近年來，隨著建立責(zé)任政府、服務(wù)型政府觀念的普及，公民維護(hù)個(gè)人權(quán)利的意識(shí)逐步覺醒，公共檔案館建設(shè)成為業(yè)界不容回避的問題。本文試圖以維護(hù)公民利用檔案的權(quán)利為基準(zhǔn)點(diǎn)，探尋公共檔案館建設(shè)的宗旨和途徑。

一、維護(hù)公民利用檔案的權(quán)利是公共檔案館的核心精神

關(guān)于公共檔案館的含義，學(xué)界目前主要有三種觀點(diǎn)。有學(xué)者認(rèn)為，某檔案館是否劃歸公共檔案館應(yīng)從三個(gè)方面予以考量，即是否以普通公眾為服務(wù)對(duì)象，具有為普通公眾提供平等服務(wù)的義務(wù)；是否有提供相應(yīng)服務(wù)的法律保障；是否有滿足公眾需求的資源保障。① 也有人提出，公共檔案館是指館藏檔案作為社會(huì)的公共資源，能全面、準(zhǔn)確地反映社會(huì)的基本歷史面貌，應(yīng)該開放的信息能借助各種媒介暢通地傳遞，并能廣泛為社會(huì)、公眾利用的文化機(jī)構(gòu)。② 第三種觀點(diǎn)則指出，凡是由國(guó)家設(shè)立、主要收藏公共檔案、為社會(huì)公眾提供服務(wù)的檔案館，都可稱為“公共檔案館”。③ 可以說，這三種認(rèn)識(shí)都不乏其合理性，都從館藏、服務(wù)對(duì)象的范圍對(duì)公共檔案館進(jìn)行了界定。

筆者意圖追溯“公共”語詞的本源，探究公共檔案館的核心精神。“公共”一詞，一是源自古希臘詞匯，它強(qiáng)調(diào)個(gè)人超越自身去理解他人的利益。在古希臘，如果一個(gè)人具備了公共精神，就意味著他已經(jīng)成熟并且可以參與公共事務(wù)；二是源于古希臘詞匯，它指的是人們?cè)诠ぷ鳌⒔煌邢嗷フ疹櫤完P(guān)心的一種狀態(tài)。從起源上看，“公共”指的是社會(huì)層面的非個(gè)體性，在古希臘政治社會(huì)里，它與早期的民主相關(guān)聯(lián)。隨著時(shí)代的發(fā)展，這個(gè)語詞的含義發(fā)生了很大變化，當(dāng)今“公共”一詞與政府密切相關(guān)，幾乎成為政府的同義詞。④ 公共行政理論認(rèn)為，“公共性”是指政府應(yīng)該根據(jù)社會(huì)和全體人民的共同利益制定與執(zhí)行公共政策。衡量一項(xiàng)政府活動(dòng)是否達(dá)到了公共性，基本標(biāo)準(zhǔn)就是考察其政策的制定及執(zhí)行過程是否維護(hù)了公民的基本權(quán)利，是否充分體現(xiàn)和表達(dá)了公民的意志。由此，筆者認(rèn)為，公共檔案館的核心精神在于“公共性”，它意味著檔案館作為政府的一個(gè)組成部分，其權(quán)力來自于全體公民，檔案館受全體公民的委托保管檔案，并為每一個(gè)公民提供平等的服務(wù)。所以，檔案館各項(xiàng)工作方針、政策的制定都必須體現(xiàn)和表達(dá)公民的意志，政策的執(zhí)行細(xì)則、執(zhí)行程序都必須從維護(hù)公民利用檔案的權(quán)利以及公民其他方面的利益出發(fā)，并將其貫穿于收集、整理、保管、提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中；檔案部門的公務(wù)人員，在工作中須堅(jiān)持為民服務(wù)的宗旨，堅(jiān)持公正、公平、公開的原則，克服部門和個(gè)人一己之私，確保公民利用檔案權(quán)利的實(shí)現(xiàn)。

