文件運動規(guī)律研究是站在“大文件觀”的角度上將文件運動看成是一個完整的生命過程，從中剖析文件運動的內(nèi)在規(guī)律，是從新的視角來審視檔案學的基礎理論。文件運動規(guī)律研究大致包括三個方面：第一，以研究文件運動整體性和階段性特點為主的文件生命周期理論；第二，將文件運動看作是群體運動而并非個體運動的“全宗理論”；第三。將文件的價值關系視作文件運動根本動力的“文件價值理論”。

環(huán)保檔案是指各級環(huán)保機構(gòu)在環(huán)境保護活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它包含了環(huán)保工作過程中形成的或者接收到的有關環(huán)境監(jiān)測和環(huán)境管理方面的情報信息。這些檔案既是對過去環(huán)保工作的總結(jié)，又是對今后環(huán)保工作的指導。環(huán)保檔案涉及到環(huán)境保護活動中的方方面面，是環(huán)保工作中不可缺少的重要輔助工具。

一、“全程控制”環(huán)保檔案

文件生命周期理論中“文件”指的是廣義上的文件，泛指在人類社會實踐活動中直接形成的一切原始記錄。該理論主要是研究文件在其整個生命過程及每個階段里，其價值形態(tài)與服務對象、保存場所、管理形式之間存在的內(nèi)在對應關系。它揭示出文件具有整體性和階段性的特點，提出“全程控制”的思想，根據(jù)文件運動的客觀規(guī)律從宏觀的角度全面有效地控制文件從生成到銷毀或永久保存的生命過程。

環(huán)保檔案是伴隨著人類的各項環(huán)境活動產(chǎn)生的，是長期積累形成的有關環(huán)境方面的原始記錄信息。從形成到銷毀或者永久保存的過程中，這些檔案所包含的信息內(nèi)容與載體形式等方面沒有發(fā)生變化，且內(nèi)核始終都是在環(huán)境活動中產(chǎn)生的原始信息。環(huán)保檔案的內(nèi)在聯(lián)系不可分割，并始終存在于整個生命周期的過程之中。環(huán)保檔案的來源十分廣泛。涉及到工業(yè)、農(nóng)業(yè)、交通、能源、生態(tài)、城鄉(xiāng)建設等各個方面，包括環(huán)境監(jiān)測資料、環(huán)境質(zhì)量分析報告、排污申報材料以及環(huán)?？蒲胁牧系??？梢哉f環(huán)保檔案涉及面廣，種類繁多，形式多樣。

環(huán)保檔案是在環(huán)境活動中自然形成的客觀真實記錄，不僅可以系統(tǒng)、準確地反映過去和現(xiàn)在的環(huán)境活動，而且也可以通過分析預測、推斷將來的環(huán)境趨勢。因此它成為環(huán)境管理和環(huán)境監(jiān)測的重要依據(jù)。在倡導生態(tài)文明的今天，環(huán)保檔案的建立與科學管理顯得尤為重要。因此要建立真實、準確、系統(tǒng)的環(huán)保檔案，需針對其生命過程的整體性和載體形式多樣化的特點，對環(huán)保檔案生命的全過程和各階段實施全面系統(tǒng)的控制。具體而言，體現(xiàn)在以下方面：在環(huán)保檔案建立之前，確立環(huán)保檔案的歸檔范圍、整理和分類方法、鑒定原則以及環(huán)保檔案的保管期限等有關環(huán)保檔案的管理辦法：在環(huán)保檔案形成的過程中，確保其內(nèi)容的真實準確與完整系統(tǒng)：在環(huán)保檔案保管的過程中，要定期進行檢查，注意保存環(huán)境溫濕度的適宜，防止檔案遭到任何形式的破壞與丟失；在環(huán)保檔案的開發(fā)利用時，要運用普遍聯(lián)系和全局思路定位其價值，根據(jù)其內(nèi)在的聯(lián)系與自身的特點選擇合適的保管場所和方法，使其價值能夠得到最大程度的發(fā)揮。

