本文所指檔案開架閱覽室，是指將檔案藏、借、閱融為一體，用戶可親身進(jìn)出檔案庫房，隨意搜尋、翻閱檔案，從檔案內(nèi)容到實體進(jìn)行全方位開放的一種服務(wù)方式。這是一個新興事物，很多檔案同行對建立檔案開架閱覽室都持懷疑態(tài)度，認(rèn)為它將面臨很多難以解決的矛盾，因而無法付諸實施。但仔細(xì)分析這些矛盾，都可以找出解決之道。無論從檔案自身屬性來看，還是從檔案利用發(fā)展的需求來看，建立檔案開架閱覽室都是可行的，它將進(jìn)一步拓寬檔案服務(wù)的領(lǐng)域，增強檔案文化休閑功能的發(fā)揮，成為檔案人性化服務(wù)的有力舉措。

一、建立檔案開架閱覽室的必要性

（一）檔案自身屬性的要求

首先，檔案的根本價值在于其有用性，人們保管檔案是為了利用檔案，檔案只有被社會充分、反復(fù)利用，才能實現(xiàn)其價值并達(dá)到增值的目的。檔案開架服務(wù)，能較好地彌補傳統(tǒng)調(diào)檔查閱的一些不足之處，是促進(jìn)檔案利用的有效途徑。其次，檔案價值實現(xiàn)具體有三個規(guī)律，即檔案機密程度遞減、檔案價值擴(kuò)展以及檔案科學(xué)作用遞增，這些對檔案工作提出了要求，那就是不斷探尋檔案服務(wù)新方式，以促使檔案價值在更大范圍內(nèi)得到發(fā)揮，不僅發(fā)揮對其形成單位的價值，更要實現(xiàn)對社會公眾的價值，不僅發(fā)揮憑證和參考作用，也要發(fā)揮科學(xué)文化作用。顯然，實行檔案開架服務(wù)是可行性的，也是必要的。

（二）社會對人性化檔案服務(wù)的要求

現(xiàn)有的檔案利用有一套相對固定的程序，一般要經(jīng)過審批、檢索、調(diào)檔、辦理借閱手續(xù)等幾個步驟，這對很多用戶造成了困擾，限制了他們利用檔案的熱情。首先，查檔審批手續(xù)使一部分人對檔案利用望而卻步，他們主觀地認(rèn)為審批很麻煩，因而對于檔案利用采取“能不用就不用，能少用就少用”的態(tài)度。

第二，“你查我調(diào)”的調(diào)檔方式也成了堵在用戶和檔案之間的障礙。在閉架服務(wù)狀態(tài)，用戶要想利用檔案，首先必須查目錄或通過檢索系統(tǒng)檢索，然后再由檔案人員調(diào)檔，如果想查閱的檔案較多，會由于不好意思讓查檔人員一趟趟跑庫房調(diào)檔而減少查看檔案的數(shù)量。如果檔案人員的態(tài)度好，可能查看的還多些，如果態(tài)度不好，就更是很多想看的就不看了。另外，由于用戶不能直接面對檔案，甚至對檔案內(nèi)容毫不知情，這樣借閱的檔案未必就是真正所需要的。

用戶呼喚新的檔案利用方式，希望檔案像圖書一樣簡化手續(xù)，提供開架服務(wù)。這樣用戶就可直接進(jìn)入庫房，面對檔案可以隨意瀏覽，有充分的自由選擇的余地，有仔細(xì)閱讀、熟悉檔案內(nèi)容的機會，用戶的需求能得到真正的滿足。同時，開架閱覽減少了檢索、調(diào)檔等外在因素對檔案利用造成的限制，可以有效提高檔案利用率，促進(jìn)檔案價值得到充分發(fā)揮。

（三）滿足檔案休閑利用的需要

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展，“休閑”、“休閑文化”等新鮮術(shù)語在我們身邊悄然出現(xiàn)。作為博物館、文化館同行的檔案館，應(yīng)高度關(guān)注這一現(xiàn)象，研究以何種方式更好地提供檔案休閑利用服務(wù)。

