程榮彬

對于企業(yè)來說，一套DRP（DRP，Distribution Resource Planning分銷資源計(jì)劃）系統(tǒng)上線只是萬里長征的第一步，上線時(shí)DRP的效用可能僅僅發(fā)揮了20－30%。如果想要系統(tǒng)更充分地發(fā)揮效用，還需要做很多堅(jiān)持不懈、細(xì)致深入的工作，而這些工作當(dāng)中，保障DRP數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性又是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作。

下面，我們結(jié)合某服裝鞋業(yè)企業(yè)的案例，同時(shí)結(jié)合其他企業(yè)DRP應(yīng)用的情況，一起看看DRP系統(tǒng)當(dāng)中的數(shù)據(jù)為什么不準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確又造成了哪些影響，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的原因是什么，應(yīng)當(dāng)如何保障數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

某服裝鞋業(yè)企業(yè)目前在中國大陸各個(gè)省、直轄市、自治區(qū)設(shè)有30余家分公司，終端門店4000余家，銷售規(guī)模與門店規(guī)模均在國內(nèi)同行業(yè)中排名前列。

該企業(yè)從2004年開始使用國內(nèi)某知名軟件供應(yīng)商的DRP系統(tǒng)，目前已經(jīng)使用3年左右。由于系統(tǒng)本身仍在不斷完善當(dāng)中，同時(shí)也由于各種原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)不準(zhǔn)確等問題，造成目前軟件整體應(yīng)用情況不是很理想：一方面表現(xiàn)在系統(tǒng)應(yīng)用范圍小，目前僅有約1/3的分公司在使用DRP系統(tǒng)；另一方面表現(xiàn)在使用DRP系統(tǒng)的分公司對系統(tǒng)的滿意度不高，而已經(jīng)使用系統(tǒng)的分公司對系統(tǒng)的滿意度不高，也影響了其它分公司上系統(tǒng)的意愿。

對系統(tǒng)不滿意的原因中，最突出反映的問題就是系統(tǒng)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。我們下面就來針對DRP系統(tǒng)的特點(diǎn)，結(jié)合該企業(yè)和同行業(yè)企業(yè)在DRP使用當(dāng)中的問題，剖析原因、分析解決思路。

DRP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)問題

DRP上線前的數(shù)據(jù)主要是靜態(tài)數(shù)據(jù)（如基礎(chǔ)參數(shù)設(shè)置）和期初數(shù)據(jù)，這一部分屬于項(xiàng)目實(shí)施工作的范圍，一般如果實(shí)施方富有經(jīng)驗(yàn)、企業(yè)方又能夠充分重視和配合的話，這一部分的問題不會太大。

需要重視的是DRP上線后的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，這也是本文希望重點(diǎn)討論的內(nèi)容。

DRP上線后，其數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性管理的難度在于三個(gè)方面：

一是數(shù)據(jù)以動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)為主，如采購和銷售訂單、調(diào)撥出入庫等數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)每時(shí)每刻都在發(fā)生；二是數(shù)據(jù)來源于“數(shù)以十計(jì)”的分公司或者代理商、經(jīng)銷商，來自以百甚至千計(jì)的門店，涉及范圍廣、人員多；三是DRP上線后的數(shù)據(jù)管理一般來說屬于實(shí)施項(xiàng)目范圍之外的事情，實(shí)施方不會關(guān)注，而企業(yè)方又往往重實(shí)施輕維護(hù)，把系統(tǒng)上線當(dāng)成工作的結(jié)束，所以往往對DRP上線后保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的工作重視不夠、投入不夠。

DRP系統(tǒng)中最核心的數(shù)據(jù)是銷售和庫存數(shù)據(jù)，這兩類數(shù)據(jù)也是企業(yè)通常最關(guān)心的。

一般來說，只要上了DRP系統(tǒng)，零售開單或者銷售出庫等操作都會通過系統(tǒng)來進(jìn)行，所以銷售數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性還是比較高的。我們看到的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確主要是分支機(jī)構(gòu)倉庫和門店倉庫的庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

