向德才

一、依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室建立現(xiàn)行文件服務中心的有利條件

目前，依托綜合檔案館建立的現(xiàn)行文件服務中心是直接為公民提供政策法律和政務信息服務的窗口。筆者通過調查了解到，當前最需要了解而又最不方便查閱利用政府信息的是居住在全國農(nóng)村的廣大農(nóng)民群眾，因此將在綜合檔案館建立的現(xiàn)行文件服務中心向下延伸，依托各地鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室建立區(qū)域性、直接面向廣大農(nóng)民群眾的現(xiàn)行文件服務中心，可以滿足廣大農(nóng)民群眾查閱利用政府現(xiàn)行文件信息的需要。是一項切實可行的服務農(nóng)村、服務民生的重要舉措。

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室建立有比較規(guī)范的檔案管理制度，成熟的檔案管理經(jīng)驗，對建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的現(xiàn)行文件服務中心具有借鑒、參考作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府文檔信息的集中保管單位，保存了大量早期形成的完整的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府文檔信息，并對新增的政府文檔信息也進行了集中收集和綜合整理，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關保管檔案的基地，有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室還接收有本行政區(qū)域內機關單位的檔案。寄存有無力或無條件保管的所轄行政村的檔案。從這一點來看，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室又是收集和保管本地區(qū)歷史檔案文件的中心。經(jīng)過多年的建設和發(fā)展，現(xiàn)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室的業(yè)務建設日趨規(guī)范，對接收歷史檔案文件的范圍、要求，對歷史檔案文件的整理、鑒定、保管、提供利用和開發(fā)已建立有一套比較規(guī)范的檔案管理制度，積累了比較成熟的檔案管理經(jīng)驗。這些無疑對建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務中心具有重要的借鑒、參考作用，所以依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的現(xiàn)行文件服務中心具有天然的優(yōu)勢。

其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室與所轄各文件形成單位有著密切的聯(lián)系。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室大都兼作機關文件收發(fā)工作，與所屬機關單位具有經(jīng)常性的聯(lián)系，各機關單位報送文件一般也是報送給鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室從某種角度上講可以說是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的文件交換中心，收集所屬各單位的現(xiàn)行文件具有非常便利的條件，這也是依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的現(xiàn)行文件服務中心的獨特優(yōu)勢。由于目前文件的流向往往是官方對官方，機構對機構，單位對單位，縱向有一定層次限制，橫向有一定范圍，而社會上尤其是廣大農(nóng)村人民群眾利用現(xiàn)行文件往往又不完全取決于文件流向的層次和范圍，所以依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的現(xiàn)行文件服務中心方便了廣大農(nóng)村人民群眾查閱利用現(xiàn)行文件，提供了一個服務廣大農(nóng)村人民群眾的平臺。這不僅是非常必要的，切實可行的。而且也是廣大農(nóng)村人民群眾所需要的或期盼的。

第三，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室主要職能就是保管利用檔案文件。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關為安全保管檔案文件，方便各機關單位查閱利用，一般都配置有專門的檔案庫房，設置有專門的閱覽室，配備有統(tǒng)一規(guī)范的檔案柜架及必備的檔案安全保護設施設備，具有集中查閱的有利條件。而開展現(xiàn)行文件利用服務工作既需要一個集中統(tǒng)一保管現(xiàn)行文件的場所，又需要一個快捷、方便的閱覽利用現(xiàn)行文件的陣地，這個場所或陣地非鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室莫屬，一般只需要適當增加鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室的設施設備就可以建立起來，不需要太多的投入。

二、依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室建立現(xiàn)行文件服務中心應做的前期工作

依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的現(xiàn)行文件服務中心是一個新生事物，目前尚處于嘗試或探索階段。許多問題有待于在實踐中進一步探討和規(guī)范。筆者以為，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關建立現(xiàn)行文件服務中心，除了必須具備一定設施條件、健全必要的規(guī)章制度、配備有一定素質的管理人員、加強必要的宣傳之外，關鍵是要做好三方面的前期工作：

一是明確現(xiàn)行文件服務中心的職責。根據(jù)我國檔案法及檔案法實施辦法的規(guī)定，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室不接收現(xiàn)行文件。依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的現(xiàn)行文件服務中心，需要拓展和延伸鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室的職能，因此需要通過黨委、政府受權或法定文件賦予鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室及現(xiàn)行文件服務中心接收、保管和提供利用現(xiàn)行文件的職責，指定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室為本級政府信息公開查閱場所，從而使鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室接收、保管、提供利用檔案資料有法可依的同時，接收、保管、提供利用已公開的現(xiàn)行文件也有章可循。

二是明確文件形成單位向鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務中心移交文件的職責。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關現(xiàn)行文件服務中心的文件主要來源于鄉(xiāng)鎮(zhèn)各機關單位，因此對鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬各文件形成單位向現(xiàn)行文件服務中心報送文件的范圍、時間、數(shù)量質量要求和交接、更替辦法等都要予以作出具體、明確的規(guī)定，以便于各文件形成單位定期向鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務中心報送可以向社會開放利用的現(xiàn)行文件。

