在檔案館中，某一利用者滿懷希望的想找出企盼已久的證明材料，但面對浩如煙海的檔案卻不知如何入手，最終失望而歸；當(dāng)某人上一檔案館網(wǎng)站，想查找一份檔案時，發(fā)現(xiàn)網(wǎng)站設(shè)計美觀大方，界面整潔、分類明確，但一打開，卻是空無一物。在技術(shù)日益進(jìn)步且檔案人奮斗多年的今天，還出現(xiàn)這些問題，說明問題的癥結(jié)決不是簡單的技術(shù)問題，而更多的是管理理念問題。本文試圖用信息構(gòu)建的理論來分析檔案部門如何轉(zhuǎn)變工作模式，最終提高檔案利用效益，更好地為用戶服務(wù)。

一、信息構(gòu)建(IA)的理論

1、信息構(gòu)建的概念

1976年，美國建筑師R.S.Wurman在實踐中，將信息學(xué)與建筑學(xué)有機(jī)的結(jié)合起來，提出“信息構(gòu)建”(Information Architecture)的概念，并將其定義為：“組織信息和設(shè)計環(huán)境、信息空間或信息體系結(jié)構(gòu)，以滿足需求者的信息需求的一門藝術(shù)和科學(xué)”。信息構(gòu)建的理論一提出，立刻引起學(xué)界的強(qiáng)烈反映，形成了一股研究信息構(gòu)建的熱潮。

目前，國內(nèi)對IA的概念有廣義與狹義之分。狹義的IA指IA在網(wǎng)站方面的應(yīng)用。即在網(wǎng)站建設(shè)中借助圖形設(shè)計、可用性工程、用戶體驗、圖書管理學(xué)等理論方法幫助用戶更加成功地查找和管理信息。廣義IA，即組織機(jī)構(gòu)的信息構(gòu)建，指出組織機(jī)構(gòu)的信息構(gòu)建應(yīng)面向組織機(jī)構(gòu)整體，其對象應(yīng)該包括組織機(jī)構(gòu)信息活動中涉及的各個要素，除信息本身外，還應(yīng)包括組織機(jī)構(gòu)中的信息、信息服務(wù)以及與信息相關(guān)的各部門及其人員整合與合理化配置，包括技術(shù)層面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理層面的部門建設(shè)以及信息系統(tǒng)本身從信息采集到用戶利用的結(jié)構(gòu)建構(gòu)。信息構(gòu)建的最終目的是為用戶提供良好的信息體驗，實現(xiàn)效益的最大化。

2，信息構(gòu)建的特點

筆者認(rèn)識，IA的定義無論是狹義的還是廣義的，對檔案學(xué)研究、檔案工作實踐都有重要的意義，它給檔案學(xué)研究、檔案工作實踐提出新的要求，而且是從一個全新的視角來提出的：

－IA要求獲得和掌握信息內(nèi)容：

－IA要求注重信息生態(tài)環(huán)境；

－IA要求將信息組織好；

－IA要求關(guān)注用戶體驗，給用戶以最大的滿足；

二、信息構(gòu)建理論對開展檔案利用的意義

1、在信息構(gòu)建中尤其要注意信息生態(tài)問題，生態(tài)學(xué)研究的是生物個體或群體與自然環(huán)境之間的關(guān)系，而信息生態(tài)(InformationEcology)則強(qiáng)調(diào)人類與信息環(huán)境之間的相互作用和影響。它重點是強(qiáng)調(diào)信息生態(tài)內(nèi)部的平衡。根據(jù)信息生態(tài)理論，我提出了檔案信息生態(tài)模型圖，它要強(qiáng)調(diào)的是信息環(huán)境、檔案利用者以及檔案信息本身三者的平衡。

在信息生態(tài)模型中，IA即信息環(huán)境、檔案利用者和檔案信息三者的交集部分，因此檔案部門要想為用戶提供最優(yōu)的服務(wù)，實現(xiàn)檔案效益的最優(yōu)化，就必需考慮綜合性因素。如果用A表示檔案信息資源的綜合效益(包括經(jīng)濟(jì)效益、社會效益)，用x、y和r分別表示檔案信息本身、檔案利用者情況、功能轉(zhuǎn)化率。那么公式A=r*(x*y)就是指出如何優(yōu)化檔案效益的公式。在x、y一定的情況下，要獲得A的最大值，關(guān)鍵是提高信息功能的轉(zhuǎn)化率r的值，而要想提高r的值，主要就是為檔案用戶提供一個良好的信息環(huán)境。

2、信息構(gòu)建的四種系統(tǒng)與檔案利用

一個良好的信息環(huán)境，系統(tǒng)的完整與有效是至關(guān)重要的，信息構(gòu)建最終要生成四種系統(tǒng)，即組織系統(tǒng)、標(biāo)識系統(tǒng)、導(dǎo)航系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)。生成這四種系統(tǒng)的目的就是要滿足用戶的多樣化與個性化需求。

組織系統(tǒng)就是決定如何分組，是內(nèi)容分類的途徑。檔案利用工作是一項社會化的工作。要對各樣的人群服務(wù)，既有為學(xué)術(shù)活動而利用的高學(xué)歷者，也有文化水平較低的農(nóng)民、工人；既有能夠熟練運用檢索技術(shù)的專業(yè)人士，也有缺乏檢索知識的一般用戶；甚至還有身體殘疾或智障人士，這就要求檔案部門要做好調(diào)查，做好充分的準(zhǔn)備，只有充分考慮了檔案用戶的特征，了解他們的特點，才能對優(yōu)化檔案利用系統(tǒng)，組織好檔案信息資源，進(jìn)行恰當(dāng)?shù)姆诸?，為用戶服?wù)。

