摘要：文章分析了高校院(系)二級(jí)科研管理的現(xiàn)狀，明確科研秘書是二級(jí)科研管理中的重要力量，作為連接學(xué)校和科研人員的媒介。發(fā)揮著舉足輕重的作用。指出科研秘書應(yīng)當(dāng)具備的各項(xiàng)素質(zhì)，并進(jìn)一步提出加強(qiáng)科研秘書素質(zhì)建設(shè)的有效途徑。

關(guān)鍵詞：二級(jí)科研管理 科研秘書素質(zhì)

高等學(xué)校既是培養(yǎng)高級(jí)專業(yè)人才的基地，也是科學(xué)技術(shù)研究的主力軍。為了適應(yīng)高水平大學(xué)建設(shè)的需要，深化內(nèi)部管理體制改革，優(yōu)化辦學(xué)資源配置，合理分配管理權(quán)限，提高教育和科研質(zhì)量以及行政管理效率，實(shí)行和推進(jìn)院(系)二級(jí)管理已成為一種趨勢(shì)。

在科研二級(jí)管理中，科研秘書承擔(dān)的任務(wù)繁重和瑣碎，上要接受學(xué)校黨政的直接領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的業(yè)務(wù)指令，下要傳達(dá)這些指令，并且還要協(xié)助教師完成工作。科研秘書素質(zhì)的高低、能力的大小直接關(guān)系到科研管理工作的水平，在科研管理過程中發(fā)揮著重要的作用。因此，加強(qiáng)科研管理，強(qiáng)化科研意識(shí)，提高科研秘書的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代科技發(fā)展的管理隊(duì)伍已勢(shì)在必行。

一、科研秘書在科研二級(jí)管理中的地位和作用

高等學(xué)校二級(jí)學(xué)院是一個(gè)承上啟下的單位，它集教學(xué)、科研、管理于一身。隨著學(xué)校擴(kuò)招，教師和學(xué)生的數(shù)量大量的增加，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)、科研任務(wù)等都發(fā)生了很大的變化。各高校都在逐步推行院(系)二級(jí)管理體制，學(xué)校層面主要負(fù)責(zé)加強(qiáng)宏觀調(diào)控，加強(qiáng)目標(biāo)管理，制定相關(guān)政策，建立評(píng)價(jià)體系，做到有章可循。二級(jí)學(xué)院則負(fù)責(zé)實(shí)施學(xué)校科研工作的微觀管理，加強(qiáng)過程管理及信息溝通。

在這樣的科研二級(jí)管理體制中，二級(jí)學(xué)院科研秘書的具體工作包括：負(fù)責(zé)組織學(xué)院教師各類科研項(xiàng)目的申報(bào)、管理，協(xié)調(diào)項(xiàng)目實(shí)施；組織科研成果申報(bào)；處理科研工作日常事務(wù)，包括計(jì)劃任務(wù)的通知落實(shí)、檔案的清理和歸檔、項(xiàng)目的常規(guī)管理、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的計(jì)劃管理、科研設(shè)備管理以及協(xié)助開展科技服務(wù)、技術(shù)咨詢、成果轉(zhuǎn)化等。

因而，科研秘書雖然是科研管理隊(duì)伍中的基層群體，卻是“管理鏈”中不可或缺的一環(huán)，它既是科研管理工作的具體執(zhí)行者，又是各項(xiàng)管理活動(dòng)的組織者，在科研管理過程中起著承上啟下、聯(lián)系左右的橋梁作用，是協(xié)調(diào)部門關(guān)系的紐帶。

二、科研秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

作為高校基層科研管理人員，科研秘書不僅要協(xié)助院(系)領(lǐng)導(dǎo)參與科研管理，做領(lǐng)導(dǎo)的好助手、好參謀，而且要熟悉科研管理的政策、專業(yè)知識(shí)和其它輔助性知識(shí)，隨時(shí)做出較為準(zhǔn)確的解釋，工作任務(wù)瑣碎繁重，事無巨細(xì)均需全校各部門的協(xié)調(diào)配合與相互支持。為了保證科研管理環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，科研秘書應(yīng)該應(yīng)當(dāng)具備以下基本素質(zhì)：

