姚予龍

企業(yè)選擇軟件應(yīng)該分四步走，步步為營，就一定能夠選到適合自己的軟件。

隨著國內(nèi)企業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展，簡單的，TT工具已經(jīng)不能滿足企業(yè)的需要，企業(yè)也意識到需要借助信息化來幫助自己更好地發(fā)展。但是，可供選擇的軟件廠商很多，各有特點(diǎn)，價(jià)格上也相差很遠(yuǎn)，就比如ERP軟件的價(jià)格從十幾萬到幾百萬的都有，看功能好像也差不多，該選擇哪一種?聽到其他企業(yè)某個(gè)軟件用得很好，就也上了相同的一套，但使用后卻發(fā)現(xiàn)并不是太合適，是否最初選錯(cuò)了軟件?這些都涉及到了軟件選擇的問題，我們常說選擇比努力更重要，選擇對了，則事半功倍；選擇錯(cuò)了，則事倍功半。那么，企業(yè)該如何選擇適合的軟件系統(tǒng)呢?本文認(rèn)為企業(yè)選擇軟件應(yīng)該分四步走，步步為營，就一定能夠選到適合自己的軟件。

第一步，明確軟件系統(tǒng)要解決什么問題

軟件系統(tǒng)歸根到底是一套工具，企業(yè)使用這套工具是要輔助企業(yè)解決問題，所以在選擇軟件前首先要明確是希望用這套軟件解決什么問題，也就是目的要明確。

近幾年信息化的深入應(yīng)用，在建設(shè)信息系統(tǒng)前。先進(jìn)行整體的規(guī)劃，然后分步實(shí)施，這已經(jīng)在很多企業(yè)達(dá)成了共識。在規(guī)劃中，要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的要求，明確軟件系統(tǒng)要解決什么樣的問題，需要哪些軟件系統(tǒng)，不同的軟件系統(tǒng)的邊界是什么，實(shí)施路徑是怎樣的。

企業(yè)有不同的發(fā)展戰(zhàn)略，相應(yīng)的IT建設(shè)必須符合這一要求，并且為這一戰(zhàn)略提供價(jià)值。譬如筆者曾參與的一家企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略就是要向內(nèi)要效益，要精細(xì)化管理，對信息化的要求就是固化現(xiàn)有的工作流程，提高工作效率。這家企業(yè)是傳統(tǒng)的制造型企業(yè)，企業(yè)經(jīng)過多年的發(fā)展，內(nèi)部已經(jīng)有了相對標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，有點(diǎn)類似明茨伯格所分類的機(jī)械化組織，企業(yè)目前面臨的主要問題是手工操作效率太慢，希望利用TT手段提高操作效率。這樣的企業(yè)，并不需要軟件有太多的擴(kuò)展功能，最核心的要求是能夠提高現(xiàn)有的工作效率。

而另有一家企業(yè)對信息化的戰(zhàn)略要求是幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)在國內(nèi)、國外等多個(gè)分公司的集團(tuán)管控。這家企業(yè)在國內(nèi)有多家子公司，在國外也初步創(chuàng)建了幾家分公司，未來幾年準(zhǔn)備在國外大力拓展業(yè)務(wù)，對國內(nèi)子公司主要通過戰(zhàn)略管控，對國外分公司主要是通過財(cái)務(wù)管控的方式。分析下來就明確了這家企業(yè)對TT建設(shè)的要求就是要具有擴(kuò)展性，能夠?qū)崿F(xiàn)對多家公司的管控，尤其是財(cái)務(wù)管控的功能要強(qiáng)。這樣的要求也非常明確，可以有針對性的選擇軟件。

在明確軟件系統(tǒng)解決什么樣的問題后，在選擇軟件前，還需要理清需要哪些軟件系統(tǒng)，不同的軟件系統(tǒng)的邊界是什么。任何軟件系統(tǒng)都不是萬能的，都是針對企業(yè)某一部分需求進(jìn)行開發(fā)的，希望一個(gè)軟件解決所有需求是不現(xiàn)實(shí)的，因此企業(yè)需要清楚到底需要哪些軟件系統(tǒng)，不同的軟件系統(tǒng)是針對企業(yè)的什么需求，不同的軟件系統(tǒng)之間是如何相互協(xié)同的，這些軟件系統(tǒng)的實(shí)施步驟是怎樣的，等等。

企業(yè)在明白希望軟件系統(tǒng)解決什么問題，也就是有了明確的目的之后，再進(jìn)行信息化建設(shè)，這樣能最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)。

