在當(dāng)今時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)和虛擬現(xiàn)實(shí)等現(xiàn)代技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用，人類社會(huì)的實(shí)踐方式發(fā)生了極大的變化，其中最引人矚目的新變化之一，是出現(xiàn)了一種前所未有的嶄新社會(huì)實(shí)踐形式——虛擬實(shí)踐。在虛擬實(shí)踐的旗幟下，檔案整理實(shí)踐形式也出現(xiàn)了革新——虛擬整理，并在不可逆轉(zhuǎn)的逐步擴(kuò)展和普及。檔案整理正朝著一個(gè)新的發(fā)展階段前進(jìn)——虛擬化階段，檔案虛擬化整理將日益成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)。

一、檔案虛擬化整理的內(nèi)涵

檔案虛擬化整理，不能像人們的觀念活動(dòng)那樣沒有物質(zhì)載體，它是一種現(xiàn)實(shí)性的實(shí)踐活動(dòng)。從其所運(yùn)用的手段來說，檔案虛擬化整理不但要借助于信息網(wǎng)絡(luò)的虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，而且還要借助于電腦、因特網(wǎng)、網(wǎng)線及諸多電子設(shè)備，這些都是必須依賴的物質(zhì)載體；從其整理的對(duì)象來說，它既包括電子文件也包括現(xiàn)實(shí)中紙質(zhì)文件，這兩部分檔案都是客觀存在的，是具有現(xiàn)實(shí)性的；從整理的過程來看，檔案虛擬化整理僅靠大腦中的思維活動(dòng)是實(shí)現(xiàn)不了的，這個(gè)過程是思維、肢體或語言、機(jī)器同時(shí)運(yùn)用的一個(gè)系統(tǒng)過程，這是一個(gè)活生生的、感性的活動(dòng)過程，是有人的真實(shí)行動(dòng)參與的過程；從其使用的技術(shù)上說，檔案虛擬化整理使用了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的各項(xiàng)技術(shù)，包括數(shù)字計(jì)算技術(shù)、文字處理技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、人工智能、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等，而所有這些技術(shù)都依賴一定的設(shè)備和人來操作實(shí)現(xiàn)的，同樣具有現(xiàn)實(shí)性。檔案虛擬化整理是檔案數(shù)字化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是檔案工作實(shí)踐的一種重要方式，檔案虛擬化整理是對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)體整理的革新，它是迄今檔案整理發(fā)展的最高階段。檔案實(shí)體整理與檔案虛擬化整理之間的關(guān)系具體如圖1所示：

二、檔案虛擬化整理的發(fā)展階段與趨向

第一階段：檔案整理手段的虛擬化。人類最早應(yīng)用在檔案整理活動(dòng)中的虛擬技木是檔案整理手段的虛擬，如檔案的分類方法、立卷組合方法、檔號(hào)等，它們是檔案整理的幾個(gè)非常重要的手段，但卻并非是實(shí)實(shí)在在的存在物，是一種典型的虛擬思維整理活動(dòng)，是檔案虛擬化整理的重要手段。檔案虛擬化整理手段通常依賴于現(xiàn)實(shí)空間的存在物，通過利用“實(shí)物符號(hào)”、“電子化符號(hào)”、“影像化符號(hào)”等中介手段，對(duì)檔案進(jìn)行虛擬整理。如音像檔案通過光、電等手段，先在物理空間把實(shí)物轉(zhuǎn)化成“影像符號(hào)”，然后再在虛擬空間展示出來，再根據(jù)其內(nèi)容及完整性情況對(duì)其進(jìn)行整理。總的看來，這一階段檔案虛擬化整理主要集中在檔案整理的手段上，主要表現(xiàn)在思維形態(tài)的虛擬整理即虛擬思維整理，通過利用虛擬化的符號(hào)體系來對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行整理。但這階段的檔案整理還不能擺脫檔案載體現(xiàn)實(shí)性的局限，難以實(shí)現(xiàn)獨(dú)立形態(tài)的檔案虛擬化整理。

