陳書燕

A企業(yè)剛剛經(jīng)過改制，又將面臨業(yè)務(wù)流程的變革，他們?cè)撊绾螒?yīng)對(duì)這雙重變革呢？

“林副總，財(cái)務(wù)部剛剛來了電話，好像很緊急，讓您趕緊回個(gè)電話過去！”林羽山剛從合作方S集團(tuán)回來，正為合同談不攏的事情犯愁呢，他的秘書Linda就風(fēng)風(fēng)火火地告訴他這件事情?！靶辛耍懒?！肯定又是資金短缺的問題，他怎么自己不去找銀行談，每次都叫我想辦法?！?/p>

林羽山有些惱火，不過他心里也清楚，自從公司改制以后，上級(jí)公司指定的項(xiàng)目少了很多，迫使大家不得不想辦法在外面多接點(diǎn)項(xiàng)目；以前總是上頭先付款，現(xiàn)在也變成了他們先墊付。從“農(nóng)耕社會(huì)”到“游牧社會(huì)”的突然轉(zhuǎn)變著實(shí)讓大家都有點(diǎn)措手不及。

林羽山服務(wù)的A企業(yè)原是一家國(guó)字號(hào)老企業(yè)旗下的一家子公司，主要從事研發(fā)業(yè)務(wù)，以項(xiàng)目型運(yùn)作為主。原來日常運(yùn)營(yíng)費(fèi)用和員工工資都由上級(jí)公司定額撥款，旱澇保收。在國(guó)企改革的浪潮中，A企業(yè)也于今年6月份獨(dú)立出來，注冊(cè)成立了一家股份有限公司。企業(yè)改制后，原有的業(yè)務(wù)發(fā)生了不小的變化，目前的業(yè)務(wù)流程逐漸顯現(xiàn)出與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相脫節(jié)的情況，財(cái)務(wù)部和其他業(yè)務(wù)部門之間推卸責(zé)任的現(xiàn)象也比較嚴(yán)重。這一系列的問題引起了公司總經(jīng)理蕭軒的重視，他決定抓住剛改制好的時(shí)機(jī)，把公司原有的流程重新理順，并任命具有生產(chǎn)和管理雙重經(jīng)驗(yàn)的林羽山副總經(jīng)理，來負(fù)責(zé)這項(xiàng)流程梳理工作。

尋找流程切入點(diǎn)

林羽山坐在辦公桌前，開始起草這次流程梳理工作的計(jì)劃。他在A企業(yè)工作有四年多了,對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)都比較了解，在工作上又精益求精不厭其煩，頗得蕭軒的賞識(shí)。

公司那么多條流程，從哪里入手進(jìn)行梳理呢？如果一開始就遍地撒網(wǎng)，不一定有那么多時(shí)間和精力，還是先切中一個(gè)要害點(diǎn)深入下去比較好。他一邊動(dòng)腦筋，一邊打開電腦登陸OA，看到有一條通知：年度預(yù)算工作全面啟動(dòng)?！坝辛耍∧甑赘鱾€(gè)部門同財(cái)務(wù)部的聯(lián)系都很緊密，正好利用這個(gè)時(shí)機(jī)把財(cái)務(wù)部和其他部門之間的流程理理順！”

“篤篤篤”，林羽山抬起頭，是他的秘書Linda，“林總，流程梳理項(xiàng)目動(dòng)員會(huì)的時(shí)間安排好了（如圖1所示），今天下午1：30在505會(huì)議室，名單上的人都通知到了。您昨天讓我聯(lián)系的流程專家丁博士也答復(fù)說2:00過來做流程管理培訓(xùn)?！?