二、我們距離公共檔案館的目標(biāo)有多遠(yuǎn)？

這幾年，各地方檔案館紛紛建立現(xiàn)行文件中心，采取打造一站式服務(wù)、進(jìn)一步開放檔案、開通網(wǎng)絡(luò)查詢等措施，拓展服務(wù)空間，可以說檔案界在公共檔案館建設(shè)方面不乏一些實(shí)踐上的努力和探索。但本人以為，公共檔案館離我們依然很遙遠(yuǎn)，形成這個(gè)問題的原因很復(fù)雜，僅就檔案館主體而言，主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面：

1、遠(yuǎn)離公眾的館藏結(jié)構(gòu)使多數(shù)國(guó)家檔案館缺乏為公民服務(wù)的基本條件

能否為公民提供良好的服務(wù)，直接取決于館藏結(jié)構(gòu)和館藏內(nèi)容，如果一個(gè)檔案館主要保管的是領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告等文書檔案，而關(guān)乎個(gè)人權(quán)益的產(chǎn)權(quán)檔案、婚姻檔案、社會(huì)保障等專門檔案不夠系統(tǒng)和完善，言及為公民個(gè)人提供服務(wù)，維護(hù)個(gè)人的利用權(quán)利恐怕就心有余而力不足了。多年來，我國(guó)檔案界一直非常關(guān)注檔案館的利用率，對(duì)于國(guó)外檔案館的門庭若市欽羨不已，對(duì)國(guó)內(nèi)檔案館門可羅雀的冷清表現(xiàn)出“恨鐵不成鋼”的憂慮。筆者認(rèn)為，我國(guó)檔案館在規(guī)劃館藏時(shí)，對(duì)與公民切身利益相關(guān)的專業(yè)檔案顧及不足，未能系統(tǒng)地收集、整理，因而，為民服務(wù)成為無米之炊。

檔案館藏結(jié)構(gòu)、館藏資源建設(shè)是一個(gè)老生常談的話題，自上世紀(jì)80年代就開始了一輪又一輪的討論，迄今為止，檔案館的實(shí)際館藏結(jié)構(gòu)雖得到了一定程度的改善，但現(xiàn)狀仍不容樂觀。上海市虹口區(qū)檔案館，在館藏118521卷檔案中，文書檔案占到84.6%，而反映科技、財(cái)務(wù)、藝術(shù)等內(nèi)容的只占15.4%。⑤山西省129個(gè)地、縣檔案館中，“多數(shù)檔案館保存的只是文書檔案而無科技、財(cái)務(wù)及其他專門(專業(yè))檔案，只有紙質(zhì)檔案而無照片、錄音、錄像等其他載體的檔案”⑥，致使公民個(gè)人到檔案館申請(qǐng)查閱時(shí)，將近五分之一的利用者得到的答復(fù)是“查無此檔”，乘興而來，掃興而歸。這除了因館藏檔案整理不善，檢索體系不健全，或工作人員不熟悉業(yè)務(wù)等因素外，還有一個(gè)重要原因就是館藏結(jié)構(gòu)的不合理?？傊?，我國(guó)綜合檔案館在館藏建設(shè)上或多或少地偏離了充分保障公民權(quán)利的宗旨，缺乏公共性的物質(zhì)基礎(chǔ)，難以滿足社會(huì)各界尤其是公民個(gè)人對(duì)檔案的利用需求。由此看來，建設(shè)公共檔案館的當(dāng)務(wù)之急是調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，豐富館藏資源，有計(jì)劃地接收含有個(gè)人信息的專門檔案。

