摘 要:文章認(rèn)為，企業(yè)為了加強(qiáng)應(yīng)收賬款的質(zhì)量監(jiān)控，應(yīng)當(dāng)建立起完善的組織體系和制度體系，并就應(yīng)收賬款質(zhì)量監(jiān)控的組織體系、應(yīng)收賬款質(zhì)量監(jiān)控的制度體系展開深入研究。

關(guān)鍵詞：應(yīng)收賬款 質(zhì)量監(jiān)控 組織體系 制度體系

中圖分類號:F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2008)11-166-02

應(yīng)收賬款質(zhì)量是指應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)化成貨幣資金的能力和水平。應(yīng)收賬款質(zhì)量監(jiān)控是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動正常進(jìn)行、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全完整的重要管理手段。企業(yè)為了加強(qiáng)應(yīng)收賬款的質(zhì)量監(jiān)控，應(yīng)當(dāng)建立起完善的組織體系和制度體系。

一、應(yīng)收賬款質(zhì)量監(jiān)控的組織體系

企業(yè)應(yīng)收賬款與銷售、財(cái)務(wù)、信用、審計(jì)等部門密切相關(guān)。應(yīng)收賬款的回收不僅僅是財(cái)務(wù)部門的責(zé)任和事情，而應(yīng)該作為一個企業(yè)的系統(tǒng)工程來加強(qiáng)管理。公司高級管理層應(yīng)該把應(yīng)收賬款的回收作為全公司的目標(biāo)，將各部門的業(yè)績考核與應(yīng)收賬款的回收相掛鉤，使各個部門之間密切聯(lián)系、積極配合，共同關(guān)注應(yīng)收賬款的回收情況，盡最大努力為公司及時足額收回賬款創(chuàng)造便利條件。

1.生產(chǎn)部門。生產(chǎn)部門要不斷地進(jìn)行產(chǎn)品創(chuàng)新，生產(chǎn)出具有競爭優(yōu)勢的產(chǎn)品，為銷售部門爭取市場上的主動權(quán)提供產(chǎn)品基礎(chǔ)。要想建立自己產(chǎn)品的競爭優(yōu)勢，生產(chǎn)部門必須在技術(shù)指標(biāo)、外觀設(shè)計(jì)、性能用途等方面狠下功夫，使本公司的產(chǎn)品較市場上其他同類產(chǎn)品更具有先進(jìn)性和經(jīng)濟(jì)性，這樣才能更好地滿足客戶的需求。

2.銷售部門。一般銷售業(yè)務(wù)要經(jīng)過接受顧客訂單、批準(zhǔn)賒銷信用、按銷售單供貨、按銷售單裝運(yùn)貨物、向顧客開具賬單、記錄接受顧客訂單、記錄銷售和收回等流程。在這些流程中銷售部門是最了解客戶情況的第一線人員，如果對自己的客戶沒有了解，怎么可能去做出賒銷決定呢？該有多大的額度，該做出什么樣的銷售策略是銷售部門向企業(yè)信用部門提出的第一方案。其次，應(yīng)建立內(nèi)部考核機(jī)制，改變過去單一的考核辦法，使應(yīng)收賬款的回收率成為銷售業(yè)績考核的一項(xiàng)重要指標(biāo)，使銷售的完成與收款和個人收益捆綁起來，與個人收入掛鉤，加強(qiáng)風(fēng)險管理意識。杜絕以往銷售人員為了個人利益，只關(guān)心銷售任務(wù)的完成，大量采用信用銷售，而忽略了產(chǎn)生壞賬的可能性，未將應(yīng)收賬款納入考核體系的情形。

