一、為什么要進(jìn)行檔案管理和資料登記工作

本企業(yè)是一家九十年代初成立的以生產(chǎn)押花禮品、工藝品、日用品為主的出口型民營(yíng)企業(yè)。生產(chǎn)的產(chǎn)品95%以上出口外銷(xiāo)，產(chǎn)品主要分布在歐洲、美洲、亞洲等十余個(gè)國(guó)家地區(qū)。合作伙伴大多集中在這些國(guó)家的中間批發(fā)商、大超市、甚至有些類(lèi)似于“雜貨鋪”一樣的零售商。由于這些客戶(hù)經(jīng)營(yíng)的商品種類(lèi)多、季節(jié)性強(qiáng)、數(shù)量不大，而我公司的經(jīng)營(yíng)宗旨是以銷(xiāo)售定生產(chǎn)，所以使得我公司生產(chǎn)的產(chǎn)品種類(lèi)復(fù)雜，批次多，平均達(dá)到了叁百余單/年，有時(shí)旺季時(shí)達(dá)到十余票/周。還有，我公司有一大塊產(chǎn)品是屬法定的植檢產(chǎn)品，根據(jù)相關(guān)的法規(guī)規(guī)定，應(yīng)該有備查的檔案資料。因此，如何做好生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的數(shù)據(jù)登記保存；重要單據(jù)簽收、回收、歸檔；資料分類(lèi)備查閱等等這一系列的檔案管理工作，就成為企業(yè)科技管理工作中很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。

二、資料登記和檔案管理的幾個(gè)方面

（一）出貨時(shí)具體數(shù)據(jù)的登記、匯總

出貨時(shí)涉及到的基本數(shù)據(jù)主要是以下幾項(xiàng)：

1、時(shí)間及序列號(hào)

2、出口報(bào)關(guān)金額

3、外匯核銷(xiāo)單號(hào)碼

4、產(chǎn)品名稱(chēng)

5、件數(shù)

6、外客戶(hù)名稱(chēng)

7、發(fā)票號(hào)碼

8、船東（或貨貸）公司名稱(chēng)及聯(lián)系人和電話(huà)傳真號(hào)碼

我公司一般采取電腦Excel程序制表中輸入于正當(dāng)出貨時(shí)的這些數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)把出口金額等資料自動(dòng)相加，便于統(tǒng)計(jì)。出貨時(shí)如有遇到特殊情況需要修改也十分方便。詳細(xì)情況如附表一所示。

制作該表的好處有以下幾點(diǎn)：

1、每個(gè)月統(tǒng)計(jì)報(bào)關(guān)金額的多少，為日后外匯核銷(xiāo)做到心中有數(shù)。

2、知道每個(gè)月每項(xiàng)產(chǎn)品出口所對(duì)應(yīng)的客戶(hù)，了解需求狀況。

3、其中的發(fā)票號(hào)碼是和今后在WPS2000電腦系統(tǒng)中制作給稅務(wù)系統(tǒng)的出口專(zhuān)用發(fā)票相對(duì)應(yīng)的，以便日后查起來(lái)方便。

4、我公司一般是委托所排載的船務(wù)公司報(bào)關(guān)，報(bào)關(guān)資料一般是遞交給船務(wù)公司，因此掌握外匯核銷(xiāo)單的流向，以便于今后回收對(duì)應(yīng)的核銷(xiāo)單及報(bào)關(guān)單退稅聯(lián)和核銷(xiāo)聯(lián)，使單據(jù)不至于流失，便于今后的外匯核銷(xiāo)和出口退稅。以上表格每月打印出來(lái)三份，報(bào)董事長(zhǎng)一份，外匯核銷(xiāo)員一份，存檔一份。

（二）外匯核銷(xiāo)、退稅資料的記錄檔案

外匯核銷(xiāo)單、報(bào)關(guān)單核銷(xiāo)聯(lián)是外匯核銷(xiāo)的重要憑據(jù)，而報(bào)關(guān)單退稅聯(lián)是出口退稅的重要憑據(jù)，“裝貨單（即外代第六聯(lián)）”、“備案清單”又是出口退稅今后備查的重要單據(jù)。這些都是憑報(bào)關(guān)資料報(bào)完關(guān)后和其一道回收反饋回來(lái)的材料。

