中國(guó)共產(chǎn)黨成立的時(shí)候，正是帝國(guó)主義侵略勢(shì)力在中國(guó)橫行暴斂的時(shí)候，正是北洋軍閥和封建統(tǒng)治者視共產(chǎn)主義如“洪水猛獸”必欲扼殺的時(shí)候。帝國(guó)主義、北洋政府、各路軍閥、警察、憲兵、特務(wù)一起出動(dòng)對(duì)付新生的共產(chǎn)黨。特別是在1924年至1927年這段時(shí)間內(nèi)，雖然以推翻帝國(guó)主義在華勢(shì)力和北洋軍閥為目標(biāo)的革命運(yùn)動(dòng)席卷了中國(guó)大地，取得了一系列的勝利，但隨著國(guó)民黨力量的不斷強(qiáng)大，蔣介石、汪精衛(wèi)等右翼勢(shì)力的反共面目公開(kāi)暴露出來(lái)，在他們的指使下，全國(guó)各地都發(fā)生了殺害共產(chǎn)黨人和搗毀總工會(huì)、國(guó)民黨左派控制黨部等慘案，中國(guó)共產(chǎn)黨的政治環(huán)境更加惡劣，革命形勢(shì)異常艱難，只能被迫從事秘密的斗爭(zhēng)。在《中國(guó)共產(chǎn)黨第一個(gè)綱領(lǐng)》中規(guī)定：“在黨處于秘密狀態(tài)時(shí)，黨的重要主張和黨員身份應(yīng)保守秘密”。為此，在中共中央局機(jī)關(guān)成立之初就開(kāi)始了秘密活動(dòng)。在大革命運(yùn)動(dòng)中形成的黨內(nèi)外重要文件材料數(shù)以萬(wàn)計(jì)，但保存下來(lái)的卻如鳳毛麟角寥寥無(wú)幾!什么原因?答案很簡(jiǎn)單：損失了。1923年6月，陳獨(dú)秀在中國(guó)共產(chǎn)黨第三次全國(guó)代表大會(huì)《政治報(bào)告》中說(shuō)：“兩年來(lái)，由于中央委員會(huì)人員太少，不能搜集很多材料，又由于遭受迫害，許多材料遺失了”。開(kāi)始，為了保守秘密，文件一旦發(fā)出，底稿立即燒毀；接到文件者，看一遍，怕被敵人發(fā)現(xiàn)，也立即銷毀了。1921年11月后，雖然中共中央局要求各地上報(bào)文件，但主要通過(guò)郵局傳遞。相當(dāng)一部分文件在郵局內(nèi)被各路軍閥的偵緝隊(duì)檢查出來(lái)，不但文件受損，黨的秘密組織和秘密黨員也遭受慘害。為了把黨組織形成的文件保存下來(lái)，黨中央在1923年6月制定了《中國(guó)共產(chǎn)黨中央執(zhí)行委員會(huì)組織法》：

(一)中央執(zhí)行委員會(huì)由本黨常年大會(huì)選出。其一切行動(dòng)對(duì)大會(huì)負(fù)責(zé)，在兩大會(huì)之間為本黨最高指導(dǎo)機(jī)關(guān)，管理各區(qū)各地方之行動(dòng)，發(fā)行用本黨名義之出版物：并管理派遣做青年，婦女，勞工，農(nóng)民等工作之職員。

(二)中央執(zhí)行委員會(huì)以九人組織之。中央委員缺職時(shí)應(yīng)以候補(bǔ)委員補(bǔ)缺。大會(huì)后之中央執(zhí)行委員會(huì)第一次會(huì)議，即應(yīng)分配工作，并選舉五人組織中央局。其余四人分派各地，贊助該地方委員[會(huì)]一同工作，每星期將所在地情形報(bào)告中央局一次。

f三)中央局以中央執(zhí)行委員會(huì)名義行使職權(quán)，由執(zhí)行委員會(huì)選出委員長(zhǎng)秘書及會(huì)計(jì)三人，其職務(wù)如下：

委員長(zhǎng)主持一切中央局及中央執(zhí)行委員會(huì)之會(huì)議，遇委員長(zhǎng)缺席時(shí)，由中央局互推一人代理委員長(zhǎng)之職權(quán)。