2、官本位思想的長(zhǎng)期影響使檔案從業(yè)人員為民服務(wù)意識(shí)淡薄

在我國(guó)，因歷史和文化等多方面因素的影響，官本位思想長(zhǎng)期主導(dǎo)著檔案工作，從業(yè)人員在實(shí)踐中形成了一整套僵化的管理模式，為民服務(wù)意識(shí)淡薄，在檔案工作上集中體現(xiàn)為：一是奉行“我能提供什么，用戶就利用什么”的信條，利用者千辛萬苦造訪檔案館，被一句“查無此檔”敷衍塞責(zé)的現(xiàn)象并不鮮見；二是繁瑣的利用手續(xù)在利用者面前又豎起了另一道門檻，雖然法律明確規(guī)定“中華人民共和國(guó)公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的檔案。”但有些檔案館依然舊習(xí)難除，利用者除了需出示個(gè)人身份證明外，還必須出具單位介紹信，甚至說明利用目的等。從法理上講，如果公民享有利用檔案的權(quán)利，那么，他到檔案館查閱資料，不僅僅是因需要獲得檔案信息，而是他想獲得、他“有權(quán)利”獲得信息，譬如利用開放檔案，只要利用者出具了法律規(guī)定的證明性文件，檔案館就必須提供服務(wù)，不得另設(shè)任何附加條件。

再來考察利用工作統(tǒng)計(jì)分析，檔案館本位主義傾向同樣表露無遺。譬如統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的設(shè)定，多數(shù)檔案館僅僅滿足于調(diào)卷數(shù)、利用人數(shù)、利用目的（一般分為編史修志、工作查考、學(xué)術(shù)研究、個(gè)人取證和其他）的簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)，主要反映某一特定階段檔案人員的工作量，至于更深層次的利用分析，如有多少需求尚未滿足，主要集中于哪些方面，館藏資源需要怎樣統(tǒng)籌規(guī)劃，如何調(diào)整與改善等，涉足者寥寥。即便最近幾年，已經(jīng)有人在關(guān)注利用狀況分析，但他們的研究成果和建設(shè)性意見又很難上升到行政管理層面，轉(zhuǎn)化為切實(shí)可行的規(guī)章制度。

三、打造公共檔案館

以維護(hù)公民權(quán)利為核心，打造公共檔案館，具體應(yīng)體現(xiàn)為：構(gòu)建平民化的館藏，為實(shí)現(xiàn)公民利用檔案的權(quán)利提供資源基礎(chǔ)；建立公共檔案館文化，營(yíng)造親和、舒適的利用氛圍，堅(jiān)持用戶至上的服務(wù)宗旨，平等、公正地對(duì)待每一位用戶，最大限度地確保公民能夠利用檔案。

1、整合檔案資源，架構(gòu)平民化的檔案館藏

國(guó)內(nèi)不少同仁對(duì)國(guó)外檔案館保存著內(nèi)容豐富的個(gè)人與家庭檔案無不表示贊嘆。在美國(guó)，有關(guān)家庭、家族的檔案以及個(gè)人學(xué)歷和履歷、業(yè)績(jī)和財(cái)產(chǎn)、反映城市歷史的人物與事件、地方歷史風(fēng)貌和土著居民歷史、重大事件等資料，是檔案館藏的重要組成部分，是吸引利用者長(zhǎng)期關(guān)注檔案館的資源，也是檔案館用戶絡(luò)繹不絕的重要因素。英國(guó)國(guó)家檔案館與國(guó)家統(tǒng)計(jì)局聯(lián)合設(shè)立了“家庭檔案中心”，保管著有關(guān)公民的出生、收養(yǎng)、婚姻、死亡等方面的歷史材料，并編制了檔案索引，可以為公民提供相關(guān)情況的介紹與咨詢。⑦

