摘要：文章從筆者單位的實(shí)際工作出發(fā)，就系統(tǒng)管理員崗位的特殊性從各方面進(jìn)行了闡述。系統(tǒng)管理員崗位是必不可少的，各單位應(yīng)該選定、重視、培養(yǎng)合適的人才，讓其擔(dān)當(dāng)系統(tǒng)管理員的重任。

關(guān)鍵詞：建賬；維護(hù)；數(shù)據(jù)庫(kù)；故障排除

一、系統(tǒng)管理員的必要性

21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)化的年代，是計(jì)算機(jī)普及應(yīng)用的年代。隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化的普及，會(huì)計(jì)核算從手工記賬轉(zhuǎn)為計(jì)算機(jī)記賬，無疑是將會(huì)計(jì)人員從繁重的手工勞動(dòng)中解放出來了。但與此同時(shí)，也帶來了麻煩，因?yàn)榇蠖鄶?shù)會(huì)計(jì)人員適應(yīng)不了計(jì)算機(jī)做賬，即使會(huì)做，但總有這樣或那樣的問題出現(xiàn)：數(shù)據(jù)保存不了，數(shù)據(jù)丟失，由于系統(tǒng)死機(jī)造成不必要的損失等。致使有些老會(huì)計(jì)人員抱怨說手工記賬更方便。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)較為復(fù)雜的人機(jī)系統(tǒng)，它需要運(yùn)用較為復(fù)雜的計(jì)算機(jī)技術(shù)、會(huì)計(jì)知識(shí)。它需要有既了解會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，又熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的正常運(yùn)行和會(huì)計(jì)人員的正常工作，這些都體現(xiàn)了在會(huì)計(jì)電算化條件下設(shè)置系統(tǒng)管理員的必要性。

二、系統(tǒng)管理員的重要性

系統(tǒng)管理員的工作決定了其崗位的特殊性、重要性。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)單位會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，如系統(tǒng)軟、硬件的維護(hù)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保存，數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)，還有各部門之間數(shù)據(jù)信息的共享等。一般來說，單位的財(cái)務(wù)部門和人事勞資部門總是緊密聯(lián)系在一起的。財(cái)務(wù)部門的很多數(shù)據(jù)資料都需要?jiǎng)谫Y部門提供。有些數(shù)據(jù)可以在兩部門間共享，而且可以作為永久資料保存，為后來從事該項(xiàng)工作的人提供真實(shí)、完整的客觀數(shù)據(jù)?，F(xiàn)在，我國(guó)法律要求各單位必須為在職職工交納三險(xiǎn)一金，如：醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、社會(huì)保險(xiǎn)、公積金等。這些數(shù)據(jù)與每個(gè)職工的個(gè)人信息緊密相聯(lián)，而且都是保存在人事勞資部門，如果財(cái)務(wù)部門需要利用這些數(shù)據(jù)，就可以通過信息共享來實(shí)現(xiàn)，沒必要重復(fù)輸入職工的個(gè)人信息。這項(xiàng)工作如果有系統(tǒng)管理員的指導(dǎo)，就顯得更為容易，既節(jié)省了時(shí)間，又保證了信息的準(zhǔn)確性、一致性。從某種程度上來說，某個(gè)單位會(huì)計(jì)電算化實(shí)施效果的好壞，取決于系統(tǒng)管理員的水平高低。

另外，財(cái)務(wù)工作不同于其他工作，需要終身學(xué)習(xí)，因?yàn)閲?guó)家會(huì)計(jì)政策、會(huì)計(jì)法規(guī)總在不斷更新、完善。對(duì)基層財(cái)務(wù)人員來講，財(cái)務(wù)領(lǐng)域里應(yīng)該就某一方面做深、做透。而對(duì)系統(tǒng)管理員要求就更高了，他們不僅要懂財(cái)務(wù)知識(shí)，還要懂計(jì)算機(jī)知識(shí)。如果懂英語(yǔ)，那就更是錦上添花了。因?yàn)橐话銇碚f，軟件故障都是用英語(yǔ)顯示出來的，所以系統(tǒng)管理員懂得英語(yǔ)，對(duì)于故障的處理就會(huì)更加得心應(yīng)手。

