[摘要] 在繁忙的商務(wù)活動(dòng)中，相關(guān)工作人員需要了解很多重要的有價(jià)值的商業(yè)信息，商務(wù)報(bào)告正是信息交流的有效手段。文章從商務(wù)報(bào)告的寫作程序、語(yǔ)言風(fēng)格、寫作原則等幾個(gè)方面入手，介紹如何成功撰寫商務(wù)報(bào)告。

[關(guān)鍵詞] 程序 風(fēng)格 原則

商務(wù)報(bào)告是國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中對(duì)已經(jīng)完成的工作向上司作的書(shū)面匯報(bào)，是公司中一種篇幅較長(zhǎng)的、更深入的、有事實(shí)和觀點(diǎn)的溝通方式，通常作為決策和行動(dòng)的基礎(chǔ)。寫商務(wù)報(bào)告的目的在于通過(guò)對(duì)有關(guān)事情的調(diào)查研究、獲取有用信息，并在此信息的基礎(chǔ)上得出結(jié)論，同時(shí)還需要提出建議，以便為商務(wù)報(bào)告讀者提出工作上的思路，為工作中的下一步?jīng)Q策提供可以參考的信息。因此，對(duì)于國(guó)際商務(wù)工作人員來(lái)說(shuō)，學(xué)會(huì)成功撰寫商務(wù)報(bào)告是必備的基本技能。

一、熟悉商務(wù)報(bào)告的寫作程序

1.限定范圍，確定報(bào)告內(nèi)容。報(bào)告的寫作者和要求寫報(bào)告的一方必須就報(bào)告的范圍達(dá)成一致。如果不限定范圍，最后的報(bào)告可能就太寬泛，沒(méi)有價(jià)值，或者包括了不相關(guān)的內(nèi)容。如，關(guān)于新產(chǎn)品投放到市場(chǎng)的情況，或關(guān)于人力資源培訓(xùn)，或關(guān)于產(chǎn)品銷售情況。

2.做研究計(jì)劃并進(jìn)行材料的收集。根據(jù)報(bào)告的內(nèi)容，對(duì)此做細(xì)致的研究，進(jìn)而計(jì)劃出報(bào)告的深度、復(fù)雜程度和研究方法。這直接決定參與報(bào)告的人員，報(bào)告所涉及的資金和需要收集的材料。

在決定了做什么調(diào)查和做多少調(diào)查之后，就可以開(kāi)始收集材料了。收集材料可以從公司內(nèi)部著手，也可以從生產(chǎn)部門獲取信息，還可以從一些政府部門，商業(yè)機(jī)構(gòu)等處獲取信息，再就是通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查，來(lái)往函電，新聞資料，因特網(wǎng)等途徑獲取有用信息。資料的收集必須全面，收集的信息必須認(rèn)真辯別真?zhèn)?，所收集到的信息必須盡可能地反映事實(shí)的真相。

3.編輯加工材料。所謂編輯加工材料是對(duì)所收集到的資料進(jìn)行科學(xué)處理。首先要根據(jù)所撰寫報(bào)告的主體，認(rèn)真分析信息。接著按照所需，將資料分門別類。明確哪些資料重要，哪些資料次要，等等。加工資料是一個(gè)去偽存真，去粗取精的過(guò)程。

4.寫一個(gè)詳細(xì)的提綱和草稿。在將所收集到的資料加工完畢后，就開(kāi)始初步擬訂報(bào)告的提綱和草稿。擬訂的過(guò)程中要注意條理性、邏輯性、按照事物，情況發(fā)展的先后順序進(jìn)行編序。

5.編輯草稿，確定最后信息，最終定稿。一旦要求你寫報(bào)告的人同意了之前的草稿，就可以寫正式報(bào)告了。

6.得出結(jié)論。結(jié)論的質(zhì)量能充分反映報(bào)告撰寫人的工作水平。寫結(jié)論可以根據(jù)不同的內(nèi)容列出項(xiàng)目，所得出的結(jié)論必須符合事實(shí)，令人可信。

7.提供建議。建議是寫報(bào)告的目的之一。建議的根據(jù)就是報(bào)告的主體和結(jié)論。如果所提供的建議合情合理，有充分的事實(shí)依據(jù)，那就為公司在該方面的決策提供了良策，是對(duì)公司的一大貢獻(xiàn)。