1.良好的職業(yè)道德和甘于奉獻(xiàn)的精神

科研秘書的日常工作比較繁雜和瑣碎，同時(shí)所作的工作也大都是默默無聞，因此要?jiǎng)偃芜@項(xiàng)工作必須要具備良好的職業(yè)道德和奉獻(xiàn)精神。

(1)熱愛工作，服務(wù)他人

科研秘書的工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，是為科研人員提供一切可能的幫助和便利，以使科研人員能夠順利地完成科研活動(dòng)。這就需要科研秘書首先應(yīng)熱愛本職工作，具有服務(wù)教師的意識(shí)，只有這樣才能有效地做好工作和與他人之間的溝通。

(2)工作認(rèn)真，甘于奉獻(xiàn)

科研秘書工作是高?？萍脊芾淼拇翱?，其一言一行都關(guān)系著學(xué)?？蒲泄ぷ鞯倪\(yùn)轉(zhuǎn)，位微而言不輕，職低卻責(zé)任大，需要科研秘書在工作中時(shí)常保持清醒的頭腦，認(rèn)真踏實(shí)的做好每一項(xiàng)工作。然而，科研秘書雖然在科研活動(dòng)中做了很多工作，但最后的榮譽(yù)只屬于科研人員，因此，要求科研秘書把握好自己的位置，不計(jì)較個(gè)人的得失，要有甘愿為他人做嫁衣的奉獻(xiàn)精神。

(3)平等待人，耐心細(xì)致

科研秘書面對(duì)各種各樣的科研人員和教師，管理的層面也相對(duì)復(fù)雜，因此，在管理過程中要一視同仁，公平合理，在工作中要耐心細(xì)致，不厭其煩的做好各項(xiàng)管理規(guī)定的解釋工作，努力為科研人員創(chuàng)造良好的科研環(huán)境。

(4)嚴(yán)守信息保密制度

科研秘書經(jīng)常會(huì)參加各種重要的會(huì)議，常常接觸大量的內(nèi)部信息和文件，而且參與教師、科研人員的課題申報(bào)，涉及到課題的前沿領(lǐng)域和科研項(xiàng)目的秘密成果等，這就需要科研秘書嚴(yán)守信息保密，能說的說，不能說的一字不吐。

2.具備較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)技能

科研秘書不但應(yīng)具備作為秘書的專業(yè)技術(shù)技能，而且還要具有科研秘書特有的專業(yè)技能。

(1)了解本學(xué)科的相關(guān)知識(shí)

科研秘書服務(wù)的對(duì)象層次高、知識(shí)面廣，所擔(dān)負(fù)的工作大部分都具有很強(qiáng)的專業(yè)性，因此要求科研秘書對(duì)本學(xué)科的基礎(chǔ)知識(shí)和前沿領(lǐng)域有所了解，這樣才能在工作中得心應(yīng)手。同時(shí)還要關(guān)注本學(xué)科目前研究的熱點(diǎn)，為科研人員獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

(2)較強(qiáng)的檔案管理能力

科研檔案是科研工作內(nèi)容、方法和效果的真實(shí)反映，也是科研狀況的原始記錄。學(xué)院經(jīng)常在教學(xué)評(píng)估、資料收集整理的過程中需要科研秘書提供詳細(xì)的科研材料，這就需要科研秘書在工作伊始就做好檔案收集、整理的工作，隨著信息量的不斷增加，補(bǔ)充到檔案中的信息越來越多，科研秘書應(yīng)具有能夠建立一個(gè)較為成熟的檔案管理程序的能力，否則就將失去許多財(cái)富，對(duì)以后學(xué)院的發(fā)展都是不利的。

