[摘要] 電子郵件以其方便、快捷、便宜的特點得到了越來越廣泛的應(yīng)用，同時其也成為現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)外信息交流的有效必備工具。中小企業(yè)在資金緊張、技術(shù)短缺等狀況下如何有效選擇合適的企業(yè)郵箱服務(wù)，適合企業(yè)的信息化建設(shè)需求，已經(jīng)成為當(dāng)前中小企業(yè)開展電子商務(wù)的迫切需求。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)郵箱郵箱容量增值服務(wù)售后服務(wù)

作為企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和商務(wù)管理中的基本應(yīng)用，電子郵箱已經(jīng)成為重要的信息聯(lián)絡(luò)工具。但很多中小企業(yè)對外聯(lián)絡(luò)的電子郵箱使用的卻還是個人免費郵箱，這對于企業(yè)形象是個不利的因素，而且在安全性和管理性方面也存在很多問題。有一個以自己公司域名為后綴、并且和企業(yè)組織結(jié)構(gòu)相吻合的企業(yè)郵箱，已經(jīng)成為當(dāng)前諸多中小企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)時代開展電子商務(wù)的基本條件。

一、企業(yè)郵箱服務(wù)的市場意義

企業(yè)郵箱，作為企業(yè)對外聯(lián)絡(luò)的重要通訊手段之一，已不僅是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)形象的塑造，企業(yè)郵箱的應(yīng)用可以提高企業(yè)內(nèi)、外部辦公效率，節(jié)省企業(yè)文件傳遞的開支。一個沒有企業(yè)郵箱的企業(yè)，可能因此而影響人才的招聘、業(yè)務(wù)的聯(lián)系開展，效率的提升。

1.樹立并推廣企業(yè)網(wǎng)絡(luò)品牌形象

企業(yè)郵箱是以企業(yè)域名作為郵箱的后綴，其在對外交流溝通過程中就會成為企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)上的文化品牌標(biāo)志，從而樹立企業(yè)整體品牌形象。

2.有效提高公司自主管理

企業(yè)郵箱作為一種有效的企業(yè)管理工具，可以提高公司管理層的管理效率。企業(yè)郵箱服務(wù)可針對不同的部門進行分層管理，并可根據(jù)本企業(yè)員工數(shù)量和業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r隨時添加、刪除用戶。當(dāng)員工離職后，企業(yè)可以收回其企業(yè)郵箱，從而保證企業(yè)業(yè)務(wù)活動的連續(xù)性。

3.促進企業(yè)網(wǎng)絡(luò)營銷和開展電子商務(wù)

企業(yè)郵箱提供的郵件列表服務(wù)功能，可以作為企業(yè)市場推廣和產(chǎn)品營銷的有效途徑。企業(yè)為企業(yè)的客戶、潛在客戶、供應(yīng)商、代理商、合作伙伴等建立不同的郵件列表，然后利用群發(fā)功能，隨時向這些人群發(fā)送本企業(yè)最新的產(chǎn)品以及其他相關(guān)信息。

4.增強企業(yè)信息的保密性和穩(wěn)定性

企業(yè)郵箱系統(tǒng)，由于采用先進存儲技術(shù)，具有先進的傳輸加密技術(shù)及SMTP身份認(rèn)證功能，能對企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息進行很好的加密保護和穩(wěn)定傳送。

5.實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同辦公

目前，部分電信服務(wù)商提供的企業(yè)郵箱具有企業(yè)商務(wù)助理服務(wù)功能，其完全可以取代傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部的公告牌等使用，開源節(jié)流，使公司內(nèi)部人員實現(xiàn)快速溝通，全面推出環(huán)保、先進的無紙化辦公方式。

二、中小企業(yè)如何選擇企業(yè)郵箱服務(wù)