今天的檔案種類繁多，早已不是從前的單一的文書檔案，政府公務(wù)利用不再獨撐門面。檔案館也有綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館、企業(yè)檔案館、文化事業(yè)單位檔案館、科技事業(yè)單位檔案館等各種類別。各級各類檔案館所藏的大量檔案中蘊含著豐富的信息，是人們休閑的好選擇。

休閑利用體現(xiàn)在隨意、輕松，沒有明確的目的性?，F(xiàn)行檔案利用需要審批、檢索、調(diào)檔等程序，而且事先就需明確查檔目的，在檔案人員的配合下才能完成檔案查閱，這與“休閑”顯然是不協(xié)調(diào)的。試想一下，如果檔案開架閱覽室建成，人們就像查看開架圖書一樣查閱檔案，沒有很明確的目的性，只是隨意翻看，也許在不經(jīng)意間就會有意外的收獲，可能是一個靈感的閃現(xiàn)、一個意外的啟發(fā)，或者徜徉在歷史的河流中，使心靈得到放松。因此，開架閱覽是滿足人們對檔案休閑利用的有效方式。

（四）更好地貫徹開放檔案的原則，迎合政務(wù)信息公開的需要

我國檔案法第十九條規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會開放。經(jīng)濟(jì)、科技、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年”。國務(wù)院出臺的《政府信息公開條例》提出了政府信息“以公開為原則，以不公開為例外”的要求，以最大限度地公開政府信息。按照這一構(gòu)想，我們有理由提出，檔案應(yīng)以開放為原則，以不開放為例外，按照檔案文件的秘密程度隨時間流逝而遞減的規(guī)律，檔案理應(yīng)比現(xiàn)行文件有著更大的開放度。

我國關(guān)于開放檔案的法律法規(guī)要求我們及時公開檔案為社會公眾利用，而政務(wù)信息公開更是促使我們要加大檔案開放的力度，其目的都是為了最大限度地發(fā)揮檔案的作用。在閉架服務(wù)狀態(tài)，用戶如果想查看開放利用的檔案原件，必須通過“你查我調(diào)”的方式即由檔案人員調(diào)出檔案原件，所能接觸到的檔案原件的范圍和數(shù)量有限，限制了開放利用的效果。而開架閱覽就能避免這種情況的發(fā)生，用戶可以大量接觸開放檔案，從而使開放檔案的原則真正得到貫徹落實，避免成為一句空話。

二、建立檔案開架閱覽室面臨的矛盾

（一）檔案內(nèi)容的“保密性”與開架服務(wù)的“公開性”之間的矛盾

檔案開架閱覽的“公開性”是指開架閱覽室內(nèi)的所有檔案像圖書一樣，向所有查閱用戶公開。檔案不同于圖書，圖書本身是公開發(fā)行的出版物，因此圖書開架閱覽不涉及保密問題，而檔案在開放利用時卻涉及諸多保密條款。我國《檔案法》第二十一條規(guī)定：“向檔案移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)他們的合法權(quán)益?！薄陡骷墖覚n案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍暫行規(guī)定》第七條也規(guī)定下列檔案不予開放——“涉及公民隱私的，對社會開放會損害公民聲譽和權(quán)益的檔案”，“機關(guān)、單位及個人移交、捐贈、寄存檔案時明確提出不能開放的檔案。”

如何處理好“保密性”與“公開性”之間的矛盾，既能保證檔案正常利用，又能確保國家、單位和個人利益不受損害，成為建立檔案開架閱覽室要邁過的第一道難關(guān)。

（二）檔案原件的“惟一性”與大量閱讀易損毀檔案原件之間的矛盾

“惟一性”是檔案的顯著特征，是指檔案原件只有一份，一旦損毀，無法挽回。在封閉式庫房管理中，檔案的存放都由工作人員親自操作，由于檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)較高，充分認(rèn)識到檔案原件的重要性，輕拿輕放，極少損毀檔案原件。而開架服務(wù)意味著檔案用戶可直接接觸檔案原件，抽取、歸架頻繁，如果用戶素質(zhì)較低，則導(dǎo)致檔案原件破損、丟失等，不利于檔案保護(hù)，這是所有檔案工作者都不愿意見到的。

