一、國(guó)外相關(guān)術(shù)語(yǔ)的涵義

國(guó)際檔案理事會(huì)大學(xué)和科學(xué)檔案分委員會(huì)（ICA/SUV），2003-2004年開(kāi)展的關(guān)于“科學(xué)（science）”，“研究（research）”，“科學(xué)文件（records of science）”國(guó)際調(diào)查①揭示，國(guó)際上對(duì)科學(xué)、研究和科學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)存在差異。

關(guān)于科學(xué)的認(rèn)識(shí)有三種：包括社會(huì)科學(xué)在類(lèi)的所有科學(xué)；不包括人文和社會(huì)科學(xué)的科學(xué)；其它。

關(guān)于研究的認(rèn)識(shí)有學(xué)術(shù)性與非學(xué)術(shù)性研究之分。

科研文件的定義不僅國(guó)際學(xué)術(shù)領(lǐng)域和國(guó)家間存在差異，機(jī)構(gòu)間也存在不同認(rèn)識(shí)。主要有五種視角：第一種是科研項(xiàng)目視角，如在奧地利和比利時(shí)，科研文件指科研項(xiàng)目形成的文件；第二種是科研機(jī)構(gòu)視角，如在澳大利亞和加拿大，科研究機(jī)構(gòu)科學(xué)活動(dòng)及其文化背景中形成的所有文件被看成科研文件；第三種是科學(xué)家及其科學(xué)活動(dòng)視角，如美國(guó)密西根大學(xué)將科學(xué)家活動(dòng)的文件及其私人信件看成科研文件，第四種是狹義的科研活動(dòng)視角，如在英國(guó)，與科研活動(dòng)直接相關(guān)的文件被看成科研文件；第五種是廣義科研活動(dòng)視角，如在瑞典、捷克、愛(ài)爾蘭，整個(gè)科學(xué)研究活動(dòng)中形成的所有文件被看成科研文件。

本課題調(diào)查②揭示國(guó)外科學(xué)研究領(lǐng)域中使用頻率最高的詞是文件而非檔案，文件管理是科學(xué)研究活動(dòng)中所有相關(guān)人員都廣泛關(guān)注的話(huà)題，檔案則主要是檔案領(lǐng)域和歷史研究者才關(guān)注的話(huà)題。科研文件的概念包括科研檔案，科研檔案僅是其中需要永久保存部分。

二、 國(guó)外科研文件和檔案管理中存在的主要問(wèn)題

研究揭示國(guó)外科研文件和檔案管理中存在的主要問(wèn)題有三個(gè)方面：

第一，對(duì)已經(jīng)形成的科研檔案的鑒定問(wèn)題，這是過(guò)去和現(xiàn)在及未來(lái)都面臨的難題?？蒲袡n案的鑒定存在誰(shuí)該對(duì)其負(fù)責(zé)的爭(zhēng)議和不同的責(zé)任模式，無(wú)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。有大學(xué)學(xué)術(shù)委員會(huì)負(fù)責(zé)、系主任負(fù)責(zé)、科學(xué)家負(fù)責(zé)、科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)、檔案館工作人員負(fù)責(zé)和其他多種多樣的責(zé)任形式。采用最多的是檔案館工作人員負(fù)責(zé)，其次是科學(xué)家負(fù)責(zé)。目前尚缺少科學(xué)的依據(jù)和廣泛認(rèn)可的統(tǒng)一原則和標(biāo)準(zhǔn)。

第二，對(duì)正在形成的數(shù)字檔案的保護(hù)問(wèn)題，Arovelius調(diào)查報(bào)告③揭示國(guó)外大多數(shù)機(jī)構(gòu)對(duì)科研文件的數(shù)字保護(hù)仍無(wú)對(duì)策，電子文件主要采用的是其自然格式的保存，只有少數(shù)機(jī)構(gòu)采用了遷移和仿真保護(hù)方法。對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)而言，采用OAIS模型可以對(duì)已經(jīng)形成的數(shù)字檔案的長(zhǎng)久保存和利用，但難于介入正在形成和將要形成的電子和數(shù)字科研文件的前端控制與真實(shí)性保證。

第三，對(duì)科研文件管理規(guī)劃的國(guó)際性研究問(wèn)題。McCarthy andSherratt ④指出科研文件的科學(xué)管理可以反映學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域的造假、學(xué)術(shù)不軌行為、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、法律和財(cái)務(wù)的責(zé)任承諾情況，有必要開(kāi)展專(zhuān)門(mén)研究，其收益不僅限于對(duì)文件和檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)貢獻(xiàn)，不僅限于對(duì)科學(xué)領(lǐng)域的貢獻(xiàn)，對(duì)政府、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)和企業(yè)都將有重要受益。目前國(guó)際領(lǐng)域?qū)ｉT(mén)針對(duì)科研文件和檔案管理的研究較少，有專(zhuān)門(mén)基金資助的研究為零。