秘書員[負(fù)]本黨內(nèi)外文書及通信及開(kāi)會(huì)記錄之責(zé)任，并管理本黨文件。本黨一切函件須由委員長(zhǎng)及秘書簽字。

會(huì)計(jì)在中央督察之下，管理本黨財(cái)政行政，并對(duì)于各區(qū)各地方及本黨一切機(jī)關(guān)之財(cái)政行政負(fù)責(zé)。

(四)中央執(zhí)行委員會(huì)常會(huì)每四個(gè)月開(kāi)一次，中央局每星期開(kāi)會(huì)一次。中央局自己或經(jīng)中央執(zhí)行委員四人之請(qǐng)求，可召集特別會(huì)議。在請(qǐng)求書上須說(shuō)明開(kāi)會(huì)討論之問(wèn)題及其理由。

(五)執(zhí)行委員會(huì)之一切會(huì)議，須由委員長(zhǎng)與秘書召集之，附加會(huì)議之日程。

(六)中央執(zhí)行委員會(huì)及中央局之一切決定，以多數(shù)取決，但召集臨時(shí)全黨大會(huì)之議決，須以三分之二的多數(shù)取決。

(七)中央執(zhí)行委員會(huì)，須在全黨大會(huì)開(kāi)會(huì)日期前至少兩月通知召集，附寄議事日程草案，并請(qǐng)地方于通知后一月內(nèi)交齊議案。各地方議案須互換。

(八)中央執(zhí)行委員會(huì)之報(bào)告，在開(kāi)會(huì)一月之前寄予地方。

(九)中央執(zhí)行委員會(huì)財(cái)政報(bào)告，由大會(huì)指定審查委員會(huì)(中央執(zhí)行委員不得當(dāng)選)審查后報(bào)告大會(huì)。

(十)如有本黨三分一之區(qū)代表全黨三分一之黨員之請(qǐng)求時(shí)，執(zhí)行委員會(huì)必須在接到請(qǐng)求書之一月內(nèi)召集本黨臨時(shí)大會(huì)。請(qǐng)求書上必須說(shuō)明請(qǐng)求召集臨時(shí)大會(huì)之理由。

在沒(méi)有專職檔案管理人員的情況下，秘書制度的建立，為檔案管理提供了保障，早期的秘書工作在很大程度上肩負(fù)著檔案保管的職責(zé)，《中國(guó)共產(chǎn)黨中央執(zhí)行委員會(huì)組織法》所說(shuō)的“管理本黨文件”，實(shí)際上就是檔案管理工作。

從1921年至1926年基本上都用“一人管理集中承辦”這種方法。不論是發(fā)文件或是收文，都由秘書或技術(shù)書記經(jīng)手。誰(shuí)用文件，就向保管者要，用后歸還。這種辦法是在文書處理過(guò)程中使用的。1923年后，從中央到地方，各級(jí)黨組織都采用了這種辦法“管理本黨文件”。當(dāng)時(shí)的秘書既是文件的承辦者又是文件的保管者，這在秘書工作人員少而機(jī)構(gòu)又不健全的情況下是個(gè)比較適用的辦法。各地黨、團(tuán)組織的秘書或技術(shù)書記在管理文件時(shí)，都采用了登記的方法。一般有文件收發(fā)簿、書報(bào)刊物登記簿、文件底稿簿。登記簿內(nèi)欄目主要有文件作者、文件名稱、文件內(nèi)容、收發(fā)文時(shí)間、份數(shù)和備注。而在那險(xiǎn)惡的歷史環(huán)境下這些珍貴的文件都是由負(fù)責(zé)的秘書秘密收藏的。李達(dá)在上海輔德里625號(hào)就曾作為秘密收藏文件的地址。后來(lái)，毛澤東任中共中央執(zhí)行委員會(huì)秘書，又選擇上海慕爾鳴路甲秀里383號(hào)收藏文件。1924年6月楊開(kāi)慧與母親并攜帶其子毛岸英、毛岸青來(lái)上海后，白天在上海大學(xué)講課，晚上就曾在那里幫助毛澤東整理過(guò)文件。為了保密的需要，這些文件用紙及紙張的大小也是有所考慮的。在1925年以前，從中央到地方形成的文件，以32開(kāi)紙者居多，16開(kāi)或64開(kāi)紙者次之。文件基本上是小型的。文件體積小，便于投寄與攜帶，有利于保管和收藏，以及情況緊急時(shí)轉(zhuǎn)移和傳遞。例如1924年毛澤東就收存了一箱子文件共3000余件。一只家用皮箱存放數(shù)千份文件，足以證明文件體積是很小的，否則是放不下的。收藏文件方法也各不相同，有的放在皮箱內(nèi)，有的藏于器具中，有的放在竹管里，有的埋于地下，有的藏于墻壁內(nèi)，還有的藏于屋后房檐下。收藏方法或地址，一般只有秘書或經(jīng)手者一人知曉，對(duì)保密有好處。但如果收藏者被捕或發(fā)生意外，別人不知曉，也就損失了。