我國(guó)應(yīng)借鑒國(guó)外檔案館的做法，以維護(hù)公民權(quán)利為宗旨，重新規(guī)劃館藏結(jié)構(gòu)，提出詳盡的接收方案與策略，構(gòu)建大眾化的檔案館藏。國(guó)家綜合檔案館除了接收政府各機(jī)構(gòu)的文書檔案、科技檔案、照片檔案等門類外，其他與個(gè)人關(guān)系密切的專門檔案，譬如勞動(dòng)部門的招工檔案、民政部門的婚姻登記檔案、工商部門的企業(yè)登記檔案、房地產(chǎn)部門的房產(chǎn)檔案、地產(chǎn)檔案等也應(yīng)一并接收。這些檔案資料詳細(xì)地記載了政府在行使某一職能過程中，涉及的公民個(gè)人或者某一組織在某一時(shí)期、某一方面的活動(dòng)記錄，這將成為公民個(gè)人日后查找利用的原始憑據(jù)，也可能成為將來個(gè)人、家庭或者組織史研究的珍貴史料。所以，國(guó)家綜合檔案館要盡可能地將政府部門形成的一切與公民利益關(guān)系密切的檔案資料，收集進(jìn)館并妥善保管，為維護(hù)公民利用檔案的權(quán)利提供堅(jiān)實(shí)的資源基礎(chǔ)。

目前，檔案館藏來源主要依賴各機(jī)構(gòu)檔案室的移交，政府機(jī)構(gòu)檔案部門存有哪些檔案，便可能向檔案館移交哪些檔案。據(jù)筆者了解，各級(jí)政府機(jī)構(gòu)中尚有為數(shù)不少的單位，各類檔案未實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，室藏不夠齊全、完整，多數(shù)僅保存著本單位的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案等，專業(yè)檔案大多仍處于政府機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個(gè)職能部門的掌控之下，移交渠道不通暢，形成了檔案館藏結(jié)構(gòu)重文書檔案、輕專業(yè)檔案的格局，專業(yè)檔案游離于檔案館的監(jiān)管之外。

解決這個(gè)問題需要多方配合。首先，政府各機(jī)構(gòu)須對(duì)本組織形成的各門類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。國(guó)家檔案館館藏主要來自政府各機(jī)構(gòu)檔案室，只有檔案室室藏豐富、門類齊全，尤其將政府機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的涉及公民個(gè)人的檔案完整地收集，這些珍貴的檔案才有可能隨同文書、會(huì)計(jì)、科技等類檔案一并移交進(jìn)館，才能保障檔案館館藏結(jié)構(gòu)的合理，保障館藏資源體現(xiàn)對(duì)公民個(gè)人的關(guān)懷。其次，檔案館須成立專門機(jī)構(gòu)，責(zé)成專人主動(dòng)與政府各部門聯(lián)系、協(xié)商，根據(jù)每一個(gè)部門的職能范圍及其產(chǎn)生文件的實(shí)際狀況，制訂詳細(xì)具體的檔案接收細(xì)則。如果某些機(jī)構(gòu)檔案基礎(chǔ)工作薄弱，甚至在某個(gè)特殊階段檔案工作癱瘓，檔案館應(yīng)重點(diǎn)督促他們按照接收細(xì)則整理移交檔案，堅(jiān)持“公眾需要什么，檔案館就收藏什么”的工作理念，將政府機(jī)構(gòu)形成與保管的專門檔案系統(tǒng)地收集進(jìn)館，有效地保證館藏的不斷豐富，構(gòu)建平民化的館藏結(jié)構(gòu)，這是打造公共檔案館的首要任務(wù)。

2、建立公共檔案館文化

美國(guó)紐黑文市公共圖書館館長(zhǎng)諾曼·歐德先生曾提出“公共圖書館文化”，并將其詮釋為“圖書館是‘城市最重要的免費(fèi)公眾空間’，是一個(gè)城市的靈魂和心臟 ”。這里的“免費(fèi)”包含了“免費(fèi)”和“自由”二重含義，強(qiáng)調(diào)對(duì)市民全面服務(wù)功能；“空間”則指圖書館專業(yè)性教育功能方面須突出“公共性”；“公眾空間”是聚合人群的地方。它意味著公共圖書館除了確保市民能夠隨時(shí)讀書、用書、借書以外，還須把舉辦各種文化活動(dòng)等等放在很突出的地位。所以，提高圖書的利用率，應(yīng)該始終是公共圖書館的工作重心。⑧ 美國(guó)的公共圖書館文化為我國(guó)公共檔案館建設(shè)提供了一種新的啟示。

