人事檔案作為一種信息資源，為人事部門選拔、考察和使用人才發(fā)揮了重要的作用，得到各級(jí)組織對(duì)檔案工作的重視和支持。然而，人事檔案信息由于其自身形成發(fā)展的某些局限，以及開展服務(wù)中某些外部環(huán)境和條件的制約，其運(yùn)行狀況及實(shí)際效益往往并不能令人十分滿意，其中產(chǎn)生的很多矛盾關(guān)系不斷引起人事檔案工作者的深思和探索。

人事檔案信息資源局限性與開發(fā)利用無限性之間的矛盾

人事檔案信息資源開發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)人事檔案工作根本目的的主要途徑，是衡量人事檔案管理工作優(yōu)劣的基本標(biāo)尺，也是科學(xué)合理地開發(fā)人才資源的必要條件。但是，完全滿足開發(fā)利用者的所有要求有時(shí)又是不現(xiàn)實(shí)、不可能的，這是因?yàn)槿耸聶n案信息的開發(fā)利用具有相對(duì)局限性。具體來講：一是內(nèi)容局限。由于立卷歸檔過程中的種種原因，有些人事檔案本身就不是全面完整的(包括收集整理時(shí)非必需材料的剔除、某些材料的遺漏、歷史原因和技術(shù)原因造成的損失等等)。人事檔案具有波動(dòng)性，比如體現(xiàn)在職務(wù)的升降方面——有的干部任職以后又免、撤、改職，后又復(fù)原職，這種情況在立卷歸檔的過程中就難免出現(xiàn)遺漏。二是時(shí)間局限。人事檔案信息從形成到可供開發(fā)利用，大多要經(jīng)歷一段時(shí)間，開發(fā)利用者除特殊原因外，一般無法在文件形成的第一時(shí)間及時(shí)或超前進(jìn)行開發(fā)利用。此外，超過保存期限或置放年代久遠(yuǎn)的人事檔案往往被主動(dòng)銷毀或被動(dòng)銷毀，這些人事檔案信息自然全部或部分不能提供開發(fā)利用。三是空間局限。人事檔案部門的人事檔案信息一般主要為本部門人員所開發(fā)利用，外單位人員要想開發(fā)利用。將受到空間范圍的限制。同樣，本部門人員要想利用其他部門的人事檔案信息，也要跨越一定的空間范圍去尋找。即使將來完全實(shí)現(xiàn)全國各系統(tǒng)、各部門間的計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)和相互間的信息共享，也有一定的借閱限制、保密方面的約束，開發(fā)利用者不可能完全隨心所欲。

從開發(fā)利用角度看，開發(fā)利用者對(duì)人事檔案信息的要求往往是無限的。他們不但要求開發(fā)利用本部門的人事檔案，有時(shí)還要求開發(fā)利用外單位的人事檔案：他們不但要求開發(fā)利用現(xiàn)有的人事檔案信息，有時(shí)還要求開發(fā)利用以前的甚至歷史久遠(yuǎn)的人事檔案信息；他們不僅要求開發(fā)利用已經(jīng)入庫的人事檔案，還要求開發(fā)利用未入庫、正在形成甚至尚未形成的人事檔案信息材料；他們不僅要求開發(fā)利用人事檔案內(nèi)的信息，有時(shí)還要求提供人事檔案外的其他關(guān)聯(lián)信息和資料。這些情況反映出開發(fā)利用者通過多種渠道獲取信息的習(xí)慣，和人事檔案信息主要是通過正式渠道形成并傳遞的傳統(tǒng)模式之間存在一定的距離。這對(duì)于有一定歸檔要求和范圍限制并受到庫容制約的各人事部門檔案而言，顯然是難以完全滿足的。

因此，我們要認(rèn)識(shí)到有限存在和無限需求只能相對(duì)得到緩解，不可能完全消除，要正確處理人事檔案信息的局限性和開發(fā)利用的無限性之間的矛盾，對(duì)過度或超前的開發(fā)利用需求應(yīng)給予必要的解釋和理所當(dāng)然的縮減。在人事檔案信息的開發(fā)利用過程中，一方面要想方設(shè)法、最大限度地開發(fā)利用現(xiàn)存的人事檔案信息，發(fā)揮人事檔案部門主渠道的作用；另一方面要加強(qiáng)人事檔案關(guān)聯(lián)信息和社會(huì)信息的收集，以盡量滿足開發(fā)利用者的各種需求。