動(dòng)員會(huì)上的爭(zhēng)論

林羽山清清嗓子，環(huán)視四周。今天各個(gè)部門的經(jīng)理都來了，大概有十來號(hào)人，小會(huì)議室坐得滿滿的。

“我們公司的業(yè)務(wù)在不斷發(fā)展，但是現(xiàn)行的一套流程還是三年前梳理和固化的，與現(xiàn)有的業(yè)務(wù)相脫節(jié)的現(xiàn)象很嚴(yán)重，這一點(diǎn)我想在座的各位也一定深有感觸。因此，公司決定由我牽頭，各個(gè)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理配合，重新梳理公司的流程。我們將從財(cái)務(wù)相關(guān)的流程入手開始梳理，這項(xiàng)工作可能會(huì)占用大家一些時(shí)間，希望大家能夠配合。”

研發(fā)部經(jīng)理王強(qiáng)點(diǎn)點(diǎn)頭說：“我覺得林總說的有道理。就拿我們研發(fā)部的流程來說吧，不梳理優(yōu)化是不行了。比如，我們某個(gè)科目今年花了多少錢，只有去財(cái)務(wù)部問才知道。有的時(shí)候才到半年，這個(gè)科目的預(yù)算就花了近90％了，直接導(dǎo)致今年這個(gè)科目超預(yù)算，領(lǐng)導(dǎo)還批評(píng)我控制不力，其實(shí)，如果財(cái)務(wù)部能多控制一下……”

財(cái)務(wù)部經(jīng)理房商全聽不下去了，“王經(jīng)理，你說的這個(gè)事情我也正頭疼呢。你們一張單據(jù)到我這，都是領(lǐng)導(dǎo)簽好字的，你說我能不給報(bào)嗎？我也提醒過你們某個(gè)項(xiàng)目費(fèi)用太高，是不是要控制一下，但是每次你和項(xiàng)目經(jīng)理都說這筆費(fèi)用是合理的，預(yù)算內(nèi)的，我也沒辦法。再說，某些科目的費(fèi)用是跟著項(xiàng)目來的，如果下半年沒有這類項(xiàng)目，那上半年花掉全年的90％是正常的。如果上半年花掉90％，下半年還有幾個(gè)這樣的項(xiàng)目，那就肯定超預(yù)算了。問題是預(yù)算表是全年的，沒有排到月份。我也無從得知下半年你們要做什么項(xiàng)目，要我怎么來控制??！”

“當(dāng)初在制訂預(yù)算的時(shí)候我就說這個(gè)科目定的太少了，但是你說應(yīng)該夠了，想多也沒有了……”王強(qiáng)據(jù)理力爭(zhēng)。

“好了好了”，林羽山打斷了他們的爭(zhēng)論，“你們說的正是這次要解決的問題。大家都很清楚，流程梳理跟大家的日常工作息息相關(guān)，只要你們能夠全力配合，就一定能把這件事情做好。今天散會(huì)后各部門主任先開始整理本部門與財(cái)務(wù)相關(guān)的流程，待會(huì)M咨詢公司的丁博士會(huì)給我們做個(gè)培訓(xùn)，大家就按照他給的模板列出清單，明天下班前發(fā)到我的郵箱，后天就按照這個(gè)清單開始流程梳理?！?/p>

林羽山看著電腦，屏幕上是他整理的流程匯總清單。這兩天他一直在看丁博士給他的標(biāo)桿企業(yè)的財(cái)務(wù)流程，對(duì)于周一會(huì)上王強(qiáng)和房商全爭(zhēng)論的事情，他的腦子里已經(jīng)有了一個(gè)設(shè)想。他把整理后的清單Email給各個(gè)部門經(jīng)理，又讓Linda給大家的電腦裝上了visio繪圖軟件。

預(yù)算，讓我拿你怎么辦？

王強(qiáng)坐在辦公室的椅子上，眉頭緊皺，又到了做預(yù)算的時(shí)候了，雖說做預(yù)算主要是財(cái)務(wù)部的職責(zé)，但是他的擔(dān)子也不輕，主營(yíng)業(yè)務(wù)成本這部分很多欄目要由他來填寫。以前做預(yù)算都是用傳統(tǒng)的方式：公司領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門經(jīng)理一起坐下來開個(gè)會(huì)，討論后定個(gè)數(shù)字，然后研發(fā)部再把這個(gè)數(shù)字分到下面的幾個(gè)業(yè)務(wù)部門中去，也就是一層層 “切蛋糕”。這樣做的缺點(diǎn)是比較盲目，主要根據(jù)往年經(jīng)驗(yàn)和領(lǐng)導(dǎo)拍板，部門自己的主動(dòng)性很小。去年公司的大修理費(fèi)比預(yù)算超出了40％，王強(qiáng)還因此挨了批評(píng)。