首先，在檔案館的選址、外觀設(shè)計(jì)上要體現(xiàn)以人為本的理念。曾幾何時(shí)，檔案館作為黨委和政府的附屬機(jī)構(gòu)，始終小心翼翼地躲在政府或黨委大院一個(gè)不易被發(fā)覺的角落里，用戶如果查閱檔案，須穿越威嚴(yán)的大院，再幾經(jīng)曲折，才能到達(dá)神秘的檔案館。就利用者而言，且不說檔案館是否保存著“為我所需”的材料，僅是繁瑣的進(jìn)門手續(xù)就很容易造成公眾利用檔案的心理障礙。所以，打造公共檔案館，首先在檔案館的選址以及外形設(shè)計(jì)上，要貼近公眾，便利公眾，富有親和力。近幾年，位于廣州CBD中心區(qū)域的廣東省檔案館和集決策參考、展覽教育、社會(huì)課堂、咨詢利用、信息集聚和傳播、市場(chǎng)服務(wù)、學(xué)術(shù)交流、文化休閑等八大功能為一體的上海市新型檔案館在外灘開館，標(biāo)志著國(guó)家檔案館在選址、建筑外形、室內(nèi)設(shè)計(jì)等正在朝向從公民利益出發(fā)，與利用者便利的趨勢(shì)發(fā)展，并以嶄新的形象登上城市的文化舞臺(tái)。

其次，須樹立維護(hù)公民利用檔案權(quán)利的服務(wù)理念，向公眾充分展示館藏，公平、公正地對(duì)待每一位用戶，這是檔案部門必須堅(jiān)守的工作準(zhǔn)則。由于檔案包含的內(nèi)容信息多是零星的、分散的，檔案的檢索工具又具有較強(qiáng)的專業(yè)性，所以，檔案館應(yīng)把主要精力投諸如何盡力展示館藏，如何能夠最大限度地為公眾提供利用；檔案館的工作人員，應(yīng)該堅(jiān)持“公眾需要什么，我們就提供什么”的基本原則，把能為更多的利用者服務(wù)，能向每一位利用者提供準(zhǔn)確、全面的檔案信息，作為檔案從業(yè)人員的價(jià)值取向。另外，平等對(duì)待每一個(gè)用戶，不以利用者的身份、地位的不同而產(chǎn)生優(yōu)待或者慢待現(xiàn)象，做到檔案面前人人平等。

注釋：

1、趙建功：《 公共檔案館瑣議》，《山西檔案》2003年第4期。

2、宗培嶺：《公共檔案館，你從哪里來——寫在上海市檔案館新館開館之際》，《浙江檔案》2004年第1期。

3、李國(guó)慶：《公共檔案館社會(huì)功能的定位及其實(shí)現(xiàn)途徑》，《新時(shí)期公共檔案館建設(shè)》，中央文獻(xiàn)出版社2004年版，第79-80頁。

4、王樂夫、陳干全：《公共性：公共管理研究的基礎(chǔ)與核心》，《社會(huì)科學(xué)》2003年第4期。

5、《上海檔案工作創(chuàng)新文集》2004年版第220頁，轉(zhuǎn)摘于馮惠玲《論檔案館的親民戰(zhàn)略》，《檔案學(xué)研究》2005年第1期。

6、王保國(guó)：《我省檔案館工作的困境與出路》，《山西檔案》2005年第5期。

7、朱榮基：《哪些檔案具有長(zhǎng)久利用價(jià)值——國(guó)外檔案館觀感》，《中國(guó)檔案》1998年第11期。

8、蘇煒：《耶魯漫筆：美國(guó)的公共圖書館文化》，新浪網(wǎng)2004年8月9日，來源：http://www.sina.com.cn

作者單位：中國(guó)政法大學(xué)檔案館