檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源建設(shè)的核心內(nèi)容，也是檔案信息系統(tǒng)的中心模塊，全國以及各地方的檔案信息化規(guī)劃中都將檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為其重點內(nèi)容。但現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的支持比較缺乏，主要表現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)配套性能有限、約束范圍狹窄、尚未形成標(biāo)準(zhǔn)體系。尤其是標(biāo)準(zhǔn)體系的缺失導(dǎo)致了目前檔案數(shù)據(jù)庫缺乏統(tǒng)籌、設(shè)計盲目、邏輯結(jié)構(gòu)缺乏規(guī)范、質(zhì)量不容樂觀等問題。

標(biāo)準(zhǔn)體系是為了使一定范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)建立起協(xié)調(diào)的秩序，并達到規(guī)定的功能所應(yīng)當(dāng)具備的、具有內(nèi)在聯(lián)系的標(biāo)準(zhǔn)的有機整體。隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，標(biāo)準(zhǔn)化對象的復(fù)雜度日益增加，系統(tǒng)之間的聯(lián)系也越來越密切，許多系統(tǒng)本身就是復(fù)雜的對象，如檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。系統(tǒng)內(nèi)外活動的復(fù)雜性必然要求在各組成要素在自我表達、交互作用、信息傳遞等諸多過程中采用約定的標(biāo)準(zhǔn)進行聯(lián)系，同時要求體現(xiàn)諸多標(biāo)準(zhǔn)之間的相互關(guān)系，這就要求建立結(jié)構(gòu)優(yōu)良、功能齊全的標(biāo)準(zhǔn)體系。

一、標(biāo)準(zhǔn)體系的特點

1、目標(biāo)性。標(biāo)準(zhǔn)體系實質(zhì)上是標(biāo)準(zhǔn)的邏輯組合，是為使標(biāo)準(zhǔn)化對象具備一定的功能和特征而進行的組合。從這個層面上講，體系內(nèi)各個標(biāo)準(zhǔn)都是為了一個共同的功能目標(biāo)服務(wù)，只是在不同方面進行規(guī)范約束而已。檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的目標(biāo)就是保障以數(shù)據(jù)庫的技術(shù)形式對檔案信息資源進行存儲、交換、管理、保護和利用功能的實現(xiàn)。

2、系統(tǒng)性。標(biāo)準(zhǔn)體系本身就是一個標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，而絕不是標(biāo)準(zhǔn)的簡單堆積。它需要反映標(biāo)準(zhǔn)之間的聯(lián)系，包括體系內(nèi)部的有序性、系統(tǒng)性和完整性。通過該體系能夠使復(fù)雜的標(biāo)準(zhǔn)化對象系統(tǒng)具備協(xié)調(diào)統(tǒng)一的秩序，從而體現(xiàn)出強大的整體功能，而這僅靠簡單的標(biāo)準(zhǔn)集合是難以勝任的。因而標(biāo)準(zhǔn)體系是由一整套相互聯(lián)系、相互制約的標(biāo)準(zhǔn)組合而成的系統(tǒng)，其整體功能的實現(xiàn)是由體系內(nèi)部各標(biāo)準(zhǔn)子系統(tǒng)共同形成的，而非各子系統(tǒng)功能的簡單疊加。

二、標(biāo)準(zhǔn)體系的結(jié)構(gòu)

標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按照一定的結(jié)構(gòu)進行邏輯組合，而不是雜亂無序的堆積。由于標(biāo)準(zhǔn)化對象的復(fù)雜性，體系內(nèi)不同的標(biāo)準(zhǔn)子系統(tǒng)的邏輯結(jié)構(gòu)可能體現(xiàn)出不同的表現(xiàn)形式。主要有以下兩種：