第二步，要梳理清楚詳細(xì)的軟件需求

很多企業(yè)選擇軟件系統(tǒng)時(shí)，是直接聯(lián)系所有的知名軟件商前來講解軟件系統(tǒng)，而軟件商也不知道要講解什么，重點(diǎn)是什么，只好把軟件的所有功能都介紹一遍。而實(shí)際上，經(jīng)過多年的競爭，各種軟件系統(tǒng)都在互相學(xué)習(xí)，粗略的聽取功能介紹是不能明白各個(gè)軟件之間的差別的。企業(yè)的人聽完介紹后往往感覺軟件的功能太強(qiáng)了，而且不同的軟件之間也差不多，好像都能滿足要求，但心里又沒有譜，總感覺差了點(diǎn)什么，導(dǎo)致最后的結(jié)果就是選來選去選不出結(jié)果。既浪費(fèi)了企業(yè)的時(shí)間，也讓軟件商無所適從，破壞了雙方的合作關(guān)系。

實(shí)際上，企業(yè)對自己的需求是最清楚的，而軟件商只是對自己的軟件最熟悉，企業(yè)有必要先梳理出自己詳細(xì)的需求列表。在梳理企業(yè)自身的詳細(xì)需求時(shí)，很多企業(yè)將業(yè)務(wù)部門的直接“需求”拿來作為企業(yè)的需求，而通過分析會(huì)發(fā)現(xiàn)，這些需求很多是要求減輕本部門業(yè)務(wù)工作量的，我們稱之為“表層需求”，各部門站在本部門立場上提需求，所提要求常常是只考慮局部、不考慮整體，造成企業(yè)內(nèi)部各部門之間自相矛盾。企業(yè)實(shí)施信息化是為了規(guī)范和提升整個(gè)企業(yè)的管理，應(yīng)該將公司層面的管理需求最大化，而不僅僅是業(yè)務(wù)部門的“手工業(yè)務(wù)處理的電子化”。這兩個(gè)層面的管理目標(biāo)有時(shí)候會(huì)有一定的沖突，企業(yè)的真實(shí)需求是要站在公司的高度，跨部門的思考。企業(yè)有必要組織獨(dú)立的隊(duì)伍，必要情況下借助外部咨詢顧問的力量，詳細(xì)地梳理企業(yè)的需求。

在具體的需求整理中，企業(yè)可從以下幾個(gè)方面來著手：“基礎(chǔ)信息”是對核心靜態(tài)數(shù)據(jù)的管理需求，如供應(yīng)商、客戶、產(chǎn)品等核心數(shù)據(jù)的管理需求；“性能要求”是對軟件系統(tǒng)性能的需求，如系統(tǒng)容量、反應(yīng)速度、安全性等；“一般要求”是軟件本身的管理需求，如用戶界面、權(quán)限控制、用戶控制等；然后足企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的需求。

在每一個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域里，需求又可以細(xì)分為基礎(chǔ)需求、核心需求和擴(kuò)展需求?！盎A(chǔ)需求”是企業(yè)的一般性需求或業(yè)務(wù)需求，通常情況下也是大多數(shù)軟件都能滿足的需求；“核心需求”是企業(yè)獨(dú)特的管理、業(yè)務(wù)需求或者關(guān)鍵需求，要求軟件商必須能夠提供解決方案；“擴(kuò)展需求”是不經(jīng)常出現(xiàn)、屬于錦上添花式的需求，或者手工操作也可以接收的需求。

通過對企業(yè)需求的梳理，一方面企業(yè)本身有廠穩(wěn)定的可積累的架構(gòu)，任何人再提出的需求經(jīng)過分析后都是可以添加到列表中，任何人對需求的爭論都有了討論的基礎(chǔ)，而不至于每次都是空對空，爭論結(jié)束后什么也沒有留下來；另一方面，這也讓軟件商對企業(yè)的需求有了全面的理解，雙方的溝通也就有了基礎(chǔ)。

在這里，還要特別強(qiáng)調(diào)的是，這樣一份清單一定是企業(yè)自己或者是咨詢公司與企業(yè)一起梳理的需求，是按照企業(yè)的實(shí)際需要梳理的，是以企業(yè)的語言來整理的，絕對不是簡單的軟件功能列表，更不足技術(shù)術(shù)語。

第三步，開始選擇軟件

軟件很多，各有特點(diǎn)，每家軟件擅長的領(lǐng)域不同。有的擅長制造，有的擅長分銷，有的擅長財(cái)務(wù)，有的擅長系統(tǒng)整合。由于企業(yè)對軟件信息掌握的不對稱，并且信息化的投入對企業(yè)來說也是一筆可觀的支出，企業(yè)都比較慎重，不知該如何選擇。很多企業(yè)都是本著“一分錢一分貨”的原則，要選軟件就找最貴的，于是乎只要是選ERP，就把國際大型軟件列在第一位?！爸毁I貴的，不買對的”，“反正最好的總歸不會(huì)錯(cuò)”，成了一些企業(yè)選擇軟件時(shí)的誤區(qū)。

