研究生學(xué)籍管理是學(xué)校對(duì)研究生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程的管理，包括研究生入學(xué)與注冊(cè)、建立學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)、課程管理、成績(jī)管理、學(xué)籍異動(dòng)、畢業(yè)審核等[1]，它是保證研究生培養(yǎng)質(zhì)量的重要手段。近年來(lái)，隨著研究生招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，研究生學(xué)籍管理的信息量也急劇增加，這無(wú)疑給學(xué)籍管理工作帶來(lái)了很大的難度與挑戰(zhàn)。本文在簡(jiǎn)要分析網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下研究生學(xué)籍管理工作的現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，就如何利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)對(duì)研究生的學(xué)籍進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，最終實(shí)現(xiàn)研究生學(xué)籍管理的現(xiàn)代化、信息化和規(guī)范化進(jìn)行了初步探討。

網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下研究生學(xué)籍管理的現(xiàn)狀

信息時(shí)代的到來(lái)，使得各高校已經(jīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到研究生學(xué)籍管理工作中來(lái)，研究生部和各學(xué)院都配備了計(jì)算機(jī)，嘗試著應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)研究生的學(xué)籍、成績(jī)、開(kāi)題、答辯等進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，但是，所有這些引進(jìn)與建設(shè)并沒(méi)有徹底打破以往那種舊的研究生管理模式，具體存在的問(wèn)題如下：

1.研究生學(xué)籍管理方式相對(duì)滯后

研究生學(xué)籍管理主要還是沿用傳統(tǒng)的人工填寫(xiě)紙制本學(xué)業(yè)學(xué)籍手冊(cè)進(jìn)行，每學(xué)期初，研究生的注冊(cè)管理更是費(fèi)時(shí)費(fèi)力。隨著學(xué)校設(shè)置的專(zhuān)業(yè)門(mén)類(lèi)不斷擴(kuò)增，課程科目不斷增加，研究生的人數(shù)也不斷擴(kuò)大， 龐大的研究生學(xué)籍資料在收集、整理及分類(lèi)分析方面都使研究生管理人員難以招架，很難保證在統(tǒng)計(jì)分析中做到萬(wàn)無(wú)一失。

2.研究生學(xué)籍管理手段落后

研究生的選課、成績(jī)管理、學(xué)籍異動(dòng)始終是以手工管理方式為主，反饋滯后，重復(fù)勞動(dòng)多，工作量大，準(zhǔn)確性不高，無(wú)法滿(mǎn)足教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

3.研究生學(xué)籍管理服務(wù)于決策的功能不足

學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門(mén)對(duì)研究生有關(guān)數(shù)據(jù)的需要日益頻繁，要求更加全面、詳細(xì)、快捷和準(zhǔn)確，由于學(xué)籍管理手段相對(duì)落后，學(xué)籍管理缺乏應(yīng)對(duì)能力[2]。

利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)，優(yōu)化研究生學(xué)籍動(dòng)態(tài)管理

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，基于網(wǎng)絡(luò)的研究生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。通過(guò)該系統(tǒng)，可以方便快捷地錄入、查詢(xún)、修改、統(tǒng)計(jì)研究生的各類(lèi)信息，及時(shí)了解研究生的學(xué)籍情況現(xiàn)狀、在校表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績(jī)、獲獎(jiǎng)情況等，達(dá)到資源共享，從而增強(qiáng)研究生學(xué)籍管理工作的科學(xué)性和有效性。

1.研究生基本信息檔案的建立

研究生基本信息的建立包括兩個(gè)步驟，首先從招生錄取數(shù)據(jù)庫(kù)中將新生的學(xué)生資料導(dǎo)入到學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，按不同院系、專(zhuān)業(yè)、學(xué)號(hào)，建立全校研究生的基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，讓研究生用自己的權(quán)限登陸該系統(tǒng)，查看、校對(duì)并按要求補(bǔ)齊相關(guān)信息，確認(rèn)無(wú)誤后將資料直接提交到基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)，然后由管理人員進(jìn)行層層審核，以保證信息的準(zhǔn)確性。新生基本信息建立后，各院系、各部門(mén)可以按其需要查詢(xún)信息、統(tǒng)計(jì)人數(shù)、打印學(xué)籍表等，從而摒棄原手工填寫(xiě)的做法，簡(jiǎn)化了工作程序，提高了工作效率[3]。