對于庫存數(shù)據(jù)而言，通常分支機(jī)構(gòu)倉庫或門店倉庫的總數(shù)或者到商品大類（鞋/服裝/配件）的數(shù)量還是比較準(zhǔn)確的，庫存數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確，主要反映在庫存明細(xì)數(shù)據(jù)，即到款、到色、到碼的庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

這種差異在不同企業(yè)、不同分支機(jī)構(gòu)都不同程度的存在，有些企業(yè)、有些分支機(jī)構(gòu)庫存數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確，已經(jīng)到了從門店到分支機(jī)構(gòu)都基本不看系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)的程度，系統(tǒng)對于他們只是一個(gè)用來做銷售和出入庫開單的工具，而庫存相關(guān)的查詢和報(bào)表功能基本沒有發(fā)揮。

數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的負(fù)面影響

數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確造成的影響是多方面的，我們看到企業(yè)中的多數(shù)人員，對數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確所造成的負(fù)面影響認(rèn)識不足。那么，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確造成的影響都有哪些呢？

高層決策缺乏及時(shí)有效的數(shù)據(jù)支持

DRP系統(tǒng)提供的銷售與庫存數(shù)據(jù)是高層決策的重要依據(jù)，這些決策包括：期貨與現(xiàn)貨訂貨、分支機(jī)構(gòu)間暢滯銷商品調(diào)撥、銷售與促銷策略等。雖然目前銷售數(shù)據(jù)是基本準(zhǔn)確的，但庫存數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確，使高層的上述決策的有效性大大降低。

有些情況下，為了高層能夠看到準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，企業(yè)在DRP系統(tǒng)之外，又根據(jù)手工單據(jù)及部分系統(tǒng)單據(jù)維護(hù)手工賬，雖然通常手工賬的準(zhǔn)確程度要比系統(tǒng)賬高一些，但因?yàn)楣ぷ髁康脑黾油斐墒止べ~比實(shí)際業(yè)務(wù)和系統(tǒng)賬時(shí)間大大延遲，所以高層看到數(shù)據(jù)的時(shí)間常常比期望的時(shí)間晚一兩個(gè)星期甚至更多，時(shí)間的延遲也造成決策的有效性受到極大影響。

財(cái)務(wù)部、商品部及門店做手工賬、工作量大

前面提到由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確（或者說對于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的不信任），為了管理層能夠看到準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，也為了分支機(jī)構(gòu)和門店自身的需要，很多分支機(jī)構(gòu)和門店都在不同程度地維護(hù)系統(tǒng)賬的同時(shí)維護(hù)一套進(jìn)銷存手工賬。

一方面系統(tǒng)上的單據(jù)錄入、確認(rèn)、審核等工作在做，一方面還要手工維護(hù)一套進(jìn)銷存賬簿，這使得分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)部、商品部以及門店的賬務(wù)管理人員工作量增加了一倍左右。

工作量大的最直接影響是人員流動(dòng)率高，這一點(diǎn)在分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)部和商品部反映比較集中。而人員的流動(dòng)帶來的過高的新人比例，又影響到工作效率和效果，從而反過來影響到工作量，由此形成“工作量大－＞人員流失－＞新人多－＞效率低－＞工作量大”的負(fù)循環(huán)。

分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部的門店間調(diào)撥、門店要貨等有效性低

由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，而手工賬的數(shù)據(jù)又有所延遲，不論手工賬還是系統(tǒng)賬都難以反映分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行門店間調(diào)撥或者門店向分支機(jī)構(gòu)要貨的有效性，造成在還有大量庫存時(shí)卻仍然在進(jìn)行貨品調(diào)入等情況，使得季末貨品滯銷、不得不降價(jià)打折損失利潤或者積壓占用大量資金。

流程與部門職能的非正常化

系統(tǒng)數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確還造成流程和部門職能的非正?；?，其中最突出的反映在分支機(jī)構(gòu)的商品部和財(cái)務(wù)部。

