中小學(xué)校作為公益性的事業(yè)單位，承擔(dān)著國民基礎(chǔ)教育的重任。中小學(xué)的檔案管理工作也是十分重要和必不可少的，早在80年代末到90年代初各校就陸續(xù)建立起了《學(xué)校檔案管理制度》，并在實踐的過程中有效地推動了檔案工作的建立和開展，它使中小學(xué)校的檔案工作從無到有，并逐步走上了正軌。但是，多年來檔案管理制度并沒有隨著檔案工作發(fā)展的需要適時地進行修改和補充。據(jù)調(diào)查顯示，多數(shù)中小學(xué)校的檔案管理制度長期沒有得到修訂，制度的內(nèi)容也遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于檔案工作實際發(fā)展的需要，亟待修訂。

在《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）頒布20周年之際，北京市第一五九中學(xué)受西城教委委托重新修訂了西城區(qū)教育系統(tǒng)中小學(xué)《學(xué)校檔案管理制度》共計21項，修訂工作經(jīng)過了學(xué)習(xí)、調(diào)查研究、反復(fù)修改論證的過程，從而對《學(xué)校檔案管理制度》所涉及的管理對象和管理行為有了進一步的認(rèn)識，并引發(fā)了一些思考。

一、制度條款要有科學(xué)性、實用性，真正做到切實可行

1、檔案管理制度要遵循檔案工作的規(guī)律

要修訂好一部《學(xué)校檔案管理制度》，首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，熟悉檔案收集、整理、編目、保管、編研、利用等各個環(huán)節(jié)工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)，對原有制度的條款進行細(xì)致的篩選，凡是符合法律法規(guī)的、行之有效的條款要繼續(xù)保留，凡是不符合檔案法要求的和落后的管理方式方法的條款都應(yīng)剔除。二是要對檔案科學(xué)技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r和發(fā)展水平有一定的了解，從科學(xué)管理的角度審視現(xiàn)有規(guī)章制度的科學(xué)性和合理性。對已不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的、表述不明確的要進行修改，對工作中出現(xiàn)的新情況、新問題要及時進行補充和完善，特別是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用后，出現(xiàn)了大量電子文件和聲像檔案，以紙質(zhì)載體為主的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)槎喾N載體并存的檔案管理局面，原有的制度在這些新型載體的檔案方面缺乏具體的規(guī)定，如何管理好各種載體的檔案，有待在制度中做出明確的規(guī)定。也就是說，要針對本單位工作對象的現(xiàn)狀進行具體分析，有針對性地進行制度的修訂，不能盲目照搬照抄其他單位的成文。

2、制度條款要便于操作和執(zhí)行

一份好的《學(xué)校檔案管理制度》應(yīng)該貼近本單位工作實際，并能對本單位檔案工作能起到具體指導(dǎo)作用。

我們在修訂《學(xué)校檔案管理制度》時，從本單位工作實際出發(fā)，進行科學(xué)分析，充分考慮了規(guī)章制度的實用性和可靠性，以及制度的條款能否具體操作執(zhí)行的問題。為便于執(zhí)行，制度條款的內(nèi)容盡量用務(wù)實的語言，明確標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性要求，不含糊其辭。事實上，如果制度含有水分，表面看條條框框不少，細(xì)分析空洞原則一大堆，實際措施不具體，會讓人無法遵從。

二、細(xì)化管理制度有利于提高檔案管理水平

規(guī)章制度看起來只是一些規(guī)定了條條框框的、內(nèi)容比較單一的事務(wù)性文書，但在執(zhí)行中，如果制度本身有毛病，難免暴露出一些漏洞和互相矛盾的問題，直接影響到制度的實施效力和執(zhí)行效力，因此規(guī)章制度用詞的準(zhǔn)確與嚴(yán)謹(jǐn)都是非常重要的。

檔案工作的收集、整理、編目、保管、編研、利用各個環(huán)節(jié)的工作都有自身的要求和標(biāo)準(zhǔn)。完善的規(guī)章制度可以使檔案工作者有法可依，避免不必要的探索和工作人員之間的相互推諉，保證工作人員只要按制度辦事就能做好每個環(huán)節(jié)的工作。細(xì)化的檔案管理制度有利于檔案工作的規(guī)范化、程序化。

規(guī)章制度修訂的細(xì)化程度應(yīng)該達(dá)到不能再增刪移易一字，才算基本完成。具體說凡是約束性的條款要細(xì)寫，明確標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化操作程序，做到使任何人都能按照《學(xué)校檔案管理制度》進行規(guī)范化的操作，制度中對能夠量化的內(nèi)容，要盡量明確地用數(shù)字表明，對需要定性的內(nèi)容，采取誰主管、誰負(fù)責(zé)的責(zé)任制加以明確，確保檔案的各項工作落到實處。

當(dāng)然“適度”是把握內(nèi)容詳略的關(guān)鍵。如果說本單位對《檔案法》和檔案法實施辦法的學(xué)習(xí)、宣傳都比較到位，文件形成者和各部門檔案員對檔案基本知識了解較多，或者說校內(nèi)的成文、行文都比較規(guī)范，有些內(nèi)容就可略寫，反之，制度中的規(guī)定就應(yīng)該寫得比較詳細(xì)，以利于有關(guān)人員的學(xué)習(xí)和工作規(guī)范的養(yǎng)成，保證學(xué)校檔案管理工作有序地進行。細(xì)化規(guī)章制度有利于提高檔案工作效率和管理水平。

三、檔案管理制度一經(jīng)制定，就要不打折扣地嚴(yán)格執(zhí)行

完成《學(xué)校檔案管理制度》的制定或修訂只是向加強或改善檔案管理邁出了第一步，《學(xué)校檔案管理制度》也是學(xué)校制定的對檔案管理工作實施目標(biāo)管理的具體措施，不能形同虛設(shè)，更不應(yīng)束之高閣，成為應(yīng)付上級檢查的“擺設(shè)”，最重要的是要將制度付諸實施。

《學(xué)校檔案管理制度》雖然屬于事務(wù)性文書，執(zhí)行中也不具有極強的法律效力，但是就一個單位來說，它的制定應(yīng)視為學(xué)校內(nèi)部的“立法”行為。既然是“立法”，它就應(yīng)成為本單位檔案管理工作中具有權(quán)威性的文件。我們要自覺維護制度的權(quán)威性，發(fā)揮制度規(guī)范和約束行為的功能，使之成為學(xué)校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則。不論是校長、主任，還是教職員工都要按照制度辦事，按制度考核。

俗話說，有制度不實用，工作再努力也忙不到點上；有制度不執(zhí)行，再好的制度也起不到作用。衡量一部《學(xué)校檔案管理制度》好不好的基本度量是要看它被執(zhí)行的效果和程度。作者單位：北京市第一五九中學(xué)