作為單位會(huì)計(jì)人員，除了核算工資、成本之外，還有其他重要的工作，比如：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好預(yù)算，以降低成本提高利潤(rùn)等等。

降低成本，不只是降低原材料成本，還有降低工作成本，即提高工作效率。如報(bào)送醫(yī)療保險(xiǎn)數(shù)據(jù)時(shí)，采用會(huì)計(jì)電算化，既能節(jié)省大量的工作時(shí)間，又能降低出錯(cuò)率。

職員的基本信息，如個(gè)人參保號(hào)或單位的參保號(hào)都是獨(dú)立的，不存在重復(fù)的可能。對(duì)于集團(tuán)公司或者跨國(guó)公司，如果逐個(gè)輸入職工的信息，工作量大，而且不方便事后查錯(cuò)。

三、系統(tǒng)管理員的權(quán)限分析與培訓(xùn)

鑒于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的重要性、保密性，系統(tǒng)管理員最好由財(cái)務(wù)內(nèi)部人員擔(dān)任。一般情況下，財(cái)務(wù)主管和系統(tǒng)管理員應(yīng)該分設(shè)，不宜由一人兼任。尤其是在實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化條件下之后，從軟件規(guī)模、電算化的強(qiáng)度到會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的工作量都應(yīng)該由專門的系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)。如果單位的會(huì)計(jì)人員不多、工作業(yè)務(wù)量不大，則可以考慮由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人兼任系統(tǒng)管理員。不過，在賦予系統(tǒng)管理員權(quán)限時(shí)，不要給他們所謂的“超級(jí)用戶”權(quán)力。若系統(tǒng)管理員個(gè)人素質(zhì)不高，或者由于某些特別的原因?qū)е缕渌枷氤霈F(xiàn)偏差，那么過多的權(quán)力可能會(huì)對(duì)該單位造成一定的負(fù)面影響，如數(shù)據(jù)資料外泄，勢(shì)必會(huì)給單位帶來?yè)p失。所以系統(tǒng)管理員的選任至關(guān)重要。

另外有些單位對(duì)系統(tǒng)管理員的崗位職責(zé)認(rèn)識(shí)不夠清楚，混淆了網(wǎng)絡(luò)管理員與系統(tǒng)管理員的界限，往往將二者混為一談。這就需要軟件開發(fā)商依照《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)管理員權(quán)限的約束，不要只圖用戶的使用方便，而不考慮會(huì)計(jì)制度所要求的嚴(yán)肅的商業(yè)行為。同時(shí)，會(huì)計(jì)人員也需要進(jìn)一步明確在會(huì)計(jì)電算化條件下的崗位分工及各自的職責(zé)。目前，各地都在開展會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)，有必要全面加強(qiáng)系統(tǒng)管理員的業(yè)務(wù)知識(shí)，為他們提供適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、空間，進(jìn)一步提高他們各方面的素質(zhì)。

四、系統(tǒng)管理員應(yīng)具備的基本條件

會(huì)計(jì)人員對(duì)系統(tǒng)管理員的要求是：盡量事事都會(huì)，出現(xiàn)問題能夠徹底解決。當(dāng)應(yīng)用程序出現(xiàn)混亂、報(bào)表數(shù)據(jù)出現(xiàn)計(jì)算錯(cuò)誤或者系統(tǒng)死機(jī)時(shí)，會(huì)計(jì)人員首先會(huì)找系統(tǒng)管理員。這樣，由于會(huì)計(jì)人員的操作失誤或操作不當(dāng)而導(dǎo)致的人為錯(cuò)誤就會(huì)在短時(shí)間內(nèi)得以修復(fù)，不至于造成太大的損失。這無形中提高了對(duì)系統(tǒng)管理員的工作要求，系統(tǒng)管理員必須具備以下基本條件：

第一，系統(tǒng)管理員應(yīng)該掌握必要的會(huì)計(jì)知識(shí)，熟悉本單位主要的財(cái)務(wù)狀況及會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，了解財(cái)務(wù)工作流程。

