摘要：了解Excel單元格數(shù)據(jù)格式的含義及數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換的方法，并利用數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換功能解決在實(shí)際工作中遇到的Excel文本型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)值型數(shù)據(jù)和文本型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為時(shí)間型數(shù)據(jù)等問題。

關(guān)鍵詞：Excel；格式轉(zhuǎn)換；數(shù)值；文本；時(shí)間

中圖分類號：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-3044(2008)16-21358-02

The Technique of Cell Format Conversion in Excel

YAN Bing

(Henan Polytechnic Insitute， Library， Nanyang 473009， China)

Abstract: To know the meaning of cell data format conversion and methods of data format conversion， using the data format conversion to solve the problems of converting text format into numeric format or text format into time format In daily work.

Key words: Excel; format conversion; numeric; text; time

隨著信息化程度的提高，目前各行各業(yè)都用上了自己的實(shí)用軟件。Excel作為一個(gè)功能強(qiáng)大的電子表格軟件，可以幫助人們組織、計(jì)算和分析各類數(shù)據(jù)。因此，大多數(shù)軟件都提供了Excel導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)的功能。但是人們在操作過程中會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)類似如下的棘手的問題：轉(zhuǎn)存人Excel后的數(shù)據(jù)無法正常進(jìn)行函數(shù)計(jì)算，Excel文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫失敗等。造成這些問題的主要原因單元格格式不匹配。通過對單元格的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換就能解決這些問題。

1 文本型轉(zhuǎn)換為數(shù)值型

我們經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)文本型數(shù)字用函數(shù)計(jì)算時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤信息；筆者所在單位的學(xué)籍管理系統(tǒng)曾經(jīng)出現(xiàn)過導(dǎo)出的學(xué)籍信息Excel文件經(jīng)過修改后無法導(dǎo)入系統(tǒng)，經(jīng)過研究發(fā)現(xiàn)原來是因?yàn)橄嚓P(guān)數(shù)值的單元格式為文本型，導(dǎo)入到Access后數(shù)據(jù)無法識別。要解決這些問題，就要將文本型轉(zhuǎn)換為數(shù)值型，以下是幾種常見的文本型轉(zhuǎn)換為數(shù)值型的方法。

1.1 利用“智能標(biāo)記”

在默認(rèn)情況下，Excel 2003將文本格式的數(shù)字自動(dòng)檢查為“錯(cuò)誤”。在文本單元格的左上角出現(xiàn)一個(gè)綠色三角提示符，當(dāng)選中這些單元格時(shí)在附近并出現(xiàn)一個(gè)按鈕。單擊該按鈕后便彈出一個(gè)快捷菜單。在其中選中“轉(zhuǎn)換為數(shù)字”，完成了數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。如果文本型數(shù)據(jù)沒有出現(xiàn)該綠色三角提示符，可以先檢查一下是否啟動(dòng)了“錯(cuò)誤檢查選項(xiàng)”，啟動(dòng)的方法是：在“工具”菜單上，單擊“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，再單擊“錯(cuò)誤檢查”選項(xiàng)，確保選中了“數(shù)字以文本形式存儲”框，確定后即可。

1.2 利用“選擇性粘貼”

在數(shù)據(jù)所在工作表選中某個(gè)空白的單元格（確保該單元格數(shù)據(jù)類型是常規(guī)型或數(shù)值型），輸人數(shù)字l，復(fù)制該單元格。再選中需要轉(zhuǎn)換的單元格區(qū)域，在“編輯”菜單（或在選定的數(shù)據(jù)區(qū)域單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出快捷菜單）中單擊“選擇性粘貼”，彈出“選擇性粘貼”對話框（如圖1），在“運(yùn)算”區(qū)域下選擇“乘”，單擊“確定”，完成數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。（在空白單元格分別輸入“0，0，1”，然后在“選擇性粘貼”對話框中，對應(yīng)選擇“運(yùn)算”下面的“加，減，除”選項(xiàng)，然后點(diǎn)確定返回，也可以實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換。）

圖1 選擇性粘貼

1.3 利用“公式”

假定數(shù)據(jù)位于A列，在A列的右側(cè)插入一空白列B，在所插入的列的第一個(gè)單元格B1中輸入公式“=VALUE(TRIM(CLEAN(A1)))”，在B列中，選擇包含A列中數(shù)據(jù)的單元格右側(cè)的所有單元格。在“編輯”菜單上，指向“填充”，然后單擊“向下”。新列B包含A列中文本的值，選定同一區(qū)域后．單擊“編輯”菜單上的 “復(fù)制”。單擊單元格A1，然后在“編輯”菜單上單擊“選擇性粘貼”。在“粘貼”選項(xiàng)中選擇“數(shù)值”，單擊“確定”來將轉(zhuǎn)換的值重新粘貼到A列的頂部。最后刪除B列，完成數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。

