周大申

1檔案信息化建設面臨的主要問題

1.1傳統(tǒng)的檔案管理觀念落后，制約了檔案信息化建設。目前，檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”、“不講求社會效益和經(jīng)濟效益”的舊觀念，還存在著“閉架借閱”、“你查我調(diào)”的做法。現(xiàn)代信息社會日新月異，新技術及相關學科理論的不斷滲透，使得檔案管理領域不斷出現(xiàn)新情況、新問題，特別是思想觀念落后、思想認識跟不上時代步伐，缺乏開放和創(chuàng)新意識，成為制約檔案信息化建設的重要因素。

1.2檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡環(huán)境下，影響檔案保密和檔案安全因素主要有：一是人為因素，檔案部門的安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網(wǎng)頁上隨意發(fā)布信息。對發(fā)布的信息缺少嚴格的審查和管理；二是技術問題，當前電腦病毒橫行，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

1.3關于電子文件歸檔管理問題。當前檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。另外，很多辦公自動化系統(tǒng)設計時沒有檔案管理者參與，或者因檔案管理者缺乏相關知識無法參與，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。

1.4高素質(zhì)的檔案管理人才嚴重缺乏。信息技術的突飛猛進，促進了檔案管理的變革，原有的管理方式、方法、手段都不能適應信息化管理的要求，因而對檔案管理人員提出更高要求。然而檔案部門從業(yè)者整體素質(zhì)不高，人才缺乏，難于適應信息化建設的要求。

2檔案信息化建設中應采取的對策

2.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極為現(xiàn)代社會服務。首先，要破除“重管理設施購置、輕服務研究”的做法，樹立開放意識和創(chuàng)新意識，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務于經(jīng)濟建設，服務于社會。

其次，要變被動服務為“面向社會，多方聯(lián)系”的主動服務，拓寬服務渠道，改善服務功能，并用前瞻的眼光來研究利用者潛在的需求，積極主動地為利用者提供方便、快捷的信息服務，同時還要加強館際交流，加強宣傳和推銷自己。

最后，要加強檔案信息的開發(fā)利用。檔案是信息、是資源，沒有檔案就沒有信息，沒有信息就沒有服務的資源。因此，檔案部門還應進行深層次的加工開發(fā)檔案信息資源，為信息時代提供優(yōu)質(zhì)高效的服務。

2.2建立完善的安全管理制度。檔案管理的服務性決定了檔案館要盡可能多地開發(fā)檔案信息，以便提供利用，以達到檔案信息利用功能的最大化，實現(xiàn)檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對難以調(diào)和的矛盾，為此必須建立完善的安全管理制度。電子檔案的管理需要建立一整套嚴格的安全措施，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

首先，電子文件的制作過程要權(quán)責分明。電子檔案的制作人員需要對其制作的電子檔案全權(quán)負責。保證在他人調(diào)閱時只能以只讀形式查看。防止電子檔案被他人惡意篡改或由于誤操作引起的刪除或修改。如確需修改或補充時，要經(jīng)過必要的審批手續(xù)，收集、積累過程中的一切變更都應記錄在案，確保在服務器的上機日記中可以查詢到，對收集積累起來的電子文件需要有備份文件。

其次，在硬件管理上要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境，保持溫度和濕度，防止存儲介質(zhì)的磁化，同時強化防盜措施的完善和維護。及時升級計算機服務器和數(shù)據(jù)庫的硬件設施，確保數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)庫在保存和傳輸過程中穩(wěn)定、安全。

2.3健全與檔案信息化相關的標準規(guī)范。檔案信息化建設的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取檔案數(shù)據(jù)庫中的信息。這要求檔案數(shù)據(jù)庫中信息存儲與呈現(xiàn)必須實現(xiàn)標準化與規(guī)范化，兼顧國際標準，做到標準規(guī)范，避免檔案信息資源的重復開發(fā)、利用率低等問題，為實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎。

2.4培養(yǎng)和引進高素質(zhì)的檔案管理人員。檔案信息化建設的核心內(nèi)容，就是開發(fā)利用檔案信息資源，并與檔案管理工作有機整合。檔案信息化建設是一門專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能，全面了解和自覺執(zhí)行檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標準。因此，面對新的形勢，迫切需要造就一支高素質(zhì)檔案隊伍。如果檔案管理者水平不高。缺乏創(chuàng)新意識，就會成為檔案信息資源開發(fā)的瓶頸。因此必須特別重視人才的培養(yǎng)，必須建立一支適應信息時代的復合型檔案干部隊伍，對在職人員進行各種形式的再教育，以適應新技術發(fā)展的需要，同時注意引進多方面的專業(yè)人才，充實檔案干部隊伍，建立復合型多層次的專業(yè)技術隊伍，以適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，適應信息化時代的挑戰(zhàn)。