二、通過科學分類優(yōu)化環(huán)保檔案館藏

全宗理論認為文件運動不是個體運動，而是群體運動。一項活動中形成的文件之間存在天然的聯(lián)系，這些文件構(gòu)成了一個有機整體，即可以形成一個“全宗”。全宗理論的核心是來源原則，這里的“來源”是指形成的機關、組織和個人。來源原則就是按照檔案的來源進行分類，要求同一來源的檔案不可以分散，不同來源的檔案不可混淆。因此同一活動中產(chǎn)生的文件應當被看作是一個整體，對文件的分類和整理也應當從宏觀上進行把握。

環(huán)保檔案建立的目的是通過人們監(jiān)督環(huán)境狀況，控制環(huán)境惡化，提高環(huán)境質(zhì)量，服務經(jīng)濟建設，提高人類生活質(zhì)量。環(huán)保檔案為環(huán)境管理提供了真實可靠、系統(tǒng)準確的情報信息，成為環(huán)境管理活動中各項決策的重要依據(jù)。因此對環(huán)保檔案進行科學分類可以確保其真實性、準確性和系統(tǒng)性，而這也正是環(huán)保檔案作用得以充分發(fā)揮的關鍵所在。在對環(huán)保檔案分類時，要注意以下兩方面：一方面，環(huán)保檔案的來源十分廣泛，同一來源的環(huán)保檔案之間存在著內(nèi)在聯(lián)系，這些環(huán)保檔案應當被看作一個整體。這就保持了環(huán)保檔案形成之初的歷史原貌，其整體性和系統(tǒng)性也得到了保證。另一方面，環(huán)保檔案來源應具有權(quán)威性。環(huán)保檔案作為環(huán)境管理活動的憑據(jù)，其中所包含的信息要求有確切的來源。環(huán)保檔案是對當時有關環(huán)境實際情況的真實反映，不容日后隨意補寫，有些情況可能轉(zhuǎn)瞬即逝，因此及時做好環(huán)保信息記錄也是不可忽視的。這兩方面都保證了檔案信息的真實、準確與系統(tǒng)，在一定程度上優(yōu)化了檔案館藏。

三、大力開發(fā)利用，充分發(fā)揮環(huán)保檔案價值

文件價值理論將文件運動中的價值關系看作是文件運動的根本動力。文件在不同的階段所表現(xiàn)出來的價值也不同。美國學者謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》一書中指出：“成為公共檔案的文件有兩種類型的價值：對手原始機構(gòu)的原始價值，對于其他機構(gòu)和非政府使用者的從屬價值?！彼J為文件包含兩個價值，這就是著名的“雙重價值論”。

環(huán)保檔案是檔案的一個分支，它具有檔案的一般性質(zhì)和規(guī)律，對本部門的原始價值主要是現(xiàn)行價值與參考價值，對社會的從屬價值主要是決策價值和憑證價值。例如要制定某城市的大氣污染防治規(guī)劃，必須在參考大量環(huán)保檔案的基礎上，進行科學的分析推斷，才能制定出切實可行的規(guī)劃項目。大力開發(fā)利用環(huán)保檔案信息資源可以為社會的生態(tài)建設和經(jīng)濟建設服務。隨著經(jīng)濟發(fā)展的突飛猛進，環(huán)境問題接連出現(xiàn)。環(huán)保部門要依法對環(huán)境污染事故、污染糾紛問題提出解決方案，其關鍵在于能否出示原始憑證。環(huán)保檔案正是這些真實準確信息的反映。這些原始記錄具有法律效力，成為解決問題的重要憑證。環(huán)保檔案工作是整個環(huán)保工作的主要組成部分，檔案室(館)是各項決策實施的信息參考庫。一方面檔案工作者要積極主動地提供環(huán)保信息，參與到各項規(guī)劃、科研和教育活動之中；另一方面檔案工作者要有預見性，對一些日后可能會用到的環(huán)保信息進行系統(tǒng)整理和編輯加工，形成一定的“檔案產(chǎn)品”，以便更好地服務于領導決策。

隨著社會公眾對環(huán)境問題的關注度的提高，環(huán)保檔案工作的重要性日益凸現(xiàn)。文件運動規(guī)律研究被引入到環(huán)保檔案工作的具體實踐中，不僅使環(huán)保檔案得到科學規(guī)范的管理，而且使環(huán)保檔案信息資源得到大力地開發(fā)，進而使環(huán)保檔案的價值得到全面有效的發(fā)揮。