[摘 要] 本文從語(yǔ)用學(xué)的角度分析了在撰寫(xiě)英語(yǔ)商務(wù)信函時(shí)如何運(yùn)用禮貌策略達(dá)到有效的溝通，既傳遞了信息又不傷及對(duì)方的“面子”，從而建立和保持與外商良好的商務(wù)關(guān)系。

[關(guān)鍵詞] 商務(wù)信函 禮貌原則 面子 禮貌策略

中國(guó)在加入WTO之后，與世界各國(guó)之間的經(jīng)貿(mào)往來(lái)和商業(yè)交流日趨頻繁。商務(wù)信函作為商業(yè)交流的手段之一，在建立和維持商業(yè)聯(lián)系、合作買(mǎi)賣(mài)與保持良好關(guān)系方面發(fā)揮著重要的作用。因此，如何撰寫(xiě)有效的英文商務(wù)信函，成為國(guó)際商務(wù)工作者最為關(guān)心的問(wèn)題。本文擬從語(yǔ)用學(xué)的角度探討商務(wù)信函寫(xiě)作中禮貌策略的運(yùn)用，希望對(duì)廣大國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)的學(xué)習(xí)者和工作者有所裨益。

一、關(guān)于禮貌的語(yǔ)用研究

美國(guó)哲學(xué)家Grice在二十世紀(jì)六十年代后期提出了合作原則。Grice認(rèn)為在所有的語(yǔ)言交際活動(dòng)中，說(shuō)話(huà)人和聽(tīng)話(huà)人之間存在一種默契，一種雙方都應(yīng)該遵守的原則，他稱(chēng)之為會(huì)話(huà)的合作原則，這條根本原則可以具體體現(xiàn)為四條準(zhǔn)則:數(shù)量準(zhǔn)則、質(zhì)量準(zhǔn)則、關(guān)聯(lián)準(zhǔn)則和方式準(zhǔn)則。數(shù)量準(zhǔn)則規(guī)定了我們說(shuō)、寫(xiě)時(shí)所傳遞的信息量;質(zhì)量準(zhǔn)則規(guī)定了說(shuō)、寫(xiě)內(nèi)容的真實(shí)性;關(guān)聯(lián)準(zhǔn)則規(guī)定了所傳遞的信息要切題;方式準(zhǔn)則則在表達(dá)方式上提出了要求，即簡(jiǎn)明扼要、不含糊、不啰嗦。遵守所有這些準(zhǔn)則，人們就可以以最直接的方式、最高的效率進(jìn)行交際。但是，這些規(guī)約常常為了顧全對(duì)方的“面子”，不冒犯他，而故意被違反。而有關(guān)“面子”的研究可以追溯到上個(gè)世紀(jì)五十年代。當(dāng)時(shí)有不少語(yǔ)言學(xué)家和社會(huì)學(xué)家注意到語(yǔ)言運(yùn)用中的禮貌現(xiàn)象。其中，E.Goffman從社會(huì)學(xué)角度提出了“面子”問(wèn)題，他說(shuō)，人們?cè)诮煌袩o(wú)時(shí)無(wú)刻不涉及“臉面工作”。一方面，人的行為受到面子的約束，另一方面人們也期待他人對(duì)面子給予考慮（劉潤(rùn)清）。一九七八年，英國(guó)學(xué)者Brown 和 Levinson 合寫(xiě)了《語(yǔ)言應(yīng)用的普遍現(xiàn)象:禮貌現(xiàn)象》的文章，第一次對(duì)禮貌、面子這一問(wèn)題進(jìn)行了系統(tǒng)的探討。他們認(rèn)為面子實(shí)際上是一系列只有他人才能滿(mǎn)足的想法和希望。面子可分為兩類(lèi)：積極面子和消極面子。積極面子指人們的自我形象及個(gè)性，即在交際活動(dòng)中，人們希望自己的形象和個(gè)性得到保持，希望自己的言論、思想或行動(dòng)得到肯定和贊賞。消極面子指人們希望有自己的地域權(quán)、行動(dòng)權(quán)、不被打擾的權(quán)利，希望在社交活動(dòng)中自己的自由不受到侵犯。幾乎所有言語(yǔ)行為都是威脅面子的。例如，不同意或者批評(píng)威脅積極面子，而命令、請(qǐng)求則威脅消極面子。禮貌就是理性人為減少面子威脅所采取的策略行為。他們提出了五種禮貌策略，根據(jù)糾正的程度從強(qiáng)至弱依次為：1）放棄實(shí)施威脅面子的行為;2) 間接性策略;3)消極禮貌;4) 積極禮貌 ;5) 威脅面子的行為是赤裸裸地公開(kāi)的。其中經(jīng)常使用的有積極禮貌策略、消極禮貌策略和間接性策略。積極禮貌策略包括三個(gè)類(lèi)型：1)宣稱(chēng)雙方共同點(diǎn)(包括說(shuō)話(huà)人對(duì)聽(tīng)話(huà)人的贊賞、興趣和觀(guān)點(diǎn)方面的認(rèn)同等)；2) 表示雙方互相配合;3) 滿(mǎn)足聽(tīng)者或讀者的需要。消極禮貌策略也包括三個(gè)類(lèi)型:1）不強(qiáng)求（給聽(tīng)話(huà)人自主，他可以不接受說(shuō)話(huà)人的觀(guān)點(diǎn)或要求）;2）向聽(tīng)話(huà)人道歉（表明無(wú)意在感情或行動(dòng)上傷害聽(tīng)話(huà)人）；3）尋找借口（避免對(duì)方因欠情而產(chǎn)生尷尬，維護(hù)對(duì)方消極面子不受傷害）。間接禮貌策略: 避免直言不諱，不直接觸及對(duì)方的面子。