全球化背景下，越來(lái)越多的科研活動(dòng)是跨國(guó)、跨領(lǐng)域合作開(kāi)展的，如何制定科學(xué)領(lǐng)域廣泛采納的跨國(guó)家、跨機(jī)構(gòu)、跨項(xiàng)目和跨個(gè)人的連貫一致的文件管理規(guī)劃，規(guī)范記錄科學(xué)與技術(shù)活動(dòng)過(guò)程，規(guī)范科研活動(dòng)信息的產(chǎn)生、發(fā)布、保護(hù)、管理和利用，規(guī)范其科研文件和檔案的收集、鑒定、數(shù)字化保存和長(zhǎng)久利用具有特別重要的國(guó)際意義。

三、國(guó)外科研文件和檔案管理的規(guī)律

研究揭示國(guó)外在為什么進(jìn)行科研文件和檔案管理，管理什么和如何管理方面具有如下規(guī)律。

為什么管的驅(qū)動(dòng)力因素主要有四個(gè)方面：個(gè)人科研學(xué)術(shù)行為規(guī)范與道德規(guī)范要求、科學(xué)家身份認(rèn)證與科研活動(dòng)繼承與發(fā)展、機(jī)構(gòu)科研歷史維護(hù)與記憶延續(xù)、科研信息資源社會(huì)共享與公共信息服務(wù)。

管什么的模式有四種：個(gè)人科研活動(dòng)證據(jù)庫(kù)、機(jī)構(gòu)科研活動(dòng)記憶庫(kù)、科研領(lǐng)域數(shù)據(jù)庫(kù)和信息庫(kù)、科研項(xiàng)目專(zhuān)題知識(shí)庫(kù)。目前廣泛采用的管理模式是文件連續(xù)體管理模式，通常采用文件管理規(guī)劃實(shí)現(xiàn)文件生命全過(guò)程管理。

如何管的方法有多種，其中值得借鑒的是：積極參與國(guó)際性或國(guó)家性科研檔案管理協(xié)會(huì)組織的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)；科研文件和檔案管理制度化和規(guī)范化，制定科研文件和科研檔案管理規(guī)范和最佳實(shí)踐指南并將其納入機(jī)構(gòu)科研活動(dòng)管理規(guī)范體系和科研信息管理規(guī)范體系；建立并實(shí)施個(gè)人、項(xiàng)目組、科研管理機(jī)構(gòu)三級(jí)責(zé)任管理體系；科研檔案利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，開(kāi)展科學(xué)家、科研項(xiàng)目和科研機(jī)構(gòu)及基金會(huì)為對(duì)象的科研檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)服務(wù)。

四、國(guó)外科研文件和檔案管理的特點(diǎn)及其發(fā)展趨勢(shì)

調(diào)查⑤揭示國(guó)外科研檔案管理受數(shù)據(jù)保護(hù)法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法、信息自由法、檔案法、大學(xué)和學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)的政策、研究團(tuán)隊(duì)的規(guī)定、捐贈(zèng)機(jī)構(gòu)的要求等制約。按歸屬和所有權(quán)劃分，科研文件的管理模式有：公共財(cái)產(chǎn)模式，遵循檔案法管理科研文件；個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)模式，采用捐贈(zèng)者協(xié)議管理科研文件；機(jī)構(gòu)財(cái)產(chǎn)模式，按有關(guān)機(jī)構(gòu)財(cái)產(chǎn)法規(guī)管理科研文件；混合模式，根據(jù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)要求、科學(xué)家、科研機(jī)構(gòu)或基金資助單位的不同、劃分公共財(cái)產(chǎn)、機(jī)構(gòu)財(cái)產(chǎn)或是私有財(cái)產(chǎn)，實(shí)施對(duì)應(yīng)的管理。檔案的收集渠道有檔案法規(guī)定、大學(xué)和學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)政策規(guī)定、捐贈(zèng)、宣傳和動(dòng)員移交、購(gòu)買(mǎi)等，其中捐贈(zèng)和動(dòng)員移交為多數(shù)。