3.信用部門。企業(yè)信用風(fēng)險管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性和綜合性較強(qiáng)的工作，須由特定的部門或組織來完成，而以往由財(cái)務(wù)部門充當(dāng)信用管理的主要角色已不能適應(yīng)完善企業(yè)信用管理的需要，因此企業(yè)應(yīng)設(shè)立一個專門研究營銷策略、研究客戶資信的信用管理部門，同時配備專業(yè)的信用管理人員，確保信用管理職能的實(shí)現(xiàn)。信用管理部門是銷售部門和財(cái)務(wù)部門的橋梁，其基本職能包括建立客戶信用檔案、管理客戶信用、進(jìn)行信用風(fēng)險分析、科學(xué)制定客戶的信用額度、執(zhí)行應(yīng)收賬款監(jiān)督等。信用部門應(yīng)做好管理的基礎(chǔ)工作。一方面，信用部門要遵守企業(yè)內(nèi)部的有關(guān)制度，加強(qiáng)對業(yè)務(wù)的管理，建好部門臺賬，實(shí)事求是反映出業(yè)務(wù)情況。另一方面，信用部門對企業(yè)其他部門的檢查應(yīng)予配合，不得以保密或業(yè)務(wù)忙為由拒絕和回避。同時還可以對企業(yè)員工進(jìn)行法律培訓(xùn)，與專業(yè)的律師機(jī)構(gòu)以及信用評估機(jī)構(gòu)合作，請法律專家參與企業(yè)的業(yè)務(wù)活動，對經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行鑒定、執(zhí)行法律援助，一旦出現(xiàn)呆賬、壞賬的苗頭，移交法律部門辦理，以確保企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全回收。

4.財(cái)務(wù)部門。（1）加強(qiáng)應(yīng)收賬款的日常管理，指定專人負(fù)責(zé)，建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度，對逾期客戶重點(diǎn)跟蹤，并落實(shí)具體責(zé)任，給客戶發(fā)催款函，要求客戶列出還款計(jì)劃，做出承諾，監(jiān)督貨款及時回收。（2）按客戶設(shè)置應(yīng)收賬款臺賬。（3）建立應(yīng)收賬款定期報(bào)告制度，對于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款應(yīng)當(dāng)報(bào)告有關(guān)決策機(jī)構(gòu)，以明確是否確認(rèn)為壞賬。對于發(fā)生的壞賬應(yīng)查明原因，明確責(zé)任。（4）形成定期與不定期對賬制度，必要時給客戶發(fā)對賬函，以確保企業(yè)賬務(wù)記錄能準(zhǔn)確、真實(shí)與完整地反映經(jīng)濟(jì)活動。并由雙方當(dāng)事人簽章作為有效的對賬依據(jù)，如發(fā)生差錯應(yīng)及時處理。財(cái)務(wù)部門要改變事后記賬的狀況，變被動為主動，充分發(fā)揮其核算與監(jiān)督職能；財(cái)會人員應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，了解本企業(yè)業(yè)務(wù)的操作流程，并根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況及管理模式設(shè)置相應(yīng)的業(yè)務(wù)控制點(diǎn)；財(cái)務(wù)核算部門應(yīng)主動與業(yè)務(wù)部門溝通，準(zhǔn)確了解有關(guān)情況后再進(jìn)行有關(guān)核算，確保賬實(shí)相符；對于應(yīng)收賬款管理中存在的一些隱患，應(yīng)加強(qiáng)應(yīng)收賬款賬齡分析，及時向企業(yè)管理層提出壞賬可能損失情況。

5.審計(jì)部門。審計(jì)部門可以協(xié)助財(cái)務(wù)部門和銷售部門做好應(yīng)收賬款的管理工作，并且監(jiān)督檢查銷售部門制定的賒銷政策、財(cái)務(wù)部門的日常記錄工作、生產(chǎn)部門的生產(chǎn)情況。審計(jì)部門在應(yīng)收賬款管理中的監(jiān)督作用主要體現(xiàn)在兩個方面：一是不斷完善監(jiān)控體系，改善應(yīng)收賬款監(jiān)控制度；二是檢查應(yīng)收賬款監(jiān)控制度的執(zhí)行情況，檢查有無異常應(yīng)收賬款現(xiàn)象，有無重大差錯、玩忽職守、內(nèi)部舞弊、故意不收回賬款等情況，確保應(yīng)收賬款的收回。對應(yīng)收賬款審計(jì)主要應(yīng)在銷貨和收款流程，在銷貨流程應(yīng)核查銷售業(yè)務(wù)適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離、正確的授權(quán)審批、充分的憑證和記錄、憑證的預(yù)先編號、按月寄出對賬單等方面。在收款流程主要應(yīng)認(rèn)真地檢查收款記錄的合理性、核對應(yīng)收賬款、分析賬款賬齡、向債務(wù)人函證等方面。

