摘要：隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，目前，企業(yè)大都依托辦公自動化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文書管理與檔案管理的整合，秘書與檔案工作關系越來越密切，而且很多秘書都是企業(yè)的檔案管理員，兼管企業(yè)檔案信息資源，文書工作與檔案管理工作逐漸真正實現(xiàn)管理一體化，文秘人員的素質(zhì)高低直接影響了文檔管理質(zhì)量。這種現(xiàn)狀對職業(yè)定位于企業(yè)的高職文秘專業(yè)的人才培養(yǎng)模式帶來了極大的影響，促使它革新教學模式、人才培養(yǎng)方法等，以適應社會對文秘人才的需求。

關鍵詞：文檔一體化；高職文秘；人才培養(yǎng)

中圖分類號：F272.9文獻標志碼：Ａ文章編號：1673-291X(2008)18-0051-02

文檔一體化管理，就是將目前機關中的“文書處理”和“檔案管理”工作整合為一個既統(tǒng)一又分工，既聯(lián)系又有區(qū)別的管理過程。實現(xiàn)文檔一體化的實質(zhì)是把現(xiàn)代秘書與檔案工作組織制度到具體工作流程真正整合，目的是為了統(tǒng)一網(wǎng)絡時代對電子文檔的設計、形成和維護三個階段的工序和規(guī)范要求。隨著信息時代的到來，我國開始實行了文管和檔管的一體化，推動了文書和檔案工作的進一步銜接，實現(xiàn)公文處理、文書立卷、檔案保管、提供利用的一條龍管理。文檔一體化的作用突出地表現(xiàn)在可以加速檔案工作的步伐，促進企業(yè)信息的發(fā)展，也有利于資源的優(yōu)化和合理使用。

自動化環(huán)境下的文件處理理流程、管理理方法也與過去手工作業(yè)環(huán)境下的文件管理流程和管理方法是不同的，手工作業(yè)的最大特征是以物化的紙質(zhì)文件作為處理對象，在對紙質(zhì)文件的控制與組織管理中，文件管理方法的設計是以業(yè)務的流程“分工”作為基木特點，由于以計算機技術為核心的信息技術在文件管理部門的逐步運用，手工作業(yè)的以流程分工為特點的文件管理模式己經(jīng)不能適應文件形成環(huán)境變化和文件管理新變化的需要。因此中小型企業(yè)單位，本著精簡、效益的原則，都是實行文檔一體化。因此，對于職業(yè)定位于企業(yè)的高職文秘專業(yè)來講，勢必要革新其人才培養(yǎng)模式，以適應社會需求。

一、網(wǎng)絡環(huán)境下企業(yè)文檔一體化管理現(xiàn)狀

為了探尋適合地方經(jīng)濟需要的文秘人才培養(yǎng)方案，筆者走訪調(diào)查了地方主要企業(yè)，根據(jù)在浙北地區(qū)部分企業(yè)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)：有很多小企業(yè)是沒有專門設立檔案室，都是由秘書辦公室兼管，檔案管理員是由秘書兼職。大中型企業(yè)大約七成設有檔案室，由專門的檔案管理人員管理；多數(shù)企業(yè)創(chuàng)建了辦公自動化管理系統(tǒng)，但辦公系統(tǒng)中有檔案管理功能的不到一半。歸納起來有以下幾點：

1.多數(shù)企業(yè)已基本實現(xiàn)辦公自動化。隨著計算機和網(wǎng)絡的發(fā)展和應用，多數(shù)公司及基層單位，辦公自動化水平提高，文件在形成和流轉中，起草、改稿、定稿、印制等運作過程是在計算機和通訊網(wǎng)絡中進行的，改變了傳統(tǒng)寫作方式和表現(xiàn)形式，并初步摸索文件的鑒定、分類、歸檔編號由軟件程序設定處理。檢索目錄、配套排列在以辦公室為中心管理體系的辦公自動化管理系統(tǒng)中一經(jīng)形成。據(jù)調(diào)查，目前除了民營企業(yè)游離在外，已經(jīng)應用辦公自動化系統(tǒng)的企業(yè)已達75%以上。

2.多數(shù)企業(yè)檔案室雖然也上網(wǎng)，但對計算機的應用單一，開發(fā)功能較簡單。與文書部門電子化管理相比，檔案部門的辦公自動化水平有些偏低，有的僅僅用于檔案目錄管理或文件打字貯存，利用效率低，造成人力、財力、物力的極大浪費，使現(xiàn)代設備不能物盡其用。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，由于國家大力推廣文檔一體化，一些新興企業(yè)或實力強的企業(yè)在檔案部門的督導下，對企業(yè)文檔管理加大投資，購進先進的設備和管理軟件，但是實際應用效率不盡人意，使用效率較低。

3.所應用的軟件多、亂，缺乏通用性，無法統(tǒng)一，不能實現(xiàn)資源共享。現(xiàn)在市場上有很多的文檔管理軟件，功能的側重點不一，而且國家也沒有統(tǒng)一標準，很多企業(yè)對軟件功能不了解，隨意購買，廠家只是對檔案管理人員進行簡單的指導，因此，管理人員對軟件的功能應用單一，不能很好地發(fā)揮作用。此外，所應用的軟件企業(yè)與企業(yè)之間，沒有共同的通用平臺，不能實現(xiàn)資源共享，甚至所應用的軟件只適用于文件管理，對圖紙、聲像等特殊載體的科技資料管理缺乏實用的管理方法，這都影響了檔案系統(tǒng)整體水平的提高，制約了文檔一體化的進程，也使得企業(yè)檔案資源不能很好地發(fā)揮應有的價值。

