杜新瑞

1電子文件管理流程在時(shí)間上的變化

1.1歸檔。紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一般分為兩類(lèi)，一是文件形成后第二年上半年歸檔，主要適用于行政管理文件：二是項(xiàng)目結(jié)束后歸檔，主要適用于科技文件。這種情況在電子環(huán)境中發(fā)生了變化。歸檔時(shí)間明顯提前。

1.2鑒定。歸檔是鑒定工作的一項(xiàng)執(zhí)行活動(dòng)，歸檔的提前必然要求鑒定工作的提前。根據(jù)業(yè)務(wù)流程圖中所展示的電子文件生成節(jié)點(diǎn)，明確電子文件的種類(lèi)：結(jié)合機(jī)構(gòu)的主要職能活動(dòng)、重要工作內(nèi)容和關(guān)鍵的工作步驟，將這些職能、工作、環(huán)節(jié)中生成的電子文件作為有價(jià)值的文件保存，其他文件酌情考慮；將上述結(jié)果反映在電子文件保管期限表中，并將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)，即按照規(guī)定的文件種類(lèi)(名稱)、區(qū)分這些不同種類(lèi)(名稱)文件價(jià)值的依據(jù)、保管期限，開(kāi)發(fā)自動(dòng)鑒定的功能模塊。文件一旦生成，系統(tǒng)便將文件與保管期限表的條款對(duì)照判斷，然后文件才能進(jìn)入正常的處理流程：如果系統(tǒng)不能自動(dòng)判斷文件的保存價(jià)值，系統(tǒng)則及時(shí)提醒文件管理人員或檔案人員需要做人工鑒定。

1.3著錄。為了保證著錄信息的準(zhǔn)確。減少重復(fù)勞動(dòng)，要求在文件形成時(shí)由形成者完成一些著錄項(xiàng)目的編制工作，這一功能最好設(shè)計(jì)到電子文件管理系統(tǒng)中，由系統(tǒng)給形成者提要求，不完成此工作，無(wú)法進(jìn)入下一個(gè)流程。

2電子文件管理流程在內(nèi)容上的變化

2.1簡(jiǎn)化?？焖龠\(yùn)算和高密度存儲(chǔ)是計(jì)算機(jī)的長(zhǎng)處，利用這些長(zhǎng)處，可以幫助文件管理者做很多事情，從而減少工作量，如實(shí)體整理。實(shí)體整理是對(duì)文件實(shí)體分門(mén)別類(lèi)，實(shí)現(xiàn)館(室)藏排列的有序化。紙質(zhì)文件管理中，這是工作任務(wù)最為繁重的一部分，因?yàn)閷?shí)體整理的結(jié)果與調(diào)閱查詢直接相關(guān)。而電子文件信息存儲(chǔ)的高密度導(dǎo)致了文件存儲(chǔ)空間的減少，實(shí)體整理僅指為對(duì)脫機(jī)保存的磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)的簡(jiǎn)單歸類(lèi)，整理的結(jié)果與聯(lián)機(jī)檢索中的信息查詢無(wú)直接關(guān)系。

2.2復(fù)雜。電子文件在部分流程內(nèi)容簡(jiǎn)化的同時(shí)，另外一些流程的內(nèi)容則有所增加。包括：

一是信息整理。信息整理是與實(shí)體整理相對(duì)的一個(gè)概念，指從文件內(nèi)容反映的主題概念出發(fā)對(duì)文件的種類(lèi)加以區(qū)分，目的在于為用戶提供多個(gè)檢索途徑，紙質(zhì)環(huán)境中，信息整理的目的是解決實(shí)體單線排列和檢索角度多元化的矛盾。而電子文件具有信息與特定載體之間的可分離性，在計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)設(shè)備中，不存在所謂的文件“單線排列”，可以實(shí)現(xiàn)信息的一次輸入，多次邏輯輸出，每次輸出的依據(jù)都可以不同。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合應(yīng)用。為電子文件信息的組織提供了很大的空間。

二是鑒定，為了同時(shí)保證電子文件的有用性和可用性，使得到保存的電子文件具有實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的可能，鑒定工作需要完成這樣三項(xiàng)判斷工作：某信息集合是否是電子文件、文件所含內(nèi)容具有多長(zhǎng)時(shí)間的保存價(jià)值、文件的技術(shù)狀況是否能夠保證其內(nèi)容價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，即鑒別、內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定。其中，鑒別和技術(shù)鑒定是電子文件鑒定工作的新內(nèi)容，鑒別的任務(wù)是將電子文件從機(jī)構(gòu)信息流中挑選出來(lái)。機(jī)構(gòu)內(nèi)部可能存在多個(gè)信息系統(tǒng)，這些系統(tǒng)中保存有多種數(shù)據(jù)信息，并不是所有的信息都是文件信息。技術(shù)鑒定包括電子文件真實(shí)性檢測(cè)、完整性檢測(cè)、可讀性檢測(cè)、無(wú)病毒鑒定和介質(zhì)狀況檢測(cè)。

三是著錄。著錄是時(shí)間和內(nèi)容都發(fā)生顯著變化的管理活動(dòng)。由于電子文件有可讀性的要求，在技術(shù)不斷升級(jí)的情況下，不可能只通過(guò)靜態(tài)保存的方法來(lái)保管歸檔文件，需要對(duì)之不斷地進(jìn)行復(fù)制和遷移。電子文件不可能不變，在變中維護(hù)其真實(shí)性的方法之一就是對(duì)文件和文件管理活動(dòng)的著錄，所以電子文件的著錄不僅是編制檢索工具的手段，同時(shí)還起到維護(hù)電子文件真實(shí)性的作用。這決定了電子文件著錄的信息源不僅是文件內(nèi)容本身，還包括生成、管理電子文件的活動(dòng)。著錄必然貫穿電子文件整個(gè)生命周期，不同的活動(dòng)形成不同的著錄項(xiàng)目，如在形成階段完成文件的生成系統(tǒng)、形成者、編制目的等。

2.3集成化。一是邏輯歸檔工作與檢索工作的集成。邏輯歸檔是歸檔的一種方式，是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。也就是說(shuō)，文件形成部門(mén)僅將存儲(chǔ)歸檔電子文件的邏輯地址通知檔案部門(mén)，使檔案部門(mén)能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接查閱該電子文件。為此，歸檔文件的著錄信息及存儲(chǔ)地址等信息應(yīng)自動(dòng)保存到檔案部門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，而該過(guò)程同時(shí)也是存儲(chǔ)檢索信息的內(nèi)容。

二是歸檔與鑒定的集成。即歸檔驗(yàn)收時(shí)文件技術(shù)狀況檢測(cè)與技術(shù)鑒定的集成。經(jīng)內(nèi)容分析后為具有保存價(jià)值的電子文件，還需要檢查技術(shù)狀況，即進(jìn)行技術(shù)鑒定，才能完成鑒定工作的任務(wù)。

三是保護(hù)與其他流程之間的集成。電子文件安全，特別是信息安全保護(hù)的內(nèi)容包含在其他流程中。無(wú)論是哪項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，相關(guān)的業(yè)務(wù)人員都必須有相應(yīng)的權(quán)限，權(quán)限驗(yàn)證是該流程的第一步，而權(quán)限驗(yàn)證同時(shí)是保護(hù)工作重要內(nèi)容之一。