應(yīng)收賬款的管理是一個系統(tǒng)，需要各個部門配合和協(xié)作。最高管理層必須轉(zhuǎn)變認(rèn)識，把應(yīng)收賬款的管理放到整個公司的高度來實(shí)施，使各部門以應(yīng)收賬款的及時足額回收為共同目標(biāo)，在實(shí)現(xiàn)利潤增長的同時，保證充足的現(xiàn)金流入量，把壞賬損失維持在最低水平。

二、應(yīng)收賬款質(zhì)量監(jiān)控的制度體系

1.制定信用政策。信用政策是應(yīng)收賬款的管理政策，也是應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，制定合理的信用政策也是提高應(yīng)收賬款投資效益的重要前提。寬松的信用政策可以爭取到客戶，擴(kuò)大銷售，同時帶來高額的銷售利潤，但是另一方面也會使催收應(yīng)收賬款的工作加重，壞賬風(fēng)險增大；過于嚴(yán)格的信用政策可以減少壞賬損失，但同時也會使銷售額下降，減少銷售利潤。因此，企業(yè)應(yīng)在信用政策的收益與成本之間做出權(quán)衡，從而做出合理的決策。

2.建立客戶資信調(diào)查評估制度。通常采用“五C”系統(tǒng)進(jìn)行評估，信用“五C”系統(tǒng)指的是：品德(character)、能力（capacity）、資本（capital）、擔(dān)保（collateral）和條件（condition）等五個方面。在從企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行證明、往來企業(yè)證明中收集、整理客戶資信后，即可采用“五C”系統(tǒng)分析客戶的信用程度。其具體做法是：建立客戶的信用評分制，即將反映客戶的財(cái)務(wù)實(shí)力、經(jīng)營狀況等有關(guān)數(shù)量指標(biāo)，按照一定標(biāo)準(zhǔn)予以打分，然后匯總計(jì)算出各個客戶的信用總分，最后再將各個客戶的信用總分，由低到高順序排列，分?jǐn)?shù)越低排在前面，表明信用質(zhì)量越好，風(fēng)險越低。企業(yè)可根據(jù)對分?jǐn)?shù)較低的客戶提供較優(yōu)惠的信用條件，對分?jǐn)?shù)較高、風(fēng)險較大的客戶，企業(yè)可拒絕提供信用條件。

3.建立賒銷審批制度。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)設(shè)立賒銷審批制度，所有的賒銷業(yè)務(wù)必須經(jīng)過有審批資格的經(jīng)辦人員審批后方可辦理。不同的銷售金額應(yīng)由不同級別的經(jīng)辦人員授權(quán)審批，各經(jīng)辦人員只能在各自的權(quán)限內(nèi)辦理審批，超過限額的必須請示上一級領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后方可批準(zhǔn)，金額巨大的應(yīng)報(bào)請企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。同時，應(yīng)建立權(quán)責(zé)責(zé)任制，落實(shí)責(zé)任，并與經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，要求各經(jīng)辦人員對其審批的賒銷額進(jìn)行事后監(jiān)督，直到收回款項(xiàng)為止。

4.建立會計(jì)核算和監(jiān)控制度。會計(jì)部門應(yīng)對應(yīng)收賬款進(jìn)行日常會計(jì)核算，并定期統(tǒng)計(jì)應(yīng)收賬款的余額、賬齡及增減變動情況，對發(fā)現(xiàn)有欠賬、接近信用期的客戶應(yīng)及時向企業(yè)管理部門、銷售部門以及信用部門反映，力求在較短的時間內(nèi)掌握客戶還款、欠賬情況。企業(yè)會計(jì)部門還應(yīng)定期向賒銷客戶寄送對賬單和催交欠款通知書。對未超過期限的賒銷客戶，主要是獲得經(jīng)雙方供銷、財(cái)會經(jīng)辦人確認(rèn)無誤并簽章的對賬單，作為雙方對賬的原始依據(jù)；對超過期限的賒銷客戶，在發(fā)出對賬單的同時，需分發(fā)催交欠款通知書，及時催收欠款。企業(yè)供銷部門及有關(guān)經(jīng)辦人員應(yīng)積極配合財(cái)會部門做好此項(xiàng)工作。