2.研究生選課與成績(jī)管理的自動(dòng)化

傳統(tǒng)的選課方式，是由學(xué)生填寫(xiě)書(shū)面表單，然后研究生教學(xué)秘書(shū)手工集中登記，學(xué)生中途改變選課信息需要辦理重重手續(xù)?，F(xiàn)在，利用學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，研究生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間進(jìn)行選課，研究生選擇學(xué)生身份使用本人學(xué)號(hào)、密碼成功登錄后即進(jìn)入研究生選課界面。通過(guò)該系統(tǒng)，研究生可以選擇、退選或改選課程，還可以隨時(shí)通過(guò)查詢(xún)選課查看自己所選的全部課程。管理人員也可以隨時(shí)查看選課學(xué)生的具體名單、添加、刪除、修改學(xué)生選課信息、打印學(xué)生選課名單等，從而實(shí)現(xiàn)了管理部門(mén)與學(xué)生雙方選課的自動(dòng)化。此外，研究生成績(jī)管理是學(xué)籍管理中的重要組成部分，以前研究生的考試成績(jī)是任課教師以書(shū)面的形式報(bào)送到研究生管理部門(mén)，成績(jī)的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、成績(jī)單的發(fā)放都非常麻煩。應(yīng)用研究生學(xué)籍管理信息系統(tǒng)后，任課教師可以隨時(shí)選擇教師身份使用自己的工資號(hào)、密碼登錄系統(tǒng)，在網(wǎng)上錄入成績(jī)，這樣研究生就可以實(shí)時(shí)地登錄系統(tǒng)查詢(xún)成績(jī)，打印成績(jī)單，從而避免教師、學(xué)籍管理人員的重復(fù)勞動(dòng)，減輕了研究生管理部門(mén)的工作量，大大提高了研究生管理的效率和質(zhì)量。

3.研究生學(xué)籍異動(dòng)的處理更加及時(shí)

隨著研究生招生數(shù)量的增加，研究生專(zhuān)業(yè)調(diào)整、導(dǎo)師調(diào)整、出國(guó)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)數(shù)量也急劇增大。采用傳統(tǒng)的手工管理方式，學(xué)生需要辦理重重手續(xù)，修改多處資料信息，信息處理周期較長(zhǎng)。而應(yīng)用學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，管理人員僅需在學(xué)籍異動(dòng)模塊中進(jìn)行相關(guān)修改，系統(tǒng)中與此相關(guān)的其他信息會(huì)自動(dòng)與之保持一致，從而實(shí)現(xiàn)了信息的動(dòng)態(tài)管理。

4.研究生學(xué)籍信息的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)和上報(bào)更加方便、快捷

以前沒(méi)有使用學(xué)籍信息管理系統(tǒng)時(shí)，每學(xué)期開(kāi)學(xué)初，研究生管理部門(mén)都要投入大量的人力、物力進(jìn)行在校生注冊(cè)人數(shù)的統(tǒng)計(jì)、重修人數(shù)的統(tǒng)計(jì)、對(duì)學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)情況的核實(shí)等。而采用學(xué)籍信息管理系統(tǒng)后，研究生在開(kāi)學(xué)兩周內(nèi)到研究生教學(xué)秘書(shū)處注冊(cè)，學(xué)籍管理人員可以在系統(tǒng)錄查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)到各個(gè)院系、各個(gè)專(zhuān)業(yè)學(xué)生的注冊(cè)情況，研究生、導(dǎo)師也可以隨時(shí)登陸系統(tǒng)查詢(xún)學(xué)生的個(gè)人信息和各科成績(jī)。此外，由于學(xué)籍信息管理系統(tǒng)能與國(guó)家教育部的信息庫(kù)很好地銜接起來(lái)，這就使得信息的報(bào)送工作更加準(zhǔn)確、迅速。

5.研究生畢業(yè)信息的網(wǎng)絡(luò)化

在研究生畢業(yè)前，學(xué)籍管理人員要做到心中有數(shù)，一定要根據(jù)學(xué)籍管理辦法中的相關(guān)規(guī)定，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行認(rèn)真全面地核查。以前，這部分工作完全通過(guò)手工來(lái)完成，程序非常繁瑣，應(yīng)用學(xué)籍信息管理系統(tǒng)后，管理人員只需登錄系統(tǒng)，在畢業(yè)審核模塊中進(jìn)行相關(guān)操作即可，對(duì)于不符合畢業(yè)條件和學(xué)位授予條件的研究生可以通過(guò)系統(tǒng)及時(shí)通知到本人，并告知注意事項(xiàng)。在研究生畢業(yè)以后，管理人員和用人單位也可以通過(guò)系統(tǒng)查詢(xún)到研究生的各種信息，這極大地滿(mǎn)足了各方面管理的需要。此外，通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)還可以保證研究生數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，為搞好電子注冊(cè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[4]。