二、把握商務(wù)報(bào)告的語(yǔ)言風(fēng)格

商務(wù)報(bào)告屬于應(yīng)用文體，文中體現(xiàn)比較正式的語(yǔ)體，不能使用艱澀，古板的詞，不具有文學(xué)語(yǔ)言的夸張，渲染功能。一般來(lái)說(shuō)應(yīng)體現(xiàn)以下語(yǔ)言風(fēng)格。

1.簡(jiǎn)單，多樣化。簡(jiǎn)單是所有商務(wù)寫作的基本原則，不管是正式的還是非正式的報(bào)告，都要遵循這個(gè)原則。多樣化指根據(jù)報(bào)告的讀者，報(bào)告的寫作風(fēng)格也可以有所變化，不要千篇一律。

2.不同句子長(zhǎng)度。句子要多樣化，這也是商務(wù)寫作的原則之一。全部用太復(fù)雜的句子結(jié)構(gòu)，令人費(fèi)解，而太簡(jiǎn)單的句子用多了又顯得不正式，所以要注意句子結(jié)構(gòu)有變化，簡(jiǎn)單句和復(fù)合句搭配使用，力求生動(dòng)。

3.用格式劃分長(zhǎng)文章。有時(shí)可以通過(guò)用一系列的數(shù)字把內(nèi)容分成一些標(biāo)題。比如：

(1)Introduction(介紹）

(2)Discussions(討論）

a．Establishment of company catering facilities

b．Arrangements of seating

(3)Conclusions(結(jié)論）

(4)Recommendations(建議)

4.應(yīng)用圖表。借助表格、圖表、照片等來(lái)縮短報(bào)告的篇幅，講明報(bào)告內(nèi)容，增強(qiáng)文章的可讀性。報(bào)告中的圖表會(huì)簡(jiǎn)化信息，增加視覺(jué)效果和趣味性。

三、遵循商務(wù)報(bào)告的寫作原則

1.報(bào)告中所提供的信息尤其是數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確無(wú)誤。

2.報(bào)告必須完整、具體。作者必須陳述所有主要問(wèn)題的各個(gè)方面，仔細(xì)得出結(jié)論，對(duì)建議提出詳盡的支持。

3.清晰易懂。商務(wù)報(bào)告寫作應(yīng)盡可能使用常見(jiàn)的商務(wù)英語(yǔ)詞匯，寫報(bào)告的人必須要做到清楚地表達(dá)自己的意圖，任何文字不嚴(yán)密，含糊不清的詞句均應(yīng)避免使用，不能讓讀者產(chǎn)生誤解。當(dāng)你確定了想要傳達(dá)的內(nèi)容之后，就應(yīng)該用最樸實(shí)，簡(jiǎn)單的語(yǔ)句表達(dá)出來(lái)，而盡量避免使用具有不同含義，意思不確定的詞語(yǔ)。同時(shí)也要注意句子的結(jié)構(gòu)安排，使用必要的連詞或短語(yǔ)使句子連貫起來(lái)，要選擇簡(jiǎn)單的，直接的句式。應(yīng)該注意恰當(dāng)?shù)貏澐侄温?，通常情況下，一個(gè)段落圍繞一個(gè)主題。

4.簡(jiǎn)明扼要。商務(wù)文本的寫作都講究時(shí)間效益。不管是信函還是商務(wù)報(bào)告或商務(wù)建議書(shū)，或其它商務(wù)文本都需要簡(jiǎn)潔明了。不管是正式的商務(wù)報(bào)告還是非正式的商務(wù)報(bào)告都是如此。使用最簡(jiǎn)潔的語(yǔ)句表達(dá)最完整的意思。能使用單詞的不使用短語(yǔ)，能使用短語(yǔ)的不使用句子，能用短句的不用長(zhǎng)句。避免不必要的重復(fù)和過(guò)度的細(xì)節(jié)描述。但是簡(jiǎn)潔的原則是以不影響清楚為前提。

5.果斷肯定。所謂果斷肯定指寫商務(wù)報(bào)告時(shí)對(duì)有些事實(shí)的描述和觀點(diǎn)的闡述必須確定，語(yǔ)氣果斷，不能使讀者感到所報(bào)告的內(nèi)容難以決斷。商務(wù)報(bào)告作者必須果斷地表述自己的觀點(diǎn)。

總之，盡管商務(wù)報(bào)告有不同的格式和風(fēng)格，但都必須遵循商業(yè)寫作的一些共同特點(diǎn)。報(bào)告作者還要對(duì)讀者有較清楚的了解—了解他們的要求、需要、背景知識(shí)等。必須適合接受報(bào)告的人閱讀，更要滿足他們的閱讀目的，并據(jù)此進(jìn)行計(jì)劃和交流。

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