第二階段：檔案的虛擬化。檔案的虛擬化也經(jīng)歷兩個(gè)階段。首先，檔案自身屬性的虛擬化。人們認(rèn)識(shí)事物首先是通過認(rèn)識(shí)事物自身的屬性開始的，人們正是通過自己的感官去感知事物的存在，如通過顏色、氣味、聲音、圖形、用軟硬、冷熱等進(jìn)行識(shí)別，從而認(rèn)識(shí)事物的性質(zhì)。進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案突破了傳統(tǒng)的時(shí)空限制局限，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案自身更多的屬性顯現(xiàn)出來，真實(shí)的被感知。其次，檔案的虛擬化。首先是檔案自身的虛擬化，如各種類型的電子文件；其次是檔案集合的虛擬化，如虛擬檔案館；再次是檔案機(jī)構(gòu)或組織的虛擬化；最后就是檔案管理體制和社會(huì)的虛擬化。這階段的檔案整理，憑借著虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，可以超載現(xiàn)實(shí)時(shí)空，完全擺脫檔案載體現(xiàn)實(shí)性的局限，在虛擬的時(shí)空中對(duì)檔案進(jìn)行虛擬化整理，基本實(shí)現(xiàn)獨(dú)立形態(tài)的檔案虛擬化整理，但某種程度還是依賴于人的活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)檔案的整理。

第三階段：檔案整理者的虛擬化。首先是檔案整理者的半虛擬化。所謂檔案整理的半虛擬化，是指對(duì)檔案進(jìn)行管理的還是現(xiàn)實(shí)中的人，但由于是突破傳統(tǒng)時(shí)空的限制，在網(wǎng)絡(luò)空間通過利用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行整理，而不必親自動(dòng)手或親臨現(xiàn)場(chǎng)對(duì)檔案進(jìn)行整理，這樣，檔案整理者就表現(xiàn)出虛擬的特性，故稱其為檔案虛擬整理者。其次是檔案整理者的完全虛擬化。這時(shí)的檔案整理者不再是現(xiàn)實(shí)中的人，也不是計(jì)算機(jī)程序簡(jiǎn)單的模擬的人的行為或?qū)傩?，而是一個(gè)行為自主的獨(dú)立的高度虛擬的個(gè)體，能夠獨(dú)立從事檔案整理的基本工作。這一階段檔案整理工作完全實(shí)現(xiàn)獨(dú)立形態(tài)的檔案虛擬化整理，它不僅突破了傳統(tǒng)檔案載體的局限，而且突破了人自身的各種局限，將檔案整理過程中人們難以辦到的事情變?yōu)榭赡芑蛘呤聦?shí)存在，它是檔案虛擬化整理的最高階段。

三、檔案虛擬化整理的必然性

隨著社會(huì)無紙化辦公的日益盛行，檔案虛擬化管理必將滲透到檔案管理的方方面面，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體整理也必將趨向檔案虛擬化整理，這不僅是檔案工作實(shí)踐發(fā)展的要求，也是檔案整理理論發(fā)展的必然。

(一)檔案虛擬化整理——實(shí)踐發(fā)展的要求

1、社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求

根據(jù)中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心(CNNIC)的《第十九次中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》，截止到2006年12月31日，中國(guó)的網(wǎng)民總?cè)藬?shù)為13700萬人，與去年同期相比，中國(guó)網(wǎng)民總?cè)藬?shù)一年增加了2600萬人，增長(zhǎng)率為23．4％。可以看出中國(guó)的網(wǎng)民總數(shù)呈良好發(fā)展趨勢(shì)，中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)又進(jìn)入一個(gè)快速發(fā)展期，電腦空間已逐步成為人類賴以相互交流的重要場(chǎng)所，未來彼此間交流將更多通過電子化來完成。而網(wǎng)民，從某種程度來說，就是虛擬用戶，網(wǎng)民數(shù)量的快速增長(zhǎng)也意味著檔案虛擬用戶的快速增長(zhǎng)，高效滿足虛擬用戶對(duì)檔案信息的需求，是社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。傳統(tǒng)檔案整理是根本適應(yīng)不了虛擬用戶的信息需求的，這時(shí)就需要我們向無界的虛擬空間求助，檔案虛擬化整理也就成為必然要求。