隨著革命形勢(shì)的發(fā)展壯大及工作需要，以檔案整理和保管為職能之一的秘書工作也發(fā)生了變化，出現(xiàn)了新形式的秘書工作者。1923年中國(guó)國(guó)民黨與中國(guó)共產(chǎn)黨實(shí)現(xiàn)國(guó)共第一次合作后，革命形勢(shì)很好，黨的組織發(fā)展很快。在中央建立了組織、宣傳、軍事部或工人、農(nóng)民、婦女工作委員會(huì)等機(jī)構(gòu)；在地方有了中共區(qū)委、中共地委、中共縣委、總支部和支部等單位。這些部委和地方機(jī)關(guān)在開(kāi)展工作中也都要求配備秘書人員。于是，1925年1月3日在《中央組織部工作進(jìn)行計(jì)劃》中規(guī)定：一些部委根據(jù)機(jī)關(guān)秘書工作實(shí)際需要“須設(shè)一技術(shù)書記”。1925年11月18日中國(guó)共產(chǎn)黨主義青年團(tuán)中央關(guān)于《加強(qiáng)文書技術(shù)工作》通告中指出：“組織較大之地方或區(qū)委會(huì)，應(yīng)有技術(shù)書記”。建黨初期，所有黨的組織機(jī)構(gòu)都很簡(jiǎn)單，從《中國(guó)共產(chǎn)黨中央執(zhí)行委員會(huì)組織法》便可看出，一般由3至5人組成，一個(gè)負(fù)責(zé)人，一名會(huì)計(jì)，一名秘書或技術(shù)書記。一些機(jī)關(guān)的值班記錄、會(huì)議記錄、匯報(bào)記錄、交談?dòng)涗浀鹊榷际怯杉夹g(shù)書記負(fù)責(zé)，而且要把記錄進(jìn)行加工整理和抄清楚并送領(lǐng)導(dǎo)人審核。領(lǐng)導(dǎo)人審定后的記錄成為正式文件付諸施行。1921年11月中共中央局在一份通告中就要求各中共區(qū)委及時(shí)向上級(jí)作統(tǒng)計(jì)報(bào)告。比如黨的各級(jí)組織統(tǒng)計(jì)、黨團(tuán)員統(tǒng)計(jì)、本地社會(huì)調(diào)查統(tǒng)計(jì)、各種出版物統(tǒng)計(jì)、收發(fā)文統(tǒng)計(jì)等等。在一個(gè)機(jī)關(guān)只有幾名領(lǐng)導(dǎo)人分工負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作的情況下，各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)也由技術(shù)書記負(fù)責(zé)，使機(jī)關(guān)工作在有秩序的狀況下開(kāi)展起來(lái)了。同時(shí)，技術(shù)書記的更主要的工作是擔(dān)負(fù)文書工作的繕寫技術(shù)、刻蠟版、油印技術(shù)、文件材料采購(gòu)以及機(jī)關(guān)事務(wù)工作。特別是在敵人臟腑內(nèi)搞文件的整理、保管及文件和出版物偽裝工作等。這些都需要專門研究、專門知識(shí)、專門技術(shù)。因此，配備技術(shù)書記是當(dāng)時(shí)檔案工作發(fā)展的標(biāo)志之一。

