：財務(wù)軟件 操作權(quán)限 備份
中圖分類號：F234 文獻標(biāo)識碼：A
文章編號：1004-4914（2008）11-174-02
目前會計電算化已基本普及，但其管理制度不很健全，從而給會計電算化工作帶來了一定的安全隱患?，F(xiàn)對如何健全會計電算化管理制度、規(guī)范會計電算化工作談?wù)劰P者的看法。
一、加強人員管理
會計電算化工作中財務(wù)軟件的應(yīng)用，要求企業(yè)對內(nèi)部職能進行分工，按內(nèi)部牽制原則合理分工，從而可以在工作中互相制約、互相監(jiān)督，防止工作差錯或故意舞弊等現(xiàn)象的發(fā)生，因此，要建立組織控制及財務(wù)人員的內(nèi)部牽制制度。
組織控制是指通過部門的設(shè)置、人員的分工、崗位職責(zé)的制定、權(quán)限的劃分等形式進行的控制，其基本目標(biāo)是建立恰當(dāng)?shù)慕M織機構(gòu)和職責(zé)分工制度，以達到相互牽制、相互制約、防止或減少錯弊發(fā)生的目的。所謂職責(zé)分離，簡單地講就是掌權(quán)的不從事具體事務(wù)的操作，管賬的不管錢，管物的不管賬。由于一個有效的內(nèi)控系統(tǒng)需要由不同的人來履行不相容的職務(wù)，所以，其崗位設(shè)置通常便具有某些特定的含義。例如在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下一旦某種軟件被安裝并用于執(zhí)行某項功能以后，它的編碼、運行和維護職責(zé)就必須相分離。
財務(wù)人員的內(nèi)部牽制制度就是將會計電算化人員的職責(zé)分工，對不相容的職責(zé)一定要分離。上機人員必須嚴格按照各自的權(quán)限進行操作，不得越權(quán)，操作權(quán)限控制是指每個崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對系統(tǒng)進行作業(yè)，不得超越權(quán)限接觸系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)制定適當(dāng)?shù)臋?quán)限標(biāo)準體系，使系統(tǒng)不被越權(quán)操作，從而保證系統(tǒng)的安全。操作權(quán)限控制常采用設(shè)置口令來實行；上機人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)；應(yīng)及時做好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生。
二、加強操作管理
為保證會計電算化工作能正常地進行，因此必須加強操作管理。系統(tǒng)的維護是操作正常進行的保證，因此及時、全面、準確地了解故障發(fā)生原因、地點、時間以及處理方法和處理結(jié)果等情況是非常必要的，因此所有上機操作人員必須詳細登記上機操作情況，要求填寫日期、操作員姓名、操作內(nèi)容、運行時間和運行情況；操作過程中若沒有問題則應(yīng)在運行情況欄填寫運行正常字樣，若有問題則應(yīng)及時登記記錄，并向系統(tǒng)管理員報告；系統(tǒng)維護員在維護過程中發(fā)現(xiàn)的異?，F(xiàn)象和處理方法、處理結(jié)果都應(yīng)有明確記載；對于嚴重或重大運行故障，除按規(guī)定登記外還須另外填寫運行故障報告單，并向系統(tǒng)管理員匯報；操作記錄每月裝訂成冊，日常由檔案管理員妥善保管，年終整理歸檔。
除此，加強對電算化操作的控制，還制訂上機守則和操作規(guī)程、機房管理辦法、對操作密碼實行雙人控制并定期更換密碼等；不能使用來歷不明的光盤和進行各種非法拷貝工作，以防病毒傳入；未經(jīng)批準，不能使用格式化和刪除等命令；嚴禁在微機內(nèi)安裝或運行游戲軟件。
三、加強會計檔案管理
電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物，又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理，是電算化會計工作連續(xù)進行的保證；是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證；是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。
會計電算化的檔案管理主要是指打印出的各種憑證、賬簿、報表、存儲會計數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立移動硬盤等存儲介質(zhì)備份。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次。備份的移動硬盤由檔案管理員辦理存檔手續(xù)，用做備份的移動硬盤必須妥善保管，備份盤應(yīng)貼上保護標(biāo)簽并用印章或封條簽封，存放在安全的場所，并定期進行轉(zhuǎn)貯。雙備份下的兩套備份硬盤等存儲介質(zhì)應(yīng)存放在不同的、且相距較遠的地方保管。
1.記賬憑證的生成與管理。計算機替代手工記賬單位的記賬憑證生成有兩種方式：一是由原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入人員的簽名或蓋章，稽核人員簽名或蓋章，會計主管人員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。二是手工事先作好記賬憑證，計算機錄入記賬憑證然后進行處理，在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證皆可。
