摘 要：本文旨在探索在高科技發(fā)展的今天，如何利用有效的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，通過信息采集系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)雙向信息源的提取和使用，實現(xiàn)學(xué)生信息管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化和自動化。從而拓展高等學(xué)府的教育管理和服務(wù)的空間，使擴(kuò)大招生后的高校學(xué)生管理資源得到更有效的利用，使學(xué)生管理更加深入、有效。

關(guān)鍵詞：學(xué)生信息 有效采用 拓展

中圖分類號：ＴＰ３１５ 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Ｂ 文章編號：1673-8454（2007）12-0026-03

高等教育的普及，使學(xué)校教育管理受眾面有了較大的改變。學(xué)生人數(shù)的大量增加，學(xué)生教育管理人員工作量嚴(yán)重超負(fù)荷，使本應(yīng)深入細(xì)致的學(xué)生工作受到挑戰(zhàn)，出現(xiàn)工作表面化、形式化的不良傾向。計算機(jī)的普及，校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)為我們提供了教育管理工作系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化的基礎(chǔ)，提供了深入開展個體化、個性化工作的可能性。學(xué)生信息通過微機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，有效地利用非人力資源來彌補(bǔ)工作人員的人手不足，實現(xiàn)多口徑信息的合成和利用，拓展了教育管理服務(wù)的新空間。

一、重視對學(xué)生信息的收集和使用是教育管理工作完成的質(zhì)量保證

“巧婦難為無米之炊”，要管理學(xué)生，做好學(xué)生服務(wù)工作，為學(xué)生提供急需的信息，首先必須了解學(xué)生。對于如何了解學(xué)生，筆者認(rèn)為必須解決以下三個問題：

1.學(xué)生信息的內(nèi)涵：學(xué)生信息是指與學(xué)生有關(guān)的各項客觀指標(biāo)，如成績、綜合測評和排名情況、學(xué)生的社會工作情況、獎懲等，也包括了學(xué)生通過社會環(huán)境信息、家庭信息和學(xué)校信息三個信息途徑所產(chǎn)生的對社會現(xiàn)象、家庭親情、學(xué)校工作、校園文化等主觀看法。學(xué)生信息存在著客觀性、差異性、不穩(wěn)定性、隱蔽性等特點，這樣我們就必須依靠更新快、保密性好、雙向溝通方便的管理反饋系統(tǒng)，才能迅速把握學(xué)生真實的思想動態(tài)。

2.學(xué)生信息是學(xué)生管理的基礎(chǔ)，不重視學(xué)生信息的管理是閉門造車。分析學(xué)生的想法可以反映出我們管理措施的合理性，反映出是否符合學(xué)生意愿，可以審視我們的學(xué)生工作的成效。

3.了解整體是實現(xiàn)因材施教的前提，個體引導(dǎo)是整體管理實現(xiàn)的基礎(chǔ)。在整體中認(rèn)識學(xué)生，處理學(xué)生問題，不要把學(xué)生的意見單獨看作學(xué)生的個人表現(xiàn)，它往往代表的是這個年齡段經(jīng)歷相同社會背景的學(xué)生在同類事件的類似表現(xiàn)。

二、學(xué)生信息管理的現(xiàn)狀和解決的必要性

現(xiàn)在學(xué)生信息管理存在著大量的手工操作，大量的表格之間不能相容。這造成以下現(xiàn)象：

1.學(xué)生大量信息重復(fù)輸入，造成了大量的人力資源浪費；

2.統(tǒng)計分析和查詢困難，表格間不協(xié)調(diào)，兼容性差，大量數(shù)據(jù)缺乏可比性；

3.數(shù)據(jù)更新遲緩，某一方面信息輸入的完成需要耗費很大的精力，常常使我們已經(jīng)沒有精力去使用和更新；

4.信息使用不便，數(shù)據(jù)的參考價值不高，使用功能固化、簡單化；

5.整體信息和個體信息沒有和諧接口，不能從個體得出整體特征，也不能從整體特征中發(fā)掘個體的普遍情況或個體在整體中的位置；

6.信息使用的外界接口（程序）配套不齊全，比如沒有給學(xué)生家庭寄發(fā)成績單的信封打印程序，沒有就業(yè)情況統(tǒng)計表、黨員的情況統(tǒng)計等表格的轉(zhuǎn)化程序……

