員工離職時，采用以下步驟可以實現(xiàn)平穩(wěn)過渡。

對于企業(yè)家來說，員工流動通常會帶來一些挑戰(zhàn)、難題和爭論。當(dāng)然，員工離職的原因很多，包括升遷問題、找到一個新的更好的職位、退休或者合同期滿。

不管是什么原因，即使是員工被突然解職，他的直接主管和公司老板都要盡可能的獲取有關(guān)這位員工當(dāng)前的工作計劃、活動、交流、預(yù)定活動及職責(zé)的準(zhǔn)確信息，這非常重要。

這樣，就會避免很多在工作交接和員工更替過程中可能出現(xiàn)的問題。

1、你至少要清楚以下三個問題：

■當(dāng)前這位員工需要履行的典型任務(wù)和職責(zé)是什么?

■他的工作對內(nèi)外部客戶產(chǎn)生的相互影響和結(jié)果是什么?

■他的日常、每周、每月、每半年及每年的工作職責(zé)有哪些?

典型的例子包括有定期更新、報告、績效評估、會議與電話。

2、了解離職員工的工作表現(xiàn)。當(dāng)然，員工的很多職責(zé)都會在職務(wù)描述中列出，但是這些文件通常不會及時更新，所以它可能無法提供有幫助的準(zhǔn)確信息。你要了解這個員工怎樣工作，和誰一起工作，他的工作精確到什么程度以及工作質(zhì)量如何。

3、指定與離職員工溝通的主要人物。誰是值得信任或可以指望的?誰可以完全勝任接替者的角色?這位員工向誰報告，聽取誰的建議，向誰征求細(xì)節(jié)，受誰的指導(dǎo)，對誰開展活動甚至依靠誰?離職員工屬于哪個團隊、工作組、委員會或其他需要獲得反饋的組織?誰依靠這位離職員工以獲得建議、投入、批準(zhǔn)或指導(dǎo)?

4、了解離職員工怎樣評價同事、下屬和上級。這有助于讓接替的員工清楚在遇到何種情況時該尋求哪個人的幫助；對于某件事情、任務(wù)和責(zé)任應(yīng)該相信誰等。

很明顯也可以理解的一點是，現(xiàn)任員工離職后總會有一些遺留工作需要完成。理想狀態(tài)是，讓即將離職的員工為公司老板及其他員工留出足夠的時間處理，直到找到代替這一職位的新員工。

最好的情況則是，這位員工將會繼續(xù)留下來，直到雇傭到新員工并完成培訓(xùn)，實現(xiàn)更加平穩(wěn)的過渡。盡管如此，也會有一些不確定因素，如缺乏有效性、效率低下、生產(chǎn)力不足等。當(dāng)然，這種情況可以將負(fù)面影響降到最小。

在員工離職時解決這些問題、面對這些挑戰(zhàn)，將有助于防止現(xiàn)有生產(chǎn)力的脫節(jié)。但是，這不是衡量接替人選工作績效和是否成功交接的一成不變的標(biāo)準(zhǔn)。這些信息應(yīng)該作為提高工作效力的參考，讓接替人選能夠根據(jù)實際情況和未來發(fā)展應(yīng)用他的技術(shù)、知識和經(jīng)驗。

變化會帶來潛在的新機遇與創(chuàng)新。你希望接替人選能夠成功，但是你不希望他只是那位離職員工的翻版，尤其是在信任問題上。每個人在處理事務(wù)和與人交往時都會展現(xiàn)其獨特的個人能力、眼界和處事方法。離職員工相信某個同事、下屬或上級，并不意味著這位接替的新員工也要相信或不相信某個人。如果完全相同，則可能意味著這位新員工的失敗，你也會很失望。

你和其他人越能積極地看待這一變化過程，就越能更好地應(yīng)對人員流動中固有的挑戰(zhàn)，交接、過渡也就會愈加令人滿意和有效。

(譯 徐飏)