進(jìn)一步加強(qiáng)完善研究生學(xué)籍管理信息化的幾點(diǎn)思考

為了進(jìn)一步推進(jìn)研究生學(xué)籍動(dòng)態(tài)管理工作的順利進(jìn)行，應(yīng)從以下幾個(gè)方面加大力度。

1.加強(qiáng)校園網(wǎng)建設(shè)，為學(xué)籍動(dòng)態(tài)管理提供更好的基礎(chǔ)

由于研究生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的使用效果依賴(lài)于校園網(wǎng)建設(shè)的好壞，因此，學(xué)校要從多方面加大對(duì)其的投入，更新舊的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，指派專(zhuān)人進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，時(shí)刻保障整個(gè)校園網(wǎng)的暢通。同時(shí)，在校園研究生管理部門(mén)還要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的服務(wù)器，并配有一臺(tái)專(zhuān)用計(jì)算機(jī)用于學(xué)籍管理，指定專(zhuān)人進(jìn)行維護(hù)和管理，并對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)[5]。

2.加強(qiáng)宣傳，提高師生的信息化意識(shí)

研究生學(xué)籍管理全面采取信息化管理后，學(xué)校的管理模式發(fā)生了很大的變化，在這種轉(zhuǎn)變過(guò)程中，要加大宣傳，轉(zhuǎn)變師生的思想觀(guān)念，形成新的學(xué)籍管理理念，提高其信息化意識(shí)，以逐步適應(yīng)信息化管理的需要。

3.建立校院系三級(jí)學(xué)籍管理體制，充分發(fā)揮各級(jí)管理部門(mén)的職能

建立一個(gè)適應(yīng)學(xué)生的動(dòng)態(tài)的學(xué)籍管理組織體系，就必須要設(shè)立校、院、系三級(jí)學(xué)籍管理體系，實(shí)行管理重心的下移，以擴(kuò)大各院系的自主權(quán)，充分發(fā)揮其直接管理作用[6]。校研究生部在學(xué)籍管理中要發(fā)揮好指導(dǎo)和監(jiān)控作用，要定期組織召開(kāi)交流會(huì)，通報(bào)學(xué)籍處理的情況和問(wèn)題，協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一學(xué)籍處理的尺度。院系應(yīng)設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)處理本院系研究生的學(xué)籍管理工作，保證責(zé)任落實(shí)到人。

4.建立高素質(zhì)的學(xué)籍管理者隊(duì)伍

做好研究生學(xué)籍動(dòng)態(tài)管理工作，還必須要有一支具有現(xiàn)代化思想和意識(shí)、原則性強(qiáng)、掌握現(xiàn)代化信息管理技術(shù)、具有奉獻(xiàn)精神的高素質(zhì)管理者隊(duì)伍。學(xué)籍管理人員一定要在思想上高度重視學(xué)籍管理的信息化工作，勤于鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷學(xué)習(xí)和充實(shí)新知識(shí)和新技能，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高利用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行管理的能力，不斷總結(jié)、摸索學(xué)籍管理的特點(diǎn)和規(guī)律，進(jìn)一步提高自身素質(zhì)，從而保證學(xué)籍管理的水平，提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量[7]。

總之，研究生學(xué)籍管理是學(xué)校教學(xué)管理的一個(gè)重要內(nèi)容，隨著教育改革的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息的飛速發(fā)展，采用高效率的學(xué)籍管理手段是推動(dòng)學(xué)校教育改革，提高管理效益的重要舉措。利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)對(duì)研究生的學(xué)籍進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，最大限度地實(shí)現(xiàn)了全校范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)共享，使得學(xué)籍管理成為研究生教學(xué)質(zhì)量、培養(yǎng)質(zhì)量監(jiān)控體系的一個(gè)有機(jī)組成部分。高校研究生管理人員應(yīng)努力更新觀(guān)念、與時(shí)俱進(jìn)、大力創(chuàng)新，以高度的責(zé)任感和敬業(yè)精神，為教育教學(xué)改革的順利推進(jìn)提供充分的保障。

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