1、層次結(jié)構(gòu)。層次結(jié)構(gòu)是表達標(biāo)準(zhǔn)化對象內(nèi)部上級與下級、共性與個性等關(guān)系的良好的表達形式。層次結(jié)構(gòu)類似樹結(jié)構(gòu)，父節(jié)點層次所在的標(biāo)準(zhǔn)相較子節(jié)點層次的標(biāo)準(zhǔn)，更能夠反映標(biāo)準(zhǔn)化對象的抽象性和共性，反之，子節(jié)點層次的標(biāo)準(zhǔn)能更多地反映事物的具體性和個性。層級深度如何，也體現(xiàn)了對標(biāo)準(zhǔn)化對象的管理精度。標(biāo)準(zhǔn)層次結(jié)構(gòu)的完備性，標(biāo)志著標(biāo)準(zhǔn)體系的靈活與彈性，是標(biāo)準(zhǔn)體系適應(yīng)現(xiàn)實多樣性的一個重要方面，像檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)子系統(tǒng)、交換格式子系統(tǒng)等都可以用層次結(jié)構(gòu)來進行表達。

2、線性結(jié)構(gòu)。又叫做程序結(jié)構(gòu)，是指各標(biāo)準(zhǔn)按照過程的內(nèi)在聯(lián)系和順序關(guān)系進行結(jié)合的形式。該結(jié)構(gòu)主要體現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化對象在活動流程中的時間性，比如檔案數(shù)據(jù)庫的設(shè)計過程、檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)都有比較嚴(yán)格的流程控制，它們都是由若干階段前后相繼完成的，前一階段的標(biāo)準(zhǔn)是后續(xù)階段標(biāo)準(zhǔn)得以實施的前提，如檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程中需求標(biāo)準(zhǔn)與邏輯設(shè)計規(guī)范之間就是線性結(jié)構(gòu)。

三、檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建的必要性

檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)作為檔案機構(gòu)進行信息資源開發(fā)的主體活動，是涵蓋資源描述、資源加工、數(shù)據(jù)庫設(shè)計、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)等活動在內(nèi)的復(fù)雜活動，涉及大量人力、物力、財力的投入使用。因此必須就檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中所涉及到的各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行系統(tǒng)管理，構(gòu)建科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)體系。

目前在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程已經(jīng)積累了大量的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中包括數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)范、各級各類檔案信息資源的描述規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)庫功能規(guī)范等；包括國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、部門標(biāo)準(zhǔn)等各種層級的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；包括管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)等標(biāo)準(zhǔn)類型。通過構(gòu)建合理的適用于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，發(fā)揮系統(tǒng)論中“1＋1>2”的系統(tǒng)優(yōu)勢，不但能夠?qū)@些性質(zhì)各異的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行有機組合，切實指導(dǎo)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，還能夠為確定未來相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展趨向，為信息資源管理和信息共享提供堅實的規(guī)范基礎(chǔ)。

四、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建原則

1、開放性。所謂開放標(biāo)準(zhǔn)是指那些知識產(chǎn)權(quán)明確屬于公共領(lǐng)域、采用開放語言和標(biāo)準(zhǔn)格式描述、有可靠的公共登記和持續(xù)的維護機制、有可靠的開放轉(zhuǎn)換和擴展機制、公開發(fā)布詳細(xì)技術(shù)文件并可公共獲取的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建過程中，應(yīng)優(yōu)先考慮采用那些已經(jīng)被廣泛接受和應(yīng)用的開放標(biāo)準(zhǔn)，一則可以避免重新編制已經(jīng)存在的標(biāo)準(zhǔn)帶來的重復(fù)勞動，二則能夠保證比較高的標(biāo)準(zhǔn)水平，有效降低建設(shè)風(fēng)險。