筆者曾經(jīng)為一家企業(yè)的軟件選型提供過幫助。這家企業(yè)屬于傳統(tǒng)行業(yè)，年銷售規(guī)模在4個(gè)億左右，準(zhǔn)備實(shí)施ERP軟件，IT部門的負(fù)責(zé)人到是很敬業(yè)，把軟件供應(yīng)商詳細(xì)列了表，還細(xì)分成了A、B、C級，列在A級的是SAP、ORACLE等國際軟件，B級的是國內(nèi)的金蝶、用友、浪潮等軟件，C級的是當(dāng)?shù)氐闹行≤浖?。然后這位負(fù)責(zé)人還分別確定了對A、B、C三級的不同

策略，A級要特別關(guān)注，指定了專人跟進(jìn)；B級適度關(guān)注，有一名員工跟進(jìn)所有的軟件商；C級是作為最后的選擇，主要是商務(wù)談判的需要。經(jīng)過與這位負(fù)責(zé)人的簡單溝通，了解到這家企業(yè)的利潤并不是很豐厚，未來幾年的發(fā)展也是相對平穩(wěn)，能夠在信息化建設(shè)方面的資金投入也不是很高，因此筆者就直接建議這位負(fù)責(zé)人不要再考慮所謂的A級軟件，或者向A級軟件商明確表示自己只選擇中小型企業(yè)解決方案。因?yàn)椋赃@家公司的資金預(yù)算只能勉強(qiáng)支付國際知名軟件的費(fèi)用，對于軟件實(shí)施的費(fèi)用、二次開發(fā)的費(fèi)用、后期長期維護(hù)的費(fèi)用、公司使用軟件的成本，公司根本沒有預(yù)算，可以說公司不具備支撐國際軟件實(shí)施的經(jīng)濟(jì)實(shí)力。而且反過來講，這樣的公司在國際軟件商眼里，根本不可能被列為A級名單中，甚至可能都不會(huì)被列為潛在客戶，可是考慮到市場影響，軟件商還不得不參與進(jìn)來。與其企業(yè)和軟件商花費(fèi)大量的精力在根本不可能的事情上，還不如直接瞄準(zhǔn)目標(biāo)。對于這家公司的C級選項(xiàng)，筆者也提出了不同的意見：B級軟件商根本不會(huì)考慮C級的商務(wù)壓力，兩者根本不具備可比性。企業(yè)這是在浪費(fèi)自己的時(shí)間，也是預(yù)支了本地中小軟件公司的信任。

買軟件，尤其是大型軟件，絕對不是一次性買賣，是企業(yè)和軟件商的共同合作，是建立在雙方共贏的基礎(chǔ)上的長期合作。因此可以說，軟件系統(tǒng)，適合最好。

最后一步，還要選擇適合的實(shí)施團(tuán)隊(duì)

大型軟件系統(tǒng)，不僅僅是一個(gè)軟件，實(shí)質(zhì)上是一套整體的解決方案。軟件是死的，終究要由人去實(shí)施，要人來使用。即使是成熟的軟件，也只是提供了一個(gè)平臺，還需要富有經(jīng)驗(yàn)的實(shí)施隊(duì)伍的辛苦努力，“三分軟件，七分實(shí)施”，說的就是這個(gè)道理。在選型上，不能只重視軟件產(chǎn)品和實(shí)施廠家的品牌，而忽視實(shí)施團(tuán)隊(duì)。成熟的實(shí)施隊(duì)伍不僅僅考慮軟件本身的功能，還會(huì)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際特點(diǎn)，設(shè)計(jì)詳細(xì)的解決方案，包括軟件的成熟功能和潛在的開發(fā)功能，包括本軟件系統(tǒng)與其他軟件的接口和集成等等。其實(shí)，從某種程度上來說，選人、選團(tuán)隊(duì)比選擇實(shí)施公司重要，選實(shí)施公司比選軟件產(chǎn)品重要。一群能夠?qū)⒐芾硭枷肱c軟件實(shí)現(xiàn)相結(jié)合的顧問，一個(gè)善于應(yīng)用項(xiàng)目管理策略和方法的項(xiàng)目經(jīng)理，一個(gè)明白業(yè)務(wù)、管理、技術(shù)和項(xiàng)目運(yùn)作方法的人，一個(gè)理論與實(shí)踐結(jié)合的、優(yōu)勢互補(bǔ)的、合作融洽的團(tuán)隊(duì)，才是項(xiàng)目成功的第一要素。

如圖1所示，企業(yè)信息化是一項(xiàng)艱苦的工作，也是一項(xiàng)能給企業(yè)帶來巨大價(jià)值的工作，信息化的成功是企業(yè)、軟件、實(shí)施共同努力的結(jié)果，企業(yè)需要把控需求、理解產(chǎn)品、控制實(shí)施，在必要的情況下邀請第三方的咨詢公司輔助企業(yè)也是不錯(cuò)的選擇。