“十一五”期間，為了能夠提出思路清晰、目標(biāo)明確、方案可行的具有前瞻性、導(dǎo)向性、適用性的北京市檔案信息化建設(shè)規(guī)劃草案，本課題組采取實(shí)地考察與問卷調(diào)查相結(jié)合的方法，在整理2003至2006年歷次調(diào)查情況的基礎(chǔ)上，對北京市檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀做出如下概要總結(jié)與分析。

一、北京市檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

(一)檔案信息化的組織與規(guī)劃

市檔案局已成為市信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員，并于2004年出臺了《北京市檔案信息化建設(shè)2004—2005年工作計(jì)劃》。截至2005年底，崇文等12個區(qū)縣檔案局也成為本地區(qū)信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員，石景山等16個區(qū)縣檔案信息化建設(shè)已納入本地區(qū)信息化建設(shè)整體規(guī)劃。截至2005年5月，在107個被調(diào)查的市屬單位中，有91個單位進(jìn)行了檔案信息化規(guī)劃工作，其中17個單位有獨(dú)立的檔案信息化規(guī)劃，74個單位的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃被列入本單位辦公自動化規(guī)劃之中，兩項(xiàng)合計(jì)占被調(diào)查單位的85％。

(二)檔案信息化規(guī)范性管理

自2003年開始，市檔案局或與有關(guān)部門相繼制定了《關(guān)于加強(qiáng)電子文件和電子檔案管理的意見》、《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息安全工作的通知》及《北京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》等文件。截至2005年11月，朝陽等16個區(qū)縣檔案局館都根據(jù)實(shí)際工作需要，制定了電子文件歸檔和管理的有關(guān)制度。而在2006年10月對63個市屬單位的調(diào)查中，只有16個單位制定了本單位的電子文件歸檔制度，有9個單位制定了電子文件保管期限表，分別占被調(diào)查單位的25，4％和14，29％。

(三)檔案信息資源建設(shè)

本市19個國家綜合檔案館根據(jù)館藏實(shí)際和社會需求，建立了不同類型的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，主要包括全宗、案卷、文件級檔案目錄數(shù)據(jù)庫，專題檔案目錄數(shù)據(jù)庫、開放檔案目錄數(shù)據(jù)庫等。絕大多數(shù)的國家綜合檔案館開展了檔案數(shù)字化工作。截至2005年11月，市檔案館累計(jì)完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描44，6萬卷(冊)，共1693，3萬頁，數(shù)字化檔案數(shù)量約占館藏總量的29，1％。截至2005年5月，在107個被調(diào)查的市屬單位中，填有機(jī)讀檔案目錄的具體單位有60個，目錄總量合計(jì)共130，7萬條。另有46個單位開展了檔案數(shù)字化工作，其中16個單位檔案數(shù)字化的具體數(shù)量合計(jì)共6235，6萬頁。

(四)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)

開發(fā)檔案管理系統(tǒng)是規(guī)范檔案信息資源管理的重要手段。2004年，全市18個區(qū)縣檔案館均安裝了《區(qū)縣檔案館檔案管理系統(tǒng)》。此外，各區(qū)縣檔案局館根據(jù)實(shí)際需要，也自行研制或委托軟件公司開發(fā)了一些檔案管理軟件。

截至2005年5月，在107個被調(diào)查的市屬單位中，有48個單位的辦公自動化系統(tǒng)中有檔案管理模塊，占44，9％。另有36個單位自行開發(fā)了檔案管理軟件，有40個單位購買了京通、科怡、飛狐靈通等檔案管理軟件。而在2006年10月對63個被調(diào)查的市屬單位中，只有17個單位的辦公自動化系統(tǒng)具備歸檔功能，僅占被調(diào)查單位的26，98％。

(五)檔案網(wǎng)站建設(shè)

檔案局館網(wǎng)站是為社會公眾提供檔案信息資源、行政規(guī)范性文件和行政管理服務(wù)的信息平臺。截至2005年底，北京市檔案局館、崇文區(qū)檔案局館等18個單位的檔案網(wǎng)站與政府信息網(wǎng)連通，其中絕大多數(shù)檔案局館可以對其網(wǎng)頁進(jìn)行自行維護(hù)。