3.具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力

科研秘書要對(duì)學(xué)院的科研工作負(fù)全面的管理責(zé)任，涉及面廣，頭緒多，任務(wù)重，時(shí)間緊。這就要求科研秘書有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力，把各相關(guān)學(xué)科的研究力量充分組織起來，有的老師能找到學(xué)科交叉點(diǎn)，但不能及時(shí)找到與相關(guān)領(lǐng)域的老師進(jìn)行交流與溝通；有的老師在本專業(yè)內(nèi)有很深的造詣，但缺乏與別的學(xué)科的交叉和滲透，這就需要科研秘書聯(lián)絡(luò)各方研究人員，找準(zhǔn)切入點(diǎn)，集中群體力量，發(fā)揮綜合優(yōu)勢(shì)，協(xié)作攻關(guān)，避免“單兵”作戰(zhàn)，爭(zhēng)取多拿大項(xiàng)目，多出好成果。

4.信息時(shí)代對(duì)科研秘書的新要求

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)越來越信息化的社會(huì)，面對(duì)信息技術(shù)飛速發(fā)展的挑戰(zhàn)，高校的科研秘書也承受著日益增強(qiáng)的信息沖擊，需要從傳統(tǒng)模式的科研秘書轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂鞋F(xiàn)代信息觀念的科研秘書。在這種轉(zhuǎn)變過程中，作為科研秘書具備的各方面素質(zhì)有了更高的特殊要求。

(1)接受信息敏銳性和收集信息能力

在二級(jí)學(xué)院，科研秘書直接為科研領(lǐng)導(dǎo)和科研人員服務(wù)，及時(shí)捕捉和快速反映各種信息，是為其做好參謀和指導(dǎo)的前提?？蒲忻貢仨毦哂袕?qiáng)烈信息接受的敏銳性和及時(shí)收集各種信息的能力，信息時(shí)代，誰能最快獲得前瞻性的科研信息，誰就能占有先機(jī)，占據(jù)制高點(diǎn)，成為學(xué)科領(lǐng)軍人物。

(2)信息收集的全面性和直接性

信息工作從某種程度來說，也是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，一是為上級(jí)主管機(jī)關(guān)服務(wù)：通過報(bào)送信息和接受信息，使上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)了解學(xué)院的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，同時(shí)也將一些申報(bào)課題、申報(bào)成果等的信息傳遞給學(xué)院的教師。二是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)：通過信息的收集、整理和反饋工作，形成有價(jià)值的信息和材料，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。三是為學(xué)院各系服務(wù)：通過向各系下發(fā)信息，指導(dǎo)各系做好科研工作。各方面工作都做到后，并且在傳達(dá)、傳遞信息的同時(shí)，還要保證盡量全面和真實(shí)，報(bào)喜也要報(bào)憂，反映積極意見，也要反映消極意見。把信息工作落到實(shí)處。

(3)熟練的信息處理能力

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是高?？蒲泄芾淼陌l(fā)展趨勢(shì)。高?？萍脊芾淼娜蝿?wù)之一就是廣泛對(duì)科研信息進(jìn)行收集、跟蹤、整理、分類匯總，并將有價(jià)值的信息發(fā)送到科研一線人員手中。這就要求科研秘書不僅對(duì)科研信息有高度的敏感度，而且有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力和現(xiàn)代化信息處理能力，對(duì)獲取的信息做出明確分析，快速判斷，并能分清主次先后，輕重緩急，較熟練地利用現(xiàn)代化信息處理手段(如網(wǎng)絡(luò)、傳真、E-mail、手機(jī)短信等)，及時(shí)快捷地在短時(shí)間內(nèi)將信息有效發(fā)送出去，做到信息處理及時(shí)有效，處理一件了結(jié)一件，不延誤、不積壓。