積極采用國際標(biāo)準(zhǔn)就是開放性的一個重要表現(xiàn)。國際標(biāo)準(zhǔn)是由國際標(biāo)準(zhǔn)化組織所制定的標(biāo)準(zhǔn)，是由世界各國的專家參與制定的，它含有大量科技成果和成熟的管理經(jīng)驗，代表著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn)管理水平。國際標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先的原則也是我國標(biāo)準(zhǔn)化工作倡導(dǎo)的主要原則。盡量采用國際標(biāo)準(zhǔn)、國際范圍內(nèi)通用的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或者先進國家的國家標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)本地需求按照國際標(biāo)準(zhǔn)的邏輯框架可以進行定制和擴展本地標(biāo)準(zhǔn)。對于檔案數(shù)據(jù)庫這類以資源管理為主的項目，尤其應(yīng)當(dāng)注意與國際有關(guān)信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)的接軌，為擴大檔案信息資源的共享利用范圍提供標(biāo)準(zhǔn)保障。就我國檔案資源開發(fā)實際情況而言，大量采用有關(guān)國家公共標(biāo)準(zhǔn)也是標(biāo)準(zhǔn)體系開放性的重要體現(xiàn)，像行政區(qū)劃代碼、文獻保密等級、語種等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)只需要直接引用就可以了。

2、 系統(tǒng)性。系統(tǒng)性是構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系的一個主要出發(fā)點。在一個標(biāo)準(zhǔn)體系中，標(biāo)準(zhǔn)的效應(yīng)除了直接產(chǎn)生于各個標(biāo)準(zhǔn)自身之外，還需要從構(gòu)成該標(biāo)準(zhǔn)體系的標(biāo)準(zhǔn)集合之間的相互作用中得到。構(gòu)成標(biāo)準(zhǔn)體系的各標(biāo)準(zhǔn)，并不是獨立的要素，標(biāo)準(zhǔn)之間相互聯(lián)系、相互作用、相互約束、相互補充，從而構(gòu)成一個完整統(tǒng)一體。

根據(jù)系統(tǒng)性原則，在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)體系時必須注意：（1）注重構(gòu)成標(biāo)準(zhǔn)體系的各標(biāo)準(zhǔn)之間的各種聯(lián)系，做到互相聯(lián)系、互相協(xié)調(diào)、互相適應(yīng)。標(biāo)準(zhǔn)之間應(yīng)當(dāng)避免互相矛盾、自話自說。（2）標(biāo)準(zhǔn)體系是建立在一定數(shù)量的標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)之上的，因此需要積極發(fā)展和積累有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。（3）從更大范圍看，檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)體系是檔案信息管理等標(biāo)準(zhǔn)體系的子系統(tǒng)，因此也要注重與其他有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)的一致性。（4）制定標(biāo)準(zhǔn)時必須明確其在標(biāo)準(zhǔn)體系中的地位，充分考慮到該標(biāo)準(zhǔn)在系統(tǒng)中所起的作用及其與其他標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系。

許多標(biāo)準(zhǔn)在其“引用標(biāo)準(zhǔn)”說明中都會對有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行引用說明，從標(biāo)準(zhǔn)體系的角度看可以認(rèn)為這些標(biāo)準(zhǔn)都是其支撐標(biāo)準(zhǔn)，代表了一定的系統(tǒng)性。如《檔案著錄規(guī)則》內(nèi)容說明中就對引用的“GB/T3792.1-1983 文獻著錄總則、GB/T7156-1987 文獻保密等級代碼GB/T9704-1988、國家機關(guān)公文格式GB/T15418-1994 檔案分類標(biāo)引規(guī)則、GB/T3860-1995 文獻敘詞標(biāo)引規(guī)則、DA/T1-1992 檔案工作基本術(shù)語、DA/T19-1999 檔案主題標(biāo)引規(guī)則”等作了說明，這些標(biāo)準(zhǔn)對于著錄規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)作用的發(fā)揮起著基礎(chǔ)支撐的作用。

