麻玉林

1目前電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

1.1工作人員對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，許多會(huì)計(jì)檔案管理人員和單位財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的組成內(nèi)容不甚清楚。往往是移植傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理辦法，只對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理，對(duì)存儲(chǔ)在軟盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上作為備份使用的檔案管理不規(guī)范，對(duì)做好電算化會(huì)計(jì)檔案的收集、保存、利用等方面的重要性缺乏正確認(rèn)識(shí)，造成現(xiàn)有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、備份檔案和其他會(huì)計(jì)文檔資料未及時(shí)歸檔。

1.2電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，一些單位沒有及時(shí)修訂本單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的電算化會(huì)計(jì)檔案人員責(zé)任制。

1.3人員培訓(xùn)和管理不到位。由于從業(yè)人員專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)的缺乏以及管理的不到位，造成個(gè)別會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員素質(zhì)不高。會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員存在不愿干或不會(huì)干的情況。有些管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)知之甚少，不能獨(dú)立備份數(shù)據(jù)和定期檢驗(yàn)數(shù)據(jù)，致使調(diào)用這些數(shù)據(jù)時(shí)。出現(xiàn)備份不全、存儲(chǔ)介質(zhì)損壞、備份數(shù)據(jù)與當(dāng)前軟件版本不符等問題。

2電算化會(huì)計(jì)檔案管理中需要重點(diǎn)解決的問題

2.1強(qiáng)化電算化會(huì)計(jì)檔案歸檔意識(shí)。管理人員必須樹立“與時(shí)俱進(jìn)”的思想，認(rèn)識(shí)到電算化會(huì)計(jì)檔案是總結(jié)本單位經(jīng)營管理經(jīng)驗(yàn)的重要資料，對(duì)貫徹黨和國家的經(jīng)濟(jì)方針，編制預(yù)算決算，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)管理等工作都有十分重要的作用?；诖耍仨氉龊秒娝慊瘯?huì)計(jì)檔案的歸檔工作。一套完整的電算化會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)包括三個(gè)部分：一是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等紙質(zhì)檔案材料；二是存有數(shù)據(jù)的軟盤、硬盤、光盤等其他介質(zhì)的業(yè)務(wù)記錄資料及其備份：三是系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件等配套軟件。

2.2建立健全電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度。第一，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度。對(duì)磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)以只讀形式保管，采用質(zhì)量較好的存儲(chǔ)介質(zhì)，做雙份備份，每份要注明檔案形成的時(shí)間與操作員姓名，并貼上保護(hù)封簽，分兩個(gè)地點(diǎn)存放。這樣做既可防止自然災(zāi)害造成磁盤損壞丟失數(shù)據(jù)，又可防止一些人為因素破壞會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。第二，建立定期檢查制度。電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期將相應(yīng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)上，并設(shè)立備查登記簿，認(rèn)真登記備份的時(shí)間、數(shù)量及保管方式等。由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員還要定期進(jìn)行檢查、半年復(fù)制一次，以防止會(huì)計(jì)信息丟失。做到妥善保管、有序存放、方便查閱。第三，建立電算化會(huì)計(jì)檔案的整理和利用制度。從“重保管、輕開發(fā)利用”向“保管、開發(fā)與利用并重”轉(zhuǎn)變。電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員每年對(duì)歸檔的信息進(jìn)行加工整理，編制歷年數(shù)據(jù)的比較分析信息資料，為決策者在遵循市場規(guī)則的前提下制定出適合自身發(fā)展的措施，以改善管理，提高效益。第四，嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案的保密制度。會(huì)計(jì)計(jì)算機(jī)軟件經(jīng)批準(zhǔn)投入正常運(yùn)行后，必須對(duì)源程序和數(shù)據(jù)庫予以加密，存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得拷貝給制度規(guī)定以外的單位和個(gè)人，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤不得帶出檔案室，對(duì)需要查詢會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進(jìn)行登記。第五，嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀制度。電算化會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀，是會(huì)計(jì)檔案工作中一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作。會(huì)計(jì)檔案形成的特殊性、保管期限的多樣性、形成數(shù)量的廣泛性決定了電算化會(huì)計(jì)檔案較之其他門類檔案的鑒定復(fù)雜得多。因此，科學(xué)鑒定、及時(shí)銷毀失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以大量減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，使會(huì)計(jì)檔案管理人員能夠集中精力管理好永久長期保存的檔案，并騰出更多的時(shí)間從事會(huì)計(jì)檔案的編研工作，主動(dòng)開發(fā)會(huì)計(jì)檔案的信息資源，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

2.3提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)。要加強(qiáng)和重視對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案人員的培訓(xùn)，進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的教育，如派管理人員外出進(jìn)修，舉辦有針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班或開展多種形式的業(yè)務(wù)研討交流活動(dòng)。提供和創(chuàng)造條件全面提高會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。電算化會(huì)計(jì)檔案人員要自覺地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)。勇于探索，努力掌握檔案專業(yè)、會(huì)計(jì)專業(yè)和計(jì)算機(jī)的基本理論知識(shí)和技術(shù)，掌握現(xiàn)代科學(xué)管理知識(shí)和技能，并在工作中吸收借鑒同類型信息機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)，以提高檔案管理能力。

2.4加大電算化會(huì)計(jì)檔案工作的投入。由于電算化會(huì)計(jì)檔案的特殊性，對(duì)管理檔案信息的環(huán)境、方式和過程都提出了更高的要求。所以在硬件方面應(yīng)當(dāng)加大投入力度。如：購置在性能上與電算化會(huì)計(jì)工作要求相匹配的計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟、硬件；創(chuàng)造與保存會(huì)計(jì)檔案資料要求相一致的室內(nèi)環(huán)境，做好庫房的防火、防磁、防潮、防塵。庫房內(nèi)溫度要保持在17℃～20℃，相對(duì)濕度保持在35％～45％為宜，庫房應(yīng)配置濕度測量儀器和空調(diào)器。配備防塵吸塵設(shè)備，嚴(yán)防灰塵對(duì)磁性介質(zhì)的污染和破壞；購置殺毒軟件，定期對(duì)計(jì)算機(jī)殺毒，杜絕潛在的威脅會(huì)計(jì)檔案安全的因素。