商品部作為商品流動(dòng)的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)監(jiān)控和保障商品流動(dòng)的合理性、有效性，其中一項(xiàng)重要工作就是對門店的要貨進(jìn)行審核。但我們在有的分支機(jī)構(gòu)看到，由于掌握不到準(zhǔn)確的庫存數(shù)據(jù)，商品部難以對門店要貨是否合理進(jìn)行判斷，同時(shí)限于前述的部門工作量大等問題，造成商品部不對要貨進(jìn)行審核，由門店直接向分支機(jī)構(gòu)倉庫要貨，倉庫以庫存是否滿足為依據(jù)直接發(fā)貨，從而使商品部的商品管理職能大大削弱，也為門店貨品滯銷、積壓等埋下引子。

同時(shí)，財(cái)務(wù)部的一項(xiàng)重要工作是盤盈虧審核和原因分析追查，但是由于花費(fèi)大量時(shí)間維護(hù)手工賬，財(cái)務(wù)的盈虧也往往以手工賬為準(zhǔn)，往往要到盤點(diǎn)之后次月較晚時(shí)間才能確定盈虧數(shù)字，再與門店進(jìn)行盈虧的明細(xì)核對和原因的一一分析也因?yàn)闀r(shí)間較長而心有余而力不足。盈虧的無法追查也造成問題責(zé)任遲遲不能明確、問題原因無法細(xì)致分析、問題根源無法得到清除。

系統(tǒng)停用的風(fēng)險(xiǎn)

前面談了很多影響，其實(shí)最大的影響，在于企業(yè)由于數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、從系統(tǒng)中得不到及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，也不能通過系統(tǒng)理順業(yè)務(wù)部門間的流程、減輕各部門不必要的工作，而將責(zé)任歸咎于系統(tǒng)本身、對系統(tǒng)失去信任。

這種情況下，企業(yè)對系統(tǒng)“食之無味、棄之可惜”，勉強(qiáng)在有限范圍內(nèi)使用，不能進(jìn)一步推廣應(yīng)用，甚至停用系統(tǒng)或者轉(zhuǎn)而使用其它系統(tǒng)。這不但是軟件供應(yīng)商和實(shí)施方的失敗，更是企業(yè)自身的損失。

數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的癥結(jié)所在

我們說的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，實(shí)際說的是系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)和實(shí)際庫存數(shù)據(jù)差異較大，這種差異集中反映在每個(gè)月的系統(tǒng)期末數(shù)字和實(shí)盤單數(shù)據(jù)的差異，就是系統(tǒng)當(dāng)中根據(jù)實(shí)盤單和系統(tǒng)期末數(shù)生成的盤盈虧數(shù)據(jù)（假設(shè)每月期末盤點(diǎn)，即最后一天盤點(diǎn)）。

實(shí)盤數(shù)是實(shí)物盤點(diǎn)的結(jié)果，只要盤點(diǎn)準(zhǔn)確，這個(gè)數(shù)字就是準(zhǔn)確的。我們這里以門店數(shù)據(jù)為例，重點(diǎn)討論期末數(shù)字，分析哪些環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)上可能出問題。

我們知道，期末數(shù)字＝期初＋進(jìn)貨＋調(diào)入－調(diào)出－退貨－銷售（注：進(jìn)貨指從分支機(jī)構(gòu)倉庫發(fā)貨到門店，退貨指門店退貨到分支機(jī)構(gòu)倉庫，調(diào)入和調(diào)出指門店間的調(diào)撥，銷售退貨可以看作紅字銷售，以上數(shù)字均指當(dāng)期數(shù)字。）

我們看到，期末只是一個(gè)結(jié)果數(shù)字，期末和實(shí)盤數(shù)對不上，說明一定是等式右邊的某個(gè)環(huán)節(jié)上出了問題：

期末：DRP系統(tǒng)中的庫存數(shù)字，哪怕以前的數(shù)字怎么不準(zhǔn)，只要上個(gè)月底的盤點(diǎn)數(shù)字是準(zhǔn)確的，而我們又根據(jù)實(shí)盤數(shù)字更新了本月的期初數(shù)據(jù)，那么本月的期初數(shù)字肯定就是準(zhǔn)確的。

我們發(fā)現(xiàn)在企業(yè)應(yīng)用DRP的過程中，期初沒有進(jìn)行調(diào)整是數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的一個(gè)重要原因。因?yàn)闆]有做期初調(diào)整，所以很多門店和分支機(jī)構(gòu)只要以前的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，以后就一直不準(zhǔn)。關(guān)于期初沒有調(diào)整的原因，見圖1中的分析1。