艾瑞市場咨詢預(yù)測2007年中國企業(yè)郵箱市場規(guī)模將會達到6.8億元人民幣。巨大的企業(yè)郵箱市場規(guī)模成長空間已經(jīng)成為企業(yè)電子商務(wù)應(yīng)用的奶酪，不斷地吸引著國內(nèi)外眾多企業(yè)郵箱服務(wù)商的注意力。當(dāng)前國內(nèi)企業(yè)郵箱市場魚目混珠的狀況，以及諸多企業(yè)對企業(yè)郵箱認(rèn)識上的偏差和企業(yè)郵箱功能使用的不充分，讓已經(jīng)使用或正想使用企業(yè)郵箱的企業(yè)處于兩難境地。如何選擇一個有效的企業(yè)郵箱服務(wù)，成為眾多中小企業(yè)的一個難題。

1.外包企業(yè)郵箱服務(wù)優(yōu)于自建企業(yè)郵局系統(tǒng)

企業(yè)自建郵件系統(tǒng)，在運作上可以保證足夠的自主權(quán)，可以滿足企業(yè)用戶的大部分需求，但其存在諸多的風(fēng)險和問題，如企業(yè)必須成立自己的IT部門，招募非業(yè)務(wù)領(lǐng)域的IT專業(yè)人才進行管理存在的管理控制風(fēng)險;企業(yè)需要購買大量的軟、硬件設(shè)備，存在初期資金的投入風(fēng)險;企業(yè)會不斷遇到諸如軟件升級，硬件更新等后續(xù)投入問題等等。巨大的資金投入，高昂的日常運作維護成本，多數(shù)企業(yè)特別是缺乏資金和技術(shù)實力的中小型企業(yè)根本無法承擔(dān)；因此更多的企業(yè)將目標(biāo)轉(zhuǎn)向了由ISP提供的企業(yè)郵箱服務(wù)。

所謂企業(yè)郵箱服務(wù)，即指企業(yè)通過外包給專業(yè)郵件運營商的方式，來建立以企業(yè)自有域名為郵局后綴的電子郵件系統(tǒng)。由于采用外包服務(wù)，企業(yè)郵箱無需企業(yè)自己投入硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，無需企業(yè)自己設(shè)置專門的技術(shù)人員來維護，節(jié)約了企業(yè)在信息化方面的大量投入。另一方面，郵件服務(wù)提供商具有較高的技術(shù)水平和豐富的運營經(jīng)驗，可以為用戶提供更加穩(wěn)定可靠的服務(wù)質(zhì)量；同時由于采取規(guī)?；倪\營方式，降低了單個用戶的成本，服務(wù)提供商有機會以低廉的價格為用戶提供郵件服務(wù)產(chǎn)品?？梢姡獍髽I(yè)郵箱服務(wù)是企業(yè)郵箱應(yīng)用的必由之路。

2.企業(yè)郵箱容量要適度

企業(yè)郵箱一般按M收費，標(biāo)準(zhǔn)比較高，而且隨著寬帶環(huán)境以及多媒體郵件的普及，郵箱G級時代已經(jīng)到來，因此對于企業(yè)來說，如果以M或G的標(biāo)準(zhǔn)簡單的確定企業(yè)郵箱容量的話，這項支出肯定會與日俱增。企業(yè)郵箱容量過大，會造成企業(yè)購置成本的增加，如果企業(yè)郵箱容量過小，則又會造成企業(yè)員工不停地刪除郵件以保證一定的郵箱空間。

企業(yè)郵箱容量大小的確定主要考慮兩個因素：第一，每個員工郵箱的容量大小。這一點與企業(yè)對外往來的業(yè)務(wù)量多少、業(yè)務(wù)特點以及電子郵件內(nèi)容等密切相關(guān)。如企業(yè)員工每天對外業(yè)務(wù)量很大，且以電子郵件作為主要交流溝通工具，則可以適當(dāng)考慮擴大郵箱容量；如果日常傳送的文檔都較大，如語音郵件，或者每日接收比較大的附件的人員，如產(chǎn)品圖片、視頻剪輯等的，則需要適當(dāng)增加郵箱的空間。當(dāng)然此因素也可以通過郵箱的“網(wǎng)絡(luò)存儲”增值服務(wù)來彌補。如果企業(yè)往來郵件無特殊要求，則員工的郵箱容量控制在10M～20M之間比較合適;第二，需要分配企業(yè)郵箱的員工數(shù)量。企業(yè)可以根據(jù)員工工作內(nèi)容的特點，確定可以分配企業(yè)郵箱的員工數(shù)量。根據(jù)上述兩個因素確定企業(yè)郵箱的基本容量，再適宜的彈性增加一定比例即可?？傮w來說，企業(yè)需要根據(jù)自己企業(yè)的規(guī)模與實際狀況來判斷具體選擇多大的企業(yè)郵箱。