2.會計賬簿、報表的生成管理。（1）日記賬每天打印，一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿可滿頁打印。（2）現(xiàn)金、銀行存款賬采用打印輸出的活頁賬裝訂。（3）在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。（4）在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當(dāng)減少。
3.關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理。存有會計信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有附本。為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計資料或檔案進行保存，直至?xí)嬓畔⑼耆^時為止。
4.關(guān)于會計電算化系統(tǒng)文檔資料管理。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料，視同會計檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改之后的3年。
四、加強軟、硬件管理
各單位應(yīng)設(shè)置計算機及系統(tǒng)維護組織，對單位會計電算化系統(tǒng)及其所屬計算機進行定期檢測、保養(yǎng)、維護及保修，對出現(xiàn)軟、硬件缺陷應(yīng)及時對其進行維護和更換，避免造成不必要的會計信息丟失，以確保會計電算化工作的順利進行。
對軟件的維護主要是檢查系統(tǒng)文件的完整性以及系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改，以保證系統(tǒng)軟件正常運行。實施對系統(tǒng)的日常檢查和維護，以保證系統(tǒng)的正常運行；在系統(tǒng)發(fā)生故障時，排除故障和恢復(fù)運行；根據(jù)電算化工作實際需要，提出系統(tǒng)擴充報告，上報主管領(lǐng)導(dǎo)；在系統(tǒng)擴充時負責(zé)安裝、調(diào)試，直至運行正常；在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時，隨時做好適應(yīng)性的維護工作。
對硬件的維護主要是在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬件故障時，及時進行故障分析，并作檢查記錄，在設(shè)備更新、擴充、修復(fù)后，由系統(tǒng)維護人員安裝和調(diào)試。建議在硬件維護工作中，一般故障由本單位電算化維護人員負責(zé)，較大的故障應(yīng)及時與硬件生產(chǎn)或銷售商聯(lián)系解決。會計電算化專用硬件設(shè)備由財務(wù)科統(tǒng)一管理和使用，其他部門一般情況下不得使用。會計電算化硬件設(shè)備專門用于會計事務(wù)處理，任何人不得用于對外服務(wù)。
五、嚴禁反記賬與反結(jié)賬
按照財政部制定的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，在財務(wù)軟件中，會計資料輸入計算機并經(jīng)審核記賬后，不能修改，如需修改，則需要重新輸入一張紅字沖銷憑證和一張正確憑證，再據(jù)以記賬，這種處理方式對修正內(nèi)容、修正理由及相關(guān)責(zé)任人都留下了記錄，只有這樣才能保證會計信息的質(zhì)量和可信度。但有些實行會計電算化的企業(yè)，常常采用反記賬與反結(jié)賬辦法修改會計數(shù)據(jù)。
反記賬與反結(jié)賬就是將已經(jīng)記賬或已經(jīng)結(jié)賬的會計數(shù)據(jù)恢復(fù)到記賬或結(jié)賬前的狀態(tài)，然后對已輸入且已保存的記賬憑證再作修改、插入和刪除操作，并使已輸入憑證的憑證號順序重新排列。這樣做，其會計賬簿的真實性難以保證，也無法給審計留下任何線索，故應(yīng)要求實行會計電算化的企業(yè)或單位嚴格按照《會計法》與《企業(yè)會計制度》的規(guī)定進行會計憑證、會計賬簿的填制、登記、更正。財政部門應(yīng)嚴格要求軟件開發(fā)企業(yè)按照《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的規(guī)定，開發(fā)高質(zhì)量的會計軟件，嚴格修改并限制操作權(quán)限，嚴禁反記賬與反結(jié)賬功能。
六、加強對財務(wù)軟件的管理
各單位財務(wù)部門在獲得財務(wù)軟件的同時，必須做光盤備份，并分別存放在檔案室、機房和財務(wù)部門的專柜內(nèi)，并分別由專人分別保管。
為方便工作，同一行業(yè)的單位盡量使用同一品種的財務(wù)軟件。目前同一行業(yè)內(nèi)部財務(wù)軟件的使用情況混雜，由于各種財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)接口、使用方法不一樣，從而就導(dǎo)致了下屬各單位報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖?。因此，建議行業(yè)主管部門可規(guī)定本行業(yè)各單位統(tǒng)一使用某一品種的財務(wù)軟件。
（作者單位：江西財經(jīng)職業(yè)學(xué)院會計系 江西九江 332000)
（責(zé)編：芝榮）
摘 要：目前會計電算化工作已基本普及，但因其管理體制不很健全，會計電算化存在著一定的安全隱患。文章就如何加強會計電算化的管理作出闡述。
