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        談商務(wù)英語應(yīng)用文的寫作特點(diǎn)

        2008-12-31 00:00:00賈秀花李曉坤
        商場現(xiàn)代化 2008年19期

        [摘要] 正確地掌握商務(wù)英語應(yīng)用文寫作的基本知識(shí)和寫作特點(diǎn),并能熟練地加以運(yùn)用,是外貿(mào)工作人員必須具備的專業(yè)技能。文章概括地介紹了商務(wù)英語應(yīng)用文的幾個(gè)重要特點(diǎn),并指出了它們之間的內(nèi)在關(guān)系。

        [關(guān)鍵詞] 體諒 具體 簡潔 完整

        隨著經(jīng)濟(jì)全球化的到來,尤其是在我國成為WTO成員國之后,我國與世界各國和地區(qū)之間的業(yè)務(wù)往來越來越頻繁。由此,國際商務(wù)溝通的作用也越來越重要。撰寫商務(wù)英語各式應(yīng)用文是國際商務(wù)往來中最常用的聯(lián)系方式,是開展對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易業(yè)務(wù)和有關(guān)商務(wù)活動(dòng)的重要工具。商務(wù)英語應(yīng)用文寫作不同于日常英語應(yīng)用文寫作,由于關(guān)系到貿(mào)易雙方的關(guān)系建立及利益獲取,所以相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)熟悉商務(wù)英語應(yīng)用文的寫作特點(diǎn),準(zhǔn)確把握在寫作過程中的幾個(gè)基本原則。

        一、用語禮貌

        盡量避免使用令人不愉快,不禮貌的措辭用語,要讓讀者有一種被尊重、愉悅的心情。在書寫之前就把握好你的語氣,要讓對(duì)方感覺到具有說服力又不失誠懇,要立場堅(jiān)定而又不失親切。恰當(dāng)?shù)恼Z氣會(huì)讓對(duì)方感到溫暖,產(chǎn)生興趣。

        及時(shí)回復(fù)也是一種禮貌,讓客戶等待回復(fù)是不禮貌的。如果你不能立即回復(fù)一封探詢信息的來信,那就寫信給對(duì)方解釋原因并應(yīng)做到盡早地給予答復(fù)。

        二、對(duì)方立場

        要把握書寫時(shí)的“體諒”原則,首先要求寫信人持有“You-attitude”,而不是“We-attitude”,也就是要多站在對(duì)方的立場上措辭,給予對(duì)方充分的體諒和照顧,始終考慮到對(duì)方的愿望,要求,以及讀信時(shí)的感受。要讓讀者對(duì)你的來函留有良好的印象。你需要為了最好地傳達(dá)信息、請(qǐng)求、希望等而精心設(shè)計(jì)好書信的內(nèi)容。最好能夠做到既拒絕了對(duì)方優(yōu)惠的要求又不破壞雙方的友好關(guān)系,既否定了對(duì)方打折的要求又不危及日后的往來。

        即使你收到了一封不友好,粗魯?shù)膩砗?,也不要以同樣不友好甚至有點(diǎn)尖刻的語氣回復(fù)對(duì)方。盡量多的使用積極,肯定的語氣,盡量少的使用否定語氣。

        下面舉幾個(gè)例子體會(huì)一下態(tài)度和語氣。

        a.We allow 3 percent discount for cash payment. (We-attitude)

        You earn 3 percent discount when you pay cash.(You-attitude)

        b.We feel sure that you will be satisfied. (Positive)

        We do not believe you will have cause for dissatisfaction. (Negative)

        三、表述清楚

        寫信人必須要做到清楚地表達(dá)自己的意圖,任何文字不嚴(yán)密,含糊不清的詞句均應(yīng)避免使用,不能讓讀信的一方產(chǎn)生誤解。當(dāng)你確定了想要傳達(dá)的內(nèi)容之后,就應(yīng)該用最樸實(shí),簡單的語句表達(dá)出來,而盡量避免使用具有不同含義,意思不確定的詞語。如:

        As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.(這里的bimonthly 有兩個(gè)基本詞義:一月兩次,兩月一次。這樣表達(dá)會(huì)讓對(duì)方迷惑不解。)可改寫為:

        We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.

        同時(shí)也要注意句子的結(jié)構(gòu)安排,使用必要的連詞或短語使句子連貫起來,要選擇簡單的,直接的句式。商務(wù)書信講究簡潔,一目了然,因此寫信人還應(yīng)該注意恰當(dāng)?shù)貏澐侄温?,通常情況下,一個(gè)段落圍繞一個(gè)主題。清楚明了的信函顯得更富有誠意。

        四、敘述完整

        商務(wù)書信中應(yīng)包括一切必要的信息。盡量不要在商務(wù)書信中使用附言,否則會(huì)讓對(duì)方感覺你做事不夠認(rèn)真,態(tài)度不夠真誠。一封不完整的商務(wù)書信有時(shí)會(huì)讓對(duì)方很懊惱,從中得不到期待得到的信息。這樣當(dāng)然會(huì)抑制貿(mào)易往來的順利進(jìn)行,使雙方的工作都受到了延誤。

        要想做到書信完整,最好的辦法就是站在讀信人的立場,不斷地詢問自己是否回答了對(duì)方的所有疑問。在發(fā)信之前再仔細(xì)檢查一遍是完全必要的。

        五、力求簡潔

        要求商務(wù)書信完整清楚的同時(shí),也要做到簡潔。使用最簡潔的語句表達(dá)最完整的意思。能使用單詞的不使用短語,能使用短語的不使用句子,能用短句的不用長句。避免不必要的重復(fù)和過度的細(xì)節(jié)描述。但是簡潔的原則是以不影響清楚為前提,清楚始終是商務(wù)書信的首要要求。如:

        用enclosed 代替 enclosed herewith

        用because 代替 due to the fact that

        用a draft for $ 1,000 代替 a draft in the amount of $ 1,000

        用Please write us .代替Please don’t hesitate to call upon us.

        六、指向具體

        要讓信函中所涉及的對(duì)象具體化,明確化。任何含糊不清或易于引起誤解以致混亂的表達(dá)方式都應(yīng)避免。商務(wù)書信中必須使用意義明確的表達(dá)方法。當(dāng)你要確認(rèn)一封來信時(shí)一定要提出它的日期、事由及編號(hào)等。

        七、書寫正確

        這里的正確除了指語法、標(biāo)點(diǎn)及拼寫正確外,還要求使用規(guī)范的語言,恰當(dāng)?shù)臄⑹觯_的數(shù)值。在給商務(wù)書信簽名時(shí),應(yīng)檢查其內(nèi)容的正確性,按照慣例檢測所寫內(nèi)容是否合適,要正確理解并使用對(duì)外貿(mào)易中所使用的專業(yè)術(shù)語。

        最后指出的是這幾個(gè)特點(diǎn)之間是相輔相成的,在實(shí)際使用中要做到統(tǒng)籌兼顧。

        參考文獻(xiàn):

        [1]尹小瑩:外貿(mào)英語函電[M].西安交通大學(xué)出版社,2004.2

        [2]火樹鈺:國際商務(wù)英語[M].清華大學(xué)出版社,2006.1

        [3]余富林:大學(xué)英語外貿(mào)翻譯教程[M].北京航空航天大學(xué)出版社,2000.6

        [4]李雅靜:涉外經(jīng)貿(mào)英語函電[M].青島海洋大學(xué)出版社,1997.9

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