自動(dòng)轉(zhuǎn)賬是指在計(jì)算機(jī)中預(yù)先一次性定義好各個(gè)轉(zhuǎn)賬分錄，然后由計(jì)算機(jī)自動(dòng)編制憑證，將指定賬戶(hù)的發(fā)生額或余額利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬公式轉(zhuǎn)入另一指定賬戶(hù)，從而實(shí)現(xiàn)憑證數(shù)據(jù)的自動(dòng)高速輸入。但根據(jù)國(guó)內(nèi)多家通用財(cái)務(wù)軟件的使用情況，發(fā)現(xiàn)其中有的環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)不太理想，因而也就增加了操作人員的主觀判斷，沒(méi)有充分發(fā)揮軟件的檢測(cè)功能，如轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)無(wú)級(jí)別設(shè)置、轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)無(wú)級(jí)別校驗(yàn)、憑證記賬無(wú)級(jí)別校驗(yàn)、轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)無(wú)原始憑證生成等等。

一、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊存在的問(wèn)題

1.轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)無(wú)級(jí)別設(shè)置

在手工情況下，會(huì)計(jì)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)一般有：分配制造費(fèi)用、分配輔助生產(chǎn)成本、計(jì)提固定資產(chǎn)折舊、計(jì)提職工福利費(fèi)、計(jì)提工會(huì)經(jīng)費(fèi)、計(jì)提職工教育經(jīng)費(fèi)、計(jì)提壞賬準(zhǔn)備、各項(xiàng)收入轉(zhuǎn)利潤(rùn)、各項(xiàng)費(fèi)用支出轉(zhuǎn)利潤(rùn)、計(jì)提所得稅、利潤(rùn)分配、年末結(jié)轉(zhuǎn)等。在實(shí)際會(huì)計(jì)工作中，這些轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)是有先后順序的，因此也就形成了期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的級(jí)別。根據(jù)實(shí)際工作中會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序，進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬處理，才能形成正確的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，這是每個(gè)會(huì)計(jì)從業(yè)人員所共知的。但在財(cái)務(wù)軟件的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊中卻沒(méi)有設(shè)置轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的級(jí)別，致使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)不熟練的人員操作時(shí)出現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

2.轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)無(wú)級(jí)別校驗(yàn)功能

通用財(cái)務(wù)軟件的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)模塊應(yīng)當(dāng)根據(jù)手工情況下會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的順序來(lái)設(shè)計(jì)，同時(shí)要利用軟件和計(jì)算機(jī)的特殊功能，對(duì)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別進(jìn)行校驗(yàn)，以免轉(zhuǎn)賬級(jí)別較高的記賬憑證先生成，或低級(jí)別的憑證在未記賬的情況下生成高級(jí)別的憑證，從而造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。我在會(huì)計(jì)電算化教學(xué)中就曾發(fā)現(xiàn)學(xué)生多人次對(duì)同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)利用期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能生成不同數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，尤其是會(huì)計(jì)知識(shí)掌握不夠扎實(shí)的學(xué)生更容易出錯(cuò)。因此對(duì)會(huì)計(jì)軟件中的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)應(yīng)該設(shè)置轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別校驗(yàn)功能。

3.憑證記賬無(wú)級(jí)別校驗(yàn)

在財(cái)務(wù)軟件的使用過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這種情況：低級(jí)別的憑證已經(jīng)生成，但尚未審核記賬，這時(shí)生成高一級(jí)別的憑證時(shí)系統(tǒng)也允許生成，從而導(dǎo)致生成的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。因此應(yīng)在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊中增加憑證記賬級(jí)別校驗(yàn)功能。

4.轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)無(wú)原始憑證生成

從事會(huì)計(jì)工作的人員都知道，編制記賬憑證的依據(jù)是原始憑證，而自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊生成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證時(shí)如果不把數(shù)據(jù)來(lái)源公式打印下來(lái)作為原始憑證，自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的數(shù)據(jù)就無(wú)從查驗(yàn)，從而給審計(jì)、財(cái)稅檢查等工作造成不便?，F(xiàn)在通用的財(cái)務(wù)軟件大多無(wú)此功能。