關(guān)鍵詞：財務(wù)軟件 操作權(quán)限 備份
中圖分類號：F234 文獻標(biāo)識碼：A
文章編號：1004-4914（2008）11-174-02
目前會計電算化已基本普及，但其管理制度不很健全，從而給會計電算化工作帶來了一定的安全隱患?，F(xiàn)對如何健全會計電算化管理制度、規(guī)范會計電算化工作談?wù)劰P者的看法。
一、加強人員管理
會計電算化工作中財務(wù)軟件的應(yīng)用，要求企業(yè)對內(nèi)部職能進行分工，按內(nèi)部牽制原則合理分工，從而可以在工作中互相制約、互相監(jiān)督，防止工作差錯或故意舞弊等現(xiàn)象的發(fā)生，因此，要建立組織控制及財務(wù)人員的內(nèi)部牽制制度。
組織控制是指通過部門的設(shè)置、人員的分工、崗位職責(zé)的制定、權(quán)限的劃分等形式進行的控制，其基本目標(biāo)是建立恰當(dāng)?shù)慕M織機構(gòu)和職責(zé)分工制度，以達到相互牽制、相互制約、防止或減少錯弊發(fā)生的目的。所謂職責(zé)分離，簡單地講就是掌權(quán)的不從事具體事務(wù)的操作，管賬的不管錢，管物的不管賬。由于一個有效的內(nèi)控系統(tǒng)需要由不同的人來履行不相容的職務(wù)，所以，其崗位設(shè)置通常便具有某些特定的含義。例如在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下一旦某種軟件被安裝并用于執(zhí)行某項功能以后，它的編碼、運行和維護職責(zé)就必須相分離。
財務(wù)人員的內(nèi)部牽制制度就是將會計電算化人員的職責(zé)分工，對不相容的職責(zé)一定要分離。上機人員必須嚴格按照各自的權(quán)限進行操作，不得越權(quán)，操作權(quán)限控制是指每個崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對系統(tǒng)進行作業(yè)，不得超越權(quán)限接觸系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)制定適當(dāng)?shù)臋?quán)限標(biāo)準體系，使系統(tǒng)不被越權(quán)操作，從而保證系統(tǒng)的安全。操作權(quán)限控制常采用設(shè)置口令來實行；上機人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)；應(yīng)及時做好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生。
二、加強操作管理
為保證會計電算化工作能正常地進行，因此必須加強操作管理。系統(tǒng)的維護是操作正常進行的保證，因此及時、全面、準確地了解故障發(fā)生原因、地點、時間以及處理方法和處理結(jié)果等情況是非常必要的，因此所有上機操作人員必須詳細登記上機操作情況，要求填寫日期、操作員姓名、操作內(nèi)容、運行時間和運行情況；操作過程中若沒有問題則應(yīng)在運行情況欄填寫運行正常字樣，若有問題則應(yīng)及時登記記錄，并向系統(tǒng)管理員報告；系統(tǒng)維護員在維護過程中發(fā)現(xiàn)的異?，F(xiàn)象和處理方法、處理結(jié)果都應(yīng)有明確記載；對于嚴重或重大運行故障，除按規(guī)定登記外還須另外填寫運行故障報告單，并向系統(tǒng)管理員匯報；操作記錄每月裝訂成冊，日常由檔案管理員妥善保管，年終整理歸檔。
除此，加強對電算化操作的控制，還制訂上機守則和操作規(guī)程、機房管理辦法、對操作密碼實行雙人控制并定期更換密碼等；不能使用來歷不明的光盤和進行各種非法拷貝工作，以防病毒傳入；未經(jīng)批準，不能使用格式化和刪除等命令；嚴禁在微機內(nèi)安裝或運行游戲軟件。
三、加強會計檔案管理
電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物，又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理，是電算化會計工作連續(xù)進行的保證；是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證；是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。
會計電算化的檔案管理主要是指打印出的各種憑證、賬簿、報表、存儲會計數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立移動硬盤等存儲介質(zhì)備份。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次。備份的移動硬盤由檔案管理員辦理存檔手續(xù)，用做備份的移動硬盤必須妥善保管，備份盤應(yīng)貼上保護標(biāo)簽并用印章或封條簽封，存放在安全的場所，并定期進行轉(zhuǎn)貯。雙備份下的兩套備份硬盤等存儲介質(zhì)應(yīng)存放在不同的、且相距較遠的地方保管。
1.記賬憑證的生成與管理。計算機替代手工記賬單位的記賬憑證生成有兩種方式：一是由原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入人員的簽名或蓋章，稽核人員簽名或蓋章，會計主管人員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。二是手工事先作好記賬憑證，計算機錄入記賬憑證然后進行處理，在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證皆可。