5.建立責(zé)任中心。建立賒銷審批制度。從源頭上采取避免遭受損失的措施，實(shí)行“誰審批，誰負(fù)責(zé)”，對每一筆應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)的發(fā)生都有明確的責(zé)任人，以便于應(yīng)收賬款的及時回收以及減少壞賬損失。同時將催收業(yè)績納入績效考核。建立以業(yè)務(wù)人員為主、財(cái)務(wù)監(jiān)察人員為輔的催收欠款責(zé)任中心，將收回遠(yuǎn)期陳欠和控制壞賬作為績效考核標(biāo)準(zhǔn)，納入銷售人員與有關(guān)管理人員的績效考核之中，增強(qiáng)銷售人員對清理和催收陳賬的積極性。

6.制定應(yīng)收賬款回收、催收方案。對于一些在信用期外的應(yīng)收賬款或毫無跡象表明有還貸能力的單位和個人，收賬部門應(yīng)及時地制定出相應(yīng)的應(yīng)收賬款催收方案，并報(bào)上級主管部門審批。對于可能發(fā)生的收賬費(fèi)用、需要安排的收賬人員及收賬的日程安排也應(yīng)一并匯報(bào)，以防止有的企業(yè)出現(xiàn)收賬人員收回款項(xiàng)后攜款私逃使企業(yè)遭受損失的現(xiàn)象。

對部分不能收回的賬款實(shí)行風(fēng)險轉(zhuǎn)移。首先可以采取資產(chǎn)流動性上的轉(zhuǎn)移，即將應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)化為流動性更強(qiáng)的資產(chǎn)。由于票據(jù)是字面字據(jù)，比應(yīng)收賬款具有更強(qiáng)的索取權(quán)，票據(jù)可在未到期時向銀行申請貼現(xiàn)，也可以背書轉(zhuǎn)讓，流動性更強(qiáng)。當(dāng)企業(yè)不能及時回收賬款時，可以考慮將其轉(zhuǎn)化為應(yīng)收票據(jù)，在一定程度上可防止壞賬損失的發(fā)生。再次是對象上的轉(zhuǎn)移，以其應(yīng)收賬款的部分或全部為擔(dān)保品，在規(guī)定期限內(nèi)向金融機(jī)構(gòu)借款，也可以將應(yīng)收賬款全部出售給金融機(jī)構(gòu)，這樣的方法已在一些西方國家實(shí)行。最后還可以實(shí)行方向上的轉(zhuǎn)移。當(dāng)發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款很難收回時，企業(yè)可以靈活處理，從客戶手中購回自己需要的資產(chǎn)，以抵補(bǔ)這部分應(yīng)收賬款，即企業(yè)可以將這部分應(yīng)收賬款看作是事先預(yù)付給客戶購買資產(chǎn)的款項(xiàng)，從而實(shí)現(xiàn)了應(yīng)收賬款方向上的轉(zhuǎn)移。

7.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。企業(yè)不僅要對拖欠貨款的顧客加強(qiáng)監(jiān)控，還要對銷售人員的行為進(jìn)行控制。目前，有些銷售人員利用手中的權(quán)利和工作上的便利條件，周旋于企業(yè)和外地顧客之間，將收取的貨款不入賬或推遲入賬，從而挪作他用，甚至據(jù)為己有的情形也時有發(fā)生。因此必須堅(jiān)持對企業(yè)應(yīng)收賬款從發(fā)生到核算、管理、催收及回籠等環(huán)節(jié)的定期審計(jì)，及時發(fā)現(xiàn)和糾正弊端，防范因管理不嚴(yán)而出現(xiàn)的挪用、貪污、資金體外循環(huán)，以降低風(fēng)險，避免呆、死賬。

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(作者單位：廣西大學(xué) 廣西南寧 530004)(責(zé)編:賈偉)