1923年在黨的機(jī)關(guān)內(nèi)推行秘書制后，機(jī)關(guān)工作有了良好秩序。當(dāng)時(shí)國(guó)共已實(shí)現(xiàn)了第一次合作。孫中山要求中國(guó)共產(chǎn)黨黨員幫助國(guó)民黨各機(jī)關(guān)建立秘書工作。于是，約從1924年4月份起，黨中央就在黨內(nèi)物色了數(shù)十名優(yōu)秀共產(chǎn)黨員在中共各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)內(nèi)擔(dān)任了秘書或秘書長(zhǎng)的職務(wù)。秘書工作的又一發(fā)展形式“秘書長(zhǎng)”出現(xiàn)了。毛澤東、譚平山等約30余位被選為中國(guó)國(guó)民黨中央執(zhí)委會(huì)和地方執(zhí)委會(huì)委員并擔(dān)任了秘書或秘書長(zhǎng)一職。隨著革命隊(duì)伍的不斷壯大，機(jī)關(guān)組織加強(qiáng)了，工作人員增多了，特別是文書處理工作者、文件傳遞工作者和文件管理工作者增加后需要有專人的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)人就是秘書長(zhǎng)。1924年至1926年機(jī)關(guān)的秘書和秘書長(zhǎng)都必須是執(zhí)行委員，都必須與書記、委員長(zhǎng)、部長(zhǎng)和主任共同負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)工作，都必須共同批簽文件。在1926年7月建立中共中央秘書處后，擔(dān)任中央秘書長(zhǎng)的同志一般是中央政治局委員甚至是常委。比如1925年全國(guó)總工會(huì)推選劉少奇為秘書長(zhǎng)，而中共中央職工運(yùn)動(dòng)委員會(huì)秘書長(zhǎng)則由鄧中夏擔(dān)任。此后，王若飛、蔡和森、李維漢、周恩來(lái)、鄧穎超、鄧小平等都擔(dān)任過(guò)中共中央秘書長(zhǎng)。他們既是最高領(lǐng)班子的高層助理，又是文秘工作的組織者和領(lǐng)導(dǎo)者。文書處理是秘書工作中的核心部分，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人實(shí)現(xiàn)黨政軍中心任務(wù)的重要環(huán)節(jié)，制定、執(zhí)行方針政策都離不開(kāi)文書處理。因此，起草文電、批閱文電、分配文電、管理文電、公布傳遞文電、承辦和會(huì)辦文電以及保管文電等等都由秘書長(zhǎng)掌管。秘書長(zhǎng)負(fù)責(zé)文書處理的重要環(huán)節(jié)是承上啟下，而不是包辦代替。一般的是秘書處登記后呈送秘書長(zhǎng)，秘書長(zhǎng)根據(jù)來(lái)件的重要性和不同內(nèi)容分別批上“請(qǐng)某某領(lǐng)導(dǎo)批示”，或請(qǐng)“某某部委辦理”等字樣。1926年2月4日王若飛在《中央成立秘書部，本人為主任給慶云、伯堅(jiān)、人達(dá)諸同志的信》中說(shuō)：“中央增設(shè)秘書部，調(diào)我任秘書主任。”這里說(shuō)“秘書部主任”實(shí)際就是中共中央的秘書長(zhǎng)。自從王若飛擔(dān)任秘書長(zhǎng)后，即建立了下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示報(bào)告制度、文秘工作密切聯(lián)系制度。比如1926年8月14日《中共中央關(guān)于發(fā)文要蓋章編號(hào)的通知》規(guī)定：“各地上報(bào)中央的一切通告文件均須蓋章發(fā)出”。這是王若飛擔(dān)任中央秘書長(zhǎng)后發(fā)出的第一份文秘工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件。此時(shí)，機(jī)關(guān)的行政、財(cái)務(wù)、秘書、人事、安全、保密、黨務(wù)及具體的檔案保管工作分別成立了科、處、局等工作機(jī)構(gòu)，1927年9月初，中國(guó)共產(chǎn)黨第一個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)——中共中央秘書處文件保管處在武漢建立。從文件保管處的職能、會(huì)務(wù)和性質(zhì)上看，它與現(xiàn)在的檔案館有諸多相似之處，也可以說(shuō)它就是中國(guó)共產(chǎn)黨在秘密斗爭(zhēng)時(shí)期創(chuàng)建的第一個(gè)中央檔案館。至此，真正意義上的檔案工作開(kāi)始形成，并逐步從秘書工作中脫離出來(lái)，獨(dú)立地在歷史舞臺(tái)上扮演著不可替代的重要角色。