人事檔案信息內(nèi)涵的單一性與開發(fā)利用的多樣性之間的矛盾

人事檔案是一種專門檔案。它是組織、人事工作專門領(lǐng)域形成的檔案，其內(nèi)容自成體系，反映人事管理方面的情況；人事檔案具有專門的形式和特定名稱種類，如關(guān)于人事方面的各種登記表格、考核材料等。其次，人事檔案是以個(gè)人為單位，按照一定的原則和方法組成的專卷或?qū)?cè)，集中反映了一個(gè)人在不同時(shí)期或不同單位的經(jīng)歷、政治狀況、業(yè)務(wù)狀況等原貌，因此，一卷(冊(cè))人事檔案的來源是單一的。從開發(fā)利用角度看，由于人事檔案部門是面向本系統(tǒng)和人員開展服務(wù)，有時(shí)還要為關(guān)聯(lián)部門及社會(huì)服務(wù)，因而，其開發(fā)利用者是多方面的、多層次的。這就形成了人事檔案信息開發(fā)利用的多樣性。這里面既有開發(fā)利用單位和角色的不同，又有開發(fā)利用目的和要求的不同；既有開發(fā)利用層次和程度的不同，又有開發(fā)利用角度和方式的不同。

因此，這就要求我們?cè)诜弦?guī)章制度和保密原則的前提下，針對(duì)不同的開發(fā)利用者提供不同內(nèi)容、不同范圍和不同程度的開發(fā)利用服務(wù)，以不變應(yīng)萬變，正確處理好人事檔案信息內(nèi)涵的單一性和開發(fā)利用多樣性之間的矛盾關(guān)系，拓寬人事檔案信息資源開發(fā)利用領(lǐng)域，充分發(fā)揮人事檔案作用，為考察、選拔、培養(yǎng)和使用人才提供可靠的依據(jù)。同時(shí)要倡導(dǎo)人事檔案可以有條件地向本人開放的觀念，打破過去公民對(duì)人事檔案的神秘感和陌生感，使公民認(rèn)識(shí)到履行一定的手續(xù)可以知曉有關(guān)人事檔案的內(nèi)容，并利用人事檔案解決實(shí)際問題。

人事檔案信息保護(hù)的長遠(yuǎn)性與開發(fā)利用的短暫性之間的矛盾

凡是對(duì)黨和國家或某一地區(qū)及某一學(xué)科研究做出了貢獻(xiàn)的人員死亡后，他們的檔案應(yīng)當(dāng)由原管理單位保存若干年以后移交本機(jī)關(guān)檔案部門，隨同到期的其他檔案移交給同級(jí)檔案館保存。因此，檔案館的人事檔案保護(hù)工作基本上形成了以永久檔案為主、長期檔案為輔的格局，具有長遠(yuǎn)性特點(diǎn)，這就要求我們想方設(shè)法，采取各種技術(shù)措施盡量延長人事檔案的壽命，延長人事檔案信息的使用時(shí)限。

人事檔案信息的開發(fā)利用，由于受到各種規(guī)章制度的制約及時(shí)間的限制，一般是以天為單位的，是短暫的，很少有開發(fā)利用者經(jīng)年累月地長期使用人事檔案不還的情況。但其開發(fā)利用人事檔案的時(shí)間雖短，卻由于工作上的期限要求，往往頻繁地翻閱研讀人事檔案原件，用一次磨損一次，因而折損率提高，這就從客觀上縮短了人事檔案的壽命，加速了人事檔案的老化。

正確認(rèn)識(shí)人事檔案信息保護(hù)長遠(yuǎn)性和開發(fā)利用短暫性之間的矛盾關(guān)系，在工作中就必須妥善處理人事檔案信息保護(hù)的長遠(yuǎn)性和開發(fā)利用短暫性之間的矛盾。一方面嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案信息工作的規(guī)章制度，有限度地、合理地提供人事檔案信息的開發(fā)利用服務(wù)，該提供的主動(dòng)積極熱情地提供，不該提供的絕不提供，并做好耐心細(xì)致的解釋工作；另一方面，采取積極穩(wěn)妥的保護(hù)措施，借出人事檔案注意及時(shí)收回并嚴(yán)格檢查，以便更好的保護(hù)人事檔案實(shí)體，為今后的長遠(yuǎn)開發(fā)利用提供切實(shí)的保證。

人事檔案信息的機(jī)密性和開發(fā)利用的開放性之間的矛盾

人事檔案中記載了個(gè)人自然情況、職務(wù)職稱等各方面情況，其中有些涉及個(gè)人隱私、與其有關(guān)的重大事件、工作失誤等內(nèi)容，在相當(dāng)一段時(shí)期內(nèi)是保密的，不能對(duì)外開放，以確保個(gè)人權(quán)益和國家利益不受侵犯。一般只能由組織人事部門掌握，并建立嚴(yán)格的保密制度，不得隨意公開與擴(kuò)散，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部、著名科學(xué)家、知名人士，其人事檔案內(nèi)容的機(jī)密性更強(qiáng)。

人事檔案的生命在于利用。通過人事檔案信息資源的開發(fā)利用，能為選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬?、合理使用人才提供可靠的依?jù)，克服用人中的盲目性和隨意性，達(dá)到知人善任的目的。人事檔案有向社會(huì)開放的歷史責(zé)任，人事檔案的價(jià)值只有通過提供利用才能得到充分體現(xiàn)，如果大量人事檔案得不到充分利用，甚至被束之高閣，就違背了人事檔案管理的宗旨和目的，這就是人事檔案的開放性。