3.企業(yè)郵箱性能重于郵箱價格

目前，市場上有許多服務(wù)商都為企業(yè)提供郵件服務(wù)，但是這些郵件服務(wù)產(chǎn)品多數(shù)功能比較簡單，只是做到企業(yè)使用自有域名和進行基本的用戶管理，且后臺系統(tǒng)運行不夠穩(wěn)定，時常出現(xiàn)服務(wù)中斷或數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象。與此形成反差的是，由于郵件通訊在企業(yè)日常辦公中越來越重要，企業(yè)用戶需要頻繁的登錄企業(yè)郵箱而進行相關(guān)的業(yè)務(wù)操作，用戶非常需要高品質(zhì)的企業(yè)郵箱服務(wù)產(chǎn)品。企業(yè)郵箱不但要提供快速、穩(wěn)定、安全的信息交流功能，同時要能夠幫助企業(yè)提高內(nèi)部經(jīng)營管理水平，幫助企業(yè)完成業(yè)務(wù)目標(biāo)。因此，郵箱的綜合性能指標(biāo)，如安全性、穩(wěn)定性、郵件送達率、互聯(lián)互通才是真正的選擇標(biāo)準(zhǔn)。

在iResearch的一項關(guān)于企業(yè)郵箱用戶在企業(yè)郵箱使用上最關(guān)注的因素情況調(diào)查報告顯示，企業(yè)郵箱用戶中，最關(guān)注收發(fā)速度的用戶比例最高，達到68%，關(guān)注可靠性的為56%，關(guān)注反垃圾性能的為49%，關(guān)注互聯(lián)互通的為14%。在目前國內(nèi)的六大品牌企業(yè)郵箱中，全速企業(yè)郵箱服務(wù)的性價比是最高的。

4.企業(yè)郵箱的增值服務(wù)功能適當(dāng)選擇

企業(yè)郵箱的基本功能是對外交流，但其同時也是企業(yè)信息化應(yīng)用的重要內(nèi)容。企業(yè)郵箱已經(jīng)成為企業(yè)信息化管理的重要渠道之一。因此，企業(yè)在購買企業(yè)郵箱服務(wù)時，可以根據(jù)企業(yè)自身的需要，適時適量地選擇其所需要的郵箱增值服務(wù)。如新浪企業(yè)郵箱提供了多種增值服務(wù)，其中包括企業(yè)主頁、企業(yè)留言板、公告欄、日程提醒、書簽、通訊錄等功能，可以大大的提高工作效率；263企業(yè)郵箱開通了手機郵件功能；21CN提供了視頻郵件、翻譯郵箱、企業(yè)短信、郵件監(jiān)控等服務(wù)功能。

5.郵箱售后服務(wù)質(zhì)量很重要

企業(yè)郵箱的用戶收發(fā)郵件的頻率，要高于免費郵箱的郵件收發(fā)頻率，企業(yè)用戶收發(fā)企業(yè)信件幾乎是每時每刻都在進行。用戶對企業(yè)郵箱的穩(wěn)定性與解決問題的及時有效性的要求，應(yīng)該是這個群體的普遍特征。如何在發(fā)現(xiàn)問題之后，及時的解決問題，是關(guān)系到企業(yè)信息傳遞及時通暢的有力保證。對于當(dāng)前魚目混珠的企業(yè)郵箱市場而言，企業(yè)用戶尤為需要認(rèn)真辨別。

資料來源：iResearch艾瑞市場咨詢（2006.6）

iResearch艾瑞市場咨詢針對國內(nèi)六種企業(yè)郵箱的研究中，對六種企業(yè)郵箱服務(wù)相關(guān)內(nèi)容做橫向?qū)Ρ?，通過電話訪問各品牌企業(yè)郵箱的客服人員得到的結(jié)果中，總體來說，各品牌企業(yè)郵箱的客服人員態(tài)度都非常好。

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