1.4 利用“數(shù)據(jù)分列”

選中需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換的單元格所在的列，然后點(diǎn)擊 “數(shù)據(jù)”菜單，選中“分列”，出現(xiàn)“文本分列”對話框，在“原始數(shù)據(jù)類型”下，單擊“分隔符號”，然后單擊“下一步”；在第二步“分隔符號”下，單擊以選中“Tab鍵”復(fù)選框，然后單擊“下一步”。在第三步在 “列數(shù)據(jù)格式”下，單擊“常規(guī)”。單擊“高級”，相應(yīng)地設(shè)置“十位分隔符”和“千位分隔符”。單擊“確定”，完成數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。

在以上的四種方法中，如果數(shù)據(jù)排列在單個(gè)列中，使用“數(shù)據(jù)分列”效果較好；“選擇性粘貼”和“公式”較為靈活，“智能標(biāo)記法”適用于少量數(shù)據(jù)或者連續(xù)數(shù)據(jù)。

2 文本型轉(zhuǎn)換為日期型

很多軟件導(dǎo)出的Excel文件日期型數(shù)據(jù)都被轉(zhuǎn)換為20071102這樣的形式的文本型數(shù)據(jù)。在日常的工作中我們常常也需要在表格中輸入大量的日期數(shù)據(jù)，我們通常省略“-”簡便輸入20071102這樣的日期型數(shù)據(jù)， 但是Excel只認(rèn)為 2007/11/02 或者 2007-11-02為日期型數(shù)據(jù)，所以20071102被識別為文本型，即便是將單元格格式設(shè)為日期型也不能夠解決問題，20071102與2007-11-02進(jìn)行運(yùn)算將得出不同的結(jié)果，因此我們必須將文本型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為日期型數(shù)據(jù)，下面介紹三種文本型轉(zhuǎn)換為日期型的方法。

2.1 利用“自定義格式”

選中需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換的單元格區(qū)域，單擊右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”，打開“單元格格式”對話框，進(jìn)入“數(shù)字”標(biāo)簽，在“分類”列表中選擇“自定義”選項(xiàng)，然后在右側(cè)“類型”下面輸入自定義代碼“##-##-##”，點(diǎn)擊“確定”，完成數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。

圖2單元格格式

2.2 利用“公式”

假定數(shù)據(jù)位于A列，在A列的右側(cè)插入一空白列B，在所插入的列的第一個(gè)單元格B1中輸入公式“＝Text(C1，\"#-00-00\")”，在B列中，選擇包含A列中數(shù)據(jù)的單元格右側(cè)的所有單元格。在“編輯”菜單上，指向“填充”，然后單擊“向下”。新列B包含A列中文本的值，選定同一區(qū)域后．單擊“編輯”菜單上的 “復(fù)制”。單擊單元格A1，然后在“編輯”菜單上單擊“選擇性粘貼”。在“粘貼”選項(xiàng)中選擇“數(shù)值”，單擊“確定”來將轉(zhuǎn)換的值重新粘貼到A列的頂部。最后刪除B列，完成數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。

2.3 利用“數(shù)據(jù)分列”

選中需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換的單元格所在的列，然后點(diǎn)擊 “數(shù)據(jù)”菜單，選中“分列”，出現(xiàn)“文本分列”對話框，在“原始數(shù)據(jù)類型”下，選中“分隔符號”，然后單擊“下一步”；在第二步“分隔符號”下，選中“Tab鍵”復(fù)選框，然后單擊“下一步”；在第三步在 “列數(shù)據(jù)格式”下，選中“日期”，在后面的下拉框中選擇“YMD”，單擊“確定”，完成數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。

以上三種方法中，公式法適用比較靈活，對于不連續(xù)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換有較好的效果；自定義格式和數(shù)據(jù)分列比較適用于整列的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，表面上看自定義格式法雖然將輸入的數(shù)字轉(zhuǎn)換成了日期形式，但是，仍然是普通的數(shù)字格式，不能用日期函數(shù)對其進(jìn)行處理。

3 結(jié)束語

雖然說選擇性粘貼、數(shù)據(jù)分列、公式等都屬于比較基礎(chǔ)的操作，但是如果我們能夠靈活運(yùn)用這些的基本操作，不僅可以避免很多錯(cuò)誤，更可以達(dá)到提高效率，事半功倍的效果。

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注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文。