3、 結(jié)構(gòu)合理。標(biāo)準(zhǔn)體系的結(jié)構(gòu)是指標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)內(nèi)各標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)在有機聯(lián)系的表現(xiàn)方式，合理的標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)要求具備合理的標(biāo)準(zhǔn)層級、時間序列和數(shù)量比例。具體到在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)體系時，應(yīng)注意在如下方面搭建標(biāo)準(zhǔn)體系的結(jié)構(gòu)。（1）合理的標(biāo)準(zhǔn)層級結(jié)構(gòu)。要求對國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)等標(biāo)準(zhǔn)層級進行合理搭配。從理論上說，層級越高的標(biāo)準(zhǔn)抽象性、基礎(chǔ)性較強，盡量采用高層級的標(biāo)準(zhǔn)有助于提高構(gòu)建的檔案數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性和通用性。層級較低的標(biāo)準(zhǔn)的具體性和專指性更強，能夠保證檔案數(shù)據(jù)庫的實用性和可操作性。在構(gòu)建時應(yīng)當(dāng)仔細(xì)研究分析各層級的標(biāo)準(zhǔn)，通過合理的結(jié)構(gòu)實現(xiàn)不同層級標(biāo)準(zhǔn)之間的繼承和互補關(guān)系，為標(biāo)準(zhǔn)體系系統(tǒng)性能的發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。（2）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)合理。從檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的影響因素分析中可知，檔案數(shù)據(jù)庫不是簡單的靜態(tài)信息資源，其建設(shè)過程中包含大量管理和工作程序內(nèi)容，在標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建中將這幾類不同性質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)進行綜合考慮，是獲得高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫和有效管理的基本保證。（3）注重各專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)。檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是涉及多個專業(yè)的綜合性項目，包括檔案、數(shù)據(jù)庫工程、相關(guān)行業(yè)業(yè)務(wù)等專業(yè)內(nèi)容，因此需要為數(shù)不少的相關(guān)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的支持，特別需要注意涉及多個專業(yè)的綜合性標(biāo)準(zhǔn)。（4）功能結(jié)構(gòu)合理。在標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建中，要考慮到各種功能實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的合理配置。包括數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)庫設(shè)計、質(zhì)量控制等功能標(biāo)準(zhǔn)的合理組合。（5）兼顧多種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范形式。作為標(biāo)準(zhǔn)體系，其組成對象盡可能采用正式標(biāo)準(zhǔn)，但在實際構(gòu)建過程中，特別是鑒于目前正式標(biāo)準(zhǔn)缺失的狀況，可以將工作中采用的其他規(guī)范形式納入標(biāo)準(zhǔn)體系的范疇。

4、可維護性。為保證標(biāo)準(zhǔn)體系的有效性，標(biāo)準(zhǔn)體系需要開展持續(xù)的維護工作。標(biāo)準(zhǔn)在大多數(shù)情況下只是某一時期技術(shù)水準(zhǔn)、管理水平和經(jīng)驗的反映，具有一定的先進性。但隨著各方面情況的發(fā)展，標(biāo)準(zhǔn)對象的變化、技術(shù)或者管理水平的提升都要求制定或修訂相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，這就要求對標(biāo)準(zhǔn)進行可持續(xù)的維護，包括修改、修訂、廢止等操作。對于標(biāo)準(zhǔn)體系的維護，除了標(biāo)準(zhǔn)個體的維護之外，還需要從系統(tǒng)的角度出發(fā)，保證體系內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)之間的協(xié)調(diào)一致。

5、立足現(xiàn)實。標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建是一個長期的過程，一個理想的標(biāo)準(zhǔn)體系是在相對完善的單個標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上對這些標(biāo)準(zhǔn)實施組合、協(xié)調(diào)的結(jié)果。但事實上，像檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)這樣一個具有動態(tài)性的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，與其相關(guān)的很多信息標(biāo)準(zhǔn)還處于較大的變化之中，有的標(biāo)準(zhǔn)甚至尚未完全形成，在此基礎(chǔ)上要建設(shè)一個比較完善的標(biāo)準(zhǔn)體系是存在先天困難的，因此在建設(shè)過程中必須考慮到現(xiàn)實的約束條件。特別是由于我國檔案界目前的標(biāo)準(zhǔn)化水平還比較落后，國家級別或行業(yè)級別的正式標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量并不是很多，與檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)有關(guān)的就更少了，在進行標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)時對參與標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)形式可以采取靈活的選取策略，充分考慮現(xiàn)實應(yīng)用的基礎(chǔ)情況。

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院