7.信息使用的外接渠道不暢通，比如相關(guān)部門為學(xué)生所做的心理測驗和就業(yè)素質(zhì)分析與各院系的一線工作人員關(guān)系不密切，信息資源被浪費：一線工作人員無法利用其完成思想教育，而相關(guān)部門無法面對每個學(xué)生做相關(guān)反饋。

現(xiàn)實情況顯示，獲取和正確有效使用學(xué)生資料是深入拓展學(xué)生工作的最直接方式，而收集和提取學(xué)生資料的落后已經(jīng)嚴(yán)重影響我們工作的開展。基于這種情況，我們尋求使用電腦程序，并利用服務(wù)器和微機(jī)來實現(xiàn)資源的網(wǎng)絡(luò)管理。這樣可以達(dá)到的效果是：

1.學(xué)生自行輸入資料，核實資料，將大量的統(tǒng)一輸入核對工作分配給每個學(xué)生，工作量小，資料準(zhǔn)確度高，輸入工作可以通過網(wǎng)絡(luò)同時同步進(jìn)行，提高效率。

2.資料統(tǒng)一存儲在中央數(shù)據(jù)庫，不同數(shù)據(jù)表格也可以通過后臺的管理程序轉(zhuǎn)化和導(dǎo)入，實現(xiàn)了更新、查詢、統(tǒng)計和輸出功能，增強(qiáng)了我們工作的科學(xué)性，提高了數(shù)據(jù)的使用率。

3.實現(xiàn)規(guī)范化資料（如成績、家庭背景、性別、年齡）的保存和非規(guī)范化信息的交流（如學(xué)生對工作的意見、建議和我們點對點的處理意見的反饋）。

4.方便數(shù)據(jù)的備份和保存。

三、學(xué)生數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計原理和功能

1.系統(tǒng)簡介與設(shè)計目標(biāo)

學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是一個針對我校日常學(xué)生工作建立的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，它采用成熟的ASP＋ACCESS＋Visual FoxPro方式構(gòu)建，系統(tǒng)以安全、可靠、高效、實用為目標(biāo)，同時強(qiáng)調(diào)易用性和強(qiáng)壯性，充分利用電子工程系在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面的寶貴資源，在已取得的成績的基礎(chǔ)上構(gòu)建本系統(tǒng)。

學(xué)生檔案管理系統(tǒng)主要由三部分組成：電子工程系BBS、檔案管理網(wǎng)站和資料打印軟件。系統(tǒng)框架圖如圖1所示。BBS用于發(fā)布更新通知和接受投訴，學(xué)生通過登錄http://202.116.3.208:85上網(wǎng)登記個人資料，系統(tǒng)管理員管理整個后臺的工作，學(xué)生工作秘書通過登錄專門的端口進(jìn)行資料的檢索和導(dǎo)出。導(dǎo)出的資料放到專用打印軟件的目錄里供打印軟件調(diào)用。

系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)：

（1）系統(tǒng)資料全面：包括學(xué)生畢業(yè)去向、貸學(xué)金情況、個人情況、基本情況、家庭情況、獎懲情況、勤工助學(xué)、心理素質(zhì)等14個表，基本上涵蓋了有關(guān)學(xué)生工作所需的所有資料。

（2）系統(tǒng)功能全面：包括搜索、統(tǒng)計、分析、評估、打印等功能。

（3）系統(tǒng)界面友好：傻瓜化操作、引入智能菜單概念針對不同學(xué)生的具體情況，登錄之后會出現(xiàn)不同的菜單（例如非困難生就不會看到困難生登記的選項），學(xué)生只需填寫頁面上的材料即可。

（4）具有易維護(hù)、擴(kuò)展性強(qiáng)的特點?？紤]到學(xué)生工作是與時俱進(jìn)的，系統(tǒng)預(yù)留了統(tǒng)一的接口，可方便進(jìn)行功能擴(kuò)展。

（5）利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢實現(xiàn)學(xué)生檔案的異地管理。學(xué)生、學(xué)生工作秘書和系統(tǒng)管理員只要有一臺已經(jīng)接入Internet的計算機(jī)就可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入、通知的獲得、資料查詢、資料維護(hù)、檔案打印、系統(tǒng)維護(hù)等工作。充分利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)更高意義上的辦公自動化。