二、建議

1.設(shè)置轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別

對(duì)于一般企業(yè)來(lái)說(shuō)，轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)應(yīng)按下表所示設(shè)置級(jí)別：

在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊應(yīng)增加轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別設(shè)置功能，以劃分轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的先后順序及層次。只有這樣，才能避免在低級(jí)別的憑證沒(méi)有生成時(shí)生成高級(jí)別的憑證，或在低級(jí)別的憑證沒(méi)有記賬就生成高級(jí)別的憑證，造成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊生成的記賬憑證數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

2.增加轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別校驗(yàn)功能

增加轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別校驗(yàn)功能，由軟件校驗(yàn)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)屬于哪一級(jí)別的業(yè)務(wù)，并檢測(cè)本級(jí)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)是否全部生成，若有未生成的轉(zhuǎn)賬憑證，系統(tǒng)應(yīng)給予報(bào)告，提示操作人員是否繼續(xù)生成高一級(jí)憑證。

在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊中增加轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)級(jí)別校驗(yàn)功能時(shí)，要對(duì)每級(jí)別進(jìn)行校驗(yàn)，而不是對(duì)每一筆業(yè)務(wù)進(jìn)行校驗(yàn)，這樣既減少人機(jī)對(duì)話，又能做到有效校驗(yàn)。有的軟件對(duì)每一筆業(yè)務(wù)都進(jìn)行校驗(yàn)，但卻不能對(duì)低級(jí)別的憑證是否已經(jīng)生成進(jìn)行校驗(yàn)，這就有可能造成在低級(jí)別的憑證未記賬的情況下生成高級(jí)別的憑證，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。有的軟件根本沒(méi)有校驗(yàn)功能，應(yīng)當(dāng)增加。例如某通用會(huì)計(jì)軟件在計(jì)提工會(huì)經(jīng)費(fèi)時(shí)，首次生成憑證時(shí)系統(tǒng)無(wú)提示，第二次生成該憑證時(shí)，系統(tǒng)提示“有未記賬憑證，是否生成？”，若選“是”，系統(tǒng)仍會(huì)生成憑證，導(dǎo)致一項(xiàng)業(yè)務(wù)生成多張憑證，而系統(tǒng)竟然沒(méi)有檢測(cè)出是同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。可見(jiàn)，在財(cái)務(wù)軟件中增加級(jí)別校驗(yàn)功能已成為當(dāng)務(wù)之急。

3.增加憑證記賬校驗(yàn)功能，確保自動(dòng)轉(zhuǎn)賬層次低的憑證均已記賬

在進(jìn)行期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的憑證制作時(shí)，若本級(jí)憑證未全部生成，當(dāng)生成高一級(jí)別的憑證時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)提示“尚有低一級(jí)別的憑證未生成，是否繼續(xù)Y/N”，如果本級(jí)憑證存在漏編，則鍵入“N”，繼續(xù)生成本級(jí)憑證。如果本級(jí)本層次的憑證確已全部生成，則鍵入“Y”，準(zhǔn)備生成高一級(jí)憑證。當(dāng)鍵入“Y”后提示“前一級(jí)憑證尚未記賬”，則應(yīng)先進(jìn)行前一級(jí)憑證的審核、記賬，之后再進(jìn)行高一級(jí)別憑證的生成。

4.增加自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)公式打印功能，給后續(xù)財(cái)稅檢查及審計(jì)留下線索

每筆自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)生成后，存盤(pán)時(shí)系統(tǒng)應(yīng)提示“是否打印公式來(lái)源及數(shù)據(jù)?Y/N”，鍵入“N”，則跳過(guò)打印。鍵入“Y”，則打印本項(xiàng)業(yè)務(wù)的計(jì)算公式及數(shù)據(jù)，作為記賬憑證的原始憑證，以備財(cái)稅檢查及審計(jì)?，F(xiàn)在的通用會(huì)計(jì)軟件大都沒(méi)有此功能，從而給后續(xù)檢查及審計(jì)工作造成不便，因此應(yīng)增加自動(dòng)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)公式的打印功能。

總之，財(cái)務(wù)軟件中的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能是會(huì)計(jì)電算化中一個(gè)非?？旖莸墓δ苣K，我們應(yīng)不斷對(duì)其完善，以便使其充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，從而大大提高工作效率。