因此，我們要正確處理人事檔案信息的機(jī)密性和開發(fā)利用的開放性之間的矛盾關(guān)系，正確把握人事檔案信息的機(jī)密性和開發(fā)利用的“度”，在實(shí)際工作中就要做到以下幾點(diǎn)：

一是對(duì)人事檔案按照密級(jí)進(jìn)行管理。在確定了人事檔案的密級(jí)和保管期限后，必須嚴(yán)格按照國家有關(guān)的保密法規(guī)辦事，不能隨意擴(kuò)大保密范圍，對(duì)于已經(jīng)確定為永久或長期保管的人事檔案，要按照國家對(duì)于人事檔案的保管要求和條件，購置設(shè)備、設(shè)施進(jìn)行科學(xué)管理；但也要根據(jù)社會(huì)和形勢(shì)發(fā)展的需要，及時(shí)調(diào)整人事檔案的保密范圍，做好解密鑒定和密級(jí)變更工作，確定開放范圍，編制可供開放的解密人事檔案檢索工具，并要與未解密的人事檔案分庫房、分柜保管。

二是對(duì)查閱密件人員的身份、意圖等進(jìn)行審查、把關(guān)。首先要求對(duì)方出示查閱人事檔案的介紹信，其次對(duì)利用者的工作單位、姓名、政治面貌、查閱人事檔案的目的、內(nèi)容等進(jìn)行審查把關(guān)，并做好查借閱登記。

三是對(duì)密件的提供利用進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理。對(duì)密件不能一查了之，不問產(chǎn)生的效果和社會(huì)影響如何；要與人事檔案形成單位建立聯(lián)系制度，與人事檔案查閱單位建立聯(lián)系制度，不斷了解、掌握并反饋密件的開發(fā)利用情況，這樣既能提高人事檔案的利用價(jià)值，又能對(duì)人事檔案的保密進(jìn)行追蹤管理，從而更有效地搞好人事檔案的保密工作。

四是建立密件借閱室。對(duì)保密性強(qiáng)的人事檔案必須限制利用者在密件室查閱，與普通閱覽室隔離，既讓利用者查閱了所需要的人事檔案，又最大限度的防止了泄密。

人事檔案信息的成本性與開發(fā)利用的效益性之間的矛盾

人事檔案信息從形成到能夠開發(fā)利用，都有一定的耗費(fèi)，其總的投入量與獲得信息的數(shù)量有一定的比例關(guān)系。也就是說，要形成一定的人事檔案信息，必然要耗費(fèi)一定的人力、物力和時(shí)間，也就是要有成本代價(jià)。

然而，人事檔案的開發(fā)利用重點(diǎn)在效益上。開發(fā)利用者在一定的時(shí)間內(nèi)只能開發(fā)利用自己需要的那一部分人事檔案信息，并且盡量節(jié)約時(shí)間、集中精力去完成人事檔案信息開發(fā)利用的全過程，沒有必要也不允許耗時(shí)費(fèi)力地去同時(shí)開發(fā)利用庫存的所有人事檔案信息。

人事檔案信息的這種矛盾關(guān)系說明：一方面，人事檔案信息是客觀存在的，不管開發(fā)利用的程度如何，都需要耗費(fèi)一定的人力、物力和時(shí)間，不能因?yàn)槠淙蘸蟛槐婚_發(fā)利用或開發(fā)利用率不高，就丟棄或縮減這一部分人事檔案信息；另一方面，開發(fā)利用人事檔案信息是開發(fā)利用者主觀上的需求，他不可能全面了解人事檔案的形成代價(jià)和保管代價(jià)，這與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中產(chǎn)品的銷售價(jià)格必須高于生產(chǎn)成本不同，不能完全用等量原則來要求，因此，在開發(fā)人事檔案信息時(shí)，要正確認(rèn)識(shí)以上二者的關(guān)系，采取各種方法措施去提供利用，由單一保管型向開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。努力提高人事檔案信息的開發(fā)廣度和利用深度，盡量縮小形成價(jià)值、保管價(jià)值與利用價(jià)值之間的差距，使有限的人事檔案信息盡量發(fā)揮出最大的經(jīng)濟(jì)效益。

人事檔案開發(fā)利用活動(dòng)中存在的這些矛盾關(guān)系是客觀的，因此，我們要在實(shí)際工作中了解和正確掌握這些情況，處理好各種矛盾之間的關(guān)系，轉(zhuǎn)變有礙于開發(fā)利用人事檔案資源的傳統(tǒng)觀念，利用各種開發(fā)方式，充分發(fā)揮人事檔案的作用，為考察、選拔、培養(yǎng)和使用人才提供可靠的依據(jù)。

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作者單位：天津中醫(yī)藥大學(xué)綜合檔案室