截至2005年底，在市檔案局館網(wǎng)站上可以檢索到明清檔案數(shù)據(jù)庫、民國檔案數(shù)據(jù)庫、勞模檔案數(shù)據(jù)庫、工商與稅務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫等，共78，92萬條開放檔案目錄。同時有28萬頁檔案可在網(wǎng)上全文閱覽。18個區(qū)縣檔案館基本上都建有勞模、婚姻、知青、招工等檔案目錄數(shù)據(jù)庫，在區(qū)縣檔案局館網(wǎng)站上有110萬條(包括文件級和案卷級)開放檔案目錄可供檢索，有的網(wǎng)站還可以檢索到全文。

截至2005年5月，在107個被調(diào)查的市屬單位中，有78個單位的檔案部門的計(jì)算機(jī)與單位局域網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)連接，占被調(diào)查單位的72，9％。有76個單位建立了對社會公開的網(wǎng)站，但公開檔案及有關(guān)內(nèi)容的只有7個單位，約占被調(diào)查單位的6，5％。

(六)檔案信息化知識與技術(shù)培訓(xùn)

有針對性地開展檔案信息化知識與技術(shù)培訓(xùn)，是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的人員保障。截至2005年9月，西城等17個區(qū)縣檔案局館開展了檔案信息化知識與技術(shù)的培訓(xùn)，或組織人員參加了市檔案局和區(qū)縣有關(guān)部門舉辦的信息化相關(guān)知識與技術(shù)的培訓(xùn)。

在2005年5月對107個被調(diào)查的市屬單位中。有58人參加過計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息安全、數(shù)據(jù)庫軟件和檔案管理系統(tǒng)等方面的培訓(xùn)，約占被調(diào)查人員的54，2％。

(七)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

配備適用的計(jì)算機(jī)軟硬件及相關(guān)設(shè)施，是開展檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)保障。截至2005年底，市檔案局館有計(jì)算機(jī)263臺，服務(wù)器11臺；18個區(qū)縣檔案局館有計(jì)算機(jī)389臺，服務(wù)器32臺。其中宣武區(qū)等12個區(qū)縣檔案局館實(shí)現(xiàn)了工作人員人均一機(jī)，海淀區(qū)等15個區(qū)縣檔案局館購置了服務(wù)器。

截至2005年5月，在107個被調(diào)查的市屬單位中，有103個單位的檔案部門配備了計(jì)算機(jī)，約占被調(diào)查單位的96，3％。

二、北京市檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀的分析

(一)檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)組織體系已建立，領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)的履職能力需切實(shí)增強(qiáng)

針對市檔案信息化建設(shè)缺乏強(qiáng)有力的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)狀和《北京市檔案信息化建設(shè)2004—2005年工作計(jì)劃》落實(shí)不到位的情況，應(yīng)盡快建立起全市檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，承擔(dān)對全市檔案信息化建設(shè)規(guī)劃的審定，檔案信息化重大事項(xiàng)的決策，檔案信息化任務(wù)分配的協(xié)調(diào)，以及檔案信息化規(guī)劃落實(shí)的監(jiān)督等職責(zé)，以切實(shí)保證檔案信息化建設(shè)規(guī)劃的執(zhí)行效果。為了確保規(guī)劃提出的任務(wù)能夠落實(shí)，應(yīng)明確其具體的責(zé)任部門和完成時間，并納入有關(guān)單位和部門的工作計(jì)劃。

(二)檔案信息化宏觀指導(dǎo)性文件已制發(fā)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的研究與制定迫在眉睫

目前，本市檔案信息化規(guī)范性建設(shè)僅限于宏觀指導(dǎo)性文件的制定，尚缺乏對檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、特別是對業(yè)務(wù)和技術(shù)性規(guī)范的研究制定?！笆晃濉睍r期，市檔案局應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的研究，并有計(jì)劃地開展相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如電子文件的歸檔制度與進(jìn)館辦法、數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范等制定工作。

(三)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用逐步推進(jìn)，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)符合文件歸檔要求的研究亟待加強(qiáng)