標(biāo)識系統(tǒng)決定如何稱呼和使用那些分組內(nèi)容，并創(chuàng)建一致的標(biāo)識方案。用戶利用檔案的需求是出于不同階段的，筆者將之分為潛在與表達(dá)階段。在不同的階段，對標(biāo)識系統(tǒng)有不問的要求。在潛在階段，用戶還沒有完全意識到自己的需求，還處于“閑逛”階段，這時標(biāo)識系統(tǒng)的作用體現(xiàn)在喚醒用戶的需求，有想了解的愿望：在表達(dá)階段，用戶對自己的需求已有了大致的了解，可利用相關(guān)檢索、模糊檢索、人工咨詢等方式確定自己的需求，進(jìn)而快速的找出要找信息。

導(dǎo)航系統(tǒng)決定使用者如何瀏覽和檢索分組內(nèi)容，通過制作的導(dǎo)航路徑，幫助用戶四處游歷和瀏覽內(nèi)容。這主要是對檔案網(wǎng)站來說的，它幫助用戶了解自己所處位置以及從這個網(wǎng)站中能獲得什么，就像現(xiàn)實中的路標(biāo)或地圖一樣，可分為全局導(dǎo)航和頁面導(dǎo)航。全局導(dǎo)航可以鏈接到網(wǎng)站內(nèi)任何一個資源，而頁面導(dǎo)航給用戶呈現(xiàn)相近的主題網(wǎng)頁。此外，還有像背景導(dǎo)航等等。

檢索系統(tǒng)。這里強(qiáng)調(diào)的是檢索結(jié)果和檢索界面。檢索結(jié)果不能太龐大和雜亂無章，以至查準(zhǔn)率過低，檢索工具要具備四種功能：一是提供查找線索功能；二是揭示檔案內(nèi)容功能；三是對檔案進(jìn)行科學(xué)管理功能；四是進(jìn)行信息交流功能。檔案部門要有一定數(shù)量不同種類的檢索工具，要管藏性、查檢性、介紹性檢索性工具并舉，分類法與主題法相結(jié)合。

3、加強(qiáng)對信息本身的重視

信息構(gòu)建的創(chuàng)始人沃爾曼將信息構(gòu)建的實施者稱為信息建筑師(informationarchitects)，他認(rèn)為：“信息建筑師是一個把信息的內(nèi)在模式加以組織，使復(fù)雜的事情變得清晰的人，他們構(gòu)建信息的結(jié)構(gòu)或信息地圖，讓別人找到通往知識的途徑?！毙畔?gòu)建理論注重對信息本身的加工，使信息清晰化，可理解，最終增強(qiáng)信息的有用性以滿足用戶的需求。

信息的清晰化是滿足用戶信息需求的前提，只有清晰化的信息才能為用戶接受，并滿足用戶的需求；信息的可理解性是滿足用戶信息需求的基礎(chǔ)，“信息的清晰”是指感官上的清晰；信息的可理解指認(rèn)識上的清晰，為了讓用戶獲得清晰的信息，就要求信息建筑師做好信息的加工與整合，以利于信息的理解。增強(qiáng)信息的有用性是滿足用戶信息需求的關(guān)鍵，有用性是指信息內(nèi)容具有潛在的能滿足用戶需求的功能，只有對用戶有用的信息才是用戶需要的信息，理想的信息體系就應(yīng)該是功能明確、專注于為用戶提供有用信息的系統(tǒng)。

由于種種原因，檔案領(lǐng)域研究檔案信息把過多的目光與精力放在了檔案的原始性、真實性等屬性討論上，而對檔案在利用中扮演什么角色，它在社會利用中需要具有什么特點，討論較少。信息構(gòu)建的理論為我們提供了一個比較清晰的思路，為檔案部門在信息處理時提出了具體的要求。

4、信息構(gòu)建強(qiáng)調(diào)用戶體驗

用戶體驗指用戶在操作或使用一件產(chǎn)品或一項服務(wù)的時候的所做、所想、所感，涉及到通過產(chǎn)品和服務(wù)提供給用戶的理性價值和感性體驗。檔案部門向來重視檔案利用工作，爭取讓用戶滿意，但如何測量用戶的滿意度，向來是一個不好解決的問題，檔案部門最多用很不滿意、不滿意、較滿意、滿意和很滿意的標(biāo)準(zhǔn)來測量。無論這個標(biāo)準(zhǔn)體系多么的健全，它實際上是從檔案部門的角度出發(fā)的，檔案部門做好檔案的收集、整理，提供查詢檢索系統(tǒng)，讓用戶使用，實質(zhì)是讓用戶評價檔案部門的工作。滿足用戶的多方面需求并不能一開始就是檔案部門工作的出發(fā)點，這也造成一些用戶在利用完之后，雖然也查到了要查的結(jié)果，但總感到一些不足的原因。

信息已成為繼物質(zhì)和能量后的第三大資源，一方面，信息在生活中的作用越大，但另一方面，無用的信息爆炸也越來越讓人們需要對信息進(jìn)行組織和管理，這也是信息構(gòu)建越來越受重視的原因，檔案也是一種信息，如果從信息構(gòu)建的角度來審視目前的檔案利用現(xiàn)狀，就會發(fā)現(xiàn)檔案部門在滿足用戶的個性化需求、處理好檔案信息環(huán)境等方面有一定的不足，但只要檔案部門以用戶為出發(fā)點，加強(qiáng)自身的建設(shè)，檔案部門一定會更加受用戶的歡迎。