在Goffman 和 Brown Levinson 的研究及Grice的合作原則的基礎(chǔ)上，英國(guó)著名語(yǔ)言學(xué)家G.N.Leech 提出了“禮貌原則”。這一原則共分六條準(zhǔn)則:1）機(jī)智準(zhǔn)則;2）慷慨準(zhǔn)則;3）贊譽(yù)準(zhǔn)則；4）謙虛準(zhǔn)則;5）同意準(zhǔn)則;6）同情準(zhǔn)則。 Leech的禮貌原則被認(rèn)為是“拯救”了合作原則去解釋為什么人們經(jīng)常故意違反合作原則，時(shí)而拐彎抹角，時(shí)而聲東擊西。在言語(yǔ)交際中，人們往往首先考慮的不一定是合作，而是禮貌問(wèn)題。正如劉潤(rùn)清所說(shuō)的：禮貌原則實(shí)際上具有更大的約束力(1987）。

二、運(yùn)用禮貌原則和策略指導(dǎo)商務(wù)信函的寫(xiě)作

商務(wù)信函作為商務(wù)溝通的方式之一，負(fù)載著三個(gè)重要使命，即:使參與方之間完全互相理解;引出所需要的回應(yīng);同時(shí)建立良好企業(yè)形象及合作關(guān)系。要達(dá)到良好的溝通，這三者之間互相制約，缺一不可。而這三個(gè)目的的達(dá)到都與禮貌、得體的書(shū)寫(xiě)方式密不可分。在商務(wù)信函的書(shū)寫(xiě)中有一個(gè)公認(rèn)的7C原則，即:周到（consideration）、禮貌（courtesy）、清楚（clarity）、簡(jiǎn)明（conciseness）、具體（concreteness）、正確（correctness）、完整（completeness）。其中有兩個(gè)原則，即周到和禮貌涉及到禮貌策略的使用。根據(jù)Brown 和Levinson的面子說(shuō)，從商務(wù)書(shū)信的書(shū)寫(xiě)人角度來(lái)說(shuō)，他應(yīng)該盡量避免傷及收信人的積極面子和消極面子，也就是說(shuō)他應(yīng)采取積極面子策略和消極面子策略來(lái)維護(hù)收信人的面子。

根據(jù)所傳遞的信息性質(zhì)可將商務(wù)書(shū)信分為好消息、中性消息、壞消息及勸說(shuō)信，其中好消息和中性消息信函被稱(chēng)為日常信函。因?yàn)檫@兩種信函主要傳遞一些令人愉快的信息以及中性的、通知性的信息，并不過(guò)多涉及禮貌策略的運(yùn)用，因此不在本文討論范圍之內(nèi)。本文將聚焦于勸說(shuō)信和壞消息書(shū)信來(lái)分析一下各種禮貌策略的運(yùn)用。

勸說(shuō)信的目的通常是寫(xiě)信人打算通過(guò)此信說(shuō)服收信人做某件他尚未考慮的事或可能給他造成不便的事。因此從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，勸說(shuō)信屬于“請(qǐng)求”這類(lèi)言語(yǔ)行為，它內(nèi)在侵犯了交際者的消極面子。而壞消息書(shū)信主要指對(duì)各類(lèi)請(qǐng)求的拒絕信，這類(lèi)書(shū)信從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，表達(dá)了寫(xiě)信人對(duì)收信人觀(guān)點(diǎn)的不同意，威脅了收信人的積極面子，因此在書(shū)寫(xiě)時(shí)，應(yīng)采取歸納式，即先以中性或積極的表達(dá)開(kāi)頭來(lái)作為緩沖，然后解釋拒絕的原因，在解釋清楚之后再提出拒絕，并且最好為對(duì)方提出建設(shè)性的建議或替代方法，最后以積極的語(yǔ)言書(shū)寫(xiě)結(jié)尾。在具體的策略的使用上，應(yīng)盡量使用積極禮貌策略來(lái)通過(guò)表明自己與收信人之間的某些方面的共同之處來(lái)滿(mǎn)足對(duì)方的積極面子。