三、加強(qiáng)科研秘書素質(zhì)建設(shè)的有效途徑

在知識(shí)爆炸，信息量激增的今天，隨著高校管理體制改革和院(系)二級(jí)管理的不斷深化，對(duì)科研秘書的要求越來越高，傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單被動(dòng)的工作方法己不能適應(yīng)飛速發(fā)展的科研工作的需要?？蒲忻貢枰μ岣咦陨硭刭|(zhì)，不斷優(yōu)化科技管理手段，以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，更好地為科研管理服務(wù)。

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，自覺提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)

科研秘書只有不斷學(xué)習(xí)，才能充實(shí)和豐富自己以適應(yīng)工作需要。首先，要加強(qiáng)文書處理能力和寫作能力；其次，要加強(qiáng)協(xié)調(diào)和社交能力，做到內(nèi)部事務(wù)是管家，外部聯(lián)絡(luò)是交際家；最后，要加強(qiáng)對(duì)辦公設(shè)備的操作能力和信息處理能力，特別是要學(xué)會(huì)建立和使用數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)一步提高工作效率。牢記“管理就是服務(wù)”，將服務(wù)工作當(dāng)作自我提高的課堂，多實(shí)踐，勤積累，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，掌握規(guī)律。自覺提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高工作能力

為了提高科研秘書的實(shí)際工作能力，使院(系)二級(jí)科研管理工作上臺(tái)階，學(xué)校科技管理部門應(yīng)采取多種途徑開展有計(jì)劃、系統(tǒng)的科技管理崗位培訓(xùn)，如定期舉辦各類有關(guān)科研申報(bào)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、專利申請(qǐng)等專業(yè)培訓(xùn)班、研討會(huì)，開展公文、外語等方面的短期培訓(xùn)，提供進(jìn)修深造與學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)與條件，開拓視野，增長(zhǎng)知識(shí)，提高其工作能力和業(yè)務(wù)水平。

3.領(lǐng)導(dǎo)重視，提供良好的工作環(huán)境

高校領(lǐng)導(dǎo)不應(yīng)只強(qiáng)調(diào)科研項(xiàng)目的多少，級(jí)別的高低，更應(yīng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度出發(fā)，營(yíng)造一個(gè)良性的科研循環(huán)體制，了解處于基層崗位的科研秘書的工作現(xiàn)狀，為他們提供一個(gè)良好的工作環(huán)境，知人善任，激勵(lì)他們?cè)诠ぷ鲘徫簧习l(fā)揮積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，提高工作的效率和質(zhì)量，為科研工作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

4.完善制度，激發(fā)工作熱情

規(guī)章制度包括工作職責(zé)、應(yīng)有權(quán)利、享受待遇等，加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)是實(shí)行工作規(guī)范化、科學(xué)化的重要內(nèi)容，將直接影響科研秘書工作程序、質(zhì)量和效率。規(guī)章制度從上到下要嚴(yán)格執(zhí)行，依法管理，做到責(zé)權(quán)利明確，獎(jiǎng)懲分明。應(yīng)在充分肯定和正確認(rèn)識(shí)科研秘書工作的基礎(chǔ)上，以發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、促進(jìn)科學(xué)研究為目的，以獎(jiǎng)優(yōu)罰劣為手段。建立一套促進(jìn)科技管理良性循環(huán)的激勵(lì)機(jī)制，最大限度地激發(fā)科研秘書的工作熱情，促使高?？蒲泄芾硐蛑?guī)范、科學(xué)、高效的方向發(fā)展。

總之，隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展和院(系)二級(jí)管理體制改革的不斷深入，高?？萍脊芾砉ぷ鲿?huì)碰到許多新情況、新問題，這就要求基層科研秘書不斷加強(qiáng)自身建設(shè)，提高整體素質(zhì)，為實(shí)現(xiàn)學(xué)校整體研究水平的提高和科研工作的跨越式發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

責(zé)任編輯：李 華