“王經(jīng)理，在想什么呢，這么入神？”林羽山見門開著，就直接進(jìn)來了。

“哦，林總來了，請(qǐng)坐請(qǐng)坐。還不是因?yàn)轭A(yù)算的事情頭疼啊。想多要點(diǎn)預(yù)算你們上頭不答應(yīng)，要少了又不夠用，唉！”

“王經(jīng)理，最近我看了其他企業(yè)的一些資料，人家做預(yù)算跟我們不一樣，人家叫全面預(yù)算，或者叫計(jì)劃預(yù)算。也就是說，預(yù)算是根據(jù)業(yè)務(wù)的需要來制訂的，而不像我們這樣靠拍腦袋定的。這一點(diǎn)我覺得我們可以借鑒，從今年開始，不是直接做預(yù)算，而是先做計(jì)劃，跟往年不同的是，計(jì)劃是自下而上的，而預(yù)算是自上而下的。也就是說，你先把現(xiàn)在做的研發(fā)項(xiàng)目分分類，不同類型的項(xiàng)目計(jì)劃分派到不同的人或部門身上，下面做好了計(jì)劃先報(bào)到你這里，由你進(jìn)行匯總和整理。以后你們部門就可以根據(jù)這個(gè)計(jì)劃來做預(yù)算，這樣做出來的預(yù)算才能說是有根據(jù)的，相對(duì)準(zhǔn)確的?！?/p>

王強(qiáng)點(diǎn)點(diǎn)頭，“這個(gè)想法不錯(cuò)，但是年底時(shí)候做的下年計(jì)劃能準(zhǔn)確嗎？比如說，一些9月份啟動(dòng)的項(xiàng)目到8月份才有線索，而做計(jì)劃是上年11月份，當(dāng)時(shí)肯定是預(yù)測(cè)不到的啊?！?/p>

“你可以把項(xiàng)目分為跨年度項(xiàng)目、已定項(xiàng)目和預(yù)測(cè)項(xiàng)目?？缒甓软?xiàng)目就是正在進(jìn)行中，但是年底前結(jié)不了項(xiàng)的項(xiàng)目；已定項(xiàng)目是目前已經(jīng)簽了合同，或者是快要簽合同，基本上已經(jīng)確定時(shí)間的項(xiàng)目；預(yù)測(cè)項(xiàng)目是目前只有線索或者還沒有線索，根據(jù)往年經(jīng)驗(yàn)或市場(chǎng)情況進(jìn)行估計(jì)的項(xiàng)目。這類項(xiàng)目不需要估計(jì)的很準(zhǔn)確，只要給出一個(gè)總的數(shù)額就行了。等我們積累了三五年的數(shù)據(jù)以后，這類預(yù)測(cè)項(xiàng)目計(jì)劃也就可以做的越來越準(zhǔn)確。”林羽山建議說。

“好，那今年就開始嘗試吧。不過這個(gè)做計(jì)劃的流程您得幫我一起想想?！?/p>

“沒問題！”

從計(jì)劃到預(yù)算

在財(cái)務(wù)部辦公室里，林羽山首先把昨天下午跟王強(qiáng)談的一番話跟財(cái)務(wù)部經(jīng)理房商全交待了一下?！胺拷?jīng)理，大致就是這樣的。先讓各個(gè)部門做計(jì)劃，包括你們財(cái)務(wù)部。然后再根據(jù)這個(gè)計(jì)劃來定預(yù)算，最后由你把各部門的預(yù)算匯總起來，形成經(jīng)營(yíng)預(yù)算。跟以前不同的是，以前做預(yù)算只是把整個(gè)盤子從大切到小，現(xiàn)在做預(yù)算不僅要根據(jù)總的盤子，還要根據(jù)各個(gè)部門的計(jì)劃。比如說，研發(fā)部的計(jì)劃表里面，可以設(shè)計(jì)一欄‘項(xiàng)目預(yù)計(jì)成本，你根據(jù)目前的財(cái)務(wù)科目把‘項(xiàng)目預(yù)計(jì)成本細(xì)分成差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等科目，這樣只要把計(jì)劃表里面所有項(xiàng)目的‘差旅費(fèi)加和，再根據(jù)總的盤子平衡一下，也就形成了預(yù)算表里面的生產(chǎn)用‘差旅費(fèi)科目了?！?/p>

