檔案信息化工作的實(shí)踐內(nèi)容包括館藏檔案和未移交進(jìn)館的檔案數(shù)字化、管理軟件平臺(tái)（B/S或C/S結(jié)構(gòu)）網(wǎng)絡(luò)化和信息化、提供利用憑證化。具體內(nèi)容是文件級(jí)檔案目錄、案卷級(jí)檔案目錄、照片檔案目錄、全文檔案數(shù)字化、音頻視頻檔案數(shù)字化等。由此可見檔案信息化工作的實(shí)踐成果為網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下開展檔案信息化工作創(chuàng)新提供了數(shù)據(jù)級(jí)基礎(chǔ)準(zhǔn)備，同時(shí)亟待解決檔案信息資源孤島等利用問題必然提到日程上來(lái)。

以北京地區(qū)的檔案信息化工作實(shí)踐為例，十八個(gè)區(qū)縣在不同程度地推進(jìn)檔案信息化工作，大部分區(qū)縣都已經(jīng)形成了自身特色的檔案信息化思路和模式，各基層部門都已經(jīng)完成了網(wǎng)絡(luò)寬帶接入服務(wù)，為互聯(lián)互通打好了基礎(chǔ)。同時(shí)各區(qū)縣財(cái)政對(duì)檔案信息化工作的投入在逐年加大，互聯(lián)網(wǎng)的核心交換技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入成熟期，形成了做好檔案信息化工作的大環(huán)境。

一、解析檔案信息化工作，

為網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下的創(chuàng)新理清思路

1、網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下的檔案信息化工作的定義。通過實(shí)踐我們認(rèn)為，檔案信息化工作是通過計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程訪問和控制技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)技術(shù)、開發(fā)（合并兼容傳統(tǒng)紙質(zhì)文件紙質(zhì)檔案處理流程轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)電子文件電子檔案處理流程）轉(zhuǎn)換軟件平臺(tái)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)提高辦公效率的文檔處理的無(wú)紙化，從而達(dá)到文件、檔案的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高速檢索利用的一個(gè)工程。有針對(duì)性地開展網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下的檔案信息化工作創(chuàng)新，貼近區(qū)縣檔案局館的業(yè)務(wù)工作，可以為每項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作的開展提供一種或幾種工作思路。

2、開展網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下的檔案信息化工作，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作模式的突破，對(duì)于檔案指導(dǎo)工作的延伸，意義更加深遠(yuǎn)。通過互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問和控制技術(shù)的運(yùn)用，指導(dǎo)人員可以在自己的辦公桌前查看分管基層單位的檔案管理情況，實(shí)現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)距離、無(wú)障礙的傳遞和交流，及時(shí)方便地對(duì)基層檔案員的問題進(jìn)行解答，減少了奔波之累。同時(shí)還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)分管單位未按要求進(jìn)行歸檔的問題；針對(duì)編研工作，對(duì)于文字（大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等）、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進(jìn)行數(shù)字化編輯和儲(chǔ)存，并通過計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)對(duì)多元的信息資源進(jìn)行圖、文、聲等信息的合成加工，非常容易地形成檔案編研材料，用于合乎民意的宣傳工作；對(duì)于檔案管理工作中的閱覽工作的影響，同樣不可小視。通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建，并利用遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫(kù)查詢功能，解決檔案的自然老化與人為損害等問題。對(duì)于現(xiàn)行文件的利用，也會(huì)有本質(zhì)的促進(jìn)。只要是在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上歸檔的電子文件（非涉密和非劃控），均可在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)公眾利用查閱。網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下的檔案信息化，必然使檔案工作者改變傳統(tǒng)的思想觀念，自覺地更新知識(shí)，促進(jìn)《電子簽名法》的真正落實(shí)，真正實(shí)現(xiàn)提供利用憑證化。運(yùn)用因特網(wǎng)技術(shù)中瀏覽器——服務(wù)器技術(shù)和終端——服務(wù)器技術(shù)，開展管理工作的實(shí)踐，將會(huì)不斷提升檔案管理工作創(chuàng)新水平。

二、實(shí)踐檔案信息化工作，

為網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下的方法創(chuàng)新積累經(jīng)驗(yàn)

1、必須樹立檔案信息化工作是網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)工程的重要組成部分的觀念。以往的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)與檔案信息化工作是兩個(gè)單位的事，彼此不搭界。伴隨網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)（OA）的逐步運(yùn)用，兩輛目的相同的車，在不同的路徑上行駛即將匯入同一軌道。只有檔案信息化工作成果在網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)充分利用起來(lái)，網(wǎng)絡(luò)辦公的效率才能迅速體現(xiàn)。同樣，只有網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)中匯集了檔案信息化成果，才能使政府對(duì)檔案信息化工作的投入得到高效回報(bào)，檔案工作才能得到重新認(rèn)識(shí)和定位。