下面，筆者選取了一種特殊的信函——買(mǎi)方要求賣(mài)方折價(jià)的信。之所以說(shuō)其特殊，是因?yàn)樗邆渚芙^信和勸說(shuō)信的雙重特點(diǎn)，買(mǎi)方不同意賣(mài)方的報(bào)價(jià)，可視為拒絕；買(mǎi)方要求賣(mài)方折價(jià)，可視為勸說(shuō)。因此，這類(lèi)書(shū)信中，寫(xiě)信人應(yīng)該靈活運(yùn)用各種禮貌策略，以達(dá)到有效、得體的溝通。

Dear Sirs

We write to thank you 1for your quotation of 20th March and the samples of the LTZ Trimming Edge Cutters you enclosed.

After carefully examined the samples you mailed，we feel quite satisfied 2 with the quality of your goods and the way in which you have handled our inquiry. It would be profitable for both of our two sides 3if a long-term business relationship could be established.

However， our marketing research reveals that the prices you quoted appear to be on the high side even for the tools of this quality because goods of similar quality are being sold at the prevailing levels， three percent lower than your present ones. Some of our clients feel worried that accepting such an offer would only leave them with a small margin of profit on their sales.

May we suggest 4 that you could 5perhaps 6make some allowance， say， two percent off your quoted prices? We feel confident 7that the revised ones would help introduce your products into our local markets. And you could 8 also rely on a large volume of orders from us if our customers see increasing benefits from their deals.

Please9 kindly inform us of your decision as soon as possible because we need your information to work out our import schedule by the end of this month.

Yours faithfully

該函件的前三個(gè)自然段從內(nèi)容上來(lái)看為拒絕信， 威脅到了收信人的積極面子。因此寫(xiě)信人運(yùn)用了一些積極禮貌策略，如：一開(kāi)篇寫(xiě)信人就表示出對(duì)對(duì)方的關(guān)注（1 thank you），然后在談及對(duì)方產(chǎn)品的質(zhì)量和對(duì)方處理詢(xún)價(jià)的方式上表達(dá)對(duì)他們的認(rèn)可與肯定（2 quite satisfied ），并且用了both of our two sides 來(lái)突出他的“聚焦合作”的意愿，使函件讀者產(chǎn)生“互惠”的共鳴感，這樣雙方有了共同利益基礎(chǔ)和共同語(yǔ)言。在使用了這些積極禮貌策略之后，寫(xiě)信人再提出對(duì)方報(bào)價(jià)略顯偏高，收信人就不會(huì)感到太唐突，挽救了他的積極面子。

在第四自然段中，寫(xiě)信人向收信人提出了折價(jià)的請(qǐng)求。這時(shí)，收信人的消極面子收到了威脅，因此，寫(xiě)信人使用了一些消極禮貌策略，如：“給予受信人行動(dòng)的自由，不強(qiáng)求”，寫(xiě)信人使用了“規(guī)約性間接表達(dá)”（4 may we suggest；5 you could；8 you could）。寫(xiě)信人還通過(guò)不忽視收信人的方式強(qiáng)調(diào)了收信人的“行動(dòng)自由”（6 perhaps）。為了使強(qiáng)加最小化，寫(xiě)信人借助了規(guī)約性禮貌標(biāo)記詞（9 please）等等。以上這些策略的使用，從最大程度上減小了對(duì)收信人的強(qiáng)加，充分給予他行動(dòng)的自由，滿(mǎn)足了他的消極面子。

三、結(jié)論

綜上所述，在商務(wù)書(shū)信特別是拒絕信和勸說(shuō)信的書(shū)寫(xiě)過(guò)程中，寫(xiě)信人應(yīng)充分考慮收信人的利益、處境和感受，遵守禮貌原則，使收信人的利益、對(duì)他的贊揚(yáng)和同意達(dá)到最大化，運(yùn)用積極禮貌策略和消極禮貌策略滿(mǎn)足和維護(hù)收信人的積極面子和消極面子，以達(dá)到良好的溝通并建立持久、互惠的合作關(guān)系，這對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益乃至國(guó)家經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展都具有重要的意義。

參考文獻(xiàn)

[1]Leech，G.1983，Principles of Pragmatics， CUP， Cambridge

[2]Brown， Penelope， and Levinson，1987，Politeness:Some Universals in Language Use

[3]陸墨珠:2002，Communicating in International Business.中國(guó)對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易出版社

[4]劉潤(rùn)清:1987(2)關(guān)于Leech的“禮貌原則”《外語(yǔ)教學(xué)與研究》