2、虛擬檔案整理的必然要求

首先，檔案整理對(duì)象的虛擬化，必然要求檔案整理的虛擬化。虛擬檔案的格式類型和載體種類遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于傳統(tǒng)檔案，虛擬檔案的動(dòng)態(tài)性、集成性、多媒體性等特性是傳統(tǒng)檔案所不具有的特性，我們很難想象用傳統(tǒng)的“雙套制”整理方法對(duì)虛擬檔案進(jìn)行整理。其次，虛擬檔案的數(shù)量每年正成倍的增加，這給檔案管理者帶來的工作量是難以想象的，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式，也難以適應(yīng)檔案工作的新要求。而虛擬化管理正是適應(yīng)這要求而產(chǎn)生的，通過利用計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)和虛擬現(xiàn)實(shí)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，通過單純的記錄和揭示檔案的歷史聯(lián)系，輕松實(shí)現(xiàn)虛擬檔案的多維整理，大大減少了檔案整理者的工作量。

3、數(shù)字檔案館建設(shè)的必然要求

數(shù)字檔案館的構(gòu)建、運(yùn)行與維護(hù)都是在虛擬的空間進(jìn)行的，這必然要求檔案實(shí)行虛擬化整理，以充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的各項(xiàng)功能。經(jīng)過多年來的試驗(yàn)和努力，我國(guó)數(shù)字檔案館已經(jīng)邁入了實(shí)質(zhì)性發(fā)展階段，隨著數(shù)字檔案館的不斷建設(shè)和檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備不斷完善，檔案部門已初步構(gòu)建起檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息資源系統(tǒng)和信息應(yīng)用系統(tǒng)，這為檔案的虛擬化整理提供了基礎(chǔ)平臺(tái)，結(jié)合虛擬整理技術(shù)，即一種與檔案實(shí)體排序無關(guān)的，單純記錄和揭示檔案之間歷史聯(lián)系的技術(shù)，它是一套能脫離檔案實(shí)體排列，而僅僅使用一套符號(hào)及其符號(hào)語法邏輯來記錄和揭示檔案歷史聯(lián)系的技術(shù)。檔案整理可擺脫原先實(shí)體排序整理的限制，在虛擬的空間輕松地實(shí)現(xiàn)檔案的虛擬化整理，從而省卻了實(shí)體檔案整理所需的投入或工作，使檔案管理人員從實(shí)體整理工作中擺脫出來，大大提高了檔案的整理效率。

(二)檔案虛擬化整理——理論發(fā)展的必然

1、檔案整理的本質(zhì)原則——?dú)v史主義原則的真正歸位

雖然傳統(tǒng)的檔案整理工作也體現(xiàn)了歷史主義原則，要求最大限度維護(hù)檔案之間的歷史聯(lián)系，但實(shí)際的檔案整理工作卻是通過實(shí)體整理來實(shí)現(xiàn)的，而并非通過記錄檔案之間的歷史聯(lián)系來實(shí)現(xiàn)，一旦實(shí)體受損，檔案的歷史聯(lián)系也就受到破壞。因而傳統(tǒng)的檔案實(shí)體整理已顯得不合時(shí)宜了，呼喚新的檔案整理方法，檔案虛擬化整理也就應(yīng)運(yùn)而生。檔案虛擬化整理，首先脫離實(shí)體的限制，通過單純記錄和揭示檔案之間歷史聯(lián)系實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案整理。它關(guān)注的焦點(diǎn)不再是檔案的實(shí)體，而是檔案之間真正的歷史聯(lián)系，這樣即便是檔案載體損壞，也可以通過恢復(fù)檔案的歷史聯(lián)系，將原始檔案在虛擬空間真實(shí)的展現(xiàn)在人們面前。其次檔案虛擬化整理注重對(duì)檔案多維歷史聯(lián)系地整理，在堅(jiān)持檔案整理來源原則的同時(shí)，也綜合考慮事由、年代檔案整理原則，通過利用虛擬的三維立體結(jié)構(gòu)，將檔案多維的歷史聯(lián)系充分展現(xiàn)出來，最大限度維護(hù)了檔案之間的歷史聯(lián)系?？梢哉f，檔案虛擬化整理使檔案一維實(shí)體整理擴(kuò)展到多維的歷史聯(lián)系整理，使檔案整理的本質(zhì)原則——?dú)v史主義原則真正歸位。

