據(jù)統(tǒng)計(jì)，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達(dá)數(shù)百億封。筆者從事傳媒工作，幾年下來，郵箱內(nèi)也有了上千封電子郵件。每天處理很多的郵件，而郵件格式不規(guī)范，影響處理信息的效率。比如，有的郵件不寫主題、有的郵件主題與內(nèi)容不符、有的郵件正文設(shè)置不自動(dòng)換行等，對收件人閱讀郵件造成障礙，浪費(fèi)時(shí)間。在企業(yè)管理中，電子郵箱是必不可少的通訊工具，而建設(shè)簡單、務(wù)實(shí)、高效的電子郵件文化，提升信息處理速度是非常必要的。

電子郵件文化，就是要規(guī)范使用電子郵件格式，提倡電子郵件文化禮儀，以提高處理郵件效率，節(jié)省時(shí)間為目的。網(wǎng)絡(luò)使人溝通快捷，寫電子郵件時(shí)則應(yīng)慢下來，想到收信人會(huì)怎樣看這封Email，時(shí)刻站在對方立場考慮，將心比心，揖讓進(jìn)退之態(tài)自然見于字里行間，而且顯得更彬彬有禮。電子郵件除正文繼承傳統(tǒng)書信規(guī)范外，主要有兩點(diǎn)需要規(guī)范：

電子郵件的主題設(shè)置

收件人看到電子郵件的第一信息來自郵件主題。通過主題能讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。主題設(shè)置的好壞直接影響收件人的閱讀效率，因此要做到“四忌一約定”。

一忌空。一封不寫主題的郵件，是非常失禮的一件事情，就像一個(gè)小朋友冒失上門而不通名報(bào)姓一樣，讓收件人摸不到頭緒；

二忌長。主題字?jǐn)?shù)太長，正文的中心思想是說明白了，但現(xiàn)有電子郵箱不支持長名，遇到長名主題，網(wǎng)站系統(tǒng)會(huì)以這樣“……”省略符號(hào)代替，收件人看不明白，發(fā)送人也是白辛苦；

三忌多。一封信盡可能只設(shè)置一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于收件人日后整理信息。例如有三份稿件要寄往雜志社，我會(huì)分三次發(fā)送稿件及圖片，這樣便于編輯室查詢；

四忌特。主題上不要使用收件人看不懂的符號(hào)，或是隨便就用“特”、“急”、“緊急”之類的字眼。

對于企業(yè)、團(tuán)隊(duì)或經(jīng)常通信的朋友可以做一個(gè)約定——使用特定語句來寫明主題，更能提升處理信息的速度。這里試舉一例，如約定企業(yè)內(nèi)部發(fā)送郵件時(shí)，主題前要加上部門名稱后再說明正文主題，“X部門——關(guān)于XXX”。對通信內(nèi)容進(jìn)行分類，進(jìn)一步約定主題詞“會(huì)議”、“總結(jié)”等，這樣主題就可寫成“X部門——會(huì)議——關(guān)于XXX”。使收件人一目了然，利于信息管理，也便于以后查詢。

再如正文內(nèi)容簡單，一句話就能在主題中說明白，也可約定一個(gè)結(jié)束符號(hào)，綴于主題后結(jié)尾，已告明收件人：可以不打開郵件，內(nèi)容在主題中已說明了。這樣就可以節(jié)約收件人的時(shí)間，提高處理信息速度。

總之主題設(shè)置要簡單、扼要、明了、易懂。

電子郵件的回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)、抄送

電子郵箱有很多實(shí)用的功能，方便使用者。自動(dòng)回復(fù)就是這樣，可以使收件人不用重新輸入郵箱地址，就可快速處理郵件。如果你正在出差或休假，當(dāng)然應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。但有很多人在日常工作中，把郵箱設(shè)置成自動(dòng)回復(fù)，雖然能起到及時(shí)回復(fù)信息的作用，但也在不知不覺中給別人的郵箱增加了負(fù)擔(dān)。應(yīng)該慎用郵箱的自動(dòng)回復(fù)功能，在回復(fù)郵件時(shí)應(yīng)遵循五項(xiàng)原則：

一是根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE（在回復(fù)郵件主題前的標(biāo)記，大多為郵箱系統(tǒng)自行填加的，可更改）。當(dāng)就同一問題多次回復(fù)討論時(shí)，你RE來，他RE去，來回三四次后，這個(gè)主題一定成了RE：RE：RE：……，郵件越RE越高，導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不方便閱讀。這時(shí)應(yīng)當(dāng)對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，突出有用信息?；蚴歉纱嗑湍闷痣娫挏贤?。每種溝通方式都各有利弊，用電子郵件三四次說不明白的事情，最好更改溝通方式。

二是回復(fù)郵件內(nèi)容簡單也要講究完整性。有的人在回復(fù)郵件時(shí)，光寫上“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼。如果收件人很忙或事隔多日，收件人不會(huì)很快清楚你是因?yàn)槭裁词虑榛貜?fù)信息。我建議把需要回復(fù)事件簡述一遍，再說自己處理此事的結(jié)果，這樣就能使收件人獲得完整信息。越簡單的事情越要做好，更能體現(xiàn)一個(gè)人的職業(yè)素養(yǎng)。

三是回復(fù)要有針對性。認(rèn)真閱讀郵件，當(dāng)回復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案，進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解。避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。

四是轉(zhuǎn)發(fā)郵件要謹(jǐn)慎。對轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要，還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理。

五是正確使用抄送。只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。抄送中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如，按部門排列，按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象，也使信息收件人方便閱讀、處理信息。

(責(zé)任編輯：郝幸田)