2、只有在網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的大環(huán)境下，構(gòu)筑電子文件管理平臺(tái)，將傳統(tǒng)文件的收發(fā)與電子文件的管理全部納入這個(gè)OA系統(tǒng)中，才能真正進(jìn)行和開展電子文件的管理、電子檔案的原始性認(rèn)定和《電子簽名法》中相關(guān)內(nèi)容的落實(shí)。檔案信息化工作必須創(chuàng)新，才能適應(yīng)越來(lái)越多網(wǎng)民利用的需求，才能適應(yīng)已經(jīng)形成的各種類型的檔案數(shù)字化成果，如專題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、照片音頻視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的整合管理和在不同數(shù)據(jù)庫(kù)間相互檢索利用。同時(shí)區(qū)縣檔案館開展檔案信息化工作，又是能夠加大多年來(lái)區(qū)縣檔案館的檔案鑒定工作力度，或者說是為只重館藏接收、不想或不敢開展鑒定工作，提供了可操作的機(jī)遇。因?yàn)闄n案數(shù)字化工作的開展，不僅要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，還要進(jìn)行前期檔案的鑒定，用前瞻性的眼光來(lái)處理檔案數(shù)字化，對(duì)于重份的、副本的、（無(wú)批復(fù)的）請(qǐng)示等要進(jìn)行有序的剔除。這些都是檔案信息化部門要統(tǒng)籌考慮的問題。

3、破除網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下開展檔案信息化是給傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作增加工作量的觀念。大部分區(qū)縣檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門每年六月進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔，檔案目錄通過軟件（或?qū)Ｓ密浖┬纬刹⒋蛴〕杉堎|(zhì)目錄。如果電子文件的歸檔流程涵蓋紙質(zhì)檔案的歸檔流程并完成歸檔工作，這種工作模式的質(zhì)變，對(duì)檔案工作的影響深刻而意義重大。實(shí)質(zhì)上檔案工作量不是增加了，反而因?yàn)樵诰W(wǎng)上歸檔的實(shí)現(xiàn)使工作量減少了。在網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下形成的電子文件，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)（含檔案管理模塊）進(jìn)行迅速、有效、多角度的整理，不再需要對(duì)它進(jìn)行類似紙質(zhì)文件那樣的分類整理，而是根據(jù)不同的需要，利用網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行虛擬的自由組合分類檢索，從而解決了查閱檔案的查準(zhǔn)和查全的問題。

三、網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下開展檔案信息化工作創(chuàng)新

需注意的幾個(gè)問題

1、保證電子文件歸檔的只讀性，同時(shí)要履行電子文件交接如同紙質(zhì)檔案移交進(jìn)檔案館同樣的相關(guān)簽字手續(xù)。也就是說，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，無(wú)論是通過磁盤或光盤移交的還是通過網(wǎng)上移交的電子文件，都要將已歸檔的電子文件能過技術(shù)軟件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮憑證效用。

2、檔案信息化工作中，探索電子文件存儲(chǔ)載體的記憶信息不滅失的辦法。以磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際儲(chǔ)存的驗(yàn)證，目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。昌平區(qū)檔案局館的做法是每?jī)赡赀M(jìn)行抽檢，每五年進(jìn)行全面重新轉(zhuǎn)存。

3、檔案信息化工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的改變必須得到重視。目前，無(wú)論是基層檔案室還是區(qū)縣檔案館，檔案工作人員所用的絕大多數(shù)是紙質(zhì)文件的歸檔經(jīng)驗(yàn)與做法，對(duì)檔案信息化工作的認(rèn)識(shí)還有待提高，還不能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下的檔案信息化工作的需求，因此要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握檔案信息管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

4、在雙套制歸檔模式下，克服“重紙質(zhì)檔案、輕電子文件歸檔”的不成文模式和認(rèn)識(shí)，積極探索紙質(zhì)、電子文件合二為一的可能性。從區(qū)縣檔案工作的實(shí)踐來(lái)看，大部分電子文件可以實(shí)現(xiàn)磁盤光盤存儲(chǔ)管理，即存于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器或脫機(jī)保存于磁帶機(jī)、大容量光盤中。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”（分別由管理科和信息化科負(fù)責(zé)接收），因此在歸檔內(nèi)容上形成“兩套制”，即紙質(zhì)載體與磁盤、光盤載體兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具，在“備注”中注明利用時(shí)參照。通過幾年的實(shí)踐筆者認(rèn)為，應(yīng)大力推薦減少紙質(zhì)檔案的歸檔，加大同期電子文件的歸檔強(qiáng)度和建立評(píng)估考核機(jī)制，努力構(gòu)筑磁盤、光盤載體（在服務(wù)器上直接利用或脫機(jī)保存于檔案庫(kù)房）歸檔為主，紙質(zhì)載體歸檔為輔的做法。如果當(dāng)年歸檔的檔案憑證價(jià)值較高，則另存一套以“件”為單位的相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，這樣不僅能夠優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫(kù)房緊張的狀況。

作者單位：北京市昌平區(qū)檔案局