[摘要]教學(xué)檔案全面記載和反映了高校最基本的職能教學(xué)活動，是總結(jié)高校教學(xué)活動，尋找教學(xué)規(guī)律的最好依據(jù)，也是制定和偶發(fā)教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)計劃的重要依據(jù)；教學(xué)檔案中的典型教案、講義、教學(xué)經(jīng)驗總結(jié)等教師業(yè)務(wù)材料對提高教學(xué)水平、教學(xué)效果、推動教學(xué)改革有明顯的促進(jìn)作用。

[關(guān)鍵詞]高校教學(xué) 檔案管理 教學(xué)檔案

本文就高校教學(xué)檔案的形成、收集及如何做好教學(xué)檔案的管理工作做一探討。

一、教學(xué)檔案的形成

高校的教學(xué)實踐活動是由三部分組成的，一個是教學(xué)管理部門或教學(xué)管理人員的教學(xué)管理活動，一個是教學(xué)業(yè)務(wù)人員的教學(xué)實踐、教學(xué)研究過程，另外一個就是學(xué)生入學(xué)后學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識的活動。這三種活動即相對獨(dú)立又相互滲透，這些活動既要在教育的過程中進(jìn)行，又要在教育管理過程中，把上述過程中形成的有保存價值的教學(xué)文件材料收集整理，按歸檔要求按時整理歸檔。由此看來，教學(xué)檔案是高校進(jìn)行教學(xué)活動的真實記錄，是教學(xué)業(yè)務(wù)人員、學(xué)生及教學(xué)管理人員辛勤勞動的結(jié)晶。

高校教學(xué)檔案的內(nèi)容十分豐富，從教學(xué)人員“教”的方面看，教學(xué)檔案的主要內(nèi)容有：

1.教學(xué)計劃，教學(xué)方案，教學(xué)大綱及專業(yè)設(shè)置、課程安排等文件材料，是高校具體實施教學(xué)工作的重要依據(jù)和前提。

2.自編教材和參加全國統(tǒng)編教材、采用外來教材的目錄和簡介、典型教案、試題試卷分析、國內(nèi)外專家來校講稿，錄音、錄像以及本校錄制的各種教學(xué)錄像、錄音帶等材料。這些材料真實反映了高校教學(xué)水平和學(xué)術(shù)水平。

3.教學(xué)研究活動計劃、總結(jié)、典型教材、重要經(jīng)驗交流材料、教學(xué)檢查、教學(xué)督導(dǎo)材料，本校出版的教學(xué)研究刊物、簡報等。這些材料是高校的教學(xué)科研水平和教學(xué)經(jīng)驗的真實反映，對以后的教學(xué)科研工作具有借鑒和指導(dǎo)作用。

4.師資培養(yǎng)計劃、總結(jié)、典型材料、教師任課和完成工作任務(wù)的調(diào)查報告、進(jìn)修計劃和考核職稱的材料。這些材料反映了高校師資隊伍的建設(shè)情況。

從學(xué)生“學(xué)”的方面看，教學(xué)檔案的主要內(nèi)容有：

1.學(xué)生名冊、學(xué)生成績表、學(xué)生學(xué)籍登記表、畢業(yè)、肆業(yè)，結(jié)業(yè)等證書存根、學(xué)生休、退、復(fù)、轉(zhuǎn)學(xué)等學(xué)籍處理文件材料，畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查、同學(xué)錄、實習(xí)大綱、計劃、和總結(jié)、學(xué)生實習(xí)的典型報告，優(yōu)秀畢業(yè)生的畢業(yè)設(shè)計、論文、學(xué)位評定及審批材料等。這些材料是學(xué)生學(xué)習(xí)過程的真實反映，反映著高校教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生掌握專業(yè)文化知識的情況。

2.在“教”與“學(xué)”的過程中，又滲透著教學(xué)管理的“管”的內(nèi)容。教學(xué)管理材料既有上級關(guān)于教學(xué)方面的文件，又有本校貫徹上級文件形成的有關(guān)規(guī)定、辦法、請示、報告、總結(jié)、獎懲材料等。

總之，教學(xué)檔案是在教學(xué)管理、教學(xué)實踐活動中形成的，是“教”、“管”、“學(xué)”三個方面材料的有機(jī)結(jié)合，不能片面強(qiáng)調(diào)某一方面的內(nèi)容或某個部門的材料，而忽視其它材料的收集積累，應(yīng)從上述“教”、“管”、“學(xué)”三個方面，加強(qiáng)教學(xué)管理部門和教學(xué)業(yè)務(wù)部門教學(xué)文件材料的收集工作，保證教學(xué)文件材料的齊全完整，為學(xué)校教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量服務(wù)，為順利通過國家的教育教學(xué)評估服務(wù)。

