謝建波

下面以某省保險(xiǎn)分公司為例，敘述如下。

1第一部分為：全宗歷史概況，其內(nèi)容有9項(xiàng)

1.1全宗名稱：××總公司××省保險(xiǎn)分公司。

1.2地址：××市××路××號。

1.3歷史沿草：××總公司××省保險(xiǎn)分公司××年×月×日，由××批準(zhǔn)，同意成立××省保險(xiǎn)分公司，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)有辦公室、國內(nèi)業(yè)務(wù)部、國外業(yè)務(wù)部、計(jì)財(cái)部、監(jiān)察稽核部等。

××××年×月，根據(jù)中發(fā)(1998)×號文件，中央各金融機(jī)關(guān)黨組織即由地方黨組織領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)為金融機(jī)構(gòu)黨組織垂直領(lǐng)導(dǎo)?！痢聊辍猎拢痢量偣军h委批準(zhǔn)，成立××省保險(xiǎn)分公司黨委和紀(jì)律檢查委員會(huì)(新單位，成立時(shí)間短。內(nèi)容少，歷史沿革寫的短：老單位，成立時(shí)間長，內(nèi)容多，歷史沿革寫的長。)。

1.4隸屬關(guān)系：××省保險(xiǎn)分公司是××，總公司的下設(shè)機(jī)構(gòu)，屬省管廳級保險(xiǎn)公司，并直接接受中國人民銀行××省分行和中國保監(jiān)會(huì)××省保監(jiān)局的領(lǐng)導(dǎo)、管理、協(xié)調(diào)、稽核和監(jiān)管，××省保險(xiǎn)分公司黨的關(guān)系隸屬××總公司黨委。

1.5單位性質(zhì)：××省保險(xiǎn)分公司的性質(zhì)是國有經(jīng)濟(jì)。

1.6業(yè)務(wù)范圍：××省保險(xiǎn)分公司的業(yè)務(wù)范圍是承保各種財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)，責(zé)任險(xiǎn)，農(nóng)業(yè)保險(xiǎn)，人身保險(xiǎn)等保險(xiǎn)業(yè)務(wù)；辦理各種國內(nèi)外保險(xiǎn)及其有關(guān)機(jī)構(gòu)建立代理關(guān)系和業(yè)務(wù)往來，代理外國保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)辦理對損失的鑒定和理賠等業(yè)務(wù)及其委托的其他有關(guān)事宜：經(jīng)中國人民銀行批準(zhǔn)的其他業(yè)務(wù)。

1.7××省保險(xiǎn)分公司主要職責(zé)與任務(wù)：根據(jù)中國人民保險(xiǎn)法和有關(guān)規(guī)定，開展××省轄內(nèi)各項(xiàng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，完成總公司下達(dá)的各項(xiàng)保險(xiǎn)指標(biāo)任務(wù)：負(fù)責(zé)××省市地保險(xiǎn)分支機(jī)構(gòu)的籌備、組建和行政、業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)；參加屬地黨政機(jī)關(guān)組織的各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)。

1.8××省保險(xiǎn)分公司歷任領(lǐng)導(dǎo)任職情況，

1.9××省保險(xiǎn)分公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)歷任負(fù)責(zé)人(正職)任職情況。

2第二部分為：全宗內(nèi)檔案狀況，其內(nèi)容有9項(xiàng)。

2.1檔案來源：上級文件主要來源于××保險(xiǎn)總公司、××省政府、中國人民銀行××省分行、中國保監(jiān)會(huì)××省保監(jiān)局有關(guān)保險(xiǎn)工作的文件材料：本機(jī)關(guān)文件主要來源于本單位在執(zhí)行國家保險(xiǎn)法律法規(guī)、政策規(guī)定和展業(yè)過程中形成的文件材料，這是本單位文件最主要的來源，也是最重要的文件：同級文件主要來源于平行機(jī)關(guān)需要辦理(無需辦理的不歸檔)的文件；下級文件主要來源于所轄分支保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的文件材料。

2.2檔案主要內(nèi)容：本單位自成立以來，上級業(yè)務(wù)主管部門和本單位及下屬分支機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、勞保福利、黨群管理、行政管理、保險(xiǎn)業(yè)務(wù)等方面的文件材料。

2.3檔案的起至年代、門類和數(shù)量：起至年代為1980～2007年，門類和數(shù)量為：

文書檔案共多少卷，其中永久多少卷、多少件(實(shí)行單件整理后的統(tǒng)計(jì)單位)，長期多少卷、多少件，短期多少卷、多少件。

會(huì)計(jì)檔案共多少卷，其中憑證多少卷，賬簿多少卷，報(bào)表多少卷。

聲像檔案共多少冊(盤)，其中照片多少冊，錄音帶多少盤，錄像帶多少盤，電子檔案多少盤。

業(yè)務(wù)檔案共多少卷，其中永久多少卷，長期多少卷。短期多少卷。

另外，還有科技檔案(機(jī)關(guān)檔案室叫基建檔案、設(shè)備檔案)、榮譽(yù)檔案等。

2.4檔案分類方法：采用保管期限——年度——組織機(jī)構(gòu)分類法，共設(shè)辦公室、計(jì)劃財(cái)務(wù)部、市場部、國際業(yè)務(wù)部等15個(gè)類目(隨著內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的增加或合并，類目會(huì)相應(yīng)增加或減少)。

2.5組卷方法：是在組織機(jī)構(gòu)類目下分年度、分級別、分保管期限、分問題來組卷。

2.6立卷(整理)形式：采取文書檔案由檔案室負(fù)責(zé)立卷(整理)，業(yè)務(wù)檔案由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷(整理)，會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)立卷，聲像檔案由宣傳部門負(fù)責(zé)整理等。

2.7組卷(整理)原則：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。

2.8案卷排列及編號方法：案卷(包括盒內(nèi)文件的排列)的排列是分保管期限(即永久、長期、短期分別排列)、年度、組織機(jī)構(gòu)或問題排列(在同一保管期限內(nèi)、同一年度內(nèi)、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或問題之間接著排，即辦公室排完，接著排人事處、科，業(yè)務(wù)處、科或黨群類排完，接著排行管類，等等，以此類推。企業(yè)可參考或按十大類開放式的分別排列，這里不作詳細(xì)介紹)。文書檔案的編號是采用年度小流水編號法，即3個(gè)保管期限(永久、長期、短期)每年都從“1”開始編制，其他門類檔案按有關(guān)專業(yè)規(guī)定要求編號。

2.9檢察工具：編制有數(shù)10種檔案目錄。