4.檔案信息管理人員素質(zhì)普遍偏低。從調(diào)查情況來看，許多企業(yè)的檔案管理部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，尤其是檔案、信息處理的復合型人才更是少之甚少，大部分文檔管理人員計算機水平偏低，只是簡單地文字處理，專業(yè)技術知識缺乏，盡管引進了現(xiàn)代化設備，但不能發(fā)揮作用，就更談不上檔案信息化了。

二、對高職文秘專業(yè)人才培養(yǎng)的影響

在現(xiàn)代企業(yè)組織發(fā)展面臨的信息化、網(wǎng)絡化的新環(huán)境下，企業(yè)文檔管理已經(jīng)開始突破傳統(tǒng)的關注事務性的管理層次，上升到通過文檔管理實現(xiàn)知識化管理的新的更高層次上面來。計算機時代給文檔管理帶來了新的機遇，也提出了新挑戰(zhàn)。結合調(diào)查分析和高職文秘教育現(xiàn)狀，本人認為，當前應著重強化提高文秘專業(yè)學生的綜合素質(zhì)，學習計算機知識和多媒體辦公自動化技能，主動迎接知識經(jīng)濟時代的挑戰(zhàn)，迅速從單一“辦文型”向復合“應用型”轉化，從文秘型向綜合型轉化。為了適用社會需求，高職文秘專業(yè)人才培養(yǎng)模式可從以下幾方面作調(diào)整：

1.轉變觀念，調(diào)整課程，減少理論性課程，增加實踐性課程比例。大多數(shù)高職院校為了順應潮流，僅看到了市場對文秘才需求的增長，跟風開設這一專業(yè)，但對文秘專業(yè)的課程設置缺乏深入的研究，對市場要求文秘人員具備的能力缺少了解，照抄照搬本科教育的大部分課程，比如，現(xiàn)代漢語、中國文學、文學概論、文書學、檔案管理學等理論課程，這些課程再加上幾門思想政治課已占了很大的比重，真正能突出高職文秘特點的主干課所剩無幾，沒有高職特色，在市場經(jīng)濟中高職文秘學生處于競爭劣勢。因此，高職文秘專業(yè)應轉變觀念，調(diào)整課程體系，增加實踐性課程比例，以培養(yǎng)“技能型”的實用人才。目前，已有許多高職院校的文秘專業(yè)教學計劃中，開始增加實踐教學課時，有的已占到40%以上。只有這樣才能提高顯示出高職文秘人才的特色和優(yōu)勢，適用文檔一體化趨勢。

2.落實計算機課程教學，切實提高學生辦公自動化水平。高職文秘專業(yè)都設有計算機課程，讓學生熟悉計算機知識和使用方法，但由于條件限制，學生的計算機應用能力不強，只是停留在文字和簡單的數(shù)據(jù)處理，而對于信息管理能力要求不高。辦公自動化課程由于缺乏實踐操作的設備，很多實踐教學內(nèi)容無法完成，課程流于形式，學生辦公自動化水平不高。因此要采取得力措施，真正落實計算機課程，切實提高學生辦公自動化水平，以適用市場需求，增強競爭能力。

3.改革文書和檔案管理學教學內(nèi)容和方式，傾向專業(yè)技能培養(yǎng)。傳統(tǒng)的文書學和檔案學注重理論傳授，老師也都是專業(yè)教師，缺乏實踐能力，課堂教學和教材也都是借鑒或采用本科教材，與實際脫節(jié)，使得高職學生缺乏特色，無法與本科生競爭。而實際社會需要的是有實際操作能力的技能型人才，因此，改革改革文書和檔案管理學教學內(nèi)容和方式，向專業(yè)技能培養(yǎng)傾斜，使用自編實訓教材，邀請企業(yè)的一線的文檔管理專家走上課堂，講授實際知識。

4.充分提供實習機會，培養(yǎng)學生綜合信息管理素質(zhì)。“走出課堂、走進企業(yè)、走上社會，產(chǎn)學結合”是近年來高職院校探索提高學生實踐能力的一種共識，但實踐一直是高職院校文秘專業(yè)頭疼的一個問題，尋找實習單位難度非常大。因此，高職院校文秘專業(yè)應根據(jù)實際情況“分段推進，內(nèi)外結合，虛擬與實戰(zhàn)一體化”，建立“網(wǎng)狀散點式”的企學合作的文秘人才培養(yǎng)實踐實訓基地，充分發(fā)揮了實踐教學與職業(yè)素質(zhì)訓導、職業(yè)技能訓練與考核等功能，憑借現(xiàn)代化的教學硬件，不斷開展實踐教學創(chuàng)新活動，構建仿真訓練系統(tǒng)和頂崗實習機會，營造出與訓練、生產(chǎn)、服務第一線現(xiàn)場相一致的職業(yè)活動氛圍，使學生秘書信息管理綜合能力不斷提高。

參考文獻：

[1]李忠榮.對新時期秘書工作與檔案工作互動關系的思考[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2007，（28）.

[2]支貴生.秘書的辦公室檔案工作芻議.[J].蘭臺世界，2006，（2）.

[3]劉鵬.企業(yè)檔案管理信息化建設的幾點思考[J].新疆電力，2005，（3）.