二、高校教學(xué)檔案收集難的主要原因1.片面抓教學(xué)工作，對教學(xué)檔案的形成和收集工作重視不夠。教學(xué)活動是高校工作的重點(diǎn)和核心，為完成教學(xué)任務(wù)，學(xué)校的上上下下齊心協(xié)力，認(rèn)真組織，努力保證學(xué)校教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)并取得很大成績。但由于精力全部集中于教學(xué)，很少有人顧及教學(xué)文件材料的收集工作，尤其是領(lǐng)導(dǎo)的忽視，加之教學(xué)管理制度的不健全或不落實，人員安排不到位，經(jīng)費(fèi)投入不充分，導(dǎo)致教學(xué)文件材料的管理處于無序狀態(tài)，不能把應(yīng)歸檔的材料收集起來。一般來說，高校系級檔案管理工作起步較晚，制度不夠健全，教學(xué)檔案意識較為薄弱，對這項工作的重要性認(rèn)識不足，系里也沒有專職的檔案管理人員來負(fù)責(zé)，兼職檔案人員大都身兼數(shù)職，工作繁忙，主要精力集中于教學(xué)管理和其它日常事務(wù)，且大都未受過專業(yè)培訓(xùn)，檔案意識和檔案業(yè)務(wù)水平較低，而且很多情況下，檔案工作也未作為一項工作任務(wù)固定下來，未列入其職責(zé)范圍，這就難免缺乏工作責(zé)任感，難免在工作中出現(xiàn)一些漏洞。例如：文件不經(jīng)系統(tǒng)整理，用時亂翻，借閱、轉(zhuǎn)閱不登記、不催還，重要的教學(xué)文件難免時有流失，造成歸檔材料質(zhì)量不高，不僅影響教師教學(xué)水平的的發(fā)揮，教學(xué)質(zhì)量的提高，也影響著整個高校教學(xué)改革的穩(wěn)步、協(xié)調(diào)發(fā)展。2.群體檔案意識不強(qiáng)，教學(xué)部門和檔案部門缺乏應(yīng)有的溝通、協(xié)調(diào)。學(xué)校的許多部門普遍存在一種錯誤觀念，認(rèn)為他們的主要任務(wù)是教學(xué)和管理，檔案收集、管理是檔案部門的事，檔案材料的收集、整理與己無關(guān)，是分外之事，對檔案部門的通知、要求置之不理，對有關(guān)的歸檔范圍、歸檔要求漠不關(guān)心，不愿配合兼職檔案員或檔案部門做好檔案的收集工作；在部門規(guī)劃和工作制度中，很少提及檔案工作，即使形成一些文件材料，也因為沒有相應(yīng)的管理制度，缺少統(tǒng)一的可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致教學(xué)檔案的分類、整理處于混亂的局面。由于是分散保管又沒有責(zé)任意識，時間一長，因人、因事、因時導(dǎo)致材料流失。

許多教學(xué)、科研人員對檔案管理工作的認(rèn)識不足，甚至對教學(xué)文件材料的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中產(chǎn)生的，應(yīng)由自己保管；有的擔(dān)心歸檔后使用起來不方便，不如自己保管。有關(guān)教學(xué)活動沒有及時記錄，形成文件材料，或沒有注意收集保存。

例如：教研室的教研活動、教學(xué)經(jīng)驗介紹以及系部有關(guān)的教學(xué)工作會議等等。其實好多的教學(xué)工作都做了，甚至還做的很好，但就是因為沒有形成文字材料或沒有注意收集整理，導(dǎo)致最后無證可查。檔案材料齊全評估工作進(jìn)行的就會很順利，一旦材料缺少就要匆忙補(bǔ)救，造成很被動的局面，給工作帶來很大不便，甚至損失。3.主觀意識造成檔案材料不齊全、不完整。教學(xué)文件材料的形成部門或兼職檔案人員是否全部向檔案部門移交所有有價值的材料，是否按教學(xué)環(huán)節(jié)和歸檔要求，將教學(xué)文件材料轉(zhuǎn)化為教學(xué)檔案，也是保證教學(xué)檔案收集齊全完整的一個重要因素。在實際工作中教學(xué)文件材料的形成者往往會認(rèn)為某些材料“不重要“而任意處置，或?qū)ψ约河杏玫牟牧险紦?jù)不交。

