摘要：外貿(mào)信函中向貿(mào)易伙伴傳遞消極信息的情況在所難免。在禮貌原則的指導(dǎo)下通過(guò)靈活運(yùn)用語(yǔ)言的不同形式和禮貌策略，緩和消極影響，降低面子威脅，可使消極信息更易于被貿(mào)易伙伴所接受，

關(guān)鍵詞：外貿(mào)信函；策略；禮貌原則；威脅

1 引言

中國(guó)在加入WTO后和世界各國(guó)的貿(mào)易往來(lái)更加頻繁。為節(jié)約時(shí)間和費(fèi)用，過(guò)去國(guó)際貿(mào)易溝通中大量使用電報(bào)與電傳，廣泛采用縮略語(yǔ)，在某種程度上忽略了正式信函的寫作。而隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，外貿(mào)信函越來(lái)越多地采用電子郵件來(lái)傳送。以電子信函形式的溝通缺乏談判時(shí)可以營(yíng)造的祥和氣氛，因而在溝通中應(yīng)盡量使對(duì)方感受到尊重。

外貿(mào)信函寫作一般遵守“7C”原則，即courtesy（禮貌）、correctness（正確）、conciseness（簡(jiǎn)練）、clearness（清楚）、completeness（完整）、concreteness（具體）、consideration（體諒）。禮貌用語(yǔ)在國(guó)際貿(mào)易中產(chǎn)生的作用越來(lái)越明顯，它有助于營(yíng)造一種尊重對(duì)方、尋求合作的氣氛，為公司可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。積極、正面的信息可以給貿(mào)易伙伴帶來(lái)好心情，但也不可避免地需要傳遞消極信息給對(duì)方，緩和其影響力降低對(duì)對(duì)方面子的威脅顯然需要外貿(mào)從業(yè)人士更多關(guān)注。本文針對(duì)禮貌原則探討如何在禮貌原則理論指導(dǎo)下，從語(yǔ)言和策略兩個(gè)方面在外貿(mào)信函中更有策略地傳遞消極信息。

2 禮貌原則理論的提出

禮貌原則是指一種對(duì)別人表達(dá)尊敬，從而實(shí)現(xiàn)有效溝通的原則，源于20世紀(jì)60年代Grice提出的合作原則。因?yàn)橛袝r(shí)人們會(huì)不直接遣詞達(dá)意，而用間接的方式聲東擊西，違背合作原則，因此語(yǔ)用學(xué)者提議在此基礎(chǔ)上用禮貌原則來(lái)補(bǔ)充Grice的合作原則。20世紀(jì)80年代Leech提出禮貌原則，并將其細(xì)分為六個(gè)準(zhǔn)則，即少讓別人吃虧而盡量多使別人受益的策略準(zhǔn)則、少讓自己受益而盡量增加自己付出的慷慨準(zhǔn)則、少貶低別人而盡量多贊揚(yáng)別人的贊譽(yù)準(zhǔn)則、少贊揚(yáng)自己而盡量多貶低自己的謙虛準(zhǔn)則、減少雙方分歧而盡量擴(kuò)大雙方一致的同意準(zhǔn)則以及減少雙方厭惡感而盡量增加雙方同情感的同情準(zhǔn)則。他認(rèn)為“發(fā)話人話語(yǔ)的命題內(nèi)容越有利于受話人，話語(yǔ)就越有禮貌，反之就越不禮貌”[1]。其核心內(nèi)容就是盡量自己吃虧而使別人獲益，以便取得對(duì)方好感，從而使交際順利進(jìn)行，并使自己從中獲得更大的利益。

但首次對(duì)禮貌、面子問(wèn)題進(jìn)而系統(tǒng)探討的是Brown和Levinson。他們認(rèn)為人有積極和消極兩種面子需求?！胺e極面子需求是指作為社會(huì)人希望得到別人認(rèn)可或贊許的面子需求；消極面子需求是指希望自己的行動(dòng)不被人干涉的面子需求?！盵2]針對(duì)這兩個(gè)類型的面子，語(yǔ)言研究團(tuán)體提出了相應(yīng)的積極禮貌策略（如表示興趣、強(qiáng)調(diào)共同點(diǎn)等）和消極禮貌策略（如使用間接表達(dá)、避免強(qiáng)加等）。

3 傳遞禮貌的策略

外貿(mào)信函中向?qū)Ψ絺鬟f的除了令人振奮的積極信息，也會(huì)有一些令人不快威脅面子的索賠、抱怨及拒絕接受等消極信息。將禮貌策略運(yùn)用于引導(dǎo)外貿(mào)信函寫作，從為客戶著想的角度以委婉的語(yǔ)氣、禮貌的語(yǔ)言傳遞消極信息，可以有效化解可能產(chǎn)生的不愉快，甚至終止合同的情況。

3.1 設(shè)身處地，換位思考

在外貿(mào)信函交流中，應(yīng)多將自己置于對(duì)方的角度，設(shè)身處地為對(duì)方著想，從而表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的尊重。體現(xiàn)在語(yǔ)言上就是當(dāng)涉及話題是讓對(duì)方受益時(shí)，以you為句子主語(yǔ)；相反如果話題是有損于對(duì)方時(shí)，主語(yǔ)為I 或We，這樣就使得句子的語(yǔ)氣顯得平和、友好，而避免指責(zé)。如：

（a）We think our products are superior in quality and reasonable in price.