盤點(diǎn)前沒有及時(shí)處理當(dāng)月單據(jù)，或者盤點(diǎn)流程操作有誤，從而造成期初更新不正確，是導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的另一個(gè)重要原因。關(guān)于期初更新不正確的原因，見圖1中的分析5.1、5.2。

出入庫及銷售：出入庫包括進(jìn)貨、調(diào)入、調(diào)出、退貨，這是數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的第三個(gè)重要來源。出入庫方面可能的問題包括：漏單或單據(jù)延遲、重復(fù)錄單或確認(rèn)、單據(jù)與實(shí)物不一致以及在門店所用系統(tǒng)（零售系統(tǒng)）和分支機(jī)構(gòu)所用系統(tǒng)（分銷系統(tǒng)）間數(shù)據(jù)傳遞過程中可能的偏差。關(guān)于出入庫，見圖1中的分析3.1、3.2、3.3、3.4。

此外，對于沒有上系統(tǒng)的門店來說，通過傳真、電話等和分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷售和調(diào)撥數(shù)據(jù)的傳遞，也是可能出問題的環(huán)節(jié)，見圖1中的分析。

如何保障數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

問題分析清楚了，方法也就清楚了。對應(yīng)上面的問題分析，可以將保障數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性所需要的工作歸納為兩條：

數(shù)據(jù)處理：日清日結(jié)

保證各種銷售、出入庫單據(jù)的及時(shí)處理，不遺漏、不延遲、不重復(fù)，且單據(jù)與實(shí)物保持一致，如有差異需及時(shí)作差異處理。對于因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、操作等原因而可能導(dǎo)致的上傳下載不成功，需要有專人定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

流程操作：有始有終

最關(guān)鍵的是盤點(diǎn)流程，要確保盤點(diǎn)前、中、后的操作完整、準(zhǔn)確，盤點(diǎn)前必須將所有未處理單據(jù)及時(shí)處理完畢，盤點(diǎn)之后的實(shí)盤單確認(rèn)、盈虧審核等必須根據(jù)系統(tǒng)流程要求及時(shí)準(zhǔn)確地處理完畢。對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盈虧較大的商品，從門店到分支機(jī)構(gòu)都有責(zé)任核實(shí)情況、查明原因、及時(shí)準(zhǔn)確處理。

其實(shí)不同企業(yè)可能都已經(jīng)或多或少制定了不同形式的規(guī)定或者制度，但是卻缺乏有效的執(zhí)行。在這個(gè)方面，解決的思路也主要有兩條：

一是通過制度，一級一級明確崗位、明確職責(zé)進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括定期（每月、每周甚至每天）的監(jiān)督檢查，也包括不定期的抽查。對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)處理，對產(chǎn)生的人員進(jìn)行提醒、批評，直至采取罰款等獎(jiǎng)懲措施。

二是通過系統(tǒng)，對可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行控制，如我們看到有企業(yè)對日常業(yè)務(wù)進(jìn)行“負(fù)出庫”控制，即在系統(tǒng)中禁止任何可能導(dǎo)致庫存數(shù)為負(fù)的銷售或調(diào)撥出庫，從而能夠第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)和控制可能的庫存數(shù)量偏差和單據(jù)錯(cuò)誤，從而最大可能地杜絕各種人為的誤差。

一般來說企業(yè)在DRP上線之后都會遇到數(shù)據(jù)不準(zhǔn)的問題。關(guān)于如何保障DRP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，不同的DRP系統(tǒng)、不同的企業(yè)可能需要不同的思路、不同的解決辦法。

所有辦法中共同的一點(diǎn)就是要根據(jù)系統(tǒng)的流程要求制定相應(yīng)的操作規(guī)范，通過堅(jiān)持不懈地進(jìn)行人員培訓(xùn)和考核，同時(shí)建立嚴(yán)格的、體系化的系統(tǒng)應(yīng)用監(jiān)督維護(hù)機(jī)制。只有這樣，才能保障DRP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性不斷提高，促進(jìn)DRP系統(tǒng)功能的充分發(fā)揮。