2、“檔案主、客體全宗”理論的本質(zhì)體現(xiàn)

“檔案主、客體全宗”理論強(qiáng)調(diào)，在實(shí)際的檔案利用工作中，人們不僅要關(guān)注主體矛盾的解決，也要關(guān)注客體矛盾的解決，同時(shí)也認(rèn)識(shí)到“主體和客體矛盾”是可以相互轉(zhuǎn)化的，出現(xiàn)主體客體化和客體主體化現(xiàn)象，要求檔案整理既要按主體全宗來整理，也要按客體全宗來整理。其本質(zhì)是要求檔案整理過程中正確處理“主體和客體矛盾”，根據(jù)矛盾中心的不同，分別形成以檔案形成者為中心的主體全宗和與以一具體活動(dòng)過程為中心的客體全宗。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體整理僅僅局限于對(duì)主體矛盾的解決，注重對(duì)檔案來源聯(lián)系的維護(hù)，對(duì)于事由、年代等其它多維的聯(lián)系很少涉及。雖然從理論上我們?cè)缫颜J(rèn)識(shí)到檔案聯(lián)系的多維性，但實(shí)體整理的線性結(jié)構(gòu)限制我們只能從檔案歷史聯(lián)系的多維中選擇一維，作為檔案整理的依據(jù)。檔案虛擬化整理注重主體和客體矛盾的綜合解決，它能構(gòu)建起一個(gè)更為完整的檔案整理體系，這個(gè)整理體系能夠綜合來源和事由來同時(shí)組織檔案和文件材料的實(shí)踐，完全證實(shí)了“檔案主、客體全宗”理論所認(rèn)為的“按全宗單位和按事由組織檔案和文件材料都是檔案歷史整理的正確方法?！?/p>

3、檔案整理理論體系進(jìn)一步豐富和完善的要求

隨著社會(huì)無紙化辦公的盛行，傳統(tǒng)的檔案整理方法已凸顯諸多弊端，無論是檔案的整理方法、整理原則，還是檔案整理理論都顯得比較單一。檔案整理理論呼喚創(chuàng)新，檔案虛擬化整理正是對(duì)傳統(tǒng)實(shí)體整理理論的繼承與創(chuàng)新，它是檔案整理理論體系進(jìn)一步豐富和完善的必然要求。檔案虛擬化整理對(duì)檔案整理理論貢獻(xiàn)是多方面的，如檔案虛擬化整理改變傳統(tǒng)單一的檔案實(shí)體整理方法，采用虛擬化整理方法；檔案整理理論的基礎(chǔ)，由原先的實(shí)體整理理論研究轉(zhuǎn)為檔案歷史聯(lián)系的整理理論研究；檔案整理的原則由傳統(tǒng)單一的來源原則擴(kuò)展到來源、事由、年代兼顧的歷史主義原則；檔案虛擬化整理以“檔案主、客體全宗”理論為指導(dǎo)，使原來來源全宗整理轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸?、客體全宗”整理；一維歷史聯(lián)系的檔案整理轉(zhuǎn)變?yōu)槎嗑S的歷史聯(lián)系整理，填補(bǔ)了傳統(tǒng)整理方法的缺陷，最大限度地維護(hù)了檔案歷史聯(lián)系的完整性等。