由于我公司的外客戶(hù)大都指定船務(wù)公司排載，對(duì)于船方來(lái)說(shuō)是“指定貨”船方直接對(duì)外商—Consignee（收貨人）負(fù)責(zé)。由于不是我們自己找的船務(wù)公司，因此對(duì)于出貨的廠家—船方稱(chēng)其為Shipper（發(fā)貨人）的服務(wù)，某些船公司就顯得有些怠慢。而為了排載及報(bào)關(guān)手續(xù)的材料的銜接方便，我司往往又是把報(bào)關(guān)資料交給船公司處理，雖然每單都有由接單人簽名，但由于報(bào)關(guān)資料常數(shù)易其手，因此對(duì)該資料的跟蹤、反饋回收，檔案管理的重要性就顯得尤為突出。數(shù)據(jù)登記詳情見(jiàn)附表二。

其中幾點(diǎn)說(shuō)明：

（1）提單號(hào)務(wù)必記錄在案，因?yàn)槿f(wàn)一找不到反饋回收的報(bào)關(guān)資料，船公司根據(jù)提單號(hào)來(lái)查找就比較直接便當(dāng)。

（2）船期的記錄便于了解已出貨了多少時(shí)間，開(kāi)船后一個(gè)月內(nèi)不見(jiàn)報(bào)關(guān)資料的回收，就要引起警惕。比如，我公司就曾發(fā)生過(guò)一起船務(wù)公司是泛亞班拿，核銷(xiāo)單號(hào)為056956685，報(bào)關(guān)單號(hào)碼127919073，品名為干花、鐵制燭臺(tái)，件數(shù)為204箱的整套報(bào)關(guān)資料在其船開(kāi)后約14天被船方誤寄到位于泉州萬(wàn)安工業(yè)區(qū)的泉州南洋公司的事件。幸好我公司資料登記、檔案管理工作認(rèn)真、及時(shí)，發(fā)現(xiàn)后立即跟蹤追回。否則這票貨的退稅工作將受到很大的影響。

（3）記錄“是否在保稅區(qū)拼柜”，便于知道有否“備案清單”，如果是，就應(yīng)該有“備案清單”。

（4）如果是空運(yùn)，在備注欄中就務(wù)必填寫(xiě)，因?yàn)榭者\(yùn)是既無(wú)裝貨單（外代第六聯(lián)），也無(wú)“備案清單”的。

另外，每出完一票貨，提（運(yùn)）單Copy件（或電放單據(jù)）、購(gòu)銷(xiāo)合同以及上述的裝貨單、備案清單和相應(yīng)的報(bào)關(guān)單復(fù)印件一單多聯(lián)裝訂成冊(cè)，以便于日后的出口退稅檢查。

（三）檢驗(yàn)檢疫檔案資料的建立

我司的法定植檢產(chǎn)品有干花、四葉草、狗尾草、玉蘭葉脈、鐵樹(shù)葉片、白樺樹(shù)皮、地衣、木框、木相框；以及制成品花包、干花賀卡等。其中干花或葉片的量較大，約占受檢疫商品的80%以上。

干花或葉片的防蟲(chóng)、防霉加工工藝流程為：

采摘茁壯健康的花朵或葉片→ 掰成花瓣或葉片→ 挑選去雜→ 日光晾曬8-24小時(shí)→ 涂色（上色劑中添加5%防霉劑）→ 自然晾干→ 防置耐溫紙夾緊→ 55℃-70℃加熱30-50分鐘烘干→ 顯微鏡或放大鏡下檢驗(yàn)（抽查）→ 粘貼于塑膠袋內(nèi)→ 壓緊或抽真空密封→ 8℃以下低溫儲(chǔ)藏

我司對(duì)植檢產(chǎn)品通常采用如下三道檢疫登記措施，記錄在冊(cè)，統(tǒng)計(jì)歸檔備案，以備檢查。

（1）原料檢疫

對(duì)待加工原料，加工前集中進(jìn)行有否土壤、稻草、谷類(lèi)以及有否螨類(lèi)、書(shū)虱等生活害蟲(chóng)的檢查，并登記于附表三。

