隨著信息技術、網絡技術走進了中小學校學校，電子文件大量產生。電子文件以操作方便、傳遞快捷、存儲空間小，具有傳統(tǒng)文件無法比擬的優(yōu)勢，大大提高了人們的工作效率，也為學校初步實現(xiàn)了無紙化辦公。在大量電子文件產生的同時，也給學校檔案工作提出了新的課題，即如何推進中小學校電子文件的歸檔管理？解決這個問題如果只是簡單地沿用原有的紙質檔案的管理理念和管理方法，已不能完全適用于電子文件歸檔和管理的需要。

一、依據中小學電子文件的形成規(guī)律協(xié)調好三個關系

中小學電子文件產生的來源，大體可分為三大類：一類是從網絡中接收的上級機關傳來的電子文件；二類是上傳、上報或外發(fā)的電子文件；三類是校內形成或校內采集，并在校內使用的電子文件。在具體工作中，要妥善地做好歸檔工作，就必須從電子文件產生的來源和形成規(guī)律入手，協(xié)調好三個關系，建立起一套有效的電子文件運行管理機制。

（一）協(xié)調好檔案室和信息管理部門之間的關系

目前，大多數學校的檔案室和信息管理部門之間的工作是完全脫節(jié)的，檔案室只負責收集各職能部門的文件進行歸檔，信息管理部門只負責接收、傳發(fā)各部門需要承辦和上報的文件，二者之間沒有任何聯(lián)系。

例如我校的專職信息員，過去只承擔著接收上級教委和各職能部門發(fā)給學校的各類電子文件，如文件、通知、報表等。信息員接到上述電子文件后，根據校內各職能部門的職責分工，將這些電子文件通過校園網轉發(fā)給各有關職能部門或人員。各職能部門承辦完該文件后，將需要上報的電子文件再通過網絡傳遞給信息員，由信息員統(tǒng)一進行上傳、上報。

如果信息員把對電子文件的接、傳、報的工作與檔案員的電子文件歸檔工作緊密聯(lián)系起來，就可減少專職檔案員再通過各部門兼職檔案員定期收集各部門電子文件進行歸檔的工作。實施以電子文件歸檔工作為核心，把檔案員的工作和信息員的工作有機地結合起來，充分利用信息員接收、傳輸、上報的管理職能，可以有效地解決接收、上傳、上報電子文件的歸檔問題。

（二）協(xié)調好檔案室和電子文件形成者之間的關系

在教育教學和各項管理工作中，各職能部門用電子計算機產生并處理的文字、圖表、聲像及其他以數字形態(tài)表現(xiàn)出來的電子文件，在校內形成并使用的電子文件，一般都儲存在形成者的計算機中，協(xié)調好檔案室和電子文件形成者之間的關系，在他們之間開通一條電子文件歸檔的傳輸專用通道，將會使學校的檔案工作在傳統(tǒng)的紙質文件歸檔的基礎上邁出跨越性的一步。

協(xié)調好檔案室和電子文件形成者之間的關系，還可突顯出電子文件歸檔帶來的幾大優(yōu)點，例如：

1、歸檔方式操作簡單 紙質文件的收集、整理、歸檔，主要依靠各部門的兼職檔案員，在平時注意收集的基礎上，于每學年結束后的9月份整理后歸入學校的檔案室。電子文件的歸檔，只需電子文件形成者在各自的辦公室里，點擊鼠標就可完成。

2、歸檔時間可隨時調整 學校紙質文件的收集、整理、歸檔一般在每年9月份定期進行一次，主要形式是平時積累、一次性歸檔，這樣既有可能造成收集積累不齊全，又會給檔案室造成工作量過于集中的問題。實行電子文件隨時歸檔的制度，可使承辦人在承辦工作中或承辦完一個事項后，在記憶還十分清晰的情況下實施歸檔行為。這既可以有效地確保電子文件的齊全、完整、真實，同時也可避免電子文件在分散保存時造成的信息流失或計算機病毒的侵襲，還可以避免檔案室的工作量過于集中在某一時段，緩解檔案人員的工作壓力。

3、可實現(xiàn)對檔案信息的源頭控制和管理根據國內外學者提出的文件生命周期理論，一般將文件的生命運動過程劃分為四個階段，即制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。紙質文件的歸檔，一般是對那些已經辦理完畢的文件的操作，當文件歸檔時，該文件已進入了文件的第三、四階段，在文件的第一、二階段，還不能成為檔案信息資源加以利用，如果實現(xiàn)了電子文件的隨時歸檔，檔案部門就可以實現(xiàn)對檔案信息資源的源頭控制和管理，不論是在時間上還是在空間上都可更大范圍地實現(xiàn)信息資源的共享。