（b）If you take the quality into consideration， you will see that our price is reasonable.

為了說(shuō)服客戶接受我方報(bào)價(jià)，a句顯得主觀臆斷，不夠尊重對(duì)方，而b句則符合Leech禮貌原則中減少雙方分歧而盡量擴(kuò)大雙方一致的同意準(zhǔn)則，巧妙解決了雙方價(jià)格上的分歧。

又如：We did not receive goods specified in our order on time.

沒(méi)有按時(shí)交貨的話題有損于對(duì)方，而we的使用巧妙地回避了直接指責(zé)對(duì)方失誤，給對(duì)方留有余地，但敦促對(duì)方盡快按時(shí)交貨。另外，文化對(duì)語(yǔ)言的影響無(wú)所不在。外貿(mào)信函溝通的對(duì)象可能來(lái)自不同文化背景，為客戶著想還體現(xiàn)在認(rèn)同文化差異。

3.2 委婉表達(dá)，軟著陸解困

委婉語(yǔ)是為表示禮貌、避免沖撞、滿足雙方利益和心理需求的一種用語(yǔ)。由于其含蓄、模糊的表達(dá)方式，褒揚(yáng)的手法，使貿(mào)易雙方能夠采取一種比較間接的方式來(lái)談?wù)撊菀淄{面子的事，從而有效打破貿(mào)易雙方僵局或避免矛盾沖突。禮貌原則就是在其他條件相同的情況下，把不禮貌的因素減弱到最低限度。把一些對(duì)聽(tīng)話人或者第三者來(lái)說(shuō)不禮貌的話，或是略去不說(shuō)或是婉轉(zhuǎn)間接表達(dá)出來(lái)。

（a）We cannot ship your goods until the L/C reaches us.

（b）Your goods will be shipped as soon as the L/C reaches us.

句a抱怨對(duì)方?jīng)]有及時(shí)將開(kāi)立的信用證送達(dá)，語(yǔ)言過(guò)分強(qiáng)硬，威脅到對(duì)方的面子。而句b傳遞了對(duì)方關(guān)注的貨物裝運(yùn)的信息，同時(shí)委婉、禮貌地傳遞了希望對(duì)方盡快開(kāi)立信用證的愿望。

3.3 禮貌措辭，得體有節(jié)

外貿(mào)信函中選擇禮貌的語(yǔ)言可以傳遞一種客氣和考慮周到的情感，給自己的貿(mào)易合作伙伴，可以為信函增添有利的色彩。Please、thank you、I would appreciate it if you would等短語(yǔ)都是有效傳遞禮貌的語(yǔ)言。Thank you是使用頻率最高的禮貌用語(yǔ)之一。無(wú)論信函的主題是接受還是抱怨、拒絕、索賠，把Thank you 或Thank you導(dǎo)出的不同句型作為正文第一句可以很自然地將禮貌傳遞給對(duì)方。如：

（a）We have received your e-mail of October 5，2008．

（b）Thank you for your e-mail dated November 5，2008．

句a是不帶感情色彩的事實(shí)陳述，而句b以Thank you 導(dǎo)出顯然讓對(duì)方有受尊重的感覺(jué)，盡管隨后傳遞給對(duì)方的可能是負(fù)面信息，但這種禮貌語(yǔ)言也起到緩和、降低威脅面子的作用。而且在西方，這些禮貌語(yǔ)言的使用已經(jīng)成為習(xí)慣，盡管它們只是很平常的客套語(yǔ)，不是很重要，但如果缺少了，他們就會(huì)感到不高興。

4 傳遞禮貌的語(yǔ)言方式

外貿(mào)信函傳遞信息、運(yùn)用禮貌策略都需要通過(guò)語(yǔ)言實(shí)現(xiàn)。傳遞負(fù)面信息時(shí)，生硬、直白的表達(dá)只能擴(kuò)大雙方的分歧，而客氣、禮貌的措辭則可以化解分歧。在外貿(mào)信函寫作中情態(tài)動(dòng)詞、疑問(wèn)句、條件句、語(yǔ)義模糊的詞匯、被動(dòng)態(tài)和無(wú)人稱表達(dá)等都可以起到緩和語(yǔ)氣，禮貌傳遞負(fù)面信息的作用。

4.1 情態(tài)動(dòng)詞

情態(tài)動(dòng)詞尤其是過(guò)去式是傳遞禮貌的最常用形式。might， could， would等來(lái)表達(dá)陳述和建議或者請(qǐng)求常?？梢允拐Z(yǔ)氣更加禮貌、委婉。如：

We would like to bring your attention to the cardboard package of your product.

