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        如何做好高校電子檔案工作

        2008-12-17 10:00:40王麗麗
        檔案管理 2008年6期
        關(guān)鍵詞:管理

        王麗麗

        1更新觀念

        電子文件管理與紙質(zhì)文件管理的不同,這就要求在以下幾個(gè)方面更新觀念:來源原則依然存在,但其內(nèi)容卻發(fā)生了變化:“文件生命周期理論”依然存在,但是經(jīng)過了修正:電子文件的“原件”已經(jīng)是非傳統(tǒng)原件的概念。

        2建立健全高校電子檔案管理制度

        為適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要,高校應(yīng)該盡快制定電子文件與電子檔案管理方面的規(guī)章制度,使廣大高校檔案工作者在工作中有所遵循。對(duì)于實(shí)在不能制定本校電子文件管理規(guī)范的高校,也應(yīng)該盡快就《電子公文歸檔管理暫行辦法》與《電子文件歸檔與管理規(guī)范)所涉及的內(nèi)容,對(duì)本校的電子文件與電子檔案管理情況進(jìn)行一次全面、系統(tǒng)、細(xì)致的調(diào)查,摸清家底,以便有針對(duì)性地開展工作。

        3整合高校內(nèi)部信息管理機(jī)構(gòu),著力解決高校電子文件管理的技術(shù)難題

        電子文件管理長(zhǎng)期處于理論與實(shí)踐嚴(yán)重脫節(jié)的根本原因,在于技術(shù)問題。檔案部門的人員一般從理論上知道該怎么做,但是苦于知識(shí)結(jié)構(gòu)的制約,不知道技術(shù)上該怎么做,而懂技術(shù)的人又往往不了解電子文件管理的基本理論。因此,長(zhǎng)期以來這個(gè)問題就成了制約電子文件管理的瓶頸。筆者認(rèn)為,對(duì)于大多數(shù)高校來說,只有整合高校內(nèi)部的機(jī)構(gòu),這個(gè)問題才可以解決。高校一般都成立了“網(wǎng)絡(luò)中心”或者“信息管理中心”,擁有相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員,而檔案部門完全可以利用該優(yōu)勢(shì)。如果檔案部門有較強(qiáng)的技術(shù)力量當(dāng)然好,工作方便效率高,但是對(duì)于規(guī)模小、人員編制較少的高校,可以實(shí)行資源統(tǒng)一配置,在學(xué)?!熬W(wǎng)絡(luò)中心”內(nèi)設(shè)置信息管理機(jī)構(gòu)、配備專職技術(shù)人員,對(duì)全校圖書、檔案和現(xiàn)行文件信息系統(tǒng)服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全與維護(hù)工作實(shí)行集中有效的管理。這樣既可以節(jié)省資金,也可以解決檔案館室、圖書館等部門技術(shù)人才缺乏問題。當(dāng)然,檔案部門本身也不能產(chǎn)生畏難情緒。雖說電子文件管理工作是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的信息管理工作,需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)支持,但是不能過于依賴技術(shù),也不能不懂技術(shù),更重要的是工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理制度的建設(shè)實(shí)施以及電子文件運(yùn)作過程各環(huán)節(jié)工作連續(xù)的責(zé)任管理措施的落實(shí)。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),主要用于“電子文件管理系統(tǒng)”的研發(fā)設(shè)計(jì)、“系統(tǒng)”設(shè)置及數(shù)據(jù)的管理與維護(hù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)備的管理與安全維護(hù)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,包括高校制定具體的工作規(guī)范,是“系統(tǒng)”設(shè)計(jì)、設(shè)備配置和電子文件管理各環(huán)節(jié)工作的依據(jù)和工作準(zhǔn)則、管理制度,是協(xié)調(diào)有關(guān)人員在電子文件管理過程各環(huán)節(jié)工作中,嚴(yán)格實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。保證電子文件有效管理和安全利用的重要手段和措施。

        4廣泛調(diào)研,積極主動(dòng),有針對(duì)性地開展工作

        高校產(chǎn)生電子文件的渠道非常豐富,檔案部門要廣泛調(diào)研,搞清形成電子文件的機(jī)構(gòu)、類型及其特點(diǎn)和用途。比如,對(duì)于高校教務(wù)處,檔案部門就應(yīng)該格外加以關(guān)注。由于教務(wù)管理信息系統(tǒng)的采用,教務(wù)處將產(chǎn)生大量的電子文件。高校在招標(biāo)采購(gòu)教務(wù)管理系統(tǒng)的時(shí)候,檔案部門也要參與評(píng)標(biāo),在對(duì)商家進(jìn)行考核的過程中,對(duì)電子檔案的管理提出要求??梢姡瑱n案部門的積極參與將有利于電子檔案的管理。

        5實(shí)行“雙套制”管理模式

        《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規(guī)定:“電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文,制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔,并使兩者建立互聯(lián)?!彪娮游募陨淼奶攸c(diǎn)和信息技術(shù)發(fā)展過程中仍有技術(shù)難題未被攻克的現(xiàn)狀,確實(shí)給當(dāng)前電子文件管理工作帶來了較大的難度和一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此,當(dāng)前我國(guó)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件,必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等同時(shí)歸檔。在當(dāng)前和今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期,檔案管理工作要實(shí)行“雙套制”模式,既要管理電子文件,又要管理紙質(zhì)文件等檔案實(shí)體,其目的在于當(dāng)某些電子文件的法律地位不能確定時(shí)提供實(shí)體檔案原件利用,當(dāng)網(wǎng)絡(luò)不通時(shí)應(yīng)急提供實(shí)體利用服務(wù),當(dāng)出現(xiàn)萬一情況時(shí)可以利用檔案實(shí)體“再生”電子文件。

        6領(lǐng)導(dǎo)重視,全校參與,提高教職工對(duì)電子文件積累和歸檔管理的自覺性

        電子文件管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。要靠領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門的支持、配合才能完成。又因?yàn)殡娮游募芾硎且豁?xiàng)內(nèi)容復(fù)雜、技術(shù)性強(qiáng)的新業(yè)務(wù),必須依靠各業(yè)務(wù)部門電子文件承辦人和電子文件管理員在電子文件的形成、辦理、歸檔移交等工作環(huán)節(jié)中通力合作。認(rèn)真做好管理記錄和技術(shù)控制工作。才能實(shí)現(xiàn)電子文件的管理目標(biāo)。因此,除了技術(shù)、資金和法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的支持外,還要全面協(xié)調(diào)和調(diào)動(dòng)人的積極因素。應(yīng)大力做好黨和國(guó)家關(guān)于電子文件管理的政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的宣傳學(xué)習(xí)工作,全面提高教職工對(duì)電子文件積累和歸檔管理的自覺性,并依據(jù)本單位電子文件管理的工作規(guī)范和管理制度對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo),全面提高專兼職管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平,促進(jìn)電子文件歸檔管理工作的順利進(jìn)行。

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