楊　崇

1檔案已供利用的總體情況分析

對(duì)檔案已供利用情況進(jìn)行分析，主要從兩個(gè)指標(biāo)出發(fā)，一是利用人次與卷次；二是利用率。通過這兩個(gè)指標(biāo)的分析就可以得出館藏檔案的利用情況，更能反映出社會(huì)對(duì)檔案的需求狀況和檔案館為滿足社會(huì)檔案需求的工作狀況。

1.11999年～2007年檔案利用人次與卷次情況分析。浦東新區(qū)檔案館1999～2007年間檔案利用人次與卷次的變化可通過下面圖表反映：

以上圖表的數(shù)據(jù)說明浦東新區(qū)檔案館1999～2007年檔案利用人次與卷次的情況是：

首先，從利用卷次來看，利用卷次逐年增加，并大致呈階梯狀分布。從上表可以看出利用卷次除2003年有小幅度反彈外，從1999到2007一路飆升，尤其是以2002年為分水嶺。前后差距明顯，2004年較前一年增長(zhǎng)了86.57％、2005是前一年的2.67倍、2006年較前一年增長(zhǎng)94.14％、2007年較前一年增長(zhǎng)了42.24％，在2003到2007年的短短5年間，檔案的利用卷次就翻了將近20倍。

其次，從利用人次來看，利用人次以2002年為跳點(diǎn)，呈波浪式分布。從1999年到2007年的9年間浦東新區(qū)檔案館共接待196103人次，每年平均接待21789人次，其中以2005年52312人次為上限，占全部接待人次的28％；2007年38216人次占全部接待人數(shù)的16％，位居第二。

最后，從利用卷次和利用人次之間的關(guān)系來看，兩者時(shí)而正相關(guān)，時(shí)而反相關(guān)。9年里，共有196103人次利用共1105106卷次的檔案。從上圖表利用人次和利用卷次的分布可以看出，高的利用人次并不意味著高的利用卷次。以2005年為例，平均每人次利用3.25卷次的檔案，利用卷次最多的2007年平均每人次利用12.30卷次的檔案。

1.21999～2007年館藏檔案利用率分析。檔案利用率高低是檔案利用充分與否的一個(gè)直觀的數(shù)量指標(biāo)，因此，要探討檔案的充分利用問題還要從相對(duì)數(shù)量指標(biāo)入手。

以上圖表顯示：1999～2007年浦東新區(qū)檔案館9年間檔案的利用情況發(fā)生了很顯著的變化，其中以2000年1.36％的利用率最低，以2007年28.76％的利用率為制高點(diǎn)。前6年的利用率起伏較大，經(jīng)歷了先降后升再降三次比較大的波動(dòng)，并且2004年也沒有回升到2002年的水平。以2003年為轉(zhuǎn)折點(diǎn)，通過2004年高于前一年1.36個(gè)百分點(diǎn)的小幅度的回升，近三年連續(xù)創(chuàng)下新高，并且從2005年開始連續(xù)三年利用率都超過了兩位數(shù)，這在同類區(qū)縣檔案館的隊(duì)伍中是處于領(lǐng)先地位的。

2檔案已供利用總體情況數(shù)據(jù)分布特征的原因分析

以上可以看出，浦東新區(qū)檔案館的利用工作正處于一種前所未有的良好勢(shì)頭。其主要原因有：

2.1客觀上受檔案利用需求增加的驅(qū)使。一方面，檔案工作是生產(chǎn)力持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和保障，檔案利用的需求來自經(jīng)濟(jì)、行政等各項(xiàng)工作，因此，各項(xiàng)政策和政府中心工作的轉(zhuǎn)變都會(huì)提升對(duì)檔案的利用需求。另一方面，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步促進(jìn)社會(huì)群體檔案意識(shí)的逐步增強(qiáng)，近年來，廣大人民群眾對(duì)關(guān)系切身利益的檔案的重視以及查閱利用也是整個(gè)社會(huì)檔案利用需求的重要組成。

2.2主觀上受單位機(jī)制變革和服務(wù)方式轉(zhuǎn)變的影響。浦東新區(qū)檔案館自2002年實(shí)行機(jī)構(gòu)合并以來，更新了服務(wù)理念，轉(zhuǎn)變了服務(wù)方式，提高了服務(wù)水平。通過“浦東開發(fā)開放展”、“‘浦東記憶系列展”等各種宣傳活動(dòng)擴(kuò)大了浦東新區(qū)檔案館的影響，方便了用戶的利用需求。尤其是2006年3月入駐新館以來適時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備形成了檔案現(xiàn)代化管理的新格局——建立了排隊(duì)叫號(hào)系統(tǒng)、信息導(dǎo)航系統(tǒng)、利用服務(wù)系統(tǒng)、條形碼系統(tǒng)、檔案?jìng)魉瓦\(yùn)輸系統(tǒng)、細(xì)水霧消防滅火系統(tǒng)，這被國(guó)際檔案理事會(huì)專家贊為“現(xiàn)代化檔案館建設(shè)的范例”，檔案利用率得到空前的提升，平均每天的接待量維持在200人次左右。