研究揭示目前國(guó)外科研文件和檔案的管理有以下五個(gè)發(fā)展趨勢(shì)：

第一，科研文件和檔案管理研究的合作化與國(guó)際化趨勢(shì)。從各種國(guó)際學(xué)術(shù)交流活動(dòng)中可以看出，其活動(dòng)均相互關(guān)聯(lián)，共同參與，如國(guó)際檔案理事會(huì)ICA/SUV下屬的科學(xué)檔案分委員會(huì)活動(dòng)、美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)的科學(xué)與技術(shù)和醫(yī)療與健康工作組活動(dòng)和澳大利亞檔案工作者協(xié)會(huì)的科學(xué)與技術(shù)和醫(yī)療檔案專(zhuān)門(mén)小組活動(dòng)。越來(lái)越多的科研文件和檔案管理研究者介入到國(guó)際科學(xué)理事會(huì)和國(guó)際科技信息理事會(huì)科技信息政策委員會(huì)的學(xué)術(shù)活動(dòng)中，與圖書(shū)和博物機(jī)構(gòu)共同制定全球的科學(xué)與文化數(shù)字資源保護(hù)與利用對(duì)策和合作性服務(wù)規(guī)劃?？蒲形募蜋n案的長(zhǎng)久保存和可持續(xù)利用問(wèn)題是科學(xué)領(lǐng)域、文件檔案管理領(lǐng)域、信息領(lǐng)域和IT領(lǐng)域共同關(guān)注的全球性問(wèn)題，從國(guó)際視野出發(fā)制定全球性對(duì)策是未來(lái)研究的趨勢(shì)。

第二，基于最佳實(shí)踐的科研文件和檔案規(guī)范化管理趨勢(shì)。國(guó)外研究揭示科研技文件管理逐漸被納入科研活動(dòng)及其管理過(guò)程，越來(lái)越多的科研機(jī)構(gòu)制定有科研文件管理規(guī)劃和科研檔案管理最佳實(shí)踐指南，采用ISO15489及其系列標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)文件管理，采用OAIS參考模型指導(dǎo)檔案數(shù)字資源長(zhǎng)久保存與利用是較為成功的經(jīng)驗(yàn)。

第三，業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的科研文件和檔案管理趨勢(shì)。強(qiáng)調(diào)服務(wù)于科研業(yè)務(wù)活動(dòng)及其管理，給其帶來(lái)如下受益，如信用支持、審計(jì)支持、績(jī)效支持、質(zhì)量支持，基于證據(jù)的學(xué)術(shù)規(guī)范治理，科研項(xiàng)目治理等。

第四，科研檔案利用的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)服務(wù)趨勢(shì)。如澳大利亞從二十世紀(jì)八十年代就開(kāi)始研究如何將澳大利亞的科學(xué)遺產(chǎn)提供利用，在二十世紀(jì)九十年代便成立了澳大利亞科學(xué)檔案項(xiàng)目組，建立起形成者、保管者和利用者間的合作框架，確保澳大利亞科學(xué)檔案和以科學(xué)為基礎(chǔ)的醫(yī)療和技術(shù)檔案的保護(hù)和利用。美國(guó)也開(kāi)展有以科學(xué)家、科研項(xiàng)目和科研機(jī)構(gòu)及基金會(huì)為對(duì)象的科研檔案利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)服務(wù)項(xiàng)目。

第五，建立跨學(xué)科和跨領(lǐng)域的科研文件和檔案管理動(dòng)態(tài)聯(lián)盟趨勢(shì)。從載體長(zhǎng)久保存，轉(zhuǎn)向證據(jù)和誠(chéng)信保證及責(zé)任承諾，保證文件和檔案的真實(shí)性、可靠性、完整成套性和長(zhǎng)久可用性，將科研文件、檔案管理納入科研活動(dòng)及其管理效率、效益和效能提高的信息系統(tǒng)和數(shù)字化管理工程，提高科研項(xiàng)目管理的整體水平及管理能力。

參考文獻(xiàn)：

① ③ Arovelius， Renata. Archives of Science: An International Perspective and Comparison on Best Practices for Handling of Scientific Records， The 15th International Congress on Archives. www.widen2004.ica.org. Accessed 2007-4-9.

②⑤課題從6個(gè)途徑開(kāi)展了國(guó)外科研檔案管理的調(diào)查： （1）“research records”， “ research archives” 題名檢索ProQuest， Web of Science 數(shù)據(jù)庫(kù)。（2）國(guó)際檔案理事會(huì)（ICA）、國(guó)際文件基金會(huì)（IRMT）、國(guó)際文件管理工作者協(xié)會(huì)（ARMA）、美國(guó)（SAA）、英國(guó)（SOA）、澳大利亞（ASA）、加拿大（CAA）檔案工作者協(xié)會(huì)網(wǎng)站上有關(guān)出版物、學(xué)術(shù)刊物和學(xué)術(shù)活動(dòng)中有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和科研與科技檔案管理研究的調(diào)查。（3）美國(guó)、英國(guó)、澳大利亞、加拿大、新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站和ISO網(wǎng)站有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和科研與科技檔案管理研究的調(diào)查。（4）ISOTC46/SC11/WG5 ISO15489文件管理工作組專(zhuān)家訪(fǎng)談。（5）相關(guān)科研信息管理規(guī)范和科研最佳實(shí)踐典型案例研究。（6）相關(guān)學(xué)術(shù)研討活動(dòng)及研究項(xiàng)目進(jìn)展調(diào)查。

④McCarthy ，Gavan andSherratt，Gavan， Mapping Scientific Memory: understanding the role of record-keeping in scientific practice， Archives and Manuscripts， vol.?24， no.?1， May 1996.

作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院