房商全喝了口水，“林總，您的看法我認(rèn)同。也就是讓各個(gè)部門都參與到制訂預(yù)算的過程中來，這樣，財(cái)務(wù)部的工作是事半功倍了。我還有一個(gè)設(shè)想，我們現(xiàn)在預(yù)算做不準(zhǔn)，最主要的原因是那些預(yù)測(cè)的項(xiàng)目變數(shù)太大。如果能在半年度的時(shí)候根據(jù)上半年預(yù)算執(zhí)行情況和實(shí)際項(xiàng)目的情況，對(duì)預(yù)算做一次總體調(diào)整，應(yīng)該能在很大程度上減小預(yù)算的偏差?！?/p>

“你的想法很好，這次的流程梳理辛苦你啦。以前很多事情都是上級(jí)公司做的，現(xiàn)在不一樣了，你要多考慮考慮，看看財(cái)務(wù)的流程還能怎么優(yōu)化?！绷钟鹕脚呐姆可倘募绨颍Z重心長(zhǎng)地說道。

從二到一的轉(zhuǎn)變

人力資源部辦公室里，周文淵正在畫人力資源部的流程圖，畫到培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷這個(gè)流程的時(shí)候，感覺畫不出了。現(xiàn)在培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷的流程實(shí)際上是走兩遍的，先在公司的OA上提交工作流，網(wǎng)上審批，同時(shí)報(bào)銷單據(jù)還要按照OA審批的流程找領(lǐng)導(dǎo)簽字，全部簽好字后拿到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。如果負(fù)責(zé)簽字的某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)出差了，就會(huì)導(dǎo)致這筆費(fèi)用報(bào)銷的拖延。他把鼠標(biāo)一丟，“煩死了！既然要走兩遍那還要系統(tǒng)干嘛，直接返璞歸真，手工簽字得了！”

他拿起電話，撥了林羽山的分機(jī)號(hào)，“林總，流程圖我是畫不下去了！”“這件事情，我正要去找你討論呢，那你現(xiàn)在過來吧。”林羽山放下電話，蠻欣慰的，發(fā)現(xiàn)問題是好事。

“林總，現(xiàn)在我們培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷都是要走兩遍流程：網(wǎng)上簽批和手工簽字。以后有沒有可能合并成一個(gè)流程，只走網(wǎng)上簽批或只要手工簽字?！眲偟搅钟鹕睫k公室，周文淵就迫不及待地說起來。

林羽山頓了幾秒鐘，“你提的問題很好，但是這個(gè)問題不是光靠流程就能解決的，還要依靠IT來實(shí)現(xiàn)。明年蕭總打算把公司現(xiàn)有系統(tǒng)的功能提升一下，這樣費(fèi)用報(bào)銷就可以使用電子憑證了，不用再手工填單簽字，流程也可以實(shí)現(xiàn)審批流和憑證的同步流轉(zhuǎn)。當(dāng)然這是比較理想的設(shè)想，具體操作的時(shí)候還要看業(yè)務(wù)上是不是能這樣操作，以及IT是不是能實(shí)現(xiàn)?！?/p>

聽到這里，周文淵好像找到了問題的關(guān)鍵所在，“這么說流程梳理也不是包治百病。有些優(yōu)化必須借助系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)??！”

變被動(dòng)為主動(dòng)

“嘟，嘟，嘟……”林羽山一早剛到辦公室，電話就響起來了，他接起電話，是蕭軒?！靶×职?，上周流程梳理進(jìn)展的怎么樣?。俊薄笆鞘捒偘?，事情進(jìn)展的還算順利，各個(gè)部門也比較配合，我還是蠻有把握的?！薄澳蔷秃?。對(duì)了，你讓財(cái)務(wù)部把今年截至到現(xiàn)在的預(yù)算結(jié)余數(shù)打印一份給我看看，每次都要我主動(dòng)問財(cái)務(wù)部才知道我們花了多少，還剩多少錢。你看能不能讓財(cái)務(wù)部定期向我報(bào)告？”“好的，我跟房商全討論一下?！?/p>