檢查過(guò)程：在平地上鋪一平方米大小白塑料布，擊拍樣品，使隱藏的土壤、稻草、谷殼或螨類(lèi)、書(shū)虱等生活害蟲(chóng)落于白塑料布上，用毛刷、指形管收集擊落物，做好標(biāo)記。如果每公斤干花內(nèi)含有上述進(jìn)境國(guó)禁止進(jìn)境物雜質(zhì)10個(gè)以上為高風(fēng)險(xiǎn)，5個(gè)以上10個(gè)以下，為中風(fēng)險(xiǎn)，1個(gè)至5個(gè)為低風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)檢疫結(jié)果風(fēng)險(xiǎn)高低程度的不同，采取不同的應(yīng)變措施。

（2）日常檢疫，在產(chǎn)品的生產(chǎn)加工過(guò)程中，對(duì)各個(gè)流程的產(chǎn)品，由放大鏡或顯微鏡進(jìn)行隨機(jī)抽樣檢查，并做好檢疫記錄，記錄表如附件四所示。

（3）成品檢疫：

1、出貨前應(yīng)對(duì)包裝完好待出口的貨物進(jìn)行檢查，核對(duì)嘜頭標(biāo)記、批號(hào)、重量和數(shù)量等是否與發(fā)票、裝箱單的報(bào)檢內(nèi)容相符。

2、檢查成品及包裝物是否攜帶生活害蟲(chóng)和其它有害生物及進(jìn)境國(guó)禁止進(jìn)境物。

3、抽檢標(biāo)準(zhǔn)：隨機(jī)抽查，一批10件以下，全部檢驗(yàn)；11-100件，抽查10件；101件以上每增加100件，抽查數(shù)量遞增加1件，每件內(nèi)含有小件的，應(yīng)檢件數(shù)不少于該件內(nèi)含小件數(shù)的四分之一。

4、抽樣方法：在貨垛不同部位，隨機(jī)抽取樣品。

5、結(jié)果登記

廠檢驗(yàn)員對(duì)每次檢查的結(jié)果如實(shí)記錄，以備檢查。

經(jīng)檢驗(yàn)檢疫未發(fā)現(xiàn)生活害蟲(chóng)、病害癥狀，進(jìn)口國(guó)禁止進(jìn)境物（如土壤、稻谷、谷殼等）的產(chǎn)品，填寫(xiě)《出境木、竹、藤、草、干花制品檢疫監(jiān)管廠檢單》（附表五），向檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)報(bào)檢。

附表一式兩分，原件報(bào)檢時(shí)隨附，復(fù)寫(xiě)件實(shí)行檢疫監(jiān)管單位存檔備查。

三、建立相關(guān)資料登記和檔案管理給企業(yè)帶來(lái)的益處。

（1）、翻閱出貨情況一覽表，對(duì)每月出口量、哪個(gè)客戶(hù)訂購(gòu)并生產(chǎn)實(shí)施了哪些產(chǎn)品一目了然，略加以統(tǒng)計(jì)不難看出每年的圣誕節(jié)前是我公司的出口旺季，在這以前，須對(duì)原材料、輔料的準(zhǔn)備須有充分的庫(kù)存。

（2）、由于有建檔，外匯核銷(xiāo)單、報(bào)關(guān)單的流向十分清楚，數(shù)年來(lái)，我公司的外匯核銷(xiāo)率一直保持100%的高水平。報(bào)關(guān)單退稅聯(lián)的反饋回收也做到100%，以保證退稅工作的順利和及時(shí)進(jìn)行。裝貨單和備案清單的回收也基本到位，做到能時(shí)刻準(zhǔn)備著稅務(wù)機(jī)關(guān)的檢查。

（3）、實(shí)行檢疫檔案管理制度，每年檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)的檢查和年審均獲得合格通過(guò)，我司檢疫產(chǎn)品年批次合格率也在99%以上，進(jìn)境國(guó)官方投訴率為零。外商對(duì)檢疫產(chǎn)品的索賠率為零。我公司也由原三類(lèi)企業(yè)躍升為一、二類(lèi)企業(yè)。