2.系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與功能

（1）系統(tǒng)運行環(huán)境

1）服務(wù)器端：Dell服務(wù)器，Windows 2000 Server操作系統(tǒng)，IIS5.0，MS Access數(shù)據(jù)庫。

2）客戶端：PC機(jī)，Pentium Ⅳ處理器，256 MB DDR300內(nèi)存，40 GB硬盤，15″LCD顯示器，EPSON激光打印機(jī)，Windows 2000 操作系統(tǒng)，IE6.0。

（2）各模塊主要功能

整個系統(tǒng)由八大功能模塊組成：公布欄、個人交流欄、信息錄入、信息查詢、表格生成、統(tǒng)計報表、信息打印和系統(tǒng)管理。各模塊以數(shù)據(jù)庫為中心，相互獨立，實現(xiàn)對學(xué)生信息的收集、查詢、統(tǒng)計和打印。同時通過公布欄與個人交流欄獲得公共信息，實現(xiàn)師生交流。

1）公布欄：通過公布欄公布各種公共信息，包括各種通知、就業(yè)信息、學(xué)生活動信息等。同時，學(xué)生可通過此公布欄下載各種申請表格，如：獎學(xué)金申請表格、困難生申請表格、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書等。實現(xiàn)點（學(xué)生工作秘書）對面（所有學(xué)生）的信息交流。

2）個人交流欄：此欄目類似電子郵箱，實現(xiàn)點對點的交流。學(xué)生可通過此欄目向?qū)W生工作秘書提問，包括各種辦事程序、個人思想、心理咨詢等。由于這些信息具有隱私的性質(zhì)，故個人交流欄的信息是排他性的，即只有交流雙方能看到相關(guān)信息。

3）信息錄入：信息錄入分三個途徑：學(xué)生登錄錄入、學(xué)生工作秘書修改及學(xué)校相關(guān)部門所做的各種個體情況測試的資料導(dǎo)入。學(xué)生登錄錄入自己的個人資料，包括成績、宿舍、黨團(tuán)關(guān)系、畢業(yè)去向、家庭關(guān)系、獎懲管理、社會實踐、論文和科研成果、心理狀況、貸款、補(bǔ)助、勤工儉學(xué)和學(xué)籍變動。所有資料都由學(xué)生自己輸入，但是學(xué)生工作秘書有權(quán)利對其中一些信息進(jìn)行修改，如成績、宿舍、黨團(tuán)關(guān)系、獎懲管理、貸款、補(bǔ)助、勤工儉學(xué)和學(xué)籍變動。因此，此模塊的最主要功能就是：學(xué)生自覺錄入個人資料，學(xué)生工作秘書進(jìn)行監(jiān)管，同時也方便導(dǎo)入和使用保密性強(qiáng)的學(xué)生個人資料（只有專項工作老師可以查閱）。

4）信息查詢：由于ASP固有的特性，學(xué)生在錄入的同時可以看到其本人在本次錄入之前所填數(shù)據(jù)的情況，故學(xué)生可以在信息錄入模塊實現(xiàn)查詢的功能。因此本模塊主要針對學(xué)生工作秘書設(shè)計，此模塊本質(zhì)上是一個搜索引擎，學(xué)生工作秘書可通過本搜索引擎，通過選擇對應(yīng)的邏輯關(guān)系和填入搜索數(shù)據(jù)段來實現(xiàn)學(xué)生數(shù)據(jù)的查詢。

5）表格生成：表格生成為學(xué)生工作秘書提供一個自由生成表格的功能。學(xué)生工作秘書可以通過此模塊實現(xiàn)數(shù)據(jù)的表格化表達(dá)。其實現(xiàn)的功能實質(zhì)上類似于MS SQL Server中“視窗”的概念。

6）統(tǒng)計報表：該模塊實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析的功能，可以通過選擇各種數(shù)學(xué)模型，通過圖形化的表達(dá)為學(xué)生工作秘書提供一個直觀的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析報表。通過這個功能，學(xué)生工作秘書可以從整體上掌握一個班乃至整個系的情況。