三、加強(qiáng)教學(xué)檔案的有效管理1.轉(zhuǎn)變觀念，切實認(rèn)識教學(xué)檔案的重要性，重視檔案工作，改變片面抓教學(xué)而忽視教學(xué)檔案管理工作的局面2.提高廣大教職工的檔案意識，增強(qiáng)大家對檔案法規(guī)的認(rèn)識以及對教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識

3.改變教學(xué)檔案分散保管的狀態(tài)，實現(xiàn)集中統(tǒng)一保管高校應(yīng)逐步改變教學(xué)檔案由各個部門分散保管的狀態(tài)，各部門應(yīng)在日常工作中注意收集和積累有價值的文件材料，并按時移交檔案部門，實現(xiàn)教學(xué)檔案的集中統(tǒng)一管理。

4.加強(qiáng)協(xié)同管理，發(fā)揮各個管理職能部門的系統(tǒng)作用，促進(jìn)部門檔案工作的開展

高校應(yīng)建立由分管院領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)部門負(fù)責(zé)人、教學(xué)部門專兼職檔案人員的教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并建立嚴(yán)密的監(jiān)督機(jī)制，完善教學(xué)檔案的各項規(guī)章制度，在調(diào)研的基礎(chǔ)上公布各部門的歸檔范圍和保管期限表，提出明確的歸檔要求，明確崗位責(zé)任制和年度檢查評比制度，并及時將檢查評比情況予以公布，以促進(jìn)部門檔案工作的開展。兼職檔案人員可以采取邊學(xué)邊干的方法，檔案部門尖要求檔案管理者不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，也要掌握計算機(jī)及其相關(guān)知識，并采取各種方式檢驗其學(xué)習(xí)效果。檔案部門要定期對兼職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提高他們的業(yè)務(wù)水平。

四、建立有效的約束、監(jiān)督機(jī)制，促進(jìn)教學(xué)檔案工作的開展

爭取學(xué)校的支持，采取一些行政強(qiáng)制措施，建立和完善檔案部門的約束、監(jiān)督機(jī)制，使各部門和有關(guān)人員不得不完成教學(xué)文件材料的收集、積累和歸檔工作。如規(guī)定教工參加評定必須由檔案部門出具歸檔證明，確認(rèn)其已惟我獨(dú)尊原教學(xué)文件材料，否則取消其評職稱的資格；對教學(xué)部門實行一票否決，結(jié)合年度檢查評比的情況，凡沒有成教學(xué)文件材料的歸檔任務(wù)或歸檔不系統(tǒng)、不全面的，取消其當(dāng)年先進(jìn)的資格等等。采取上述各種措施，能有效制約各部門，有效規(guī)范部門檔案，使高校檔案工作逐步走上健康有序的發(fā)展軌道。采用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，努力實現(xiàn)教學(xué)檔案工作的現(xiàn)代化。

目前，學(xué)校各部門教學(xué)檔案管理和管理手段都很落后，隨著高校擴(kuò)招和教育體制改革的不斷深化，教學(xué)管理人員的工作量不斷增加，如果仍沿用人抄手寫的方式支日常教務(wù)工作和教學(xué)文件材料的管理，就不可能從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來，也難以適應(yīng)辦公自動化和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。應(yīng)逐步在教學(xué)檔案工作中采用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，實現(xiàn)計算機(jī)化，系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，采用統(tǒng)一的檔案文件管理軟件，建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的教學(xué)檔案管理價格經(jīng)，利用計算機(jī)進(jìn)行自動編目，自動檢索、自動統(tǒng)計、檔案借閱自動管理等一般的業(yè)務(wù)管理，避免部部門征得錄入數(shù)據(jù)，避免人力、物力的浪費(fèi)，實現(xiàn)不同部門間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，減輕工作人員的勞動強(qiáng)度，實現(xiàn)教學(xué)檔案的科學(xué)管理，大提高工作效率。還應(yīng)利用現(xiàn)代通信技術(shù)，實現(xiàn)教學(xué)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。檔案部門應(yīng)逐步建立教學(xué)檔案信息庫，如試題庫，學(xué)籍庫等，逐步參與教學(xué)管理，成為教學(xué)管理和教改的參謀部門，成為教學(xué)業(yè)務(wù)工作的信息咨詢部門之一，并納入全校信息系統(tǒng)管理和開發(fā)利用。

總之，只要學(xué)校重視教學(xué)檔案工作，逐步增強(qiáng)廣大教職工的檔案意識，再加上教學(xué)部門和檔案部門齊心合力，緊密配合，高校的教學(xué)檔案工作就一定會搞好。

（作者單位：山東煙臺農(nóng)業(yè)學(xué)校）