（三）檔案實體存放的“有序性”與開架閱覽的“無序性”之間的矛盾

檔案有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋９芫幪栿w系，使檔案工作人員時時都能將檔案實體對號入座。檔案開架閱覽室內(nèi)用戶可以隨意抽取架上檔案，并在查閱完畢后自行將檔案放回架上。由于用戶不熟悉檔號編制規(guī)則及檔案實體排放順序，較容易造成檔案錯架、亂架，給排架及檔案庫房管理帶來一定的影響。

（四）傳統(tǒng)“審批式”的檔案服務(wù)理念與“無限制式”的開架服務(wù)理念之間的矛盾

我國的檔案機構(gòu)主要圍繞著國家機關(guān)和社會團(tuán)體開展工作，收集、保存這些機構(gòu)的檔案，并以此為主要的服務(wù)對象，檔案形成部門可以隨時利用其自身形成的檔案，但如果其他單位或個人想利用此單位的檔案，則必須經(jīng)過審批，檔案部門將對用戶的工作單位、利用目的、利用范圍、利用方式等進(jìn)行詳細(xì)了解，并與檔案形成部門溝通，在征得其同意的基礎(chǔ)上提供利用服務(wù)。

檔案開架閱覽意味著用戶可以隨意查看閱覽室內(nèi)的所有檔案，不涉及跨單位查閱及是否需要審批的問題，這是一種“無限制式”的利用服務(wù)。而很多檔案工作者在思想觀念上卻無法接受，他們認(rèn)為檔案查閱不能如此隨意。

（五）建立檔案開架閱覽室所需的大量投入與現(xiàn)有客觀條件有限之間的矛盾

建立檔案開架閱覽室必然要做大量的前期準(zhǔn)備工作，日常維護(hù)與管理也要專人負(fù)責(zé)，同時，現(xiàn)代化的檔案開架閱覽室不僅可以做到部分紙質(zhì)檔案的開架閱覽，還應(yīng)該采用高科技手段，配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，這就都需要人力物力財力的大量投入。與開架閱覽室所可能發(fā)揮的作用相比，特別是在檔案部門現(xiàn)有財力有限的條件下，有些人就認(rèn)為這些投入不值。

三、合理解決矛盾，為建立檔案開架閱覽室掃清道路

（一）合理界定可供開架的檔案范圍，正確對待保密與公開的問題

現(xiàn)在是信息社會，注重信息的公開、共享，信息也只有通過公開、共享才能為社會創(chuàng)造更大的價值。檔案部門應(yīng)該解放思想，不能為了保密而一味限制利用。事實上，只要我們合理界定可供開架的檔案范圍，就能妥善解決檔案內(nèi)容“保密性”與開架服務(wù)“公開性”之間的矛盾。在界定開架范圍時，我們要確保開架服務(wù)的檔案屬于下列三類：一是無密級或已解密的檔案，二是不受著作權(quán)、隱私權(quán)等限制的檔案，三是公開的現(xiàn)行文件。

（二）采用多種方式保護(hù)檔案實體不受損毀

對于屬于開架范圍的部分價值較高的檔案，或者年代久遠(yuǎn)、載體損壞較嚴(yán)重的檔案，可以用檔案復(fù)印件或者復(fù)制件代替原件提供開架服務(wù)；對于開架服務(wù)的紙質(zhì)檔案原件或其復(fù)印件、復(fù)制件，可通過監(jiān)控人員巡庫、電子監(jiān)控等方式進(jìn)行實時監(jiān)控與維護(hù)，防止其被篡改和污損。有條件的檔案部門還可以對開架的檔案進(jìn)行數(shù)字化，通過電子設(shè)備提供服務(wù)。需要注意的是，檔案的數(shù)字化必須做到不可變更，或者叫做“永久化”，防止檔案信息在開架服務(wù)過程中被惡意更改。如館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，通常采用圖片掃描的方式，并做到對頁面內(nèi)容的不可修改；照片檔案在掃描過程中需要對破損或被污染的部分進(jìn)行修復(fù)處理，一旦存儲便要做到不可改變。這些方法都可以有效保護(hù)檔案實體不受損毀。

檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)比較高，愛崗敬業(yè)，把檔案視若珍寶，平時管理細(xì)致入微，盡一切可能不損毀檔案實體。不可否認(rèn)，由于部分檔案用戶素質(zhì)有限，開架服務(wù)中必然會對檔案實體造成一定損毀，但是我們不能因為怕?lián)p壞檔案就把它鎖在柜中，要明白檔案只有發(fā)揮出作用才是真正的珍寶。試想一下，保存期限為30年的檔案，或者把它鎖在柜中完好地保存30年，然后銷毀；或者是把它提供開架服務(wù)以最大可能地發(fā)揮作用，雖然對其實體造成了一定損毀。兩者的意義哪個更大呢？

（三）進(jìn)行檔案用戶教育，加強開架庫房管理

用戶素質(zhì)的高低直接關(guān)系到開架檔案的維護(hù)與管理，所以要堅持進(jìn)行用戶教育，通過多種形式宣傳檔案法規(guī)、檔案部門和檔案的功能等，增強用戶檔案利用意識和檔案保護(hù)意識，使其認(rèn)識到檔案是國家和社會的寶貴財富，任何個人不得據(jù)為己有，保護(hù)檔案是每個公民的義務(wù)，損毀檔案是有違社會公德的，也是違反法律法規(guī)的。對于來開架閱覽室查檔的用戶可以有針對性地編輯一些宣傳材料，介紹檢索系統(tǒng)的使用方法和作用、檔案分類編號方法和每種類別檔案的內(nèi)容等。

加強庫房管理，首先要制定和完善相關(guān)的規(guī)章制度，包括約束檔案人員和用戶的，其中以約束檔案人員的為主，如開架庫房的衛(wèi)生制度、閱覽制度、崗位責(zé)任制、巡視制度等等。同時也要制定針對用戶的制度，在體現(xiàn)“用戶第一，一切為了用戶”原則的基礎(chǔ)上，鼓勵用戶愛護(hù)檔案、遵守檔案館的規(guī)章制度。在開架庫房顯眼的地方，設(shè)置檔案架位的平面分布圖，清楚明確顯示每架檔案的種類，以減少用戶查閱的盲目性。加強庫房巡查，一方面作好咨詢、查檔指導(dǎo)工作，一方面及時整架，保持檔案排架整齊有序；定期對庫房進(jìn)行清查，將放錯的檔案及時歸位；搞好庫房的環(huán)境衛(wèi)生，做好檔案的防潮、防蟲、防霉變等工作，使用戶有一個良好的查檔環(huán)境，以優(yōu)美的環(huán)境征服用戶，督促用戶自覺保護(hù)檔案。

（四）解放思想，轉(zhuǎn)變觀念

我國的檔案工作一直依附于國家機構(gòu)，檔案館主要圍繞國家機關(guān)和社會團(tuán)體開展工作，收集、保存這些機構(gòu)的檔案，并以此為主要的服務(wù)對象，在服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式和服務(wù)手段的選擇上也都是以滿足這些機構(gòu)的需要為主。檔案開架閱覽實際上是對傳統(tǒng)檔案服務(wù)對象、服務(wù)方式和服務(wù)理念的變革，在服務(wù)對象上，它注重的是社會公眾，以促進(jìn)檔案文化功能的充分發(fā)揮及檔案第二價值的充分實現(xiàn)；在服務(wù)方式和手段上，注重的是簡化手續(xù)及輕松隨意的人性化服務(wù)；在服務(wù)理念上，更是提倡從“檔案的生命在于利用”這個根本點出發(fā)，克服“重保管、輕利用”和“重保密、輕開放”的思想，以促進(jìn)檔案價值的最大發(fā)揮。

建立檔案開架閱覽室雖然面臨一些實際的困難，但它具有手續(xù)簡便、輕松隨意、用戶能直接面對檔案等優(yōu)勢，是完善傳統(tǒng)檔案服務(wù)的重要手段。只要我們充分研究檔案開架閱覽可能面臨的各種情況，揚長避短，建立檔案開架閱覽室就是一件指日可待的事。

參考文獻(xiàn)：

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②王澤群：《關(guān)注檔案休閑利用》，《檔案與建設(shè)》2002年第6期。

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作者單位：中國礦業(yè)大學(xué)檔案館