三是明確廣大農(nóng)民群眾利用現(xiàn)行文件的權利。《檔案法》第二十條規(guī)定：機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟建設、國防建設、科學研究和其他各項工作的需要，可以按照有關規(guī)定利用檔案館未開放的檔案以及有關機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。利用未開放的檔案的辦法由國家檔案行政管理部門和有關主管部門規(guī)定?，F(xiàn)行文件與檔案一般以立卷歸檔為界。已經(jīng)立卷歸檔的屬于未開放的檔案文件，未立卷歸檔的屬于零散文件，前者在各單位占大部分，即適用于《檔案法》第二十條之規(guī)定。因此要結合貫徹實施《中華人民共和國政府信息公開條例》，制定相應的現(xiàn)行文件利用服務規(guī)范性文件和規(guī)章制度，明確廣大農(nóng)村人民群眾利用現(xiàn)行文件的權利，以最大限度地滿足廣大農(nóng)村人民群眾能按規(guī)定、及時地、準確地、全面地了解黨和國家的方針政策及政務信息的需要。

三、依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務中心的具體要求

依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案室建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務中心，充分發(fā)揮現(xiàn)行文件服務中心服務廣大農(nóng)民群眾的功能作用，在具體操作上必須做好如下各項工作：

一是要科學地制定進入鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務中心的文件形成單位名單。在確定名單時，要體現(xiàn)全面性和動態(tài)性。所謂全面性，就是在本行政區(qū)域內機關單位產(chǎn)生的、屬于廣大農(nóng)民群眾有利用需求的非涉密的現(xiàn)行文件，其形成文件的黨政機關、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織均可列入接收名冊；所謂動態(tài)性，就是要隨時了解列入現(xiàn)行文件服務中心名冊的單位變更情況，新設機構及時補入，職能轉變的及時了解，并隨時告知廣大農(nóng)民群眾利用者。了解鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關單位的機構、職能變化情況，其目的是為了更全面、完整、系統(tǒng)地接收已公開的現(xiàn)行文件。

二是要明確進入現(xiàn)行文件服務中心的文件資料范圍。在制定現(xiàn)行文件收集范圍時要注重把握四性，即法規(guī)性、政策性、公益性和地方性。所謂法規(guī)性，就是將反映國家制定的調整廣大農(nóng)村社會關系的法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、行政規(guī)章、自治條例和單行條例、有權解釋條約與協(xié)定收集進鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務中心；所謂政策性，就是將有關部門制定的涉及農(nóng)村、農(nóng)業(yè)、農(nóng)民的需要廣大農(nóng)村人民群眾貫徹執(zhí)行的規(guī)定、意見、決定等文件材料收集進鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務中心；所謂公益性，就是要將反映農(nóng)村社會公共利益、維護廣大農(nóng)村人民群眾權益方面的文件收集進鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務中心；所謂地方性，就是特別要注意收集本行政區(qū)域內具有創(chuàng)造性、典型性、特色性的文件。同時在制定現(xiàn)行文件資料收集范圍時，要把握彌補檔案不足這一要求，諸如各級政府通報，各部門、各單位編制的農(nóng)村、農(nóng)業(yè)政策法規(guī)匯編、文件匯編，各單位公開或內部出版的專業(yè)志、紀念冊、資料匯編，各單位公開或內部出版發(fā)行的農(nóng)村、農(nóng)業(yè)刊物，地方報紙等。另外，還要明確與紙質載體相應的電子文件、出版物收集進鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務中心的范圍和要求。

三是建立切實可行的現(xiàn)行文件管理規(guī)章制度。在接收方面。要建立現(xiàn)行文件報送制度；在保管方面，要建立文件資料進入鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務中心后的整理方法、編目上架方法和文件資料入庫后的管理制度；在鑒定方面，要制定現(xiàn)行文件鑒定的原則、時間和具體辦法；在利用方面，要建立查閱現(xiàn)行文件資料制度、復制制度、出具證明規(guī)定：在現(xiàn)行文件電子化方面要建立數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)檢索查詢、安全保密和系統(tǒng)維護等制度。

四是要積極主動地開展多種形式的現(xiàn)行文件利用服務工作。創(chuàng)造快捷、便利的利用現(xiàn)行文件的條件。除開辟專用的現(xiàn)行文件閱覽室供廣大農(nóng)村人民群眾上門閱覽外。還可以開展來信來函咨詢、電話查詢、網(wǎng)上查詢等多種服務形式。要主動提供現(xiàn)行文件報務中心所掌握的政務、政策動態(tài)信息，如根據(jù)農(nóng)村社會熱點問題編制專題目錄、專題匯編；要認真研究利用規(guī)律，抓住利用熱點，定期編寫利用效果分析；定期向文件報送單位反饋利用信息，以便于他們及時地、有針對性報送現(xiàn)行文件；有條件的鄉(xiāng)鎮(zhèn)還可以利用現(xiàn)代化設備，采用掃描、縮微、計算機錄入等手段。建立現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫，使有條件利用現(xiàn)代技術手段查閱利用現(xiàn)行文件的農(nóng)民群眾能夠快速地、全面地查閱利用現(xiàn)行文件。

作者單位：湖北省秭歸縣檔案局