7）信息打印：該模塊提供了各種靈活的打印功能，不僅能將學(xué)生工作秘書所需要的各種信息打印出來，還提供了各種日常需要的打印功能，如信封打印、成績單打印等。

8）系統(tǒng)管理：本模塊為系統(tǒng)管理員提供各種系統(tǒng)管理功能，如數(shù)據(jù)庫維護(hù)、公布欄維護(hù)、個人交流欄維護(hù)等。

3.系統(tǒng)的主要技術(shù)特點

（1）數(shù)據(jù)庫設(shè)計方面

數(shù)據(jù)庫設(shè)計是整個系統(tǒng)設(shè)計的關(guān)鍵，關(guān)系到系統(tǒng)的功能是否全面、性能是否優(yōu)越、程序設(shè)計的復(fù)雜程度等。學(xué)生工作的繁雜決定了數(shù)據(jù)庫中需要很多表和字段，所以數(shù)據(jù)庫中設(shè)置了13個表：畢業(yè)去向、貸學(xué)金情況、個人情況、基本情況、家庭情況、獎懲情況、勤工儉學(xué)、政治情況……，在這么多的表和字段中，如何既保證程序設(shè)計的簡便（這關(guān)系到整個系統(tǒng)的可靠性和穩(wěn)定性），又盡量減少數(shù)據(jù)冗余是數(shù)據(jù)庫設(shè)計的中心問題。本系統(tǒng)通過合理安排各個字段和表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，達(dá)到兩者的平衡。

（2）可靠性方面

采用代碼校檢逐項檢查錄入的各項資料，保證錄入資料的正確性。遵循軟件工程規(guī)定，保證各個模塊的獨立性和可靠性，從而保證整個系統(tǒng)的可靠性。同時加強(qiáng)服務(wù)器維護(hù)工作，保證服務(wù)端穩(wěn)定可靠地運行。

（3）安全性方面

在寫代碼的同時就注重數(shù)據(jù)的安全性。用MD5算法對用戶的密碼進(jìn)行加密，由于MD5是不可逆算法，第三者（包括系統(tǒng)管理員和學(xué)生工作秘書）即使獲得密碼文本也難以進(jìn)行解算。使用Session傳遞數(shù)據(jù)而非報文傳輸，保證頁面切換過程沒有數(shù)據(jù)泄漏。

（4）人機(jī)界面方面

引入智能菜單概念，針對不同的學(xué)生的具體情況，登錄之后會出現(xiàn)不同的個性化菜單。良好的指引保證用戶數(shù)據(jù)錄入無歧義。傻瓜化的搜索引擎方便學(xué)生工作秘書對數(shù)據(jù)的搜索。

四、通過系統(tǒng)實現(xiàn)對學(xué)生信息的利用和系統(tǒng)空間的拓展

目前，利用該系統(tǒng)基本實現(xiàn)了各項工作的開展，學(xué)生可以通過登錄系統(tǒng)了解自身的情況（包括他們自身輸入的材料、動態(tài)的學(xué)生情況、自身成績在整體成績的位置等等），更改自身一些基本材料；老師可以隨時調(diào)用學(xué)生基本情況，包括獎懲、勤工儉學(xué)、社會工作等等資料，可以完成學(xué)生情況的比較對照，可以打印與系統(tǒng)相連接的各類統(tǒng)計表和公文，還可以實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上的信息互傳，如公眾信息的通知（登錄系統(tǒng)的人都可以看到），個人意見的反饋（對學(xué)生意見的接納和反饋），同時還可以實現(xiàn)簡單的投票功能等等。

系統(tǒng)實現(xiàn)了更改資料的隨時性，老師和學(xué)生也能隨時隨地的溝通。隨著系統(tǒng)的完善，以后我們的系統(tǒng)還能添加心理測試、職業(yè)能力測試等相關(guān)軟件直接提供給學(xué)生（目前是由學(xué)生到相關(guān)部門完成，再由相關(guān)部門實現(xiàn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入），完成學(xué)生的自我了解、自我調(diào)整和自我完善的工作，也為我們管理者提供學(xué)生更為隱性的資料，使我們可以更有效地防止學(xué)生的思想問題和心理問題的出現(xiàn)，引導(dǎo)學(xué)生積極面對人生，拓展學(xué)生的職業(yè)生涯，培養(yǎng)更有個性，更有創(chuàng)新能力的學(xué)生。?筅

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