林羽山叫Linda泡上兩杯茶，他一邊等房商全，一邊想蕭軒說的事情?，F(xiàn)在財(cái)務(wù)部的工作太被動(dòng)了，哪個(gè)部門跑過去問了才告知結(jié)余的預(yù)算。如果改成財(cái)務(wù)部每個(gè)季度或每個(gè)月通報(bào)預(yù)算結(jié)余額，再預(yù)測(cè)下月預(yù)計(jì)發(fā)生數(shù)，每月定期通報(bào)領(lǐng)導(dǎo)和各部門經(jīng)理。那樣對(duì)預(yù)算的控制應(yīng)該更為有利。

“林總，早上好！什么事情這么十萬火急啊，我剛到辦公室就接到你電話?！?/p>

林羽山把蕭軒的話和自己的設(shè)想跟房商全說了一下。

“林總，您知道的，我們財(cái)務(wù)部工作量很飽和。上次說給我再招個(gè)人，都兩個(gè)月了還沒見人影。您說的統(tǒng)計(jì)上月發(fā)生數(shù)這沒問題，但是預(yù)計(jì)下月發(fā)生數(shù)估計(jì)要花點(diǎn)時(shí)間，而且也不一定預(yù)計(jì)得了，畢竟我不清楚其他部門下個(gè)月要有哪些支出啊，除非他們也每個(gè)月告訴我他們的計(jì)劃?！?/p>

“等等”林羽山眼睛一亮，“你剛才說的倒是啟發(fā)我了，滾動(dòng)預(yù)算和滾動(dòng)計(jì)劃我們都要做起來，我現(xiàn)在就把王強(qiáng)叫過來，大家一起討論一下?！?/p>

5分鐘后，王強(qiáng)到了，“林總，您電話里面說的‘滾動(dòng)計(jì)劃是什么意思啊，叫我每個(gè)月都做計(jì)劃？我們不是已經(jīng)有了年度計(jì)劃了嗎？干嘛要重復(fù)勞動(dòng)？”王強(qiáng)皺著眉頭，強(qiáng)壓著火氣。

房商全馬上附和道，“是啊，我們已經(jīng)有年度預(yù)算和半年度預(yù)算調(diào)整了，如果再加個(gè)月度的滾動(dòng)預(yù)算，那工作量又要增加很多。”

林羽山笑了笑，“你們啊，不能只想著會(huì)不會(huì)增加工作量。滾動(dòng)計(jì)劃并不是重新做計(jì)劃，而是在原來計(jì)劃的基礎(chǔ)上把那些發(fā)生變化的標(biāo)注出來，這樣財(cái)務(wù)部就能提前獲悉你下個(gè)月的費(fèi)用支出情況，也能平衡現(xiàn)金預(yù)算。對(duì)于研發(fā)部而言也是有益的，通過分析計(jì)劃的偏差和預(yù)算的偏差，你可以對(duì)業(yè)務(wù)提出改進(jìn)措施，也可以加強(qiáng)費(fèi)用控制。有了滾動(dòng)計(jì)劃，再根據(jù)預(yù)算結(jié)余和往年的數(shù)據(jù)，制訂下個(gè)月的預(yù)算應(yīng)該不是難事。制訂好以后再把下月的預(yù)算告知各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)和部門經(jīng)理，這樣王經(jīng)理就不會(huì)怪你花了90％才通知他啦。”

王強(qiáng)和房商全看著林羽山，想想他說的也有道理，“好吧，那先按您說的試試，不過出了問題您可要幫我們擔(dān)著點(diǎn)啊。”

流程梳理項(xiàng)目進(jìn)行了整整一周了，林羽山回想著這7天的成果，心里很是自信。流程梳理既是一個(gè)開始，又預(yù)示著A公司的一場(chǎng)變革，他相信A公司能通過這場(chǎng)變革走的更遠(yuǎn)。