第二，系統(tǒng)管理員必須了解軟件的安裝、使用。了解會(huì)計(jì)軟件的各項(xiàng)功能且能熟練地加以運(yùn)用，出現(xiàn)問題時(shí)，能很快憑所掌握的計(jì)算機(jī)基本知識(shí)分析出故障的原因，并能夠及時(shí)排除該故障。

第三，系統(tǒng)管理員必須了解計(jì)算機(jī)硬件方面的基本知識(shí)，如光驅(qū)、硬盤等。出現(xiàn)硬件的小問題時(shí)，能及時(shí)有效地解決問題。

第四，系統(tǒng)管理員要有良好的職業(yè)道德、職業(yè)修養(yǎng)。這是任何崗位上的會(huì)計(jì)人員所必須具備的，因?yàn)樨?cái)務(wù)工作掌握著單位的整個(gè)經(jīng)濟(jì)命脈。鑒于系統(tǒng)管理員崗位的重要性、特殊性及財(cái)務(wù)工作的特殊性、保密性，系統(tǒng)管理員必須具有良好的職業(yè)道德、職業(yè)修養(yǎng)。

五、系統(tǒng)管理員的職責(zé)

系統(tǒng)管理員的總體職責(zé)是保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全，并且做好保密工作，在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部能實(shí)現(xiàn)信息共享。具體職責(zé)如下：

第一，系統(tǒng)管理員必須積極主動(dòng)地參與系統(tǒng)建賬等初始工作，盡早熟悉軟件，結(jié)合本單位實(shí)際情況提出合理的會(huì)計(jì)核算方法。

第二，系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)軟件的日常管理與維護(hù)，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運(yùn)行，做好防病毒措施。計(jì)算機(jī)病毒對(duì)系統(tǒng)的破壞力強(qiáng)大，預(yù)防與清除計(jì)算機(jī)病毒已成為會(huì)計(jì)電算化工作中不能忽視的問題。因此，對(duì)任何外來數(shù)據(jù)一定要加以檢測(cè)，在讀取數(shù)據(jù)之前就將病毒侵入的可能性完全扼殺，以避免不必要的麻煩。

第三，系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)定期的正確性、安全性檢測(cè)，以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。當(dāng)系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，能根據(jù)自己所掌握的計(jì)算機(jī)知識(shí)，針對(duì)所發(fā)生的故障找到發(fā)生的原因，能夠判斷出到底是硬件故障還是軟故障，做到能對(duì)癥下藥，迅速恢復(fù)系統(tǒng)的正確運(yùn)行。

第四，系統(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)的安全性負(fù)責(zé)，尤其是做好系統(tǒng)災(zāi)難預(yù)防與恢復(fù)工作。災(zāi)難包括兩個(gè)方面：一是客觀方面，如計(jì)算機(jī)病毒、火災(zāi)、電源等造成系統(tǒng)、數(shù)據(jù)受到嚴(yán)重破壞；二是主觀方面，如人為篡改、不正確操作等。所以系統(tǒng)管理員應(yīng)該及時(shí)備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，杜絕一切由于工作不及時(shí)而可能造成的損失。這同時(shí)也要求系統(tǒng)管理員在管理數(shù)據(jù)的同時(shí)，提高財(cái)務(wù)人員的操作水平，盡可能地提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，讓全體會(huì)計(jì)人員一起進(jìn)步。

六、系統(tǒng)管理員與財(cái)務(wù)主管的關(guān)系

單位的財(cái)務(wù)主管主要負(fù)責(zé)組織和管理整個(gè)單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和電算化工作，根據(jù)本單位的實(shí)際情況和工作的需要，確定會(huì)計(jì)人員的崗位安排、分工權(quán)限。系統(tǒng)管理員則主要負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)計(jì)的電算化技術(shù)管理工作。從行政上來說，財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員必須服從財(cái)務(wù)主管的安排。但在具體工作中，他們是互相配合的。

（作者單位：遼寧省有色地質(zhì)局一○八隊(duì)。作者為會(huì)計(jì)師）