對(duì)方包裝有問(wèn)題，該話題有損對(duì)方面子，而情態(tài)動(dòng)詞would大大緩和了語(yǔ)氣，降低了對(duì)對(duì)方面子的威脅，不至于使磋商陷入僵局。

4.2 疑問(wèn)句

疑問(wèn)句型可以通過(guò)詢問(wèn)對(duì)方的能力或意愿去傳遞請(qǐng)求或命令，因?qū)⑦^(guò)于直接的威脅面子的話語(yǔ)隱含在提問(wèn)中，[3]給對(duì)方留有余地，避免了采用直接的陳述句或肯定句去傳遞命令的唐突，傳遞了對(duì)自己貿(mào)易伙伴的禮貌和尊重。運(yùn)用不同助動(dòng)詞的一般疑問(wèn)句可以使自己表達(dá)的要求顯得更為禮貌，其中含有情態(tài)動(dòng)詞的一般疑問(wèn)句是傳遞禮貌、增加禮貌程度最常用的句式。

(a) Make payment by sight L/C.

(b) Could you make payment by sight L/C?

要求對(duì)方有即期信用證付款，句a的祈使句命令的口吻顯得盛氣凌人；句b采用了帶情態(tài)動(dòng)詞的疑問(wèn)句委婉地表達(dá)了自己的要求，顯示了對(duì)對(duì)方的尊重。

4.3 條件句

條件句可以使建議聽(tīng)起來(lái)更具試探性、商量性，有利于對(duì)方接受我方建議；同時(shí)也可以“給對(duì)方更大的拒絕余地，減輕請(qǐng)求的強(qiáng)加性”。[3]P505這符合避免強(qiáng)加自己意見(jiàn)的原則。如：

If you find the product acceptable， please email us as soon as possible.

條件句的使用使我方邀請(qǐng)對(duì)方詢盤的強(qiáng)加性降低了。

4.4 語(yǔ)義模糊的詞匯

語(yǔ)義模糊的詞匯可以緩和了口吻，減少了負(fù)面評(píng)價(jià)的直接性，給對(duì)方留有余地，從而給對(duì)方留有消極面子。模糊詞語(yǔ)如seem，appear，I am afraid，a little bit，roughly，almost，to some extent常常用于描述某些情況的程度或范圍不敢完全肯定時(shí)，可以避免武斷。如：

（a）I'm afraid I cannot accept your D/P terms.

（b）We appreciate the good quality of the bicycles， but unfortunately your prices appear to be on the high side.

4.5 被動(dòng)語(yǔ)態(tài)和無(wú)人稱表達(dá)

主動(dòng)語(yǔ)態(tài)在表示批評(píng)或指責(zé)時(shí)常常含有譴責(zé)對(duì)方的意思，使用被動(dòng)句或無(wú)人稱表達(dá)法，可以避免直接指責(zé)聽(tīng)話者之嫌，緩和語(yǔ)氣，做到語(yǔ)言上的婉約，讓人更容易接受。主動(dòng)態(tài)強(qiáng)調(diào)的是動(dòng)作或行為的執(zhí)行者而被動(dòng)態(tài)強(qiáng)調(diào)的是行為動(dòng)作，能夠削弱行動(dòng)的個(gè)人針對(duì)性，而無(wú)人稱表達(dá)法就事論事，不涉及具體人物，這符合以回避為主的消極禮貌策略。如：

(a)You delivered the goods two months behind schedule.

(b)The goods were delivered two months behind schedule.

(c) The delivery of goods was two months behind schedule.

顯然，句b的被動(dòng)態(tài)和句c的無(wú)人稱表達(dá)避免直接提到客戶（you），弱化了責(zé)備的語(yǔ)氣而強(qiáng)調(diào)貨物沒(méi)有按時(shí)運(yùn)達(dá)事件本身，避免了正面沖突，傳遞了禮貌。此外，帶please的祈使句和虛擬語(yǔ)氣也是禮貌地傳遞消極信息常用的語(yǔ)言形式。在外貿(mào)信函中，合理使用禮貌語(yǔ)言可以增光添彩，但凡事都有一個(gè)度，如果過(guò)度要求禮貌，在信函中采取非公開(kāi)或不實(shí)施威脅面子的行為，那在行文上可能會(huì)出現(xiàn)羅嗦、累贅的現(xiàn)象，這將違背商務(wù)信函的簡(jiǎn)明和清晰兩個(gè)原則，[4]P50而且使用過(guò)于頻繁容易讓人感到厭煩或者缺乏誠(chéng)意。有時(shí)如果語(yǔ)氣太軟弱或過(guò)分謙卑，往往使對(duì)方以為有商量的余地，而使我方陷入被動(dòng)和不利。

5 結(jié)語(yǔ)。總之，外貿(mào)信函寫作要靈活運(yùn)用禮貌傳遞消極信息的各種語(yǔ)言方式和禮貌策略，緩和不利信息帶來(lái)的消極影響，降低給對(duì)方面子帶來(lái)的威脅，從而使對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)得以順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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