2.會計賬簿、報表的生成管理。（1）日記賬每天打印，一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿可滿頁打印。（2）現(xiàn)金、銀行存款賬采用打印輸出的活頁賬裝訂。（3）在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。（4）在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當(dāng)減少。
3.關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理。存有會計信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有附本。為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計資料或檔案進行保存，直至?xí)嬓畔⑼耆^時為止。
4.關(guān)于會計電算化系統(tǒng)文檔資料管理。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料，視同會計檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改之后的3年。
四、加強軟、硬件管理
各單位應(yīng)設(shè)置計算機及系統(tǒng)維護組織，對單位會計電算化系統(tǒng)及其所屬計算機進行定期檢測、保養(yǎng)、維護及保修，對出現(xiàn)軟、硬件缺陷應(yīng)及時對其進行維護和更換，避免造成不必要的會計信息丟失，以確保會計電算化工作的順利進行。
對軟件的維護主要是檢查系統(tǒng)文件的完整性以及系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改，以保證系統(tǒng)軟件正常運行。實施對系統(tǒng)的日常檢查和維護，以保證系統(tǒng)的正常運行；在系統(tǒng)發(fā)生故障時，排除故障和恢復(fù)運行；根據(jù)電算化工作實際需要，提出系統(tǒng)擴充報告，上報主管領(lǐng)導(dǎo)；在系統(tǒng)擴充時負責(zé)安裝、調(diào)試，直至運行正常；在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時，隨時做好適應(yīng)性的維護工作。
對硬件的維護主要是在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬件故障時，及時進行故障分析，并作檢查記錄，在設(shè)備更新、擴充、修復(fù)后，由系統(tǒng)維護人員安裝和調(diào)試。建議在硬件維護工作中，一般故障由本單位電算化維護人員負責(zé)，較大的故障應(yīng)及時與硬件生產(chǎn)或銷售商聯(lián)系解決。會計電算化專用硬件設(shè)備由財務(wù)科統(tǒng)一管理和使用，其他部門一般情況下不得使用。會計電算化硬件設(shè)備專門用于會計事務(wù)處理，任何人不得用于對外服務(wù)。
五、嚴禁反記賬與反結(jié)賬
按照財政部制定的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，在財務(wù)軟件中，會計資料輸入計算機并經(jīng)審核記賬后，不能修改，如需修改，則需要重新輸入一張紅字沖銷憑證和一張正確憑證，再據(jù)以記賬，這種處理方式對修正內(nèi)容、修正理由及相關(guān)責(zé)任人都留下了記錄，只有這樣才能保證會計信息的質(zhì)量和可信度。但有些實行會計電算化的企業(yè)，常常采用反記賬與反結(jié)賬辦法修改會計數(shù)據(jù)。
反記賬與反結(jié)賬就是將已經(jīng)記賬或已經(jīng)結(jié)賬的會計數(shù)據(jù)恢復(fù)到記賬或結(jié)賬前的狀態(tài)，然后對已輸入且已保存的記賬憑證再作修改、插入和刪除操作，并使已輸入憑證的憑證號順序重新排列。這樣做，其會計賬簿的真實性難以保證，也無法給審計留下任何線索，故應(yīng)要求實行會計電算化的企業(yè)或單位嚴格按照《會計法》與《企業(yè)會計制度》的規(guī)定進行會計憑證、會計賬簿的填制、登記、更正。財政部門應(yīng)嚴格要求軟件開發(fā)企業(yè)按照《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的規(guī)定，開發(fā)高質(zhì)量的會計軟件，嚴格修改并限制操作權(quán)限，嚴禁反記賬與反結(jié)賬功能。
六、加強對財務(wù)軟件的管理
各單位財務(wù)部門在獲得財務(wù)軟件的同時，必須做光盤備份，并分別存放在檔案室、機房和財務(wù)部門的專柜內(nèi)，并分別由專人分別保管。
為方便工作，同一行業(yè)的單位盡量使用同一品種的財務(wù)軟件。目前同一行業(yè)內(nèi)部財務(wù)軟件的使用情況混雜，由于各種財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)接口、使用方法不一樣，從而就導(dǎo)致了下屬各單位報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖?。因此，建議行業(yè)主管部門可規(guī)定本行業(yè)各單位統(tǒng)一使用某一品種的財務(wù)軟件。
（作者單位：江西財經(jīng)職業(yè)學(xué)院會計系 江西九江 332000)
（責(zé)編：芝榮）