目前，市檔案館已研發(fā)檔案館檔案管理系統(tǒng)。本市18個區(qū)縣檔案館已運(yùn)行科怡公司與市檔案局合作開發(fā)的《區(qū)縣檔案館檔案管理系統(tǒng)》。在2005年5月被調(diào)查的107個市屬單位中，有76個單位自行開發(fā)或購買了檔案管理軟件，有48個單位運(yùn)行的辦公自動化系統(tǒng)具備了文檔一體化管理的能力，但在42個有業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的單位中只有14個單位的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)具有電子文件歸檔功能。而在2006年10月被調(diào)查的63個市屬單位中，只有7個單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)具備電子文件的歸檔功能?？梢?，市檔案局亟待組織力量加強(qiáng)對市屬單位業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)行情況的調(diào)研，并及時有針對性地監(jiān)督、指導(dǎo)有關(guān)單位做好電子文件的歸檔與管理工作。

(四)各檔案局館開發(fā)信息資源富有成效，全市檔案信息資源的整合與共享需提上日程

為全面推進(jìn)檔案信息化與“數(shù)字北京”和國家檔案信息化建設(shè)的同步協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，“十一五”時期。檔案信息化建設(shè)要按照統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、需求主導(dǎo)、資源共享及保障安全的原則，重點(diǎn)抓檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)范建設(shè)及全市檔案信息資源整合與共享工作。建立全市檔案門戶網(wǎng)站，為實(shí)現(xiàn)全市檔案目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫、錄音錄像檔案數(shù)據(jù)庫及行政規(guī)范性文件數(shù)據(jù)庫的整合和共享提供平臺。利用政務(wù)專網(wǎng)為政府有關(guān)部門提供館藏暫不開放檔案信息資源服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策信息系統(tǒng)提供有針對性的檔案信息服務(wù)；利用互聯(lián)網(wǎng)為社會公眾提供開放檔案和行政規(guī)范性文件服務(wù)，從而形成全市多層次多類型可共享的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

(五)檔案信息化知識與技術(shù)的培訓(xùn)剛起步，培訓(xùn)的層次性與適用性需增強(qiáng)

據(jù)2005年5月對107個市屬單位的調(diào)查，回答參加過信息化知識與技術(shù)培訓(xùn)的58人中，只有27人接受了檔案管理的系統(tǒng)培訓(xùn)。參加過有關(guān)檔案信息化知識與技術(shù)培訓(xùn)的人員，僅占被調(diào)查人員的25，2％。

在“十一五”期間，市檔案局首先應(yīng)組織專家在借鑒現(xiàn)有檔案信息化培訓(xùn)教材，并基于本市檔案信息化實(shí)際情況和發(fā)展需要的基礎(chǔ)上，編寫適用的系列培訓(xùn)教材或課件。其次，應(yīng)加強(qiáng)對不同層次和類型人員進(jìn)行的培訓(xùn)。根據(jù)檔案行政管理人員、館室業(yè)務(wù)人員及信息技術(shù)管理人員對檔案信息化戰(zhàn)略與規(guī)劃、基礎(chǔ)知識及相關(guān)技術(shù)等的需求重點(diǎn)不同配置培訓(xùn)課程，以使不同層次和類型的人員都能在數(shù)字環(huán)境下勝任守土之責(zé)，創(chuàng)造性地做好檔案行政管理、檔案實(shí)體管理及信息開發(fā)利用工作。

(六)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施基本滿足要求，檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展需跟進(jìn)投入

從檔案信息化基礎(chǔ)硬件設(shè)施配備的數(shù)量上看，大多數(shù)單位能夠滿足基本的工作要求，但從適應(yīng)本地區(qū)、本單位電子政務(wù)的發(fā)展需要，方便、快捷地提供檔案信息資源為領(lǐng)導(dǎo)決策和公共管理服務(wù)的角度來講，各地區(qū)和單位還應(yīng)加大對檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度。市和區(qū)縣檔案局館應(yīng)根據(jù)信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃的要求，配備適應(yīng)智能、集成及安全需要的信息基礎(chǔ)設(shè)施；各單位應(yīng)結(jié)合電子政務(wù)及辦公自動化系統(tǒng)等建設(shè)情況，配備能夠滿足電子文件歸檔、電子檔案管理及移交進(jìn)館需要的軟硬件設(shè)施。

(執(zhí)筆：馬素萍)