一、 電子文件的特點(diǎn)

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。甚至連文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程都通過(guò)計(jì)算機(jī)在通訊線路中進(jìn)行。這種變化決定了檔案工作也將進(jìn)入電子化時(shí)代。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：1.電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2.電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3.電子文件的利用是可共享的，也不受時(shí)間和距離的影響；4.電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，因此，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、 電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1. 傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。2.由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今的電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度地整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。3.由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保護(hù)。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、 檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物資對(duì)象，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形成的二次文獻(xiàn)信息，供人們利用的過(guò)程。其益處有：1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。2.縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。3.檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。4.檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。5.檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面的發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)

在的勞動(dòng)電子化，為將來(lái)“信息高速公路”中有一束信息打下基礎(chǔ)。

四、 電子檔案的整理

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。

1. 文書電子檔案整理。一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件查找。二是外來(lái)文件。通過(guò)文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。2.科技電子文件歸檔?？萍茧娮游募n案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸類。(1)基建檔案?；n案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。(2)設(shè)備檔案。購(gòu)置各種設(shè)備時(shí)，需提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，產(chǎn)品的設(shè)計(jì)也逐步實(shí)行CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在購(gòu)進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容、說(shuō)明和注意事項(xiàng)。3.會(huì)計(jì)電子文件整理。(1)工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。(2)賬簿。會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明結(jié)構(gòu)全稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期、負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

五、 電子檔案的保護(hù)

歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，光盤作為新型的存貯載體，比軟磁盤有良好的抗干擾能力和穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄設(shè)備，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。光盤的保護(hù)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1.規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過(guò)程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。2.保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會(huì)使光盤氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14℃～24℃，相對(duì)濕度40%～65%。3.注意避光。光盤材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感，陽(yáng)光的直射會(huì)使光盤過(guò)早老化。因此，光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施。光盤每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。