（三）協(xié)調好各職能部門檔案員和電子文件形成者之間的關系

根據中小學檔案管理工作的現(xiàn)狀，在推進電子文件歸檔的同時還必須實行“雙套制”歸檔。因為在相當長的一段時間里，電子文件的功能還不能完全取代紙質文件的功能，特別是電子文件的保存技術還沒有完全解決的情況下，紙質文件的歸檔是必不可少的。

電子文件形成者在完成通過網絡傳輸電子文件歸檔后，對重要的電子文件還要將打印的紙質文件轉交給本部門的檔案員，再由部門檔案員定期向學校檔案室移交。檔案室根據保管期限的規(guī)定，再對電子文件同版本的配套性進行復核、補充打印、歸檔。

電子文件的形成者要和部門檔案員互通信息，檔案員要經常督促電子文件的形成者及時將歸檔電子文件的同版本紙質文件移交給檔案員暫時保存，電子文件形成者也要隨時將自己的歸檔情況告知本部門檔案員，以便相互督促，確保本部門應歸檔文件的齊全完整。

筆者認為，在實行“雙套制”歸檔的過程中應遵循以下原則：1、原則上只要歸檔了電子文件就應歸檔紙質文件；2、永久保存的文件必須要以歸檔紙質文件為主，歸檔電子文件為輔，因為紙質文件在良好的環(huán)境下可永久保存，而以光盤、磁帶為載體的文件，其保存期都不及紙質文件長，為了確保數據信息的不丟失，既使對電子文件進行了物理歸檔，也必須同時進行紙質文件的歸檔；3、長期保存的文件，可參照永久保存的做法完成歸檔；4、短期保存的文件，可以實行以歸檔電子文件為主，歸檔紙質文件為輔。

二、推進電子文件歸檔管理，對提高中小學校管理水平的影響

中小學在教育教學實踐中形成了大量的電子文件，有文字文件、表格文件、還有為教育教學工作重點收集的重要憑證和有參考依據價值的圖像文件、影像文件、聲像文件、多媒體文件等。這些電子文件的歸檔，無疑對學校的各項工作都將產生影響。電子文件歸檔對提高檔案利用的時效性，對提高中小學校整體管理水平產生的深遠影響，有以下幾個方面的表現(xiàn)：

（一）實現(xiàn)信息共享，提高工作效率 一份歸檔的電子文件，作為檔案信息，可通過網絡快速地傳遞到學校的各個年級組、教研組、行政組，它不受任何時間和空間的限制，并可以在同一時間內供多個使用者共同使用，實現(xiàn)信息共享，節(jié)省利用者的時間和利用成本，提高學校管理的工作效率。

（二）學校檔案室可以通過網絡或光盤為利用者提供大量的歸檔電子文件 除利用者有特殊要求必須提供紙質文件外，使用歸檔電子文件時，既可以通過網絡直接提供給利用者，也可以申請由檔案室調用光盤，復制到校園網上傳輸給利用者，這樣一方面大大減少了利用者要親自到檔案室調閱檔案的次數，另一方面也減少了對紙質實體檔案的使用次數，降低實體檔案的磨損，便于更好地保管永久保存的檔案，便于利用者的復制拷貝，提高檔案利用的實效性。

（三）豐富了學校檔案室的室藏 歸檔電子文件能夠把文字、聲音、圖像等不同的數字信息結合起來，它可以使學校教育教學活動的某一場景，通過文字、聲音、圖像真實地展現(xiàn)在利用者眼前，使利用者能夠查閱到傳統(tǒng)紙質文件所無法實現(xiàn)的豐富、直觀、形象的歷史記錄。電子文件的歸檔突破了紙質文件的局限性，豐富了學校檔案室的室藏。例如，學校舉行的一堂學科帶頭人的教學示范課，在沒有電子文件歸檔的條件下，留給人們的只有寫在紙上的教案和設計思路、研究成果。如今通過多媒體設備的制作，一堂生動的教學示范課，可以完整地反復多次地展現(xiàn)給利用者，幫助利用者更好地學習、研究示范課的成功之處和找出不足，